【状況別の例文付き】日程調整メールの書き方とポイント9箇条

日程調整メールを書く際には、明確な目的や予定内容、優先順位を述べることが重要です。また、確認や返信の依頼もしっかり行うことでスムーズな調整が可能です。

この記事では、日程調整メールの書き方とポイントを解説し、打ち合わせの日程調整メールなど状況別の例文をご紹介します。

日程調整メールを送るさいのチェックポイント

日程調整メールを書くときは、相手に不快な印象を与えないようにすること、そして日程調整がスムーズになるよう工夫することが重要です。

そこで、以下のポイントに注意して書くようにしましょう。

1. 件名で要件が分かるようにする：件名には、何の用件か一目で分かるようにするのがマナーです。

2. 明確な目的や予定内容を述べる：突然の日程調整の場合、相手が困惑しないように経緯を伝えましょう。また、会うことになれば、相手の貴重な時間を奪うことになりますので、会うメリットを伝えましょう。何をするのか、何の目的で、どのような予定なのかを明確に伝えることが大切です。

3. 確認や返信の依頼をする：相手に対して、予定確認や返信の依頼を行わないと、何度もメールを送って聞き直したり、返信が貰えなかったりする可能性があります。きちんと予定確認や返信の依頼をする文章をつけることで、スムーズな調整が可能です。

4. 相手の都合を考慮する：一方的な日程調整にならないように、相手のスケジュールや予定に合わせて、調整することが大切です。

5. 丁寧な言葉を使う：敬語や丁寧な言葉を使用することで、相手に対して丁寧な態度を示すことができます。

6. 予定についての詳細を記載する：会議のアジェンダ、場所、時間など、予定についての詳細を相手に伝えることで、スムーズな調整が可能です。

7. 候補日は複数提示する：すでに会うことが決まっている場合は、原則としてこちらから日程を提示します。ただし、相手がそれを好まない場合もあるので、失礼の無いよう十分に注意しましょう。また、１度で調整できるよう、候補日は複数提示することを心がけましょう。

8. 敬意を払う：謝罪やお礼の言葉を書くことで、相手に対して敬意を表すことができます。

9. 送信前に確認する：文章の意味や文法などの間違いを確認し、送信する前に予定が正確か確認することで誤りを防ぐことができます。特に社名や個人名の誤字脱字は想像以上に相手へ不快感を与えますので、しっかり確認しましょう。

日程調整のシーン別（打ち合わせ・採用など）例文

【例文①】打ち合わせ打診の日程調整メール

【例文②】就職・転職活動における面接の日程調整メール

日程調整の内容別（相手に依頼・候補日がないなど）例文

【例文③】候補日を相手に挙げてもらうときの調整メール

【例文④】候補が1日しかない場合のメール

日程調整の返信別（対応できない・キャンセルしたいなど）例文

【例文⑤】候補日に対応できない場合

【例文⑥】調整済みの日程をリスケジュールしたい場合

【例文⑦】調整済みの日程をキャンセルしたい場合

いかがだったでしょうか？

一言で日程調整といっても様々なケースが考えられるので、その時の状況に合った形式で日程調整を行うのが良いでしょう。但し、例文はあくまで基本なので、ポイントを押さえながら自社の業務にそったメールを作成することが重要です。

メール共有システム「yaritori」のご紹介｜日程調整にも

yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ一元管理システムです。

1. 使いやすさ
2. 特徴的な機能 
3. 導入のしやすさ

で支持されており、利用社数は150社を突破しています。

部署で使用するsales@やsupport@などの共有アドレスを使った、複数人での効率的なメール対応を実現することが可能です。

メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能が備わっています。

以下では、yaritoriを利用することで可能になる、

• メールの対応漏れ・重複対応を防ぐ
• メール対応品質の向上・統一化ができる
• チャット機能で担当者に気軽に相談できる

という３つのメリットについて詳しくご説明します。

メールの対応漏れ・重複対応を防ぐ

出典：yaritori

yaritoriを使うことで、さまざまなメールアドレスに届くメールの対応状況を可視化することができます。それぞれのメールがどういった対応状況（未対応・対応済みなど）にあるかに加え、誰がメールを担当しているかといったステータスまで表示されます。

これにより「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができ、複数人でのメール対応を効率化することができるのです。

メール対応品質の向上・統一化ができる

出典：yaritori

さらに、カテゴリーごとに複数のテンプレートを保存でき、お客さま名を自動で挿入する予約語機能などが備わっている豊富なテンプレート機能を活用可能です。

これにより、よくある質問に対する素早い返信や、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止を実現できます。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典：yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。

日程調整の効率化にも

日程調整は迅速に行うことが理想的ですが、日々のメール数が多かったり、担当者が不在だったりすると、なかなかスムーズには調整できない場合も考えられます。

さらに対応が滞ったり対応漏れが出てしまうと、調整相手の信頼にも響いてしまいます。

もし現在使っているメールプラットフォームに非効率を感じるようであれば、対応漏れの防止や対応品質の向上を可能にするyaritoriを導入することも１つの手段です。

まとめ｜日程調整には、テンプレートを参考にわかりやすいメールを

日程調整メールを書く際には、相手にとってわかりやすい内容を記載し、確認や返信の依頼も忘れずに行うことが大切です。

この記事でご紹介したテンプレートを参考にすることで、内容・体裁ともにポイントを抑えた日程調整メールを書くことができるでしょう。本記事が、日程調整メールを書く際の参考に少しでもなれば幸いです。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」もご覧ください。