グループウェアとは？
グループウェア（Groupware）とは社内でのコミュニケーションや業務管理などの情報共有を円滑化し、業務を効率化させるためのソフトウェアです。
グループウェアには、メールやカレンダー、ビジネスチャット、タスク管理といった機能が備わっているので一般的です。サービスによっては、ワークフローや日報、勤怠管理、掲示板などの機能がついている場合もあります。
テレワークの導入や働き方改革の一環で、社内コミュニケーションや業務効率化のために導入する企業が増えいています。
「yaritori」は、1ユーザー1,980円から利用できるグループウェアです。複数のメールアドレスを一元管理し、社内向けにはチャット機能があるなど、社内外のコミュニケーションを効率化することができます。
サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますのでお気軽に資料請求をしてください。
グループウェアの種類について解説
グループウェアの種類は、大きく分けるとオンプレミスとクラウドのふたつがあります。
それぞれの特徴について解説します。
オンプレミス型のグループウェア
オンプレミスはサーバーやネットワークなどのインフラをすべて自社で準備して運用することを指します。オンプレミス型のグループウェアの場合は、自社で導入・運用しているサーバーにソフトウェアをインストールして使用します。
メリットとしては、社内のサーバーにデータが溜まるためセキュリティレベルは高く、情報漏洩などのリスクが低い点にあります。また目的に応じて機能のカスタマイズも可能です。
デメリットとしては、サーバーの導入含め高額な初期費用が必要な点と、導入までに時間がかかる点があります。また、オンプレミスの場合は運用に専門的な理解のある人材が必要であり、トラブル時の対応も必要なため運用部分にもデメリットもあります。
クラウド型のグループウェア
クラウド型は、他社が提供するクラウドサーバーの上でネットワークやインフラを整備します。クラウド型グループウェアの場合は、インターネット環境があればインストールする必要もなくグループウェアを導入することができます。
メリットとしては、オンプレミスのように自社で環境構築する必要もないため、導入までのスピードが比較的早く、かつ初期費用を抑えた上で利用できる点にあります。また、インターネット環境があれば利用できるため、出張先や在宅でも利用できます。
デメリットとしては、オンプレミスのように機能のカスタマイズが難しい点があげられます。またセキュリティの点でもレベルが高いサービスもありますが、オンプレミスと比べるとややリスクが残ることもデメリットといえます。
クラウドメールについて詳しく知りたい方は「クラウドメールとは？仕組みや法人が導入するメリット・デメリットを紹介」
グループウェアの基本的な機能
グループウェアには、社内コミュニケーションの円滑化や業務を効率化させる機能が搭載されています。サービスによって様々な機能を搭載してますが、ここではグループウェアに搭載されている標準的な機能を紹介します。
メール
メール送信・受信や予定確認など、メールの機能や共同管理をグループウェア上で行えます。一般的なメール機能はもちろんのこと、カレンダーとの連携、テンプレート送信機能、自動送信など業務効率化のための機能がある点が特徴です。
ファイル共有・管理機能
ファイルの管理や共有を行う機能です。部署やチーム、また全社で共有したい書類や文章などのファイルだけでなく、画像や動画などもグループウェア内のファイル管理機能内に格納することで共有することでメンバーがいつでも閲覧できます。
また、フォルダやファイルごとに閲覧権限、アクセス制限もできるため情報漏洩を防ぐこともできます。
ワークフロー（稟議）
予算や経費の申請の作成や承認、決済などを行う機能です。申請書を作成し決裁者に送信を行い、決裁者が承認する。この一通りの手続きをシステム上で迅速に処理することができます。テレワークの促進やペーパーレス化など様々な恩恵があります。
スケジュール管理機能
全社員のスケジュールを管理及び共有する機能です。部署やチームの状況など社員全員のスケジュールを閲覧することができるため、会議の日程調整がスムーズになります。またグループウェアによってはスマートフォンでも使用できる場合があるため、外出中でもスケジュールが確認できます。
ビジネスチャット
SNSのような気軽さで社員とチャットが行える機能です。プロジェクトの細かい進捗の確認や相談事などをスムーズに行うことができます。またグループでのチャットも可能なため、会社のプロジェクト単位でグループを立ち上げコミュニケーションを行うこともできます。
ビジネスチャットについて詳しく知りたい方は「ビジネスチャットにはデメリットもある？注意点と便利に使うコツとは！」
設備予約（会議室・社用車・備品貸出予約管理）
グループウェア上で社内の会議室や社用車などの備品などの予約管理ができる機能です。
カレンダー機能と連携してMTGで使用する会議室の予約や予約状況の確認、変更やキャンセルなども行えます。備品などの使用状況も可視化できるのでコスト削減の参考にもなります。
掲示板・回覧板
人事や総務、全社の各種通達などをグループウェアで共有する機能です。
通知した情報はグループウェア内で残るため、社員は自分の都合のいいタイミングで確認できる点が利点です。また回覧板などは、閲覧権限を設定することも可能なので一部の社員だけ共有するなどの対応も可能です。
ビデオ会議
オンラインで会議をすることのできる機能です。テレワークによる在宅での仕事が増え、会議室を必要としてない、オンライン上での会議のニーズが増えてきてます。ビデオ会議では一般的な複数人での会議だけでなく会議をスムーズにする画面共有機能や、ホワイトボード機能、チャット機能など様々な機能があります。
グループウェア導入するメリット
グループウェアを導入することによる企業のメリットは様々です。ここではグループウェア導入によるメリットをご紹介します。
情報共有・業務連絡の効率化
プロジェクトの進捗状況や必要な情報や知識などをリアルタイムでグループメンバーに共有することができます。これまで個別にメールや電話などで共有していた情報をまとめて共有して好きなタイミングで確認することが可能です。
自社のナレッジやデータが蓄積されることによって業務効率化もそうですが組織全体としての売上や作業スピードの向上に寄与します。
社内コミュニケーションの活性化
チャット機能やビデオ会議、提示板などメンバー間のコミュニケーションを活性化させることができます。電話やメールの場合、やり取りが1対1になってしまいますが、チャットのグループ機能を使えばもっと気軽に、多くの人数とコミュニケーションが可能です。
メンバー間のコミュニケーション活性化は社員のモチベーションと業務の生産性の向上にもつながるでしょう。
事務作業の効率化
ワークフロー機能や掲示板やファイル機能によって事務作業は劇的に改善できます。例えば、これまで紙で申請などを行っていた場合、作成し、紙を印刷し、印鑑をもらいに回る必要があります。また押印が完了していない場合、どこで作業が止まっているのかわからないケースもあります。
これらの問題もワークフローの導入によってすべてオンラインで完結するためかなりの業務効率化が期待できます。
グループウェア導のデメリット
先程はグループウェアを導入することによる企業のメリットを紹介しましたが、もちろんデメリットも存在します。ここではグループウェア導入におけるデメリットについても解説いたします。
コストがかかる（初期費用・ランニングコスト）
グループウェアを導入するにあたり、コストが必要になります。無料のグループウェアもありますがやりたいことや実現したいことによっては追加で費用が必要になったり、グループウェアの浸透にも一定社内リソースが必要になります。
有料のグループウェアの場合、初期費用や月額費用が一定発生するためある程度の予算は必要になります。またオンプレミスの場合はシステムの構築の必要もあるためかなりのコストが必要となります。
社内教育が必要
グループウェアには様々な機能があります。スケジュール機能やワークフロー機能、チャット、タスク管理など社員が使いこなし、機能を十分に活用するにはある程度の時間と労力が必要になります。そして教育して活用してもらわないとグループウェアを導入した意味がなくなります。
そのため、まずはスケジュール機能やワークフロー機能など具体的に業務効率化できるイメージがつきやすい機能から浸透させることがおすすめです。
目的を明確化しないと自社に適した選定が難しい
グループウェアの導入の前に、グループウェアを導入したい目的がなにか、なにを実現したいのかを考える必要があります。グループウェアは様々な機能がありますが、サービスによってどの機能に特化しているかなど特徴があります。そのため、目的に応じて自社にあったサービスを選定しないとそもそも形骸化する可能性があります。
例えば、課題としてメール対応の煩雑だったり、問合せの運用に課題がある場合は「yaritori」のようなメール問い合わせ管理機能に特化したグループウェアを導入するといった風に課題に応じて判断すると良いでしょう。
グループウェア導入する前に確認すべき7つのSTEP
現段階で沢山のグループウェアサービスがあります。それぞれに特徴があり、必要なコストも様々です。高額のコストや時間をかけて導入を実現しても自社の業務フローとサービスがフィットしなければ意味がありません。
ここでは、グループウェア導入で失敗しないために事前に確認すべき内容について解説します。
１.導入の目的を明確化をする
導入の目的に応じてグループウェアと機能を選択する必要があります。
現状の自社の課題が何かをまずは可視化して、その上で「煩雑化された業務オペレーションを効率化したい」や「お問い合わせ対応の工数を削減したい」「社員間のコミュニケーションの活性化」「ナレッジを常に共有できる状態を目指したい」など導入の目的を明確にしましょう。導入の目的は複数でも問題ございませんが、優先順位をつけるようにはしましょう。
２.自社の業務や環境、組織体制と合っているか確認する
自社の環境や業務内容、組織体制にあっているかも確認しましょう。例えば従業員が50人の会社であらゆる機能が実装されたグループウェアが本当に必要なのかどうかは別の話です。従業員50人程度であれば、チャット機能や、ファイル共有とワークフロー機能だけで良いなどのケースがあります。また例えば、ワークフローと会計システムを連携させたい場合、既存のシステムとの連携が可能なのかといった観点も確認する必要があります。
３.従業員が扱いやすいデザイン・操作感を確認する
従業員が扱いやすいデザイン・操作感を確認することも重要です。例えば自社の社員の平均年齢が40歳前後の場合、ツールの扱いにあまりなれていない可能性があります。その場合は比較的ITリテラシーがない社員でも扱いやすいUIなのか、機能がシンプルかなどが重要になります。
そのため、検討タイミングで何人かの社員に実際にデモ機に触ってもらい感想をもらうようにしましょう。
４.コストを確認する
グループウェアの導入にはコストが発生します。コストには初期導入時と運用時のランニングコストがあります。クラウドの場合、初期導入コストを比較的抑えることができますが、その分月額費用や機能に応じたオプションの費用が必要になります。
初期費用の安さや月額の価格だけに問わられず、数年単位でのトータルでのコストで計算し比較・検討しましょう。
５.無料トライアルの有無を確認する
無料トライアルの有無を確認することが重要です。デモで実際の画面のイメージなどはわかりますが、実際に数名の社員で期間を設けて試してみないと本当にこのグループウェアでいいのか判断ができません。
ほとんどのグループウェアは無料トライアルがありますが、期間が1週間だったり一ヶ月だったり様々なので必ず確認するようにしましょう。
６.サポートは充実しているか確認する
グループウェアのサービス会社のサポートは充実しているかどうかを確認することも重要です。グループウェアの機能は多岐にわたり導入後、必ず細かい仕様だったり、使い方で不明点が出てくるでしょう。また導入を進めていくなかで疑問点なども出てくると思います。その際に気軽に相談でき、グループウェアの導入がスムーズにいけそうかというイメージできるかが重要になります。
７.セキュリティ対策はどの程度なのか確認する
グループウェアの選定において、セキュリティの観点は重要になります。グループウェアは多くの会社の機密情報を扱うでしょう。そのため、もし万が一情報漏洩などあった際は、翁問題へ発展します。
アクセス制限、暗号化などの基本的なセキュリティ機能があるかどうか必ず確認するようにしましょう。
代表的なグループウェア
yaritori
「yaritori」はOnebox株式会社が提供している問い合わせ管理機能に特化したグループウェアです。顧客からのメールの問い合わせの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとコミュニケーションをしながら効率的に対応することが可能です。
テンプレート機能や自動返信、送信予約などの業務効率化機能もたくさんあり、業務時間が劇的に改善したなどの事例も豊富です。顧客との問合せ・やりとりをグループウェアの導入で解決したい企業におすすめです。
| 価格 | ライトプラン1,980円/人（2023年03/19参考価格） |
| 無料トライアル有無 | 14日間無料お試しあり（2023年03/19参考） |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | – |
| タスク管理 | – |
| ファイル共有 | – |
| 掲示板機能 | – |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | – |
| ワークフロー機能 | – |
運用のイメージや導入事例などサービス詳細がわかるサービス紹介資料は以下よりダウンロードしてください。
GoogleWorkspace
「Google Workspace」はGoogleが提供しているグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、GoogleMeetなど社内外のコミュニケーションを円滑化させる機能や、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドといった業務効率化や情報共有をスムーズにする機能など豊富です。
セキュリティのレベルも高く、大企業含めた多くの企業が導入しています。メインのサービスとして利用している企業も多いため、会社運営の基盤のシステムとして活用したい方におすすめです。
| 価格 | Business Starter月額680円/人~（2023年03/１９参考価格） |
| 無料トライアル有無 | 14日間無料お試しあり（2023年03/19参考） |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | ○ |
| ワークフロー機能 | – |
Microsoft365
「Microsoft 365」はマイクロソフトが提供しているグループウェアです。Officeの主要なExcelやWord、PowerPointなどの機能の活用はもちろん、Microsoft Teamsというチャット・オンライン会議・通話などコミュニケーションに特化した機能など様々なケースで活用できるグループウェアです。
「Google Workspace」と同様に基盤となるシステムとして活用されているケースが多く、特に、Office製品の使用頻度が高い企業や高いセキュリティ水準を求めている企業などにおすすめです。
| 価格 | Business Basic月額650円/人~（2023年03/19参考価格） |
| 無料トライアル有無 | 1ヶ月間無料お試しあり（2023年03/19参考） |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | ○ |
| ワークフロー機能 | – |
サイボウズGaroon
「サイボウズGaroon」はサイボウズが提供している大企業向けのグループウェアです。10名からの利用から、数万人規模の利用もできるため大企業でも導入ができる点が大きな特徴です。グループウェアとしての必要な機能は一通りあり機能面でも評価の高い製品ですが、一番の特徴は、高い満足度を誇るカスタマーサポートです。またkintoneやMicrosoft 365など他社製品との連携も豊富です。サポートが充実している製品が良いなどの要望のある企業におすすめです。
| 価格 | クラウド版300人までの利用で月額845円 /人（2023年03/19参考価格） |
| 無料トライアル有無 | 30日間無料お試しあり（2023年03/19参考） |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | – |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | – |
| ワークフロー機能 | ○ |
desknet’s NEO
「desknet’s NEO」は中小企業から大企業・官公庁までどんな企業でも導入しやすいグループウェアです。老舗のグループウェアであり、20年以上の開発提供がある、信頼と実績のあるサービスです。主に業務改善を強みにしており、25の機能でどんな業種でもカバーし、予定管理、コミュニケーション、プロジェクト管理、申請・勤怠機能などあらゆる業務で活用できます。また豊富な機能に関わらず月額400円/人で導入できる点も魅力です。いろんな機能を活用したいけどなるべく費用をかけたくないという企業におすすめのサービスとなってます。
| 価格 | クラウド版400円/人（2023年03/19参考価格） |
| 無料トライアル有無 | 30日間無料お試しあり（2023年03/19参考） |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | ○ |
| ワークフロー機能 | ○ |
無料で導入できるグループウェア
LINE WORKS
「LINE WORKS」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットに特化したグループウェアになります。LINEの法人版のサービスであり、LINEと同じUIなため扱いやすい製品となってます。機能も豊富でスケジュール共有機能や、掲示板、タスク管理、アンケート機能などグループウェアに必要な機能は一通り揃ってます。
また、100名まで無料のフリープランがあるため、参入障壁の低さも含め、気軽に導入できる点が魅力です。
そのため、まずは気軽にグループウェアを導入したい企業におすすめです。
| 価格 | 無料で利用可能※ユーザー100名まで（2023年03/19参考） |
| 無料トライアル有無 | – |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | ○ |
| ワークフロー機能 | – |
GroupSession
「GroupSession」は日本トータルシステム株式会社が提供する無料のグループウェアです。特徴として無料にも関わらずユーザー数無制限で利用できる点にあります。スケジュール、施設予約、掲示板、在庫管理、稟議など基本的な機能は備わっており、日本企業の文化に合わせた細かな設定・使いやすさとなっています。
自治体や大学などの公的機関での導入事例もあるため、無料で使用できるツールでかつ信頼性の高いサービスを検討している企業におすすめです。
| 価格 | 無料（2023年03/19参考） |
| 無料トライアル有無 | – |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | – |
| ワークフロー機能 | ○ |
GRIDY
「GRIDY」はナレッジスイート株式会社が提供している無料のグループウェアです。特徴として、23種類の豊富な機能があるため、社内業務の効率化、情報の共有、スケジュール管理などあらゆる利用目的に対して無料で対応することができます。また、たった5分の登録でツールの活用が可能なため、すぐにグループウェアを使ってみたいと感じている企業におすすめです。なお、無料にも関わらずアクセス制限など高度なセキュリティのため不安なく活用が可能です。
| 価格 | 無料（2023年03/19参考） |
| 無料トライアル有無 | – |
| メール機能 | ○ |
| スケジュール管理 | ○ |
| タスク管理 | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 掲示板機能 | ○ |
| チャット機能 | ○ |
| 電話・ビデオ会議機能 | – |
| ワークフロー機能 | ○ |
もしグループウェアの各社の一覧と値段や機能、無料トライアル有無などの特徴が知りたい方はこちらの「【最新版｜無料あり】グループウェア比較14選｜メリットや選び方を解説」をお読みください
グループウェアの業務改善した事例を紹介
実際にグループウェアを導入したことによって業務改善した事例についていくつかご紹介させていただきます。
森ビル株式会社（Google Workspace導入）
森ビル株式会社様では、これまで老舗の業務システムを活用されていたのですが昨今のインターネットを中心とした各種テクノロジーの向上を踏まえ、より事業との親和性高いツールを検討するなかで地図機能の充実が決め手となりGoogle Workspaceの導入を決定。
導入前に仕様段階で社員に触っていただい、アンケートしたところその結果も良かったとのことです。導入後は、社内外のコミュニケーションから業務の効率化まで “働きかた” が激変したとのことです。
株式会社池田模範堂（サイボウズ Garoon導入）
株式会社池田模範堂様では、社内コミュニケーションの活性化のためにサイボウズ Garoonを活用しています。具体的には、ポータル運用を頻繁に活用しており、業務用ポータルや社内広報ポータルなど23個のポータルを運用しています。ポータルに様々な情報やお役立ち情報を掲載し、それを社員が積極的に運用しているため社内でのエンゲージメントにも効果がでています。
株式会社バンダイナムコホールディングス（Microsoft365導入）
株式会社バンダイナムコホールディングス様では、海外グループ会社がそれぞれ独自のメール基盤や情報共有システムを採用しており、全社で共通のコミュニケーション基盤がないという課題がありました。会社としてクラウドを活用した共通のコミュニケーション基盤を固めたいという方向性からMicrosoft Office 365の導入を決定しました。
導入の結果、30% 以上のコスト削減を見込むことのできる大きな成果を生むことができました。
グループウェアなら「yaritori」
yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できるグループウェアです。顧客からの問い合わせの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとコミュニケーションをしながら効率的に対応することが可能です。
テンプレート機能や自動返信、送信予約などの機能もあるのでこれまでの業務を劇的に改善・効率化することが可能です。また、セキュリティ対策も万全を期しているため安心して導入いただけます。
社内SNSとしての活用だけでなく顧客からの問合せやメールのやりとりの煩雑さに課題を感じている場合、是非ともお問い合わせください。
まとめ｜自社の課題や目的、環境にあったグループウェアを導入して生産性をあげよう
グループウェアは、社内の情報共有や業務の効率化に大きな役割を果たします。特に、コロナの影響から在宅勤務が増加する中で、場所や時間を超えたコミュニケーションの基盤を作ることが必要となり、グループウェアの重要性が高まっています。
掲示板やワークフローなどコミュニケーション以外でも様々な機能があるので、今回の記事の導入までの選定ステップを踏まえ、是非とも自社にあったグループウェアを導入しましょう。
問い合わせ対応を
効率化し、
対応漏れをゼロ０に。
yaritoriは「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。
複数メールを一元管理し、対応状況を可視化することで、
効率的な顧客対応を実現します。
