Gmailで便利な自動振り分け機能をご存知ですか？Gmailでは「ラベル」という機能を紐つけてメールを管理することが可能です。ラベルを付与したメールを振り分け管理することで、メール対応をよりスムーズに進めていきましょう。今回は、ラベルを自動的に付与する設定方法をご紹介します。
複数のアカウントを作成してメール業務を管理する場合にはメール共有システムツール「yaritori」を利用するのがおすすめです。
メール共有システムを活用すれば、複数アカウントを複数人で共同利用する際には分担がしやすくなるためオススメです。
Gmailの自動振り分け設定とは？
Gmailの自動振り分け設定は、「ラベル」という機能を使用しており他のメールソフトで見受けられるようなフォルダ毎に振り分ける機能とは少し異なります。
「ラベル」とは一つのメールに複数個、紐付けることができるタグのような機能です。
検索機能でメールを探すのではなく、一つの共通項に関する複数のメールをまとめて管理する場合には、このラベル機能を使用すると便利です。
ラベルは手動で付与することもできますが、受信する度にラベルを付与する手間を省くため、自動でラベルを付与する方法をご紹介します。
PCでGmailの自動振り分けを設定する方法
Gmailの自動振り分け設定には、主に3つのステップがあります。
- 振り分けたいメールを選択して設定を開く
振り分けたいメールの件名左側のチェックボックスにマークを付けます。
チェックを付けたら「︙」をクリック。
「メールの自動振り分け設定」をクリックします。
- 振り分ける条件（フィルタ）を作成する
「メールの自動振り分け設定」をクリックするとフィルタの設定が表示されます。
黄色い枠内の各項目を設定することで
・送信元メールアドレス
・送信先メールアドレス
・メール件名
・件名/本文中のキーワード
・メールのデータ量
・添付ファイルの有無
など、振り分ける条件を指定することができます。
件名やキーワードで複数の文言を設定したい場合は、それぞれの間に「OR」（半角大文字）を入力することで組み合わせて指定することが可能です。
- メールの処理（振り分け）を設定する
次の画面で、指定した条件のメールに行う処理を設定できます。
この操作設定で、振り分け処理をするために今回は「ラベルを付ける」の項目にチェックを入れます。
その次に、振り分けたいラベルを選択するか「新しいラベル」をクリックしてラベルを作成します。
ラベル名を入力し、項目一覧下部の「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れます。
この項目にチェックを入れると、その後受信するメールに加えて受信済みのメールにも自動振り分けが適用されます。
また、項目一覧上部の「受信トレイをスキップ（アーカイブ）」にチェックを入れると、該当の受信メールは受信トレイには表示されず、ラベルにのみメールが表示されるようになります。
スマホでGmailの自動振り分けを設定する方法
Gmailの自動振り分けはスマホアプリからはできませんが、ブラウザ版のGmailからであれば設定が可能です。
- ブラウザでGmailを開く
- 左上の「≡」マークをクリックし、画面下部の「Gmailを次のUIで表示」のうち「モバイル/旧バージョン/デスクトップ」と並んでいる中から「デスクトップ」を選択します。
※選択後、表示するGmailのバージョンについて最新版にするかどうかの選択を求められますが、「簡易HTML表示のバージョン」を選択してください。
- 上部の検索窓右側にある「フィルタを作成」をクリックして、PC版と同じ要領でフィルタの作成とラベル振り分け処理の設定ができます。
スマホのブラウザ版から自動振り分けの設定をするのはUIの都合上、操作性に不便を感じることもあるのでPC版の設定のほうがおすすめです。
Gmailの自動振り分け設定を編集・解除する方法
Gmailの自動振り分け設定の編集・解除は次の手順で行います。
- 右上の歯車マークをタップし「すべての設定を表示」をクリック
- 左から5番目の「フィルタとブロック中のアドレス」という項目を選択
- 設定しているフィルタが一覧表示されるので、項目をチェックすると編集もしくは解除ができます
Gmailの自動振り分けを複数人で共有するには？
Gmailの自動振り分けは、設定したフィルタを他のGoogleアカウントへ共有することで複数人で同じ振り分けを行うことも可能です。
手順は以下の通りです。
- 右上の歯車マークから「すべての設定を表示」をクリック、「フィルタとブロック中のアドレス」という項目を選択
- 共有したいフィルタにチェックマークを入れて、「エクスポート」ボタンをクリック
- 共有先のGoogleアカウントにログイン、Gmailを開いて歯車マークから「すべての設定を表示」をクリック、「フィルタとブロック中のアドレス」という項目を選択
- 「フィルタをインポート」をクリックして「ファイルを選択」のボタンから書き出したデータを選択して「ファイルを開く」をクリック
- インポートしたフィルタが表示されるので、左にあるボックスにチェックを入れたら「フィルタを作成」ボタンをクリック
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まとめ｜自動振り分け設定でメールの見逃し・対応漏れを防止！
今回は、Gmailでのメールの自動振り分けについて解説しました。
ラベルを使用した管理機能を使いこなすことができれば、メールの管理がより簡単に、確認作業もミスなく対応にあたることができるでしょう。
複数人で同じフィルタを用いてメールを管理する場合には、対応漏れや見逃しが無いように分担を明確にしておくことも重要です。
メールの対応状況まで共有するのであれば、専門の一元管理ツールを使用することもおすすめです。
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