Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説

同じ内容のメールを複数の人に送信するとき、一人ひとりのアドレスを選んで宛先に追加していくのは、時間がかかるうえに、間違えた宛先をいれてしまうと事故が発生してしまうなど気を使いますよね。

メーリングリストを使うと、一つのメールアドレスに送信するだけで、関連するメンバー全員に一斉送付することができます。この記事では、Outlookのメーリングリストの仕組みや作り方を解説し、メリットなどを紹介します。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、電子メールを複数人に同時に配信するシステムのことを指します。メーリングリストにアドレスを登録しておけば、メーリングリスト用のアドレスに送信するだけで、一度に複数の相手に送信できます。部署のメンバーやプロジェクト単位など関連するメンバーへの情報共有などで活用されます。メーリスやMLとも呼ばれています。

1人の送信者から複数人が受信する点において一斉送信と似ていますが、少し異なります。一斉送信の場合、宛名欄に送信したい相手のメールアドレスを一つひとつ入力しなければいけません。しかし、メーリングリストに登録する回数は1回のみで、登録後は一つひとつ入力しなくても全員に送信できます。

メーリングリストと配布リストは異なる

メーリングリストは特定のメールアドレスに送信をすると、複数の相手に一斉送信できる仕組みです。

一方、配布リストは特定のアドレスで受信したメールを、各メンバーに、自動転送する仕組みです。そのため、配布リストのアドレスからメールを送信することはできません。

Outlookでメールを共有する方法について詳しく知りたい方は「Outlookでメール共有する方法を解説！メール対応の効率化をかんたんに実現」もご覧ください

Outlookメーリングリストの作り方

それでは、具体的にメーリングリストの作り方をみていきましょう。

基本の作り方

Outloookはメーリングリストではなく、同様の機能であるMicrosoft 365 グループを設定します。

1. Outlookを開く

2. 左下にある「人のマーク」をクリックする

3. 「人のマーク」をクリックしたらツールバーにある「ホーム」をクリック

4. さらに「ホーム」内にある「新しい連絡先グループ」クリックする

5. 「新しい連絡先グループ」内にあるメニューが表示されたら「メンバーの追加」を選択

6. 「メンバーの追加」に登録したい人を登録する
7. 「名前」の部分は分かりやすいようにグループ名を入力

8. 「保存して閉じる」をクリックすると登録完了

メール送信予定の人の名前を登録をしておくと、メールを送信する手間が省けます。また、グループに追加したり削除したりすることも可能です。

メンバーの追加

メーリングリストに登録したアドレスは、途中でメンバーを追加できます。そのため、送信先が増えたときは、下記の手順でメンバーを追加すると便利です。

1. Outlookを開く
2. 左下にある「・・・」をクリックし、フォルダーウィンドウを選択

3. フォルダーウィンドウにある「連絡先」をクリック

4. メンバーを追加したい連絡先グループを選択

5. 「連絡先グループ」タブ内の「メンバーの追加」をクリックするとボックスが展開される

6. ボックス内に以下のいずれかを入力

• Outlookの連絡先から
• アドレス帳から
• 新しい電子メールの連絡先

7. 「Outlookの連絡先から」または「アドレス帳から」追加する場合は、検索ボックスでユーザーを検索

8. 追加したいメールアドレスの名前を選択する
9. 「OK」をクリックすると登録完了

また、メンバーの追加は外部ユーザー（ゲスト）をグループに追加できます。

ただし、外部ユーザーはグループ内でできることや表示される内容が制限されます。外部ユーザーを追加する方法は、前述の手順と同じです。

メンバーの削除

メーリングリストに登録しているメンバーを削除するタイミングがあります。たとえば、登録している人が退職したり、異動したりするタイミングです。関係者以外をメーリングリストから削除することで、大切な情報を守ることにつながります。削除は以下の手順で行います。

1. メンバーを追加するときと同様にフォルダーウィンドウにある「連絡先」をクリック
2. 編集したい連絡先グループを選択
3. 削除したいメンバーを選択して「連絡先グループ」タブ内の「メンバーの削除」をクリックすると削除完了

もし、間違えて削除をしてしまっても、再度、メンバーに追加できます。

Outlookメーリングリストの使い方

準備ができたら、Outlookメーリングリストの使い方です。登録や削除したときと同様に、Outlookを使います。

1. 左下にある「・・・」をクリックし、フォルダーウィンドウを選択
2. フォルダーウィンドウにある「連絡先」をクリック
3. 送信先のメーリングリストをクリック
4. 「連絡先グループ」タブ内のコミュニケーション「電子メール」を選択

5. 差出人と宛先が入力された状態のメール作成画面が表示される

6. 通常のメールと同様に記入して送信する

宛先をOutlookメーリングリスト用に作ったグループを指定するのみで、他の手順は通常のメールと同じです。

メーリングリストを利用するメリット

メーリングリストを利用するメリットを確認しましょう。

誤送信を防げる

メールを送信するとき送信先が間違っていないかを確認しても、誤送信を100％防ぐことは困難です。誤送信をすると大切な情報が外部に漏れてしまい、関係部署・お客様・取引先などとの信用問題に発展します。

メーリングリストで送信先をグループにしておくと、都度メールアドレスを入力することがなくなるので、操作ミスによる事故を防ぐことができます。

手間やコストを削減できる

複数人にメールを送信する場合、アドレス帳に連絡先が登録されていても、メール送信時に一人ずつアドレスを選択しなければならず、時間と手間がかかります。また、間違って送信先を選んでいないかを確認するだけでも、送信先の数によっては大変な作業です。

そこで、メーリングリストを利用すると、メーリングリスト用のアドレスにメールを送信するだけで作業は終了です。入力の工程と合わせて確認作業の手間を大幅に削減できます。

メーリングリストを利用したときのデメリット

メーリングリストのメリットを前述でご紹介しました。複数の人にメールを一度に送信できるためとても便利です。ただし、デメリットも把握しておくと、さらに正しく使用できます。以下でデメリットについて解説します。

メールマーケティングには不向き

メーリングリストは、メールマーケティングやメルマガには不向きです。メーリングリストは、あくまでメーリングリストのグループに含まれているメンバーに一斉にメールを送るのみです。一方で、メールマーケティングは、一人一人カスタマイズされたメールを送り、メールを送信した相手の行動（開封率・到達率・リンクのクリック率など）のデータを解析していくことが重要です。

そのため、メールマーケティングやメルマガにメーリングリストの活用を検討している場合はおすすめできない方法です。

管理が難しい

メーリングリストは、メンバーの人数が多いほど効果を発揮します。登録するメンバーの所属やプロジェクトが複数あるとき、それぞれのグループに分けることが重要です。一方で、人数やグループ名が多いと管理に手間がかかります。なぜなら、グループ名が増えるごとに、誰がどのリストに登録してあるか把握が大変になるためです。

また、メンバーから削除したり、メーリングリスト自体が不要になったりします。不要なアドレスやグループ名があるときは、削除をしておくと管理の手間が省けます。

管理が行き届かずにグループ分けができていなかったり、削除作業をしていなかったりすると情報漏洩につながることも否定できません。そのため、トラブルの発生を予防するためにも、管理体制を整えて使用することが大切です。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がおすすめ

いかがだったでしょうか？

メーリングリストは複数の人に同じメールを同時に送信できる便利な機能です。しかし、適切に管理・運用しなければ、必要のない人に届いてしまい情報漏洩にもつながるため注意が必要です。

メーリングリストの作成を検討している方は、メール共有システム「yaritori」の導入もおすすめです。「support@」などの共有アドレスを共有し、メール対応状況の可視化や豊富なテンプレート機能などでメール対応を効率化することが可能です。

大量のメール対応や情報共有でお困りな方は、この機会にご検討いただけると幸いです。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」もご覧ください

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