【2021年最新版】リモートワークにオススメのツール7選をカテゴリー別に厳選紹介

働き方改革・新型コロナウイルスの影響により、リモートワークを導入する企業も増えてきました。

内閣府が2020年6月に公表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」では、全国で34.6%の人がリモートワークを経験しているという結果がでています。オフィスに出社せずに自宅やシェアオフィスで勤務するリモートワークを経験している方も多いのではないでしょうか?

リモートワークにより「オフィスまでの移動時間がなくなる」などのメリットを感じる一方で、「社内コミュニケーションの不足」や「セルフマネジメントの難しさ」などさまざまな課題もあげられています。

本記事では、こうしたリモートワークの課題を解決し、より働きやすくするためのオススメITツールをカテゴリーごとに厳選してご紹介します。「webメール」「ビジネスチャット」「情報共有ツール」などのなかから自社に最適なツールをご検討ください。

「yaritori」は、メールごとに社内メンバー向けのチャットができるなど、テレワーク中の課題である「コミュニケーションの不足」や「情報共有のしにくさ」を解決できるクラウド型のメールサービスです。

サービス概要・導入事例などを記載したサービス紹介資料(無料)は下記よりダウンロードください。

リモートワークとは?

リモートワークは、従業員がオフィスに出社することなく、会社以外の遠隔の場所で業務を行うことを意味します。「遠隔」を意味するリモートという言葉からわかるように、遠隔で仕事を行うことをリモートワークと呼びます。

似ている言葉として、「テレワーク」がありますが、こちらはほとんど同義と考えて問題ないでしょう。テレワークは、「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と厚生労働省により定義されています。ICTを使ってオフィス以外の場所で仕事をすることを指します。

リモートワークの課題

リモートワークには、オフィスまでの移動時間がなくなることによる「時間のゆとり」や「疲労感の軽減」などさまざまなメリットがあります。一方で、社員がそれぞれ自宅やシェアオフィスで業務をするため、「社内コミュニケーションの不足」や「セルフマネジメント」の難しさなどさまざまな課題・不満もよく耳にします。詳しくみてみましょう。

リモートワークができる環境が整備されていない

まず、リモートワークをするためには、自宅やシェアオフィスで業務をするために必要な環境を整えなくてはいけません。

業務に必要な機器(PC・スマホ)の支給や、働く場所のインターネット環境の整備、リモートでも業務を継続するためにITツールの導入も不可欠です。自宅で働くためには、机や椅子などの用意も必要です。

社内コミュニケーションが希薄になる

リモートワークでは、物理的に近い距離に社員がいないので、気軽なコミュニケーションや雑談がしにくくなります。

カオナビHRテクノロジー総研の調査レポートでは、「リモートワークにおける不満」の第1位として、「社内の人とのちょっとした相談・雑談がしづらい」が挙げられています。会議などのフォーマルなコミュニケーション以上に「ちょっとした雑談・相談」といったカジュアルなコミュニケーションのしづらさを感じていることが伺えます。

出典:カオナビHRテクノロジー総研調査レポート「リモートワーカーは何を感じている?~リモートワーク実態調査レポート2~

プロジェクトや業務の進捗を把握しづらくなる

社内コミュニケーションが不足すると、チームメンバー間での情報共有を十分に行うことができず、各人の業務進捗やタスクの把握がしづらくなります。

特に複数人体制で常に状況を把握しながら行う、問い合わせ対応やECサイト運用においては、チームの動きを追うことができないことは無視できない課題でしょう。

従業員管理が難しい

先ほどの調査レポートにもあるように、「仕事とプレイベートの境が曖昧になる」「運動不足やストレスにより、自身の体調管理が難しい」といったような「セルフマネジメントの難しさ」もリモートワークの課題として上位で挙げられます

リモートワークで、今までの業務環境や方法と変わったことで、こうした従業員の体調管理や勤怠管理の難しさも課題としてあげられるでしょう。

リモートワークにおすすめのツール

リモートワークであげられる課題は以下の通りでした。

  • リモートワークができる環境が整備されていない
  • コミュニケーションが希薄になる
  • プロジェクトや業務の進捗を把握しずらい
  • 従業員管理が難しい

これらの課題は、ITツールを導入することで解決し、より働きやすくすることが可能です。
ここからは、リモードワークでよく活用されているツールの種類をまとめましたので、どのツールが自社の業務に必要そうか確認してみてください。

1. Webメールサービス

Webメールは、Webブラウザから、メールのチェックや送受信ができるサービスです。
メールは99.1%に使われている、ビジネスで最も使われているコミュニケーション手段です。(日本ビジネスメール協会 「ビジネスメール実態調査 2020」)

社内外全ての連絡をメールで行なっているという方も多いのではないでしょうか?
メールソフトがPCにインストールされていないと利用できない環境の方(Thunderなど)は、まずはメールサービスから見直すことをオススメします。


▼Webメールについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Webメールサービスのオススメ3選!選び方や特徴も解説


2. ビジネスチャット

ビジネスチャットは、 LINEやSNSのような私用で使っているチャットコミュニケーションにセキュリティや検索機能などを加えて、ビジネスでも使いやすくしたツールです。

メールや電話よりも、気軽で迅速なコミュニケーションを実現することができるので、リモートで不足している社内コミュニケーションの活性化などを目的に使われることが多いです。

3. 情報共有ツール

情報共有ツールは、連絡やドキュメントなど、ビジネスシーンにおけるさまざまなコミュニケーションを一箇所で共有し、円滑に進めるためのツールです。

日常生活での情報共有やメッセージのやり取りは「LINE」や「Facebook」を利用されている方が多いかもしれませんが、情報の整理・検索がしやすくなるので情報共有がしやすくなります。

4. プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト単位ごとに、タスクやスケジュールを管理しながら、すべてのコミュニケーションを一括で管理することができるツールです。

進捗状況がひと目でわかり、メンバーの情報共有がしやすいなどの利点があり、大人数がかかわるプロジェクト単位の仕事や、web開発などで広く活用されています。

5. タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務の進行度合いをわかりやすく管理するために、誰がどんなタスクを持っているのかをわかりやすくするためのツールです。

業務の進捗や量を可視化し、タスクの遅延や漏れを防げます。 

6. Web会議システム

Web会議システムは、複数の遠隔拠点をインターネットでつなぎ、映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールです。

対面で実施していた会議や打ち合わせをweb上で効率よく実施するために必要な機能が備わっています。

7. 勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録やシフト管理など勤怠管理業務を支援するためのシステムです。


いかがだったでしょうか?
自社の業務やリモートワークでの課題を解決するにはどのツールがご判断いただけたかと思います。それでは、具体的にリモートで活用できるオススメのツールをカテゴリー別にみていきましょう。

厳選!リモートワークにおすすめのツールをカテゴリー別にご紹介 

ここからは、以上でご紹介したリモートワークツールのおすすめをご紹介していきます。

Webメール –  yaritori|Onebox株式会社

yariori」は、シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。

メールの対応状況を表示する機能や、メールごとに社内メンバー向けのチャットができるなど通常のメールサービスにはない便利な機能がついています。

「スピーディーなコミュニケーションがしずらい」や「情報共有がしにくい」といったリモートワークの課題を、メールコミュニケーションを中心に解決することができます。

▼このような企業におすすめ!

  • お客さまとの連絡などメールを使ったコミュニケーションが多い
  • 共有メールアカウントを複数人で管理している
  • 営業担当者のメールを別のメンバー(アシスタントなど)が代理で送るケースがある

では、yaritoriを使うことのメリットを具体的にみていきましょう。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。

社内メンバー向けに、メールを転送して情報共有をするなどの必要がなくなり、コミュニケーションがスムーズになります。
誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


ビジネスチャット –  Chatwork|Chatwork株式会社

出典:Chatwork公式サイト

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、300,000社以上の企業が導入しています。

チャット機能に加えて、ファイルの共有などビジネスでの利用をスムーズにするための機能が充実しており、タスク管理などをすることも可能です。音声通話やビデオ通話にも対応しているため、リモートワークにおいてとても役に立つサービスです。

【料金】
フリー・ビジネス・エンタープライズプランがあり、それぞれ無料、500円、800円からご利用いただけます(※年間契約の場合の月額料金)

情報共有ツール – Qast|Any株式会社

出典:Qast公式サイト

Qastは、Q&A形式とwiki(メモ)形式で、社内のナレッジを一箇所に蓄積できる情報共有ツールです。属人化していた情報を集約し、いつでも検索可能な状態になります。

質問投稿・回答、ナレッジの共有への貢献をスコアで可視化、柔軟な権限設定などができます。リモートワークにおける情報共有を改善し、業務を効率化させることができるサービスです。

【料金】
フリー・スタンダード・エンタープライズプランがあり、それぞれ無料、600、900でご利用いただけます。(※年間契約の場合の月額料金)

プロジェクト管理ツール – Backlog|nulab株式会社

出典:Backlog公式サイト

Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているタスク・​プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理に必要な、課題管理やカンバンボード、ガントチャートなどの機能がついており、リモートワークにおいてもチーム間での進捗状況がわかるようになっている。

【料金】
スターター・スタンダード・プレミアム・プラチナプランがあり、それぞれ2,400円、11,800円、19,800円、50,000円からご利用いただけます。(※月額料金)

タスク管理ツール – Trello|Atlassian Corporation Plc

出典:Trello公式サイト

Trelloは、世界中で数 100 万人ものユーザーに広く支持されている、視覚的にタスクを整理できるタスク管理ツールです。

タスクをカードに見立てて、カンバン方式で管理することができます。

リモートワークのようにチームが離れて作業をしていても、案件・プロジェクトごとにタスクを管理することができるので、進捗状況を可視化し、業務を円滑に進めることが可能になります。

【料金】要確認

Web会議システム – Zoom|Zoom Video Communication, Inc.

出典:Zoom公式サイト

Zoomは、複数人での同時参加が可能なWeb会議システムです。

ビデオ会議に加え、チャット機能やレコーディング機能もついています。会議URLにパスワードを設定することができるため、セキュリティー面でも安心です。相手の表情をみながらのお打ち合わせなど、リモートワークにおいては欠かせないサービスになっています。

【料金】
スタンダード・プロ・ビジネス・ZOOM United ビジネスプランがあり、それぞれそれぞれ無料、20,100円、26,900円、47,040円からご利用いただけます。(※年額料金)

勤怠管理システム- ジョブカン|株式会社Donuts

出典:ジョブカン公式サイト

ジョブカンは、勤怠管理とシフト作成が同時に行える勤怠管理システムです。

複数拠点の勤怠データをリアルタイムに確認・集計・抽出でき、給与支払いまでの業務を簡素化、迅速化します。勤務シフトの作成・変更を社外から実施可能であったり柔軟に勤務時間を設定できるなどサービス自体が、テレワークに対応しているため、導入もスムーズで、とても役に立つサービスです。

【料金】
利用機能数に応じて4つのプランが用意されており、200円〜500円でご利用いただけます。(※月額料金)

まとめ|リモートワークの課題はツールで解決を

いかがだったでしょうか?

この記事では、リモートワークの課題を解決し、より働きやすくするためのオススメITツールをカテゴリーごとにご紹介しました。

業務効率化や生産性向上のため、リモートワークに限らず、社内の様々な業務をクラウド化することが主流になってきています。皆さまがツールを検討するさいの一助になれたら幸いです。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介