共有メールボックスとは？作り方や注意点も解説！

対応スピードや丁寧さ・正確性が求められるメール対応業務。

問い合わせ対応や採用活動を行っている組織では、メール対応のスピード感や対応内容が業績に結びつくケースもあります。

一人あたりのメール対応の件数が多い場合には、対応漏れや対応遅れなどを避ける工夫が必要になります。メールボックスを複数人で共有できれば、一人あたりの負担が軽減され、業務改善に役立ちます。

今回の記事では、メールボックスを複数人で共有する方法と注意点を解説します。

共有メールボックスとは？

共有メールボックスとは、メールボックスを複数人で利用できるようにする機能のことです。クラウド上での共同利用が可能になり、共有メンバーはメールの閲覧・送信等ができるようになります。

共有メールボックスを作成するメールソフトによって、受信者から見たときの送信者名義やアドレス表記の仕様が異なっていますが、基本的には共通メールアドレスの名義になる仕様を採用しているメールソフトが多いです。

共通メールアドレスに受信したメールをメンバー間で共有することも可能で、顧客や取引先とのメール対応に関して順を追って確認することができるのも大きな利点です。

共有メールボックスと配布リストとの違い

共有メールボックスと似たようなメールソフトの機能に「配布リスト」と呼ばれるものがあります。

配布リストとは、Microsoft 365 Exchangeで利用できるメーリングリストに類似した機能です。一斉送信用のメールアドレスを作成し、その受信者に複数人のメンバーを設定すると、各メンバーの個別メールアドレス宛に複製されたメールが配布される仕組みを持っています。

一つのアドレスから届いたメールを複数人で閲覧ができるという点では共有メールボックスと似ていますが、メールボックスを共有できる機能ではありません。

メーリングリストの作成方法ついて詳しく知りたい方は『メーリングリストとは？Gmail,Outlookでの作り方と注意点も解説！』をお読み下さい。

共有メールボックスのメリットとは

メールボックスを共有するメリットは、以下の2点が挙げられます。

1. 対応漏れのリスク軽減・顧客満足度の向上
2. 業務効率化によるコスト削減

対応漏れのリスク軽減・顧客満足度の向上

メールボックスを共有すると、受信したメールを複数人でチェックすることができます。共有メールボックスにアクセスできるユーザーであれば、受信したメールの確認と返信が可能です。

複数人でメール管理をすることで対応がスピーディーになり、ヒューマンエラーによる対応漏れのリスクを軽減することができます。

迅速なメール対応により、連絡を取る顧客の満足度向上にも繋がり、より信用度の高い関係性を築くことができます。

業務効率化によるコスト削減

前述の通り、共有メールボックスでは送受信したメールの管理と予定表の管理を複数人で共有することができます。

複数人でメール対応を行うことで業務を分散することが可能になり、効率化が見込めます。

日々舞い込むメール対応の業務を効率よく進めることは、人員的コストの削減に繋がります。

共有メールボックスの作り方

Gmailでは「共同トレイ」、OutlookやMicrosoft 365 では「共有メールボックス」という機能が存在し、複数人でメールボックスを共同利用することができます。

Microsoft 365 でメールボックスを共有する

Microsoft 365 の「共有メールボックス」はExchange Onlineの機能の一つで、複数人で共有して利用できるメールボックスのことです。

共有メールボックスのアクセス権限を持つユーザーは、受信したメールをいつでも確認することができ、共有メールボックスから差出人としてメールを送信することもできます。

1. Exchange管理センターにアクセス
2. 「受信者」タブをクリック
3. 「共有」を選択し「＋」ボタンで作成画面を開く
4. 作成画面内で、表示名・共通のメールアドレス・メンバーを入力する
5. 「保存」ボタンをクリックして作成完了

共有メールボックスと似た機能に、Microsoft 365 グループで作成される共通のメールボックスがあります。

Microsoft 365 グループで作成されるメールボックスでは、メールを受信した場合にグループのメールボックスと所属メンバーの各メールボックスにそれぞれ同じメールが届くという仕組みを持っています。

一方、共有メールボックスでは、メールを受信したときでも所属メンバーのメールボックスに複製が送信されることはなく、共有しているメールボックスのみで閲覧が可能になります。

また、共有メールボックスでは予定表を共有することも可能です。共有メールボックスのメンバーは、予定の作成や表示・変更などの操作が可能です。

メールを通じて外部とのスケジュールを調整し、すぐにメンバー間で共有することができます。

個人の予定表とは別で管理が可能なため、使い分けをしてスケジュール管理をするのにはとても便利です。

Gmailでメールボックスを共有する

Gmailでメールボックスを共有する方法は以下の2パターンです。

a.メールを委任する
b.共同トレイを使用する

a.メールを委任する
メールの委任とは、代理人を立ててGmailの管理を委任できる機能です。
代理人は、委任元のメールを閲覧・送信・削除やメールステータスの管理等が可能になります。名義がつく場合は代理人名義となるため、委任元の名義が使用されることはありません。

1. 歯車マークから、設定画面を開く
2. 「アカウントとインポート」をクリック
3. 「アカウントのアクセス許可」から「別のアカウントを追加」をクリック
4. 「アカウントへのアクセスを許可する」の画面から委任する代理人のメールアドレスを入力し「次のステップ」をクリック
5. 次の確認画面で「メール送信してアクセスを許可」をクリック
6. 代理人が受信したメールから、リンクをクリックして設定完了

Gmailでメールを共有する方法について詳しく知りたい方は『gmailを共有するおすすめの方法！複数人での共有をかんたんに実現』をお読み下さい。

b.共同トレイを使用する
共同トレイとは、Googleグループを作成して利用できる機能です。
共同トレイの場合は名義がグループの代表メールアドレスになり、グループのメンバー間で担当を割り当てることが可能になります。

Googleグループをはじめから作成する場合は、次の手順で行います。

1. Googleグループで「グループの作成」をクリック
2. グループ名、メールアドレス、説明を入力し「次へ」をクリック
3. プライバシー設定を選択して「次へ」をクリック
4. 追加したいメンバーを入力、招待メッセージの設定をして「グループを作成」をクリック
5. メニュー画面から「グループ設定」をクリックし、「追加のGoogleグループの機能を有効にする」の欄で「共同トレイ」にチェックボックスを入れる
6. 「変更を保存」をクリックして完了

Googleグループが既存の場合には、オーナーまたはマネージャーの権限を持つユーザーが設定画面にアクセスし、「共同トレイ」にチェックボックスを入れて変更を保存することで利用可能になります。

Gmailの共同トレイについて詳しく知りたい方は『Googleグループ共同トレイが便利！メール共有問題を解決』をお読み下さい。

Outlookでメールボックスを共有する

Outlookの場合には、管理者権限のあるアカウントから〈共有メールボックス〉を追加することでメールボックスの共有が可能になります。

1. 管理センターから「チームとグループ」にアクセスして共有メールボックスを追加
2. 共有メールボックスの名称を入力する
3. 表示されるアカウントにチェックボックスを入れて、メンバーを追加して設定完了

共有メールボックスではタスク・予定表・テンプレートの共有が可能になり、進捗管理・スケジュール・引き継ぎ対応などの管理で他のツールを使用する手間を省くことができます。

Outlookでのメール方法に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。手順や機能の詳細を掲載しているので、こちらの記事もあわせて活用してみてください。

Outlookでメールボックスを共有することについて詳しく知りたい方は『Outlookでメール共有する方法を解説！メール対応の効率化をかんたんに実現』をお読み下さい。

共有メールボックスの注意点

共有メールボックスを利用する場合には、複数人で対応できるため重複対応が発生する可能性があり、メンバー間での引き継ぎや申し送りを細かく実施しながら運営する必要があります。

使用するメールソフトによっては、一人が既読になるとメンバー全員が既読になる仕様を持つものもあり、新着メールに気が付きにくい場合があります。

また、ルールが明確化されていない場合には、重複対応や対応漏れなどの問題が発生するケースも考えられます。

共有メールボックスを利用する際には、メンバー間でメール対応に関してのルールを共通認識にして運営をしていくことが重要です。

そして、1日に届くメールの件数が多い場合には、メール共有に特化したシステムを使用することで振り分けや引き継ぎがスムーズに進み、問題発生のリスクを軽減することができるでしょう。

複数人でメール共有するなら「yaritori」がおすすめ

GmailやOutlookなどでの共同トレイ、および共有メールボックスの共有のしかたを紹介しましたが、より効率的に対応漏れ対策やメールボックス共有に使うことのできるツールを紹介させていただきます。それは「yaritori」です。

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まとめ｜共有メールボックスを活用して効率UP

今回の記事では、複数人でメールボックスを共有する場合の方法やメリット、注意点をまとめました。

ルールを明確化することが重要ですが、メールボックスを共有することでメール対応を分担し、一人ひとりの業務負担を減らすことが可能になります。

迅速なメール対応を継続することで、クライアントとの関係をより良好に保っていくことにも役立ちます。

より明確な分担と細かな業務共有をするためには、メール共有に特化したシステム「yaritori」の導入がおすすめです。