メールは仕分けをしておくと便利！Outlookでメールを仕分ける方法は？

Outlookでメールを仕分けできていると業務の効率が格段にあがります。大事なメールが埋もれてしまったり、過去のメールを探し出せなくなったりといったことがなくなるので、業務に集中することができます。

この記事では、受信メールをフォルダ毎に分類する方法や、指定したフォルダにメールを自動的に分類されるようにする設定など、Outlookでメールの仕分けをするオススメの方法を解説します。大量のメール管理でお悩みの方におすすめの「メール管理システム」も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Outlookのメールは仕分けをしておくと便利

受信ボックスには、業務に関係する重要なメールやメールマガジンなどの重要性の低いメールなどさまざまなメールが届きます。受信ボックスにすべてのメールがまとまってしまうと、重要なメールが広告メールに埋もれてしまい見落としてしまうなど、業務ミスにつながりかねません。

そこで、メールを重要度や案件ごとに仕分けておくことで、業務効率を高めることができるのでオススメです。メールを仕分けしておくことで、過去に届いたメールを探したり、以前のメールを見返したりする際にも便利になります。

Outlookでは「フォルダ」と「ルール」でメールを仕分ける

Outlookでは「フォルダ」機能を使い、メールを分類・仕分けていくことができます。
案件・プロジェクト・顧客ごとなど、事業内容に合わせて仕分けをしたら便利になるようフォルダを作成することがオススメです。また、メルマガや不要なメールを分けておくフォルダを作成するのもよいでしょう。

また、作成したフォルダにルールを設定すれば、特定の送信元アドレスから送られてきたメールや、特定の文字列を含むメールなどが自動的にフォルダへ振り分けられるようにできます。

Outlookでメールの仕分けをする方法

それでは、Outlookで「フォルダを作成する方法」と「ルールを作成する方法」を具体的にみていきましょう。

新しくフォルダを作る

初期状態ではメールを受信できるのは「受信トレイ」の1つしかありません。まずは、新しくフォルダを作成するところから始めましょう。

1．Outlook起動後、「受信トレイ」の文字を右クリック

2．項目一覧から「フォルダの作成」を選択

3. 「顧客先名」や「重要度」など送信元やステータスに応じて分かりやすいように、フォルダに名前を付ける。フォルダに保存するアイテムは「メールと投稿 アイテム」を選択

4. 親となるフォルダを指定する必要があるため「受信トレイ」をクリック

5．OKをクリックするとフォルダ作成が完了します。

仕分けのルールを設定する

フォルダを作成したら、当てはまる条件のメールが各フォルダに振り分けられるようにするために、ルールの設定を行います。

1．Outlookを起動し、上部のタブから「ホーム」を選択

2．「移動」グループの「ルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択

3．「新しい仕分けルール」をクリックし、項目一覧から「受信メッセージにルールを適応する」を選択し、「次へ」をクリック。

4．複数あるチェックボックスから「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェック

5．下部の「ステップ2」へ「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」という項目が追加される。文章内にある「特定の文字」をクリック

6．振り分けたいメールアドレスに含まれる文字を入力し、「追加」「OK」の順でクリック

ルールが追加されたら、指定したいフォルダに振り分けます。

7.「ステップ2」の欄にルールが追加されたことを確認できたら「次へ」をクリック

8．項目の一番目にある「指定フォルダへ移動する」をチェック

9．下部の「ステップ2」に「指定フォルダへ移動する」という文字が追加される

10．文章内の「指定」がリンクになっているため、クリックする

11．メールを仕分けるフォルダの選択画面が表示される。先に作成したフォルダを選択し「OK」をクリックする

12．すべての操作が終わったら「完了」をクリックして完了

ここまでの操作が終わると、仕分けルールの設定は完了です。手順は多いですが、ひとつひとつの操作は難しくないため、簡単に設定できます。

過去のメールにもルールを適用する方法

過去に受信したメールにもルールを適用する場合は、初めに「ルール」一覧の「仕分けルールと通知の管理」を選択し、「仕分けルールの実行」をクリックします。

実行する仕分けルールにチェックを入れ、下部でメールを移動させたいフォルダを選択します。「今すぐ実行」をクリックすることで、過去に受信したメールも対象フォルダに振り分けられます。

Outlookでメールの仕分けがうまくできない場合

Outlookでメールがうまく仕分けられない場合は、以下の項目を確認しましょう。

仕分けルールとして設定したメールアドレスが違う

アルファベットの全角や半角、大文字や小文字を確認しましょう。知らないうちにスペースが入っている可能性もあります。

フォルダの設定が違う

仕分け先が変更されずに受信トレイになっていたり、ほかのフォルダが指定されていたりする可能性があります。

迷惑メールに分類されている

届いたメールが自動的に、迷惑メールに振り分けられている可能性があるため、迷惑メールフォルダを確認してみましょう。

Outlookでのメール仕分けをさらに便利にするアイデア

Outlookでのメール仕分けをさらに便利にするアイデアを紹介します。

そもそも不要なメールはブロックする

Outlookでは迷惑メールフィルターによって、さまざまな条件で指定したメールをブロックできます。

まず、受信を拒否したい送信者のメッセージを右クリックしてから「迷惑メール」をクリックします。次に、項目一覧にある「受信拒否リスト」をクリックすると設定完了です。管理者によって、この設定が有効になっていれば、受信を拒否した送信者から今後送信されるメッセージは、自動で迷惑メールフォルダに振り分けられます。

メールの仕分け方法を工夫する

対応状況に応じて振り分ける

返信のし忘れや遅れに確実な対応をしたい場合、対応状況に応じて振り分けることができます。「対応完了」や「未対応」など、対応状況ごとのフォルダを作成し、それぞれのメールを対応状況ごとに手動で仕分けることで、対応の漏れを防止できます。

メールの優先度に応じて振り分ける

優先度に応じた振り分けをすると、重要なメールや緊急性の高いメールに、優先的に返信できます。前述の対応状況に応じた仕分けと同じように「重要」や「至急」など、優先度ごとのフォルダを作成し、状況に合わせて手動で仕分けます。

顧客や案件に応じて振り分ける

長期的な大きな案件の場合、分かりやすいように顧客や案件ごとのフォルダを作成し、それぞれの顧客や案件に応じてメールを仕分けておくと、返信漏れや遅れの防止につながり管理がしやすくなります。

自動応答・自動返信メールを仕分けする

Outlookの会議出席依頼機能の返信メールや、求人掲載をしているサイトからの応募者通知メールなど、毎回同じテンプレートで送られてくるメールを仕分ければ、受信フォルダをすっきりできます。

テンプレートに含まれる文字列に対して、指定した単語が含まれているメッセージをフォルダに移動させるルールを適用すれば、すべて特定の同一フォルダに移動できます。

大量のメールを効率化に対応するならyaritoriがおすすめ

yaritoriは、複数人でのメール対応を効率化する「メール管理システム」です。メール対応状況の可視化や豊富なテンプレート機能などで、メール対応を効率化することが可能です。

大量のメール管理でお悩みの場合は、複数人でのメール対応を効率化することもオススメです。メールごとに「未対応」「対応済み」などの対応状況を可視化し、メール返信の担当者を設定していくことなどができます。

フィルター機能を活用することで、指定した条件でメールを仕分けることができることに加え、メールごとのステータスや担当者を自動設定することができます。

メール管理システムについて詳しく知りたい方は「メール管理ソフトとは？おすすめサービス・選び方を解説」をご参考ください。

メール仕分け機能を活用して業務を効率化しよう

メール管理における業務の効率化を図るためには、メールの仕分け機能を活用しましょう。
Outlookでは、フォルダを作成し、ルールを適用することで自動で仕分ける方法がオススメです。

大量のメール管理でお悩みの場合は、複数人でのメール対応を効率化することもオススメです。メール管理システムを使うことで、複数人でメール対応をできるだけでなく、メールの仕分けも細かくできるのでオススメです。

メール管理システムについてさらに詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム8選を徹底比較！選定ポイントや事例も紹介」も併せてご確認ください

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