タスク管理ツールおすすめ12選｜選び方とチームでの業務効率化について解説

「タスク管理に手間取って業務が疎かになる」
「チームのタスク管理がうまくいかない」
このようなお悩みはありませんか？

タスク管理は、業務の効率化に欠かせない要素です。しかし、タスク管理に時間を取られると、本来の業務に支障をきたす可能性があります。

そこで本記事では、タスク管理の重要性とメリットを解説し、タスク対応の効率化に役立つおすすめツールを紹介します。

ツールの選び方やタスク対応を効率化する方法もご紹介しますので、ぜひご覧ください。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、個人やチームのタスク（業務内容）を細分化し、優先順位やステータスをつけることで仕事の効率化ができるツールです。すべてのタスクを一元管理することで、何がどこまで進んでいるかを可視化できるのが特徴です。

チームのタスク管理では、タスクの内容・進め方・納期・優先順位などを設定し、メンバー間で担当者を決めることで業務の責任範囲の明確化やスムーズな業務進行を可能にします。週単位や月単位で進捗や達成度を確認し、問題があればタスクの修正を都度行うような仕組みを作ることもできます。

各人のやるべきことが明確になることで、タスク漏れを防ぐことができ、業務全体の効率化を見込めるのが特徴のサービスです。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

基本的な役割

タスク管理は、タスク（＝やるべきこと）の優先順位を明確にし、実行状況を把握することが目的です。日々の業務や、細かな作業にも焦点を当てています。

一方のプロジェクト管理は、複数のタスクとチームメンバーを統括し、全体の進行を監督することが目的です。プロジェクト全体の計画や進捗、リソースの管理を行います。

日常的な業務を効率よく管理したい人にはタスク管理が必要であり、プロジェクトの規模や複雑さが増すケースでは、プロジェクト管理用のツールが適するでしょう。

管理対象の範囲

タスク管理は通常、個人または小規模なチームに焦点を当てており、個々のタスク完了することを目的とするケースで用いられるのが特徴です。反対に、プロジェクト管理はチームやプロジェクト全体の管理を目的としており、規模に差分が存在しています。

つまり、タスク管理は比較的狭い範囲を対象とした「やるべきこと」に、プロジェクト管理はタスク管理の「全体像」に該当します。

【参考】現在のタスク管理の実態について

株式会社ヌーラボの調査では、タスク管理の実施率はわずか60%程度であり、世間的に「タスク管理は浸透しきっていない」というのが現在の実態です。

タスク管理のメリット

仕事を段取りよく進められる

複数あるタスクを整理・管理することで、「いつまでにどのタスクをどれだけやればいいのか」が明確になります。タスクを可視化し、進捗状況を共有することで、チーム全体の「作業の流れ」を把握できます。

また、タスク管理を行うと、スケジュールを確認しながら優先順位を設定できるため、納期に合わせて効率的に仕事を進められます。タスク同士の関連性や依存関係も把握しやすくなり、計画的な業務遂行が可能になります。

突発的なミスやトラブルに対処しやすくなる

プロジェクトを進める際に、想定外のタスクやトラブルが発生することもあるでしょう。タスク管理をしていれば、チーム全体の進捗状況を即座に把握でき、必要に応じて余裕のあるメンバーに仕事を割り振ることも可能です。

また、タスク管理により、業務内容・優先順位・期限が一元管理されるため、対応漏れや期限遅れのリスクを最小限に抑えられます。メンバー全員の進捗状況をリアルタイムで把握でき、突発的な案件にも柔軟な対応が可能になるでしょう。

チーム内で仕事量を均一化できる

チームメンバーのタスクを細分化し、適切に割り振ることで、メンバー間の仕事量を均一化することにも繋がります。チームでの業務では、各々の作業量に差が出てしまうと、メンバー間で不満が生じる恐れもあります。

また、タスクの進捗状況をチーム内で共有・管理することで、誰がどのような業務を担当しているのかが明確になり、一部メンバーへの業務集中を防げるでしょう。結果として、チームメンバーのモチベーション低下を防ぎ、業務効率化を図ることが可能です。

当事者意識の高まり・責任感の向上

タスク管理により、各メンバーの担当業務や役割が明確になることで、自身の仕事に対する責任感が自然と強まります。チーム全体の目標や進捗状況が可視化されることで、自分の業務がプロジェクト全体に「どのように貢献しているか」を実感しやすくなり、当事者意識も高まります。

チーム内での約束事として、定期的な進捗確認や報告が習慣化されれば、各自の自己管理能力も養われるでしょう。

チーム間で情報・進捗を共有できる

タスク管理ツールに搭載された共有機能により、チーム全体で情報の共有が可能となります。1つのプラットフォームにアクセスするだけでメンバー同士の進捗状況を瞬時に把握可能です。チーム間の共有漏れ防止にもなります。

タスク管理方法の比較

タスク管理は、従来では紙と付箋といったアナログ管理が主流でした。

しかし、テレワークや多様な働き方が浸透している昨今では、「タスク管理ツール」と「Excel・スプレッドシート」のいずれかを選択するケースが増えています。

ここでは、両者の特徴を比較してご紹介いたします。

【タスク管理ツール／Excel・スプレッドシートの比較表】

比較項目	タスク管理ツール	Excel・スプレッドシート
操作性	タスク管理に特化し、使いやすい	表計算ソフトの知識が必要
共有・同時編集	リアルタイム共有や同時編集が可能	同時編集に制限あり
機能	タスクの進捗管理・通知機能など、豊富な機能を搭載	表計算機能が中心。 複雑な管理には限界あり
コスト	月額または年額料金が一般的	無料利用も可能
導入の手間	アカウント作成や簡単な設定ですぐに利用できる	テンプレート作成や設定で手間取ることも

タスク管理ツールは「チームの業務効率向上」を目指して設計されており、特にチームでの協力が求められる場面でのメリットは大きいでしょう。一方で、Excel・スプレッドシートは小規模なタスクには便利なものの、複数人での共有や管理・同時編集において限界があることも事実です。

チームの人数や連携が必要なメンバーが増えていたタイミングでは、タスク管理ツールを導入することでスムーズな業務進行が目指せるでしょう。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールの種類は多岐に渡るため、ツール選定に悩まされる方もいるでしょう。ここではタスク管理ツールを選ぶ上で、抑えておきたいポイントを紹介していきます。

利用規模と人数

タスク管理ツールは、「個人向け」と「チーム向け」に分類できます。個人向けツールは、文字どおり、1人でタスクを管理する機能が搭載されています。加えて、チーム向けツールは全体の複数タスクを同時進行で管理でき、進捗状況をリアルタイムで可視化することができます。

また、チーム向けツールにも、2～3人用の少人数向けから、10人以上用まで存在します。そのため、チーム人数に合ったツールを選ぶことが大切です。

直感的なサービスの使いやすさ

タスク管理ツールは、メンバーが毎日使うことになるため、誰でも使えるような操作性に優れたものを選ぶことが重要です。操作が複雑すぎてメンバーが使いこなせないと、導入前よりも業務効率が低下する恐れがあります。

直感的に使いこなせる、シンプルなUIのツールを選ぶことで、チームメンバー全員がスムーズにツールを活用でき、生産性向上や円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

必要機能の見極め（カスタマイズ性・機能など）

タスク管理以外にも、プロジェクト管理やガントチャートなど、さまざまな機能が搭載されたツールがあります。各機能は、業務の規模や複雑さによって、必要性が異なります。

たとえば、複数プロジェクトが並行する場合は、プロジェクト全体を可視化できるガントチャートが便利です。締め切りが複数のタスクで連動する場合は、依存関係がわかる機能が適します。

業務フローが特殊であれば、カスタマイズ機能の有無も選定ポイントになるでしょう。自社の課題を整理し、必要な機能を見極めることが大切です。

外部ツール連携の有無

SlackやChatworkなど、既存で使用している外部ツールがある場合、タスク管理ツールとの連携可否も確認しましょう。他にも、カレンダー・メール・各種チャットツールなど、普段使用しているツールと連携できれば、業務の効率化に役立ちます。

連携機能があれば、複数のツールを行き来する手間が省け、情報の一元管理も実現できるでしょう。業務の流れを整理し、「どのツールとの連携が必要か」について、事前に把握しておくことを推奨します。

コストパフォーマンス

初期費用や月額費用、ユーザー数に応じた料金体系の確認も重要です。必要な機能が追加オプションとなっている場合もあるため、総合的なコストを考慮しましょう。

ただし、単に価格だけで判断するのではなく、機能の充実度や使いやすさとのバランスを重視することが大切です。

無料プランから有料プランまで、自社の予算に合った選択肢の検討をおすすめします。他にも、無料トライアル期間を提供するサービスがあれば、積極的に活用して実際の使用感を確認するとよいでしょう。

チームで使えるタスク管理ツールおすすめ12選

ここからは「チームで使える」オススメのタスク管理ツールを紹介していきます。機能・特徴を加味し、自社に必要なツールを検討してみてください。

yaritori（ヤリトリ）

「yaritori」は、メール対応に特化したタスク管理ツールです。チームでのお問い合わせ対応などの業務をメールで行うチームに最適な、シンプルで使いやすいツールとなっています。問い合わせ対応の進捗管理ができていない企業様に特におすすめのサービスです。

機能 

・メールの対応状況を可視化：各メンバーの対応進捗が一目瞭然 
・担当者設定：メールごとに返信担当者を設定
・複数アカウントの一元管理：複数のメールアカウントを一括管理し効率化 
・チャット機能：個人間やメールごとに、メンバーと気軽に相談

特長・メリット

yaritoriの特長は、メール対応の進捗管理と品質向上を両立できる点です。シンプルなUIと優れた操作性により、チーム全体でスムーズな情報共有が可能です。

また、AIも搭載されているため文章生成など効率化することも可能です。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：1,980円～（1ユーザー） 
・7日間の無料トライアルあり

Backlog（バックログ）

「Backlog」は、株式会社ヌーラボが提供する、プロジェクト管理とタスク管理に対応したツールです。親しみやすい操作性と、豊富な機能を特徴とします。

機能 

・タスク管理：プロジェクトごとのタスクを効率的に管理 
・Wiki機能：ナレッジの共有や文書管理が可能 
・Git：ソースコード管理とバージョン管理に対応
・ガントチャート：プロジェクトの進捗を視覚的に把握

特徴・メリット

Backlogの特徴は、誰でも使いこなせる直感的な操作性です。また、タスク管理はもとより、プロジェクト運営に必要な機能をオールインワンで提供しています。人数制限がないため、プロジェクトの規模に応じてチームメンバーを柔軟に招待できる点も魅力です。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：2,970円～（1ユーザー）
・30日間の無料トライアルあり

Trello（トレロ）

「Trello」は、タスクをわかりやすく可視化する【かんばん方式】を採用したタスク管理ツールです。かんばん方式とは、タスクをカード形式で表示し、「未着手」「完了」などの状態別に分類・移動させ、チーム全体の進捗状況を視覚的に管理できる手法です。

機能 

・かんばん方式のタスク管理：直感的なドラッグ＆ドロップ操作 
・リスト＆カード形式：タスクの進捗状況を一目で把握 
・アプリ連携：他のアプリケーションとスムーズに連携

特長・メリット

Trelloの特長は、タスクにおける視認性の高さです。シンプルなUIとかんばん方式のタスク管理で業務の効率化を実現します。他のアプリケーションとの連携も容易で、必要に応じて機能の拡張が可能です。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：10ドル～（1ユーザー）
・無料プランもあり

TeamHack（チームハック）

「TeamHack」は、チーム内のコミュニケーションに特化した、タスク管理ツールです。タスク管理とチャット機能を組み合わせることで、チームメンバー全員が、スムーズに情報共有やコミュニケーションを取れます。

機能

・タスクごとのチャット：フィードバックや指示出しをスムーズに実施
・タイムトラッキング：作業時間を自動計測
・期限切れタスク通知：締切管理を効率化
・プロジェクト管理：案件やチームごとの進捗を一元管理

特長・メリット

TeamHackの特長は、タスク管理とコミュニケーションを一元化できることです。シンプルな操作性と充実した機能により、チーム全体の業務効率アップが期待できます。自動で作業時間を計測できるため、工数管理も容易です。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：1,200円～（1ユーザー）
・無料のお試しプランあり（機能は限定的）

Asana（アサナ）

「Asana」は、世界190ヶ国、93,000社以上の導入実績を誇るタスク管理ツールです。シンプルな操作性と豊富な機能により、チーム全体のタスク管理を効率化します。

機能

・ボード機能：タスクの進捗状況を視覚的に管理
・カレンダー機能：期限をカレンダー形式で一覧表示
・チュートリアル機能：効率的な使い方をガイド

特長・メリット

Asanaの特長は、直感的な操作性です。パソコンやスマホに不慣れなメンバーでも、簡単に使いこなせるでしょう。また、カレンダーやボード表示など、多様な視点でタスクを確認できることで、プロジェクト全体の進捗管理が容易になります。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：1,200円～（1ユーザー）
・個人や少人数向けの無料プランあり

Wrike（ライク）

「Wrike」は、世界2万社以上の組織に導入されている、プロジェクト管理プラットフォームです。全部門にわたる業務の効率化と、シームレスなコラボレーションを実現します。

機能

・インタラクティブなガントチャート：プロジェクトのスケジュールを視覚的に管理
・カスタムフィールドの上限なし：チームのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズ
・連携とオープンAPI：既存のツールとシームレスに連携可能

特長・メリット

Wrikeの特長は、すべての作業を1つのプラットフォームに一元化できる点です。直感的なインターフェースと豊富なカスタマイズ機能により、各チームのニーズに合わせた作業環境を構築できます。

料金

・初期費用：無料
・月額費用：10ドル～（1ユーザー）
・機能が限定された無料プランあり

Jooto（ジョートー）

「Jooto」は、PR TIMES社が運営するタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的な操作と親しみやすいシンプルなデザインが特徴で、40万人以上のユーザーに利用されています。

機能

・カンバン方式：ドラッグ＆ドロップで進捗管理が可能
・ガントチャート：プロジェクトのスケジュール管理
・API連携：自社システムや他サービスとの連携が可能

特長・メリット 

「Jooto」の特長は、シンプルで使いやすいインターフェースです。スマートフォンアプリにも対応しており、いつでもどこでもタスクの確認や更新が可能です。また、ラベル機能を活用することで、タスクの優先度や分類を視覚的に管理できます。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：417円～（1ユーザー）
・31日間の無料トライアルあり

Notion（ノーション）

「Notion」は、アメリカに本社を置くNotion社が運営する、ドキュメント作成・タスク管理・知識共有を1つのプラットフォームで実現するツールです。AI機能を搭載し、効率的な情報管理とチームコラボレーションを支援します。

機能

・ドキュメント管理：多様なブロックを活用した文書作成
・プロジェクト管理：カレンダー・ボード・リスト等の多様なビュー
・AI支援：文書作成・翻訳・情報検索をサポート
・Wiki機能：組織の知識ベース構築と情報共有 

特長・メリット 

Notionの特長は、情報の一元管理と柔軟なカスタマイズ性を備えた点です。ドキュメント作成・タスク管理・Wiki作成など、複数のワークフローを1つのツールに統合できます。また直感的な操作性により、チーム全体でスムーズな情報共有とコラボレーションが可能です。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：1,650円～（1ユーザー）
・個人向けのフリープランあり

Todoist（トゥードゥイスト）

「Todoist」は、世界中で利用されている「タスク管理＆ToDoリスト」のアプリです。37万件以上の高評価レビューを獲得し、個人からチームまで幅広い層に利用されています。

機能

・タスク管理：優先順位づけで効率化
・スマートスケジューリング：カレンダーと連携でき、タスク管理がしやすい
・プロジェクト管理：個人・チーム両方のタスクを一元管理

特長・メリット 

Todoistの特長は、シンプルな操作性と強力な機能性を両立している点です。自然な形でタスクを入力し、効率的に整理・管理できます。また、多様なプロジェクトテンプレートを提供し、プロジェクトの迅速な進行をサポートします。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：488円～（1ユーザー）
・個人向けの無料プランあり

Smartsheet（スマートシート）

「Smartsheet」は、さまざまな規模のプロジェクト管理に対応できる、ビジネスプラットフォームです。製品開発から大規模キャンペーンまで、企業の業務効率化とチームコラボレーションを支援します。

機能

・AI支援：データから必要データを迅速に抽出
・リアルタイム共同作業：同時作業や最新データの共有が可能
・ワークフロー自動化：繰り返しタスクの自動化による業務効率化

特長・メリット

Smartsheetの特長は、高度な自動化機能とAI技術を活用した生産性向上にあります。直感的な操作が可能であり、チーム全体の効率的な情報共有と意思決定をサポートするでしょう。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：1,200円～（1ユーザー）
・お試し機能あり（日数は要問合せ）

Torio（トリオ）

「torio」は、アスニカ株式会社が提供する、チームで共創するためのプロジェクト・タスク管理ツールです。シンプルな機能と使い慣れたツールとの連携により、ビジネスの効率化を実現します。

機能

・タスク管理：メンバー・部門別など、多様なタスク管理が可能
・カレンダー連携：Googleカレンダーと自動連携でスケジュール管理
・チャットツール連携：Slack、ChatWorkと連携可能
・ファイル共有：DropBoxやGoogleドライブと連携可能

特長・メリット

torioの特長は、シンプルな機能とインターフェースにより、職種や業種を問わず誰でも使いやすいことです。エンジニアが本当に必要な機能だけを厳選して開発しており、無駄のない使いやすさを実現しています。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：980円～（1ユーザー／3名以上）
・30日間の無料トライアル

Brabio（ブラビオ）

「brabio」は、ブラビオ株式会社が運営する、シンプルで使いやすいプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやスケジュール表を、「サクサク」作成できることが特徴です。

機能

・プロジェクト横断ビュー：複数プロジェクトをまたいだ状況確認が可能
・Excel／CSV入出力：データの柔軟な入出力に対応
・コメントのメール通知：素早くメッセージ送信できる
・進捗管理：達成率の入力と可視化

特長・メリット

brabioの特長は、直感的な操作性とスピーディーなガントチャート作成にあります。迅速に工程表を作成でき、多様なビューで、視覚的に進捗を把握できるでしょう。

料金

・初期費用：無料
・月額料金：330円～（1ユーザー／10ユーザーから利用可）
・少人数向けの無料プランあり

まとめ｜ツールを導入してタスク管理を効率化しよう

本記事では、12種類のタスク管理ツールを徹底比較し、メリットや選び方などを解説いたしました。

「納期に間に合わない」「タスクが抜け落ちる」といった悩みを解決し、チーム全体の生産性を向上させたいなら、ぜひ参考にしてみてください。

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