社内向け依頼メールの文例集!メール業務を効率化するツールも紹介

「仕事の依頼を社内のメンバーに送りたいけど、どう書いていいかわからない」とお困りではないですかか?

社内のメンバーに対して、以下のように様々なケースで仕事の依頼メールを送ることがあると思います。

  • 打ち合わせの依頼
  • 資料作成の依頼
  • アンケートの依頼

メール業務に割いている時間は平均して1日に約2時間半に及ぶという調査結果もあります。「依頼メールをどれだけ効率的に作成するか」「相手にいかに読む負担をかけないようにするか」を考えないと、企業の生産性が落ちてしまう可能性もあります。

そこで本記事では、依頼メールを作成する上で意識すべきポイントを、文例集と共に解説します。メール業務の負担を少しでも減らすためのおすすめツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

「yaritori」は、メール業務を効率化することができるクラウド型のメールサービスです。メールごとに社内メンバー向けにはチャットができるなど便利な機能がついています。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。

社内のメンバーに嫌がられる依頼メールとは

業務をするうえで、さまざまな依頼メールを送る必要がありますが、他者に仕事をお願いするために失礼のない文章を送ることは決して容易ではありません。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が仕事でメールを使っている1,552人を対象に実施した「ビジネスメール実態調査2020」では、仕事でメールを受け取ったときに不快と感じた理由として、「必要な情報が足りていない(42.03%)」「文章が攻撃的(36.09%)」「文章が失礼(35.63%)」があげられていました。

出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020

皆さまも心当たりがあるようなケースがあるのではないでしょうか?

例えば、以下のようなメールを受け取ると不快に感じる人が多いはずです。

件名:至急のお願い
●●様

お願いがありまして連絡しました。
企画会議の件ですが、早急に対応していただけると助かります
いまわかっている範囲で結構ですので、ご連絡ください。

お願いいたします。

このようなメールでは、自分の要望のみを伝え、早急な対応を促しているため、文章が攻撃的で失礼な印象を与えてしまいます。

では、どのような点を意識すれば、相手に不快な思いをさせないメールになるのでしょうか。次項から詳しく見ていきましょう。

社内のメンバーに依頼メールを作成する上で意識すべき5つのポイント

社内メンバーを不快にさせないメール作成のために意識すべきポイントの前に、まずは、相手にとって不快にならない依頼メールの具体的を見てみましょう。

件名:【至急】企画会議の日程調整のお願い
〇〇部 〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部のやりとり太郎です。

株式会社〇〇さまへ提案させていただく企画の会議の日程調整をお願いしたいです。

以下の3つの内でご都合のつく日程はありますでしょうか?
①〇〇/〇〇(〇) 〇:〇〇〜〇:〇〇
②〇〇/〇〇(〇) 〇:〇〇〜〇:〇〇
③〇〇/〇〇(〇) 〇:〇〇〜〇:〇〇

会議は1時間ほどで、場所は第一会議室で実施する予定です。
◯月◯日までに、返信していただけますと幸いです。

お手数おかけしますが、よろしくお願い致します。
──────────────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
──────────────────────────────────

先ほどよりも必要な情報がしっかりと揃っており、読みやすい文章になったはずです。では、具体的にどのようなポイントを意識して書き直したのか解説していきます。

件名は簡潔に用件がわかるようにする

件名がわかりづらいと、相手が読み忘れてしまったり、対応が遅れてしまったりする原因に繋がります。

依頼メールの場合には、「お願い」「ご依頼」というのをつけておくとわかりやすいです。至急対応が必要なものには、「至急」などとつけておくと、急ぎの対応が必要であることを相手が把握しやすいでしょう。

文頭に誰宛なのか、自分は何者なのかを提示する

メールを受け取っても、送り主や宛名がわからないと、自分に関連するメールなのか判断することは難しいと思います。

社内のメンバー宛であれば会社名まで書く必要はありませんが、部署、氏名の情報は載せておくと親切です。やりとりが多い、同じ部署のメンバーであれば部署名を省いても良いでしょう。

5W2Hを使い具体的に書く

結論だけを書いても、内容に必要な情報がなければ相手には伝えたいことがきちんと伝わりません。冒頭に続く文章は、5W2Hを意識して具体的に書くようにしましょう。

  • Why(なぜ)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • When(いつまでに)
  • Where(どこで)
  • How many/ How much(どのくらいの数/どれくらいの量・予算)
  • How(どのようにして)

必ずしも5W2Hを全ていれる必要はありません。送る内容や相手によって使い分けるようにしてください。

文末に署名をいれる

文末には、名前、部署、メールアドレス、内線番号などの以下のような署名を書くようにしましょう。


────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────


社外の人にだけでいいと思われる人もいるかもしれませんが、社内の人に向けてメールをするさいにも入れておいた方が相手は連絡が取りやすいはずです。

電話で連絡を取りたい場合も出てくる可能性があるので、内線番号も載せておくといいでしょう。


後ほど紹介する「yaritori」というツールを使えば、メール署名の挿入をボタン一つで簡単に行えます。複数の署名を登録しておくことができるので、状況に合わせて使い分けると便利です。


社内メンバーに送る依頼メールの文例集

ここでは、社内メンバーに送る依頼メールの文例集を紹介していきます。

資料確認の依頼メール

件名:企画会議の資料確認のお願い
〇〇部長

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

〇〇/〇〇(〇)に行われる企画会議の資料をお送り致します。
詳細は添付のファイルをご確認ください。

お忙しいところ恐れ入りますが、一度お目通しの上、
加筆・修正などございましたら、〇〇/〇〇(〇)までに
お知らせいただければ幸いです。

よろしくお願い致します。
────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────

アンケートの依頼メール

件名:在宅勤務に関する社内アンケートのお願い
社員の皆様へ

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

さて、この度当社では在宅勤務についての実態調査を行います。

非常事態宣言下での在宅勤務の実態や課題を調査し、勤務形態を改善してより良いものにできればと考えております。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、以下のURLからアンケートの回答をお願いします。
回答期限は【〇月〇日〇:〇〇まで】です。

アンケートURL:https://〇〇〇〇.com

よろしくお願い致します。
────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────

送別会の日程確保の依頼メール

件名:〇〇部〇〇さんの送別会のご案内
〇〇部の皆様へ

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

この度、〇〇月〇〇日をもちまして、
〇〇さんが東京本社へ異動されることとなりました。

つきましては、これまでお世話になった感謝の意を込めて、下記の通り送別会を実施したいと思います。

==========================
日時:〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜
場所:〇〇レストラン(住所:)
   URL:会費:〇〇円
幹事:〇〇部 〇〇
==========================

〇〇部の皆様は全員ご参加していただくようお願いします。
なお、どうしても当日都合のつかない方は、幹事の〇〇まで【〇〇月〇〇日まで】に欠席の旨、ご連絡ください。

よろしくお願い致します。
────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────

研修の依頼メール

件名:新人研修の講師のお願い
〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

今年も下記のように新人研修を予定しております。
〇〇さんには講師をお願いしたいです。

==========================
日時:〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜
場所:第一会議室
参加者:新人10名
テーマ:電話応対について
資料:電話応対マニュアル(事前にお渡しします)
==========================

◆お願いご都合を〇〇月〇〇日までにお知らせください。
また、他に必要なものなどありましたら、ご相談いただければと思います。

以上、よろしくお願い致します。
────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────

有給休暇の依頼メール

件名:有給休暇申請のご依頼
〇〇課長
お疲れ
さまです。〇〇です。

〇〇月〇〇日〜〇〇月〇〇日までの〇日間、
私用のため、有給休暇を頂戴したく存じます。

〇〇の業務に関しては、〇〇さんに引き継ぎをお願いし、滞りなく進められるようにしております。

ご迷惑をおかけ致しますが、ご了承のほど、よろしくお願い致します。
────────────────────────
〇〇部 〇〇〇〇(名前)
内線番号:00-0000-0000
Email:〇〇@〇〇.com
────────────────────────

依頼メールのイメージがうまくついてきたでしょうか?

社内メンバーに送る依頼メールは効率化が重要

社内メンバーに送る依頼メールは相手が読む上でも、自分が作成する上でも、想定以上に時間がかかっている場合があり、業務負担になる恐れがあります。実際にどれくらいメールを読んだり、書いたりするのに時間を費やしているでしょうか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が仕事でメールを使っている1,552人を対象に実施した「ビジネスメール実態調査2020」では、メールを1通読むのにかかる時間は平均して1分19秒だという調査結果が出ています。

また、同調査によると1日に受け取るメールの数は平均で50.12通なので、1日にメールを読むことに費やしている時間は平均で66分になります

またメールを1通書くのにかかる時間(5分54秒)も計算すると、1日の平均で82分57秒になることがわかりました。

これを読む時間と書く時間を合わせると、平均でメールに費やす時間は1日で2時間28分57秒にもなることがわかります。1日の業務時間が8時間とすると、普段いかにメールに向き合っているかが分かります。

ただし、メールの送受信はコミュニケーション手段の一つであって、本来は営業活動そのものや社外に向けた発信、マーケティングなどの施策があってこそ企業売上に繋がってきますので、社内の依頼メールが本質的な業務とは言えません。このことから、本来集中したい業務に時間をかけるために、メール業務を効率化することが重要だと言えるでしょう

また、社内メンバー向けのコミュニケーションは、形式張ったメールコミュニケーションではなく、ビジネスチャットツールのようなスピーディーなコミュニケーションができた方が早いです。

そこで次項では、メール業務そのものを効率化するために便利なツールをご紹介します。

社内への依頼メールを効率化する「yaritori」

「yaritori」は、メール業務を効率化することができるクラウド型のメールサービスツールです。メールごとに社内メンバー向けにチャットができるなど便利な機能がついています。

メールでの問い合わせ対応が多く、上長や社内メンバー向けに返信方法の承認依頼や確認が多い方にオススメです。営業やカスタマーサポートなどさまざまな部署で利用されています。

主な便利機能は以下の通りです。

  • 社内メンバー向けのチャット機能
  • メールごとの担当者設定機能

1ユーザーあたり月額980円(税抜き)〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。(最低契約期間などもございません。)サービスサイト(https://yaritori.jp)より、お気軽にお申し込みください。

それでは、yaritoriを使うメリットを具体的にみていきましょう。

社内メンバー向けのチャット機能

yaritoriでは、メールごとに社内メンバー向けのチャットができます。また、@メンションをつけて特定のチームメンバー宛に確認を促すことも可能です。

これにより、メールで都度、返信内容の相談や確認依頼を作成するよりもスピーディーなコミュニケーションが可能です。メールは作るのも読むのも時間がかかり業務負担になるという課題をかんたんに解決することができます。

メールごとの担当者設定機能

また、メールごとに担当者を設定することも可能です。

チャットで返信方法の相談や確認依頼をしたうえで、担当者の設定をするといったことができるので、業務の割り振りも明確になります。

まとめ|メール業務を効率化すれば本来集中したい業務に時間が使える

当記事では、社内メンバーに依頼メールを送るさいのポイントや文例集、効率化するためのツールをお伝えしました。メール業務は平均で1日のうち2時間以上も時間を費やしている調査結果もあり、効率化していけば、本来集中したい業務に時間が使えるようになります。

本記事が皆さまのビジネスの一助になれたら幸いです。


▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。

【2021年最新版】メール共有システム7選を徹底比較!選定ポイントや事例も紹介


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