Googleグループ共同トレイが便利！メール共有問題を解決

ツール

2023.02.01

Googleグループは、メーリングリストなどを作成できるGoogle Workspaceのサービスです。Googleグループのなかにある共同トレイ機能を使用することで問い合わせ対応などで活用することができます。

お客さまからの問い合わせメールを複数人で担当していると、情報共有が上手くいかず返信が遅れたり、同じお客さまへ重複した返信をしてしまうなどのトラブルが発生してしまうことはないですか？そうしたカスタマーサポートや営業の方にオススメの機能になります。

本記事では、Googleグループの共同トレイについて、使い方やメリットをご紹介します。共同トレイを賢く使って、問い合わせ対応業務を効率化しましょう！　

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Googleグループとは
Googleグループ共同トレイの使い方・メリット
googleグループ共同トレイの設定方法
お問い合わせメール対応ならyaritoriがオススメ
まとめ｜お問い合わせ対応ならメール共有システムがオススメ

Googleグループとは

Googleグループとは、メーリングリストなどを作成できるGoogle Workspaceのサービスです。
部署やチームごとにグループアドレスを作成して、メンバー全員にメールが届くようにしたり、グループアドレスを送信元として、メールを送信することが出来るようになります。

幅広い用途で活用されているGoogleグループですが、本記事では、Googleグループの共有トレイの使い方についてご紹介します。複数人での問い合わせ対応に便利な機能なので、「support@」や「info＠」などを管理しているカスタマーサポートや営業の方にオススメの機能になります。

Googleグループ共同トレイの使い方・メリット

Googleグループの共同トレイは、グループアドレスで受信したメールを複数のメンバーに割り当てられる機能です。これにより、全員が代表アドレスに届くメールを確認でき、誰がどのメールを担当するかなどがわかるようになります。

具体的にどういった使い方ができるのか、共同トレイ機能を活用することによる３つのメリットとともにみていきましょう。

・メンバー全員がメールを把握できる
・担当者の割り当てが出来る
・対応状況が可視化される

以下、それぞれ解説していきます。

グループ全員がメールを把握できる

まず、共同トレイ機能を活用することでグループアドレス宛にメールが届くと、グループ全員がメールを把握できることです。全員が届いたメールを把握できるため、対応漏れのミスを防ぐことができます。

担当者の割り振り

Google グループの共同トレイ機能を活用すると、グループアドレス宛のメールの対応者を自分を含めた全てのメンバーに割り当てることが出来ます。

割り当てられたメンバーは Gmail から内容を確認でき、返信対応を行うことができます。ただし、メンバーの割り当てはグループ管理者やマネージャーしか出来ません。

対応状況が可視化される

対応状況の可視化には「ラベル機能」と「完了マーク」２つの機能を使うことができます。

・ラベル機能

メールごとに問い合わせ内容や対象のカテゴリー別、進捗状況のラベルを付けることにより、多数のメールを整理して管理することができます。ラベルを付けることにより、回答を担当する人やチームを明確化出来ることに加えて、進捗を見える化することで、優先順位や重要度を共有でき、遅延やミスの防止にも役立ちます。
また、カテゴリー別のラベルを利用すれば、以前の回答履歴を素早く参照できるなど、業務の効率化にも役立ちます。

・完了マーク

メール対応が終了したら、完了マークを付けることにより、対応完了の状況を共有することができます。マークには完了のほかに重複マーク、対応不要マークもあり、ひと目で対応状況が分かります。複数人のグループで多数のメールに対応するために、大変便利な機能といえます。

googleグループ共同トレイの設定方法

それでは、Googleグループの共同トレイをどのように設定するかみていきましょう。

グループを作成しメンバーを追加する

まずは、Googleグループのサイト（https://groups.google.com/)でグループ設定をします。グループ設定をすることができるのは、該当のグループで「オーナー」または「マネージャー」の権限を付与されている人に限られます。

グループ作成の手順は次のとおりです。

左画面のメニューにある「グループ設定」を選択
「全般」から「追加の Google グループ機能を有効にする」ー「共同トレイ」にチェック

次に、参加メンバーを追加します。メンバー追加の手順は次のとおりです。

「メンバーを管理」をクリック
画面左側メニューに表示される「メンバーを直接招待」をクリック
招待するメンバーのメールアドレスを入力
メンバーに招待メールが届く

これでメンバーを登録できました。

メンバーごとに権限を振り当てる

次に、メンバーごとの権限を振り当てます。招待したメンバーのデフォルトのステータスは「メンバー」となっています。このステータスは後から変更することができます。
「メンバー」以外のステータスは「オーナー」と「マネージャー」になります。

「オーナー」：グループの設定や削除、メンバーの追加と削除や役割変更、グループにメッセージを送信する、などができる権限を持ちます。グループの責任者やリーダーとなるメンバーに振り当てましょう。

「マネージャー」：基本的にオーナーと同じ権限を持ちますが、グループの削除と、他のメンバーをオーナーにすることができません。グループの責任者やリーダーを補佐し、オーナーが対応できない場合に代行できる立場のメンバーに振り当てておくと危機管理にもなります。

このほか、カスタムで細かい権限を設定することも可能です。カスタム設定は画面左のメニューにある「権限」より行うことが出来ます。

ここまで、問い合わせメールの共有に便利な、googleグループの共同トレイについて、その機能や使用方法をご紹介してきました。
非常に便利なツールではありますが、基本的には個人利用を目的に作られたGmailの延長サービスのため、メールの差出人の表記がない（表記の設定が手間）など注意点もあります。

そこで、複数人によるメール問い合わせ対応をより効率化し、お客さま対応のスピードや質の向上をはかることができる問い合わせ管理システム「yaritori」をオススメします。

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それでは、問い合わせ対応業務に特化したyaritoriの詳細を見ていきましょう。

対応状況をステータス管理

メールを「未対応・対応済み」といったステータスで表示し、チーム内のメール対応状況を可視化します。未対応のメールがあってもひと目で把握でき、対応漏れの心配もありません。
メールの担当者や既読の有無まで細かく表示され、誰がどのメールを対応しているのか・確認しているのかまで瞬時に把握可能です。対応状況における業務連絡と、それらによって発生する手間を削減してくれます。