代表メールアドレスの決め方｜具体例や注意点、チームで共有・運用する方法も解説

代表メールアドレスをこれから作る必要があるものの、どのように設定すればいいか分からず困っていませんか？

この記事では代表メールアドレスの決め方を使用用途別に具体例を用いて紹介します。注意点、代表メール宛てに届いたメールを複数メンバーで対応するための方法もあわせて解説いたしますので、貴社のメール運用業務にぜひお役立てください。

代表メールアドレスとは？

企業の代表窓口として利用するメールアドレスを指します。

受信用の窓口を一つ用意しておくことで、社外からの連絡をひとまとめに管理できるのがメリットです。特にコーポレートサイトなどに記載がある代表メールは既存顧客はもちろん、潜在顧客からの各種お問い合わせを受け付ける用途で使用されることが多いです。

その他、社員個人としてではなく企業としてメールを送信したい場合にも代表メールアドレスは便利です。具体的にはお問い合わせに対する返事やメルマガ配信を実施するケースが挙げられます。

代表メールアドレスの種類と具体例

実際に代表メールアドレスを運用する場合、そのメールアドレスをどのように活用するのかあらかじめ想定し、それに適した内容のものを設定するとわかりやすいです。
以下は代表的な使用用途と、それに対応した具体的な文字列をまとめました。
メールアドレスを設定する際に参考にしてください。

• contact@ / support@：お問い合わせ対応用のアドレス
• news@：ニュース・お知らせ・メルマガ配信用のアドレス
• press@：広報用のアドレス
• no-reply@：送信専用のアドレス
• recruit@：採用・求人対応用のアドレス
• sales@：営業・商談用のアドレス
• order@：ECサイトなど注文確認用のメールアドレス

代表メールアドレスに適しているドメイン

前章で紹介した通り、代表メールアドレスの用途は様々ですが、いずれも自社専用のドメインを取得したメールアドレスを導入することで、企業としての信頼感が高まります。

特に有料で取得できる「com・jp・biz」は誰もが見慣れたドメインであり、なおかつ企業が公式で運用していることがわかりやすいため、採用率が高いドメインといえるでしょう。

代表メールアドレスを作成する時の注意点2つ

代表メールアドレスを作成する場合、「迷惑メールとの区別」や「信頼性の高さ」を考慮して設定する必要があります。ここでは具体的に注意すべきポイント2点を紹介します。

info@はなるべく利用しない

「info@」というメールアドレスは企業発信のメールであるとわかりやすい文字列だったため、一時期多くの企業が代表メールアドレスとして採用していました。

しかし、それを逆手に取り「info@」を設定した迷惑メールが急増しました。すると、ユーザーは迷惑メールのフィルタリング設定で「info@」を除外するよう指定することが増え、結果的に無害である企業メールも正常に届かなくなるケースが増えてしまいました。このようなリスクを念頭に置くと、よほどの事情がない限りは「info＠」以外の文字列を検討する方が安心です。

フリーメールサービスは利用しない

フリーメールアドレスや見慣れないドメインを取得して使用することも可能ですが、企業になりすました悪質な迷惑メールであると勘違いされるリスクが高まります。

社外と企業をつなぐ代表窓口として機能する重要なメールアドレスであることを踏まえ、コストがかかったとしても信頼性の高い独自のドメインを取得することをおすすめします。

代表メールアドレスを複数メンバーで共有する方法3つ

代表メールアドレスの運用は複数の社員で担当するケースが多いでしょう。
同一のメールを複数メンバーで共有し、円滑に業務を進めるための方法を3つ紹介します。

①メーリングリストを活用する

代表メールの対応を行う社員を対象にしたメーリングリストの作成と登録を行う方法が考えられます。メーリングリストがあれば、代表メール宛のメールを受信するたびに各担当社員の受信ボックス上でも内容を確認できます。

さらに、返信対応をするときもCCにメーリングリストのアドレスを指定することで、誰がどのように対応したのかスレッド上で確認できます。

万が一対応に不備があり、トラブルが発生した場合も過去のスレッドをさかのぼって事実確認や経緯の調査ができるため、スムーズに対応できる体制を組めるのが特徴です。

②ステータス管理表を用意する

Googleスプレッドシートのように、クラウド上で更新・管理できるツールを使用し、代表メール宛に届くメールのステータスを各担当者がリアルタイムで更新できる管理表を作成するのも一つの方法です。

具体的にはメールが届いた日時、対応状況、対応済みの場合担当者は誰で、どのように対応したかなどを記載できる表を用意し、記入します。

管理表の場合、例えば「対応済み」か「未対応」か、ステータスでソートをかけてデータの絞り込みを容易に行えるため、優先度高めに対応すべきメールをすぐにチェックできる点が便利です。担当者がこまめに最新情報に更新できるのであればタイムラグなどなく、正確に管理できる手段でしょう。

③メール共有ツールを導入する

最近では複数人やチームなどの利用を想定した、メールの共有に特化したツールを導入して管理する企業も増えています。

メール共有システムとは、チームでの問い合わせメール対応を効率化するシステムです。メールの対応状況を可視化し、複数人でかんたんにメール対応ができるような機能を搭載しています。

具体的には対応ステータスの管理はもちろん、メールごとのコメント機能や複数アドレスの一括管理が可能です。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」をお読みください。

複数人で効率的にメールを管理するのなら「yaritori」

yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ管理システムです。顧客からの問い合わせの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとコミュニケーションをしながら効率的に対応することが可能です。

テンプレート機能や自動返信、送信予約などの機能もあるのでこれまでの業務を劇的に改善・効率化することが可能です。また、セキュリティ対策も万全を期しているため安心して導入いただけます。

社内SNSとしての活用だけでなく顧客からの問合せやメールのやりとりの煩雑さに課題を感じている場合、是非ともお問い合わせください。

まとめ|代表メールを効果的に設定して社外からくるメールを管理しよう

代表メールは会社の公式発信および対応で使用するものになるため、

• 一目で見てどのような目的で使用されているメールアドレスなのか分かる文字列
• 信頼性の高いドメイン

を設定しましょう。

また、代表メールの運用は複数人のメンバーが携わるケースが多いです。抜け漏れがなく、迅速な対応を実現するためにはメールの対応ステータスを共有できる体制の整備やツールの導入もあわせて検討しましょう。

なかでも「yaritori」は、代表メールアドレスのように、社外向けかつ複数の担当者で運用するビジネスメールの共有に特化したクラウドメールサービスです。問い合わせ対応などさまざまな用途で活用され、業界・規模問わず150社を超える企業にご利用いただいております。

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