共有メールボックスとは、複数のユーザーがアクセスできるメールボックスのことです。主に組織やチーム内で情報共有やを行うために使用されます。
複数のメンバーが同じメールアドレスにアクセスし、受信したメールを確認したり、送信したりすることができます。CCやメール転送をしなくても、権限があれば全員が同じメールを見ることができるため、チーム内でのコミュニケーションや情報共有を円滑に行うことができます。
また、カスタマーサポートにおける問い合わせ対応など、1つのアドレスに問い合わせメールを集約し、複数人体制で対応することもできます。
共有メールボックスを使うと複数人でメール対応をできる反面、対応状況を口頭や社内チャットで共有しない限り「誰が対応したかわからない」ため、二重対応や対応漏れが発生する可能性があります。
そのため、共有メールボックスを利用する際には、チーム内でのルールを明確化するなど注意が必要です。
本記事では、メールボックスを複数人で共有する方法や注意点について解説します。
「yaritori」は、複数の代表メールアドレスを共有・管理し、複数人でのメール対応を効率化することができるメール共有システムです。メールの対応状況を可視化し担当者を割り振ることができるため、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことができます。
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共有メールボックスとは？
共有メールボックスとは、複数のユーザーがアクセスできるメールボックスのことです。主に組織内でチームや部門間で情報共有や共同作業を行うために使用されます。
共有メールボックスに追加されたメンバーは、そのメールボックスにアクセスしてメールを送受信したり、その中のメールを閲覧したり、管理したりすることができます。
共有メールボックスでできること
CCやメール転送をしなくても、共有メールボックスでは権限があれば全員が同じメールを見ることができるため、チーム内でのコミュニケーションや情報共有を円滑にすることができます。
例えば、顧客や取引先とのメールに共有メールボックスを用いれば、メンバー全員が対応に関して順を追って確認することができます。
また、カスタマーサポートにおける問い合わせ対応など、1つのアドレスに問い合わせメールを集約し、複数人体制で対応するといった運用を実現することができます。
そのほか、共有メールボックスではスケジュール表作成やto doリストを作成し、メンバー内で共有することができます。
共有メールボックスとメーリングリストの違い｜どう使い分ける？
共有メールボックスと同様に、チーム内での情報共有方法としてよく用いられるのがメーリングリストです。
メーリングリストとは、電子メールを複数人に同時に配信するシステムのことを指します。メーリングリストにアドレスを登録しておけば、メーリングリスト用のアドレスに送信するだけで、一度に複数の相手に送信できます。
メーリングリストでは、メールはすべて各メンバーの個人のメールボックスに格納されるのに対し、共有メールボックスでは、メールはすべて共有メールボックス1つに保管されます。言い換えれば、メーリングリストには「共通のメールボックス」という実体がなく、共有メールボックスには実体があります。
共有メールボックスとメーリングリストの使い分け
メーリングリスト宛てのメールに返信をする場合、差出人は個人のアドレスになりますが、共有メールボックス宛てのメールに返信をする場合、差出人のアドレスをinfo@など共有メールアドレスと個人のメールアドレスから選ぶことができます。このため、個人のメールアドレスからは返信したくないような場合は、共有メールボックスの利用がオススメです。
また、使い分ける上で注意すべきなのが、既読・未読機能です。メーリングリストを使った場合は未読・既読が個人単位で管理可能ですが、共有メールボックスを使った場合は、共有メールボックス自体での未読既読管理になります。そのため、共有メールボックスでは、自分が閲覧していないメールでも他の人が閲覧していれば既読になります。
そのほか、前述の通り共有メールボックスには実体があるため、スケジュール表やフォルダ、仕分けルールなどをチーム内で共有することができます。
メーリングリストの作成方法ついて詳しく知りたい方は『メーリングリストとは？Gmail,Outlookでの作り方と注意点も解説！』をお読み下さい。
共有メールボックスのメリットとは
共有メールボックスを利用するメリットは、以下の2点が挙げられます。
- 対応漏れのリスク軽減・顧客満足度の向上
- 業務効率化によるコスト削減
対応漏れのリスク軽減・顧客満足度の向上
共有メールボックスを利用すると、受信したメールを複数人でチェックすることができます。共有メールボックスにアクセスできるユーザーであれば、受信したメールの確認と返信が可能です。
複数人でメール管理をすることで対応がスピーディーになり、ヒューマンエラーによる対応漏れのリスクを軽減することができます。
迅速なメール対応により、連絡を取る顧客の満足度向上にも繋がり、より信用度の高い関係性を築くことができます。
業務効率化によるコスト削減
前述の通り、共有メールボックスでは送受信したメールの管理と予定表の管理を複数人で共有することができます。
複数人でメール対応を行うことで業務を分散することが可能になり、効率化が見込めます。
日々舞い込むメール対応の業務を効率よく進めることは、人員的コストの削減に繋がります。
共有メールボックスの作り方
Gmailでは「共同トレイ」、OutlookやMicrosoft 365 では「共有メールボックス」という機能が存在し、複数人でメールボックスを共同利用することができます。
Microsoft 365の場合：「共有メールボックス」を作成する
Microsoft 365 の「共有メールボックス」は、複数人で共有して利用できるメールボックスのことです。共有メールボックスを作成するには、メールを含む Microsoft 365 for business プラン (Exchange Online サービス) にサブスクライブする必要があります。
共有メールボックスのアクセス権限を持つユーザーは、受信したメールをいつでも確認することができ、共有メールボックスから差出人としてメールを送信することもできます。
- グローバル管理者アカウント、または Exchange の管理者アカウントでサインイン
- 管理センターで、[チームとグループ]>[共有メールボックス] ページに移動
- [共有メールボックス] ページで、[+ 共有メールボックスを追加] を選択
- 作成画面内で、表示名・共通のメールアドレス・メンバーを入力する
- [保存]をクリックして作成完了
※「Microsoft 365グループ」との違い
共有メールボックスと似た機能に、「Microsoft 365 グループ」によるOutlook受信トレイの共有があります。
Microsoft 365 グループでは、特定のメンバーがSharePoint（文書ライブラリ）やPlanner（タスク管理）、OneNote（メモ作成）で共同作業することができ、同様にOutlookの受信トレイもメンバー間で共有することが可能です。
ただ、これは受信トレイが複製されメンバー間で共有されるだけなので、「共有メールボックス」のようにチーム用の共通のメールアドレス自体を作ることはできず、したがってメールを送信する際の差出人は個人のアドレスとなります。
Outlookでメールボックスを共有することについて詳しく知りたい方は『Outlookでメール共有する方法を解説！メール対応の効率化をかんたんに実現』をお読み下さい。
Gmailの場合：Googleグループで「共同トレイ」を作成する
Gmailでも、Googleグループで「共同トレイ」を作成することで、Outlookでの共有メールボックスと似たような機能を使うことができます。
共同トレイとは、Googleグループを作成して利用できる機能です。
共同トレイの場合は名義がグループの代表メールアドレスになり、グループのメンバー間で担当を割り当てることが可能になります。
Googleグループをはじめから作成する場合は、次の手順で行います。
- Googleグループで「グループの作成」をクリック
- グループ名、メールアドレス、説明を入力し「次へ」をクリック
- プライバシー設定を選択して「次へ」をクリック
- 追加したいメンバーを入力、招待メッセージの設定をして「グループを作成」をクリック
- メニュー画面から「グループ設定」をクリックし、「追加のGoogleグループの機能を有効にする」の欄で「共同トレイ」にチェックボックスを入れる
- 「変更を保存」をクリックして完了
Googleグループが既存の場合には、オーナーまたはマネージャーの権限を持つユーザーが設定画面にアクセスし、「共同トレイ」にチェックボックスを入れて変更を保存することで利用可能になります。
Gmailの共同トレイについて詳しく知りたい方は『Googleグループ共同トレイが便利！メール共有問題を解決』をお読み下さい。
共有メールボックスの注意点
共有メールボックスを利用する場合には、複数人で対応できるため重複対応が発生する可能性があり、メンバー間での引き継ぎや申し送りを細かく実施しながら運営する必要があります。
使用するメールソフトによっては、一人が既読になるとメンバー全員が既読になる仕様を持つものもあり、新着メールに気が付きにくい場合があります。
また、ルールが明確化されていない場合には、重複対応や対応漏れなどの問題が発生するケースも考えられます。
共有メールボックスを利用する際には、メンバー間でメール対応に関してのルールを共通認識にして運営をしていくことが重要です。
そして、1日に届くメールの件数が多い場合には、メール共有に特化したシステムを使用することで振り分けや引き継ぎがスムーズに進み、問題発生のリスクを軽減することができるでしょう。
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GmailやOutlookなどでの共同トレイ、および共有メールボックスの共有のしかたを紹介しましたが、より効率的に対応漏れ対策やメールボックス共有に使うことのできるツールを紹介させていただきます。それは「yaritori」です。
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まとめ｜共有メールボックスを活用して効率UP
今回の記事では、複数人でメールボックスを共有する場合の方法やメリット、注意点をまとめました。
ルールを明確化することが重要ですが、メールボックスを共有することでメール対応を分担し、一人ひとりの業務負担を減らすことが可能になります。
迅速なメール対応を継続することで、クライアントとの関係をより良好に保っていくことにも役立ちます。
より明確な分担と細かな業務共有をするためには、メール共有に特化したシステム「yaritori」の導入がおすすめです。
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