Googleアカウントを複数人で共有するには？オススメの方法・注意点を解説

「Gmail」や「Googleカレンダー」の利用に必要なGoogleアカウント。
Googleアカウントを共有して問題ないのか？また、共有するにはどのような方法があるのかお悩みではないでしょうか。

結論から言うと、Googleアカウントの共有は原則禁止とされています。ただ、アカウントそのものではなく、Gmailのみを複数人で共有することは可能です。この記事では、Googleアカウントを共有してはいけない理由と、Gmailを共有する方法について解説していきます。

Googleアカウントを共有する方法として真っ先に思いつくのが、メールアドレス・パスワードをメンバーで共有し、複数人で同一アカウントを利用することではないでしょうか。手っ取り早くアカウントを共有できる方法ではありますが、これは「Googleのポリシー違反」「セキュリティリスク」の観点からオススメできません。

Googleのポリシーに反する

Googleのヘルプページでも、ユーザー間のアカウント共有は原則行ってはならないと記載されています。Googleアカウントは1人のユーザーが利用することを前提に設計されているため、複数のユーザーが別々のデバイスからログインすると、アカウントが盗まれたと認識されてしまいます。その結果、以下のような問題が発生します。

・アカウントの制限に達する
・本人確認または質問が表示される
・アカウントが一時的にロックされる

アカウントが利用できなくなっては業務に支障が出ることは明白です。また、Googleの利用規約に反しているとも言えるため、コンプライアンス的にも望ましくないでしょう。

セキュリティリスク

企業で利用しているGoogleアカウントのパスワードは立派な機密事項です。それを複数人で共有するということは、それだけ情報漏えいリスクが高まるということです。例えば、退職者がID・パスワードを用いてアカウントにログインし、機密データを持ち出したり、アカウントを悪用される可能性もあるでしょう。セキュリティの観点から見てもアカウントの共有はNGです。

Gmailを複数人で共有するオススメの方法

Googleアカウントそのものを共有することはNGとされていますが、Gmailを共有することは可能です。
複数人でGmailを共有するオススメの方法を3つご紹介します。それぞれ特徴があるため、どの方法が一番最適かご検討ください。

1.Gmailのアクセス権限を付与

他のユーザーにGmailへのアクセス権限を付与することで、メールボックスを共有することができます。権限が付与されたユーザーは、メールボックスの閲覧、メールの送信・削除などの操作を行うことが可能です。
また、Gmail以外にも「Googleドライブ」や「Googleカレンダー」など、その他Googleアプリも同じ方法で権限を付与することができます。

【手順】

①Gmail画面右上にある歯車マークを選択し「すべての設定を表示する」をクリック
②「アカウントとインポート」を選択
③「アカウントへのアクセスを許可」の項目から「別のアカウントを追加」をクリック
④共同トレイを使用してメールアドレスを共有
⑤開かれた画面に権限を付与したいユーザーのメールアドレスを入力して「次のステップ」をクリック
⑥メールを送信して「アクセスを許可」をクリック
⑦入力したメールアドレス宛に届く確認メールを承認するとアクセス権限が付与される

2.Googleグループの共同トレイでメールを共有

Googleグループの「共同トレイ機能」を利用することで、複数人でのメール共有を実現することもできます。
共同トレイ機能とは、グループアドレスで受信したメールをグループ内のメンバーに割り当てられる機能です。割り当てられたメンバーはGmailからメールの確認・返信対応ができます。

【手順】
①Googleグループにログイン
②左上の「グループ作成」をクリックし、グループ情報を入力
③メンバーを招待
④画面左の「グループ設定」をクリック
⑤「グループ機能を有効にする」の項目の「共同トレイ」にチェックを入れる
⑥グループのオーナーまたはマネージャーがユーザーに適切な権限を付与

3.メールを自動転送

Gmailには他のアカウントにメールを自動転送する機能があります。共有したいユーザーを転送先に設定することで、自分宛に届いたメールを相手と共有できます。ただし、この方法で設定できるアカウントは1つのみです。メールを共有できる相手は1人に限られるので、3人以上でメール共有を行いたい際は適していません。

【手順】
①Gmail画面右上にある歯車マークを選択し「すべての設定を表示する」をクリック
②「メール転送と POP/IMAP」を選択
③「転送先アドレスを追加」を選択し、転送先のメールアドレスを入力
④確認画面が表示されるので「続行」を選択
⑤転送先のアドレスに届いた確認メールを承認
⑥設定完了

Gmailを複数人で共有する際の注意点

Gmailを複数人で共有することはいくつかの方法で実現できるものの、メールを共有すること以上の機能が限られていることも事実です。
ここでは、Gmailを複数人で共有する際の注意点を解説します。

対応状況がわかりづらい

Gmailでメールを共有したさいに、誰がどのメールに対応しているかなどの対応状況については画面から把握できません。
たくさんのメールに多くのメンバーで対応している場合は、メールの見落としや重複対応といったミスを招く恐れもあります。

送信者を特定できない

Gmailで共有設定を行ったとしても、送信者や送信元端末は特定できません。
誰がどのメールに返信したのかがわからないため、メールの返信には、どういった経緯で誰が対応をいしたかなど確認の時間がかかり、対応が遅れてしまうことも考えられます。

対応方針の相談は口頭やメールで行う必要がある

メールの内容に関する質問・相談は口頭やメールで行う必要があります。コミュニケーションにおける業務連絡はどうしても発生してしまいます。

いかがだったでしょうか？
Gmailでメール共有するさいの機能的な制限についておわかりいただけたかと思います。そこで、「1日20件以上のメールがくる」「担当者が2名以上いる」など対応が複雑なお客さまにはメール共有システムがオススメです。

複数人でのメール共有を楽にするならメール共有システム「yaritori」

「yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。複数アドレスの一括管理、対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんGmailに届くメールも共有可能です。

yaritoriでどんなことができるのか、具体的にみていきましょう。

対応状況をステータス管理

メールを「未対応・対応済み」といったステータスで表示し、チーム内のメール対応状況を可視化します。未対応のメールがあってもひと目で把握でき、対応漏れの心配もありません。

メールの担当者や既読の有無まで細かく表示され、誰がどのメールを対応しているのか・確認しているのかまで瞬時に把握可能です。対応状況における業務連絡と、それらによって発生する手間を削減してくれます。

社内コミュニケーションはチャットができる

yaritoriはメールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。外部チャットやメールで質問する手間を省き、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

誰がどういう経緯でメールを送ったかがわかる

さらに、誰がどういう経緯でメール送信したかをかんたんに確認することも可能です。
顧客ごとに対応履歴をワンクリックで表示することができ、誰がどういう経緯でメールを送ったかを社内チャットの履歴とともに確認することができます。対応履歴を管理する必要もありません。

まとめ｜Googleアカウントの共有は原則禁止

Googleアカウントを複数人で共有することは原則禁止とされています。
Gmailを共有する方法はあるものの、煩雑化しがちなメール対応を円滑にできるとは言い難いです。

メール管理システム「yaritori」は、複数人でのメール共有をかんたんにする機能が多数備わっています。「対応件数が増えている」「メール管理に手間取っている」という方はお気軽にご相談ください。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

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