代表メールアドレスとは？用途ごとの具体例や活用方法を紹介

代表メールアドレスをどのように活用するか迷っていませんか？
代表メールアドレスは会社の問い合わせ窓口として、公式サイトや製品資料に掲載します。

使用目的を分かりやすくするため「support@」など用途ごとに作成するのが一般的です。
この記事では、代表メールアドレスの活用方法をご紹介します！
用途ごとの具体例から運用方法まで紹介するのでぜひご覧ください。

代表メールアドレスとは？

代表メールアドレスとは、企業の代表窓口として利用するメールアドレスのことを指します。

お客さまからの問い合わせ窓口として公式サイトや製品資料に掲載したり、プレスリリースに関する外部からの問い合わせを受け付けるためなどで活用することができます。

アドレス名は「support@～」「contact@～」など使用用途ごとに適した名称を使用することが一般的です。
代表アドレスを活用することで、問い合わせを集約し、適切な担当者から返信するといった運用ができるようになります。また、公式の問い合わせ先を対外的に明示することで、企業の安心感や信頼感を高めることも期待できます。

代表メールアドレスの用途ごとの具体例

代表メールアドレスを活用する用途はさまざまです。ここでは、用途ごとに設定すべき具体的なアドレス例をまとめました。代表メールアドレスを作成する際の参考にしてください。

■お客様からの問い合わせ対応（カスタマーサポートやカスタマーサクセスで使用）
⇒contact@ / support@
カスタマーサポートやカスタマーサクセスで使用されています。

■広報活動用（ニュース・お知らせ・メルマガ配信など）
⇒news@ / press@ / magazine@ / mail@

■採用・求人対応用
⇒recruit@
人事・総務や人材系企業で使用されています。

■システム等の管理者用
⇒admin@ / administrator@ / webmaster@ / postmaster@ / hostmaster@

■営業・商談用（商品に関する情報や展示会開催のお知らせなど）
⇒sales@

■ECサイトなどの注文確認のメール用
⇒order@

■ECサイトなどの決済依頼や支払い完了通知のメール用
⇒payment@

■送信専用（問い合わせや商品の購入等を受け付けたことを顧客に知らせる場合など）
⇒no-reply@

多くの場合、メールの本文に「※本メールは送信専用メールです。ご返信いただいてもお答えできませんのでご了承ください。」などと記載されています。

代表メールアドレスを活用する際の注意点

代表メールアドレスは社外からの問い合わせ窓口で使用するケースが多いです。そのため、「信頼性の高さ」や「セキュリティー」を意識する必要があります。ここでは代表メールアドレスを活用するさいの注意点を3つ紹介します。

注意点①独自ドメインを取得して対応する

代表メールアドレスを設定する際は独自ドメインを取得することをおすすめします。
「＠gmail.com」や「@yahoo.co.jp」などのフリーアドレスは、プライベートで使用するものといった認知が一般的です。独自ドメインを使用することで、実態・実績のある「企業として安心感や信頼感」を与えることができます。

注意点②「info@」はなるべく利用しない

「info@」というメールアドレスは企業発信のメールであるとわかりやすい文字列だったため、一時期多くの企業が代表メールアドレスとして採用していました。

しかし、それを逆手に取り「info@」を設定した迷惑メールが急増しました。すると、ユーザーは迷惑メールのフィルタリング設定で「info@」を除外するよう指定することが増え、結果的に無害である企業メールも正常に届かなくなるケースが増えてしまいました。

このようなリスクを念頭に置くと、よほどの事情がない限りは「info＠」以外の文字列を検討する方が安心です。

注意点③情報管理などのセキュリティーを徹底する

代表メールアドレスの管理方法にも注意が必要です。代表メールアドレスのID・パスワードをメンバー間で共有し、全員がログインする運用では不正アクセスなどのリスクがあります。

代表メールアドレスで受信したメールをメンバー全員が見ることができるようにしたい時は、代表メールの対応を行う社員を対象にしたメーリングリストを作成するとよいでしょう。

代表メールアドレスを使った業務手順

企業の代表窓口として代表メールアドレスを利用する場合、どのような流れで業務を行うのかを紹介します。問い合わせのメールを受信してから返信を行うまでの一般的な流れとなります。

返信担当者の割り当て

まずマネージャーや管理者の方が内容を確認し、対応する部署や担当者を決めます。二重対応や対応漏れを防ぐため「この問い合わせは〇〇さんが担当」などと各メールの担当者を明確に決めることが重要です。

担当者に直接声をかけてコミュニケーションしたり、該当メールを担当メンバーに転送することで割り当てていくのが一般的です。誰がどのメールに対応したかわからなくなるのを防ぐため、Googleスプレッドシートなどで管理表を作成し、担当者名を記入して割り当てるという方法もあります。

グループの運用のし方によっては、グループメンバーで共有したいメールとそうでないメール、グループ内でメールを送信できる人とできない人など、権限を設定する必要がある場合もあるかと思います。その場合、「グループ設定」から送られてくるメールを承認制にしたり、グループメールアドレス宛にメールを送ることができる人を制限したりすることができます。

問い合わせ管理表の作り方に関しては「問い合わせ管理表の作り方 | EXCELテンプレートを使うメリットと注意点」をご参照ください。

お客さま・問い合わせへの返信

担当者を割り当てたら、各担当者からお客様へ返信します。メールの内容がよくある質問など定型文で対応できるものであれば、事前に回答をメールソフトなどのテンプレート機能に保存しておくと、返信作業にかかる時間を減らすことができます。

メーリングリストを活用している場合は、返信対応をする時に”CC”にメーリングリストのアドレスを指定することで、誰がどのように対応したのか他のメンバーが確認することができます。

問い合わせステータスの管理

お客様へ返信したら、ステータス（対応状況）を「対応済み」などと記録しておくと、確認の手間が省けて便利です。Googleスプレッドシートなどで管理表を作成している場合、担当者名とともに「未対応」「対応済み」など、ステータスを記入しておくといいでしょう。

以上のように、代表メールアドレスにメールが届いたら、まずは対応する担当者を割り当て、そしてその担当者が返信し、ステータスの変更を行います。企業によっては、代表メールアドレスに1日に何十件もメールが来ることもあるでしょう。

そのような状況で、メール画面からスプレッドシートなどで作成した管理表に移動し、手入力で担当者を割り当てたり、ステータスを変更したりするなど、複数のツールを使いながら作業するのはとても手間がかかります。

また、スプレッドシートなどのツールを使用していない場合は、誰がどのメールに対応しているのか、もう返信したのかが不透明で分かりづらく、対応の遅れや対応漏れに気づくのが遅れてしまうこともあるでしょう。

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まとめ | 代表メールアドレスを上手に活用しよう

代表メールアドレスは会社の問い合わせ窓口として、公式サイトや製品資料に掲載します。

使用目的を分かりやすくするため「support@」など用途ごとに作成するのが一般的です。

また、代表メールの運用は複数人のメンバーが携わるケースが多いです。抜け漏れがなく、迅速な対応を実現するためにはメールの対応ステータスを共有できる体制の整備やツールの導入もあわせて検討するのがオススメです。

メール共有システム「yaritori」は、代表メールを複数人で効率的に共有できるサービスです。対応状況を可視化することで、対応漏れなどの事故を防ぐことができるので1日20件以上の問い合わせメールを受信している方にはオススメです。

▼メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」についてもご参照ください。