Googleアカウントを複数人で共有するのはNG？その理由とGmailを共有する方法を解説

「Gmail」や「Googleカレンダー」の利用に必要なGoogleアカウント。Googleアカウントを共有して問題ないのか？また、共有するにはどのような方法があるのかお悩みではないでしょうか。

結論から言うと、Googleアカウントの共有（ID・PWの共有）は原則禁止とされており、セキュリティの観点からもオススメできない手法になります。

ただ、アカウントそのものではなく、Gmailのみを複数人で共有することは可能です。この記事では、Gmail共有の 3つのオススメな方法として、①共同トレイ②委任設定③自動転送を紹介します。それぞれメリット・デメリットがあるので最適な方法をお試しください！

Gmailを複数人で共有するオススメの方法

Googleアカウントそのものを共有することはNGとされていますが、Gmailを共有することは可能です。
複数人でGmailを共有するオススメの方法を3つご紹介します。それぞれ特徴があるため、どの方法が一番最適かご検討ください。

Gmailを複数人で共有するオススメの方法

Googleアカウントそのものを共有することはNGとされていますが、Gmailを共有することは可能です。
複数人でGmailを共有するオススメの方法を3つご紹介します。それぞれ特徴があるため、どの方法が一番最適かご検討ください。

Gmailでメール共有するメリットやデメリットについては、「Gmailを複数人で共有するオススメの方法 ｜ID・PWの共有は絶対ダメ！」をご参照ください。

1.Googleグループの共同トレイを活用する

Googleグループ「共同トレイ」機能を活用してメールアドレスを共有する方法を紹介します。

Googleグループは、1つのメールアドレスでメンバー全員にメールを送信できるメーリングリストを作成できたり、グループメンバー内で特定のトピックについてディスカッションができるなどの機能がついています。

共同トレイ機能を有効にすることで、グループアドレスで受信したメールを複数メンバーで共有することができるようになります。担当者の割り当てや、対応ステータス（対応不要・完了など）を管理できます。

【設定方法】

1. Googleグループ（https://groups.google.com/）にアクセス
2. 左上のグループ作成をクリックし、グループの詳細情報を入力
   グループの情報・プライバシー設定などを入力します
3. 設定したいグループを選択し、「グループ設定」をクリック
4. 共同トレイ機能を有効にします

【使用方法】

1. 担当者などを設定したいメールをクリック
2. 担当者の設定は、「自分に割り当てる」「他のユーザーに割り当てる」から選ぶことができます
3. ステータスの設定は「完了」「対応不要」から選ぶことができます

Googleグループの共同トレイは、すぐに共有アドレスでのメール対応を実現したい企業などにオススメです。また、チーム全体が共通のメールアドレスを持つことになるため、例えばカスタマーサポートチームなど、一貫した送信元を持つ必要がある場合にはオススメです。

但し、ステータスの管理が少ない点など複数人でメール対応するために必要な機能は限定的になります。さらには、グループ全体がアクセス権限を持つため、細かい権限の制御が難しく注意が必要です。

▼Googleグループ「共同トレイ」の機能や設定方法について詳しく知りたい方は、「Googleグループ「共同トレイ」とは？使い方や設定方法を解説！利用にあたっての注意点も」もご参照ください。

2.メールの委任を設定する(Gmailのアクセス権限を付与)

次に、「メールの委任設定をする」方法を紹介します。

これは、共有したいメールアドレスに他メンバーのアクセスを許可する形でメール共有を実現します。アクセス権を付与された相手は代理でメールボックスを閲覧したり、メールの送信・削除などの操作をすることができるようになります。

代理人が送信するメールには、代理人のログインアカウントのメールアドレスが表示されるため、こちらから送信するメールの送信元は、代表者と代理人で区別することができます。

なお、この方法はアプリで設定できないため、PCで設定してください。また、職場や学校の組織でGmailを使用している場合、メールの委任が制限されることがあるのでご留意ください。

【設定方法】

1. 委任元のアカウントでGmailにログインします
2. 右上設定アイコンから、「すべての設定を表示する」をクリック
3. 「アカウントとインポート」のタブを選び、「アカウントへのアクセスを許可」の項目にある「別のアカウントを追加」をクリック
   
4. アクセスを与えるユーザーのメールアドレスを入力した後、「メールを送信してアクセスを許可」をクリックし、承認のメールを送信しましょう
5. アクセスを与えるユーザーに、確認メールが送信されます。承認用のリンクが送付されるので、確認すると承認が完了されます

メールにアクセス権を付与する方法は、個別のアカウントに特定の人が代理アクセスする必要がある場合や、「誰がメールを送信したのか」をはっきりさせたい場合にオススメです。例えば、休みの日に他メンバーにメールを返信してもらったり、社長のメールを秘書が確認して返せるようにしたりといった使い方がオススメです。

一方で、委任アカウントを増やし3人以上でのメール共有することも不可能ではありませんが、「対応済み・未対応」といった対応状況を管理する機能はないので、メールの量が多いチームには不便といえるでしょう。

また、代理で対応する際にはその都度画面を切り替える必要があるので、代理で３つ以上のメールアドレスに対応する必要がある人にとっても不向きでしょう。

3.自動転送設定をする

最後に、「自動転送設定」する方法をご紹介します。

これは、共有したいメールアドレスに届くメールを自動転送することで、他のアドレスでもメールを閲覧することができます。転送を設定する際に、新着メールをすべて転送するか、特定のメールのみを転送するかを選択できます。

複数のアカウントに届いたメールを同一のアカウントに転送するように設定すれば、すべてのメールを1つのアカウントにまとめられるので、メールの確認や管理が容易になります。

【設定方法】

1. 右上の歯車マーク ＞「すべての設定を表示」をクリック
2. 「メール転送と POP/IMAP」タブ ＞「転送先アドレスを追加」をクリック
3. メールを共有したい人のアドレスを入力し、「次へ」をクリック
   
4. 「（入力したアドレス）をメールの転送先として設定します」と表示されるので、「続行」をクリック
   
5. 3で入力したアドレス宛に、転送許可のための確認コードが記されたメールが自動送信されるので、その確認コードをコピー
6. Gmailの設定画面に戻り、「確認コード」欄に5でコピーした確認コードをペーストし、「確認」をクリック
   
7. 「受信メールを （入力したアドレス）に転送して Gmail のメールを受信トレイに残す」にチェックをいれ、「変更を保存」をクリックして完了
   

自動転送によるGmail共有は、プライベート用と仕事用のアカウントを別けて使っている個人や、休暇中に別のアカウントで一時的にメールを受信するように設定したい場合にオススメです。

一方で、複数のアカウントからメールが自動転送されると、どのアカウントからのメールなのか、整理が難しくなる場合があります。また、すべての受信メールを自動転送する場合、転送先として指定できるのは 1 つのアカウントのみなので、共通のアドレスを持っていないチームや、メンバー内でログイン権限を細かく設定したい場合にはあまりオススメできません。

Gmailを複数人で共有する際の注意点

Gmailを複数人で共有することはいくつかの方法で実現できるものの、メールを共有すること以上の機能が限られていることも事実です。
ここでは、Gmailを複数人で共有する際の注意点を解説します。

メールの対応ステータスが判別しにくい

委任設定によるメール共有の場合、「どのメールが対応済みなのか」といった対応状況については画面から把握できません。自動転送でも、メールの共有はできますが、転送先が複数人いる場合、既に他のメンバーが対応済みなのか？このメールは自分が対応すべきか？という判断には時間がかかってしまいます。

そのため、たくさんのメールに多くのメンバーで対応している場合は、メールの見落としや重複対応といったミスを招く恐れもあります。

誰がどのメールに返信したのかわからない

Gmailの委任設定では、メールに返信済みかどうかなどは１つずつメールをチェックすればメンバー全員が確認できますが、誰が返信したのかは画面から把握できません。自動転送設定の場合は、返信メールも転送されていれば転送元アドレスから担当者を知ることができますが、転送先アドレスを追加し忘れることも十分考えられます。

このような場合、誰がどのメールに返信したのかがわからないため、メールの返信には、どういった経緯で誰が対応をしたかなど確認の時間がかかり、対応が遅れてしまうことも考えられます。

対応方針の相談は口頭やメールで行う必要がある

Gmail共同トレイによるメール共有は、ある程度は対応状況や担当者を設定・可視化できますが、メールの内容に関する質問・相談は口頭やメールで行う必要があります。コミュニケーションにおける余分な業務連絡はどうしても発生してしまうため、素早いメール対応ができないケースも多くなります。

Gmailを複数人で共有するならメール共有システム「yaritori」がおすすめ

「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。「1日20件以上のメールがくる」「担当者が2名以上いる」などメール対応が煩雑なお客さまにオススメです。もちろんGmailに届くメールも共有可能です。

メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者を設定することができるので、Gmailでのメール共有で発生する「対応状況がわかりづらい」「誰がどのメールに対応したのかわからない」といった問題を解決することができます。また、メールごとに社内向けのチャットができるなど、対応方針の相談をスムーズに行うことも可能です。

さらに、「Slack/Chatworkとの連携」・最新AI搭載「yaritori AI」などメール対応を効率化するための便利機能が豊富に備わっているため、Gmailでのメール共有と比べ迅速なメール対応が可能になります。

導入設定は1分で完了し、サポート満足度は99%となっていることが特徴です。初期費用・最低契約期間もないのでお気軽にお試しいただけます。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご検討ください。

まとめ｜Googleアカウントを複数人での共有はNG

Googleアカウントを複数人で共有することは原則禁止とされています。
Gmailを共有する方法はあるものの、煩雑化しがちなメール対応を円滑にできるとは言い難いです。

メール管理システム「yaritori」は、複数人でのメール共有をかんたんにする機能が多数備わっています。「対応件数が増えている」「メール管理に手間取っている」という方はお気軽にご相談ください。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」をご覧ください。