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Gmailを共有するオススメの方法!複数人でのメール共有をかんたんに実現

Gmailを共有する方法でお悩みですか?代表アドレスの管理やお問い合わせ対応など、メールを複数人で共有したい理由はさまざまだと思います。

かんたんに思いつくのは、アカウントを共有(ID・PWを共有)する方法ですが、このやり方はさまざまなセキュリティリスクがあるのでオススメしません

この記事では、Gmailでメールを共有するオススメの方法として、①Googleグループの共同トレイ機能を活用する方法 ②メールの委任設定をする方法 ③専用のツールメール共有システムを使用する方法 を紹介します。それぞれメリット・デメリットがあるので最適な方法をお試しください!

メールを複数人で共有する具体的な方法がわかるのでぜひご覧ください。

「yaritori」は、複数人でのメール共有をかんたんに実現できるサービスです。サービスの特徴・主な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

Gmailでメールを共有するメリット

まずはGmailでメールを共有することによるメリットからみていきましょう!

メールは個人個人が管理し、他のメンバーと情報共有をしたい場合は、CCやBCCにメーリングリストを追加するというやり方が一般的ではないでしょうか?そうしたなか、メールアドレスを共有することにはさまざまなメリットがあります。

メールの対応漏れ(遅れ)・重複対応を防止

まず、個人のメールアドレスでCCにメーリングリストを追加したメール対応の場合に発生しがちな、対応漏れ(遅れ)や二重対応を防ぐことができます。メールアドレスを共有することで、対応していないメールがチームのなかで明確になるので、効率の良いメール対応を実現することができます。

メール対応の属人化防止

また、複数人でメール対応ができるようになるので、担当者の不在時にもメール対応をすることができるようになります。未対応のメールに気づいた人からメール対応をしていくことができるので、メール対応の属人化を防ぐことができます。

業務引継ぎ時の負担軽減

一つのメールアドレスでメール対応をしていくので、他担当者が行った過去の対応も確認できるようになります。担当者が退職した際でも、かんたんに状況を把握し、代理応答や引継ぎをすることができます。

他にも、メール対応の迅速化や、お客さま満足度の向上、リモートワークがしやすくなるなどもあげられます!メールアドレスを共有することは、さまざまなメリットがあることをお分かりいただけたかと思います。

Gmailアカウント(ID・PW)の共有は絶対NG


Gmailを共有するさいに最もやりがちなのが、Gmailアカウント(ID・PW)を複数人で共有する方法です。しかし、この方法は、さまざまなセキュリティリスクがあるためオススメしません!その理由を確認しておきましょう。

①Gmailのセキュリティポリシーで認められていない

Google Workspace 管理者ヘルプ「複数ユーザーでのアカウントの共有」に記載されている通り、ユーザー間でアカウントを共有することは認められていません。

Gmailは1人のユーザーが使用することを前提に設計されています。そのため、複数のユーザーが別々のPCなどからアクセスすると以下の問題が発生することがあります。

・アカウントの制限に達する
・本人確認または質問が表示される
・アカウントが一時的にロックされる

メールアドレスそのものが使えなくなってしまうと、業務そのものが滞ってしまうので注意が必要です。

②情報漏洩のリスクが高まる

パスワードをたくさんのメンバーで共有する場合、パスワードをあまり変えずに運用するケースがほとんどではないでしょうか?

誰がいつどこからログインしているかなどのユーザー管理ができないため、退職者が不正にメールサービスにアクセスするといったリスクも考えられます。情報漏洩のリスクにもなるため注意が必要です。

Gmailでメール共有する3つのオススメ方法

では、Gmailでメール共有するにはどのような方法がよいでしょうか?

ここでは、「Googleグループの共同トレイを活用する」「メールの委任を設定する」「メール共有専用のツールメール共有システムを利用する」という3つの方法を紹介します!

それぞれにメリット・デメリットがあるので、最適な方法をご検討ください。

方法① Googleグループの共同トレイを活用する

Googleグループ「共同トレイ」機能を活用してメールアドレスを共有する方法を紹介します。

Googleグループは、1つのメールアドレスでメンバー全員にメールを送信できるメーリングリストを作成できたり、グループメンバー内で特定のトピックについてディスカッションができるなどの機能がついています。

共同トレイ機能を活用することで、グループアドレスで受信したメールを複数メンバーで共有することができるようになります。また、担当者の割り当てや、対応ステータス(対応不要・完了など)を管理できます。

(画面イメージ)

【設定方法】

  1. Googleグループ(https://groups.google.com/)にアクセス
  2. 左上のグループ作成をクリックし、グループの詳細情報を入力
    グループの情報・プライバシー設定などを入力します
  3. 設定したいグループを選択し、「グループ設定」をクリック
  4. 共同トレイ機能を有効にします


【使用方法】

  1. 担当者などを設定したいメールをクリック
  2. 担当者の設定は、「自分に割り当てる」「他のユーザーに割り当てる」から選ぶことができます
  3. ステータスの設定は「完了」「対応不要」から選ぶことができます


Googleグループの共同トレイは、無料で利用することができるので、すぐに共有アドレスでのメール対応を実現したい企業などにオススメです。但し、ステータスの管理が少ない点など複数人でメール対応するめに必要な機能は限定的になります。


▼詳しいGoogleグループの共同トレイの機能や設定方法については、「Googleグループ共同トレイが便利!メール共有問題を解決」もご参照ください。


方法② メールの委任設定をする

次に、「メールの委任設定をする」方法を紹介します。

これは、共有したいメールアドレスに他メンバーのアクセスを許可する形でメール共有を実現します。アクセス権を付与された相手はメールボックスを閲覧したり、メールの送信・削除などの操作をすることができるようになります。

なお、この方法はアプリで設定できないため、PCで設定してください。また、職場や学校の組織でGmailを使用している場合、メールの委任が制限されることがあるのでご留意ください。

【設定方法】

  1. 委任元のアカウントでGmailにログインします
  2. 右上設定アイコンから、「すべての設定を表示する」をクリック
  3. 「アカウントとインポート」のタブを選び、「アカウントへのアクセスを許可」の項目にある「別のアカウントを追加」をクリック
  4. アクセスを与えるユーザーのメールアドレスを入力した後、「メールを送信してアクセスを許可」をクリックし、承認のメールを送信しましょう
  5. アクセスを与えるユーザーに、確認メールが送信されます。承認用のリンクが送付されるので、確認すると承認が完了されます


メールにアクセス権を付与する方法は、無料で利用することができるので、すぐに共有アドレスでのメール対応を実現したい企業などにオススメです。但し、メールを複数人で管理するための機能はないので、メールの量が多い方には不便といえるでしょう。

方法③ 専用のメール共有ツール「メール共有システム」を活用する

メール共有をするための専用ツール「メール共有システム」を活用する方法を紹介します。

メール共有システムは、複数人でのメール対応を効率化するためのサービスです。メールの対応状況(未対応・対応中など)や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能も備わっています。

メールの転送で設定が完了するので、かんたんに利用を始められるのも特徴です。

【設定方法】

  1. メール共有システムから転送先のメールアドレスを発行
  2. Gmail 右上歯車の設定画面から「メール転送とPOP/IMAP」を選択
  3. 転送先アドレスに追加


メール共有システムは有料での利用が基本です。但し、メール対応を効率化するための便利な機能が備わっているので、一日20件以上のメール対応が発生しているなど、メール対応の量が多い方にはオススメです。


▼メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご参照ください。


メール共有システムは「yaritori」がオススメ

yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メール対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能、複数アドレスの一元管理などスムーズなメール対応を実現します。

導入設定は1分で完了し、サポート満足度は99%となっていることが特徴です。1ユーザー980円から利用でき、初期費用・最低契約期間もないのでお気軽にお試しいただきます。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。



それでは、実際のサービス画面をみながら、オススメの理由をみていきましょう。

理由①メールの対応状況を可視化

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。これにより、二重対応や対応漏れなどのクレームや失注に繋がる事故が発生しがちです。

yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

理由②社内コミュニケーションがスムーズに


社内メンバー向けの相談もメールごとのチャットでかんたんにすることもできます。メール転送や口頭で行なっていた社内メンバーへの相談や共有ができるので、メール対応を効率化することが可能です。

理由③豊富なテンプレート機能でメール対応を効率化

1日20件以上発生するような問い合わせメールの対応は、よくある質問に対する回答など定形文が多いのも特徴です。yaritoriではカテゴリーごとにテンプレートを分類して用意でき、お客さま名などを自動で入力できる予約語も使うこともできます。さらにテンプレートはワンクリックで挿入できるので、メール対応の効率化を大幅に実現することができます。

「yaritori」は、初期費用・最低契約期間もなく、1ユーザー980円(税抜き)〜利用できます。14間の無料トライアルが可能で、設定は1分で完了します。サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

まとめ | 大量のメール対応はメール共有システムがオススメ

Gmailを共有する方法について詳しく見ていきましたが、いかがだったでしょうか。

メールアドレスを共有することで、メール対応における属人化の排除や、業務効率化などさまざまなメリットがあります。メール共有を実現する方法は、①Googleグループの共同トレイ機能を活用する方法 ②メールの委任設定をする方法 ③専用のツールメール共有システムの3点がオススメです。

それぞれにメリット・デメリットはありますが、1日に20件以上のメール対応が発生している方には専用のメール共有システムを検討しましょう。


▼メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、「【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較!選定ポイントや事例も紹介」についてもご参照ください。


※本サイトに掲載されている情報は、Onebox株式会社(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

記事の執筆者:メール共有システム「yaritori」メディア編集部
営業・CSなど対外的なメール対応が多い方向けにメール対応を効率化するポイントなどの情報を発信します。複数人でのメール対応や、社内メンバーとのコミュニケーションのお悩み解決をします。

チームでのメール対応かんたんに。

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