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Gmailでメール共有するオススメの方法!複数人での共有をかんたんに実現

Gmailでのメール共有でお悩みですか?

代表アドレスの管理やお問い合わせ対応など、メールを複数人で共有したい理由はさまざまだと思います。
まず簡単に思いつくのは、ユーザー間でアカウントを共有(メールアドレス・PWを共有)する方法ですが、このやり方はさまざまなセキュリティリスクがあるのでオススメしません

では、どのような共有方法がよいか、この記事では、Gmailでメールを共有するオススメの方法を紹介するとともに、メール共有に適した「メール共有システム」をご紹介させていただきます。

「yaritori」は、複数人でのメール共有をかんたんに実現できるサービスです。サービスの特徴・主な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

Gmailアカウントの共有は絶対NG

まず、Gmailでメール共有するさいに最もやりがちな、Gmailアカウント(ID・PW)を複数人で共有する方法はなぜオススメしないのか、その理由からみていきましょう。

①Gmailのセキュリティポリシーで認められていない

Gmailは1人のユーザーが使用することを前提に設計されています。そのため、複数のユーザーが別々のPCなどからアクセスすると以下の問題が発生することがあります。

・アカウントの制限に達する
・本人確認または質問が表示される
・アカウントが一時的にロックされる

仮に、メールアドレスそのものが使えなくなってしまうと、業務そのものが滞ってしまうので注意が必要です。

②情報漏洩のリスクが高まる

また、パスワードをたくさんのメンバーで共有する場合、パスワードをあまり変えずに運用するケースがほとんどではないでしょうか?
パスワード管理ができないため、退職者が不正にメールサービスにアクセスするといったリスクも考えられます。

Gmailでメール共有するオススメの方法

では、Gmailでメール共有するにはどのような方法がよいでしょうか?
ここでは、「メールの委任を設定する」「共同トレイを使用してメールアドレスを共有する」という2つのやり方を具体的な設定画面とあわせて紹介します!

方法① メールの委任を設定する

まずは、「メールの委任を設定する」方法から確認します。
この方法では、いま使っているメールアドレスへ他メンバーのアクセスを許可する形でメール共有を実現します。

【設定方法】
①委任元のアカウントでGmailにログインします。このとき、Gmailアプリでは委任の設定ができないため、パソコンでログインしましょう。
②右上の設定アイコンから、「すべての設定を表示する」をクリック
③「アカウントとインポート」のタブを選び、「アカウントへのアクセスを許可」の項目にある「別のアカウントを追加」をクリック。

※職場や学校の組織でGmailを使用している場合、メールの委任が制限されることがあります。

④画面に従って、追加するユーザーのメールアドレスを入力した後、「メールを送信してアクセスを許可」をクリックし、承認のメールを送信しましょう。

⑤追加した相手に、確認を求めるメールが送信されます。委任先のアドレスには承認用のリンクが送付されるので、確認すると承認が完了されます。

※確認のメールは、1週間後に有効期限が切れます。

方法② 共同トレイを使用してメールアドレスを共有する

次に、「共同トレイを使用してメールアドレスを共有する」方法を紹介します。
この方法ではGoogleグループを作成し、共同トレイを活用することで、メール共有を実現します。
グループアドレスで受信したメールを、複数メンバーで共有し、自分やメンバーに会話を割り当て、会話に解決済みマークを付与したりといった管理ができます。

共同トレイを使用するには、Googleグループが必要です。使用する手順は以下のとおりです。

①Googleグループを作成する
②Googleグループの共同トレイ機能を有効にする
③権限を割り当てる

以下では①〜③の設定方法について解説します。

①グループを作成する。
共同トレイを利用するには、ユーザーそれぞれのGmailアカウントと管理者が作成するGoogleグループが必要になります。

1)Googleグループにログイン
2)左上のグループ作成をクリックし、グループの詳細情報を入力

3)グループにメンバーを招待
グループのオーナー、またはメンバーを管理する権限があるユーザーは、以下の 3 通りの方法でユーザーを追加できます。
Ⅰメールで招待する
Ⅱグループにユーザーを直接追加する
Ⅲグループへの参加をリクエストしたユーザーを承認する

②グループの共同トレイ機能を有効にする
1)Googleグループにログインし、グループの名前をクリック
2)左側の設定をクリック
3)追加の 「Google グループの機能を有効にする」から「共同トレイ」 を選択

③権限を割り当てる
ユーザーが共同トレイ機能を活用するには、グループのオーナーまたはマネージャーがユーザーに適切な権限を付与する必要があります。
グループオーナーまたはマネージャーが、コンテンツを閲覧、投稿、管理する権限やその Google グループ内のメンバーを管理する権限を設定できます。

詳しくは、グループの管理のために権限を設定する方法についてのページをご覧ください。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がオススメ

いかがだったでしょうか?

Gmailでメールを共有する方法をみてきましたが、メールアドレスを複数人で共有するには「メール共有システム」がオススメです。メール共有システムをオススメする理由は以下の3点です。

①すぐかんたんにメールの共有ができる

②メールを複数人で管理するのに便利な機能が備わっている

③セキュリティも安全

それぞれみていきましょう。

すぐかんたんにメールの共有ができる

yaritoriは、メールの転送設定と、メールを共有したいメンバーを招待するだけで、すぐに複数人でのメール共有を実現することが可能です。

yaritoriから発行するメールアドレスをGmailの転送先に設定し、メールを共有したいメンバーを招待するだけで、サービスの利用を開始することができます。設定にかかる時間はわずか1分です。

メールを複数人で管理するのに便利な機能が備わっている

さらに、メールアドレスを複数人で共有すると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。
yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。メールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決します

さらに、口頭やエクセル管理で行なっていた社内メンバーへの相談や共有も一つの画面で行うことができ、メールごとのチャット機能で、対応方針や担当者の相談などリアルタイムでの相談や雑談が可能です。

セキュリティも安全

yaritoriは、ユーザー自身のID・PWでログインし、利用することになります。そのため、退職者がでた場合のパスワード漏洩や管理の手間を防ぐことができます。
またユーザーごとのログイン履歴なども確認でき、アクセス情報についても管理することが可能です。
更に万が一の際に備えて、迅速な復元が可能なように日次でのバックアップを保存しています。

まとめ | メール共有ならメール共有システムがオススメ

いかがだったでしょうか。

Gmailでメール共有する方法について詳しく見てきましたが、結論、メールの共有には専用のサービスがオススメです。yaritoriは1ユーザー980円〜すぐに利用できるので、ぜひご検討してみてください。


▼メール共有システムについて詳しく知りたい方は
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご覧ください


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