Googleグループ「共同トレイ」とは？使い方や設定方法を解説！利用にあたっての注意点も

Googleグループ「共同トレイ」は、メーリングリストなどを作成できるGoogleグループの機能の一つです。

Googleグループにある「共同トレイ」機能を有効にすることで、「support@」などのグループアドレスに届くメールの返信担当者や対応ステータスを管理できるようになります。

外部からの問い合わせに部署メンバーで対応するといった使い方がしやすくなるので、カスタマーサポートや営業でグループメールを活用したい方にオススメの機能です。問い合わせの情報共有が上手くいかず返信が遅れたり、同じお客さまへ重複した返信をしてしまうなどでお困りではないですか？

本記事では、Googleグループの共同トレイについて、使い方や設定方法をご紹介します。 共同トレイを賢く使って、問い合わせ対応業務を効率化しましょう！

Googleグループ共同トレイとは

Googleグループ「共同トレイ」は、メーリングリストなどを作成できるGoogleグループの機能の一つです。

「共同トレイ」機能を有効にすることで、「support@」などのグループメールに届くメールを複数人で共有管理しやすくなります。メールごとに「自分」や「他のユーザー」に返信担当者を割り当てることや、「完了」「対応不要」などのマークを付与するなどが可能になります。

問い合わせ対応などチームでのメール対応ができるようになるので、営業やカスタマーサポート、ヘルプデスクなどでの利用にオススメです。

Googleグループについて詳しく知りたい方は「Gmailでのメーリングリスト作成はGoogleグループで！複数人での情報共有を効率化！」をご参考ください。

Googleグループ共同トレイでできること

Googleグループの共同トレイ機能を有効にすると、メールごとに①担当者の設定②対応状況の付与をすることができるようになります。

①メールごとの担当者の設定

メールごとに「自分に割り当てる」「他のユーザーに割り当てる」といった返信担当者を割り当てることができます。メール一覧に担当者名が表示されるので、誰が対応しているかが一目でわかります。

「割り当てを解除」し、他のメンバーに再度割り当てることも可能です。また、割り当てをしたさいにコメントを付与することもできます。担当者に設定されたユーザーは、コメントと併せてgmailで通知を受け取ることができるので、見逃すこともありません。

誰がどのメールに対応するかが明確になるので、「誰かが対応しているだろう…」といったメール対応のお見合いなどがなくなります。

②メールごとの対応状況の付与

共同トレイを有効にすることで、受信メールに対して「重複」「対応不要」「完了」マークを付与することができるようになります。

「重複」は、同じ問い合わせを二つ受信したさいに、重複しているメールに付与することで、他のメンバーが対応しなくてもよいようにロックをかけることができます。「対応不要」は対応する必要がないメール、「完了」は対応が終了したメールに付与します。

対応しなくてはいけないメールが明確になるので、対応漏れがなくなります。

Googleグループ共同トレイと併せて使うと便利な機能

共有ラベルによる分類と効率的な検索

メールを分類するためのラベルをGoogleグループのメンバーで共有することができます。誰か一人が作成・適用したラベルが他のメンバーの画面にも反映されるので効率的なメール管理に役立ちます。

また、メールを検索するさいにラベルのついているメールのみを抽出することもできるようになります。以前の回答履歴を素早く参照できるなど、業務の効率化にも役立ちます。

このように、対応ステータス・返信担当者・ラベルによる分類などで、誰がどのメールに対応しなくてはいけないかが明確になります。

共同トレイ機能によって、外部からの問い合わせメールに対して、メンバー内での情報共有を円滑にし、返信漏れや二重対応を防止することができます。

「yaritori」は、Googleグループ共同トレイではできない細かなステータス管理や自動化を実現できるメール共有システムです。

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Googleグループ「共同トレイ」の設定方法

①グループの作成 

Googleグループの共同トレイを有効にするには、まずGoogleグループを作成する必要があります。Googleグループの作成方法から紹介するので、既にGoogleグループを作成済みの方は次の章をご参考ください。

Googleグループのサービスサイト（https://groups.google.com/)から設定をします。グループ作成の手順は次の通りです。

• 左画面のメニューにある「グループを作成」を選択
• グループ名・グループメールを入力
• プライバシー設定を選択
  会話を閲覧できるユーザー・投稿できるユーザー・メンバー一覧を表示できるユーザーの範囲を指定します
• メンバーを追加
  作成したGoogleグループに参加するメンバーを招待します

メンバーの権限は以下の通りです。

• 「オーナー」：グループの設定や削除、メンバーの追加と削除や役割変更などができる権限を持ちます。グループの責任者やリーダーとなるメンバーに振り当てましょう。
  
• 「マネージャー」：基本的にオーナーと同じ権限を持ちますが、グループの削除と、他のメンバーをオーナーにすることができません。グループの責任者やリーダーを補佐し、オーナーが対応できない場合に代行できる立場のメンバーに振り当てておくと危機管理にもなります。

②「共同トレイ」の有効化

次に、Googleグループの共同トレイを有効化する手順について解説します。

• 「マイグループ」から共同トレイを利用したいグループの名前をクリック
• 画面左下の「グループ設定」をクリック
• グループ設定内の「追加のGoogleグループの機能を有効にする」から共同トレイを選択し、「変更を保存」をクリック

これで共同トレイの有効化が完了できました。

Googleグループ「共同トレイ」を活用するにあたっての注意点

Googleグループの「共同トレイ」機能を問い合わせ対応で使用する方法についてご理解いただけたかと思います。しかし、誰がどのメールに対応するかをわかりやすくするための最低限の機能しか備わっていないため、大量のメールに対応するためには限界があります。

ここでは、問い合わせ対応で活用するにあたって発生しがちな問題点と「共同トレイ」の注意点を紹介します。

複数の代表アドレスを一つの画面で一元管理することはできない

問い合わせ対応では、業務ごとに複数の代表アドレスを使い分けて対応したいことがあります。「共同トレイ」の場合は、それぞれのGoogleグループに入り対応する必要があるため、メールアドレスの数が多い場合は画面切り替えの手間が発生します。

社内メンバー向けのコミュニケーション機能が限定的

問い合わせ対応では、対応方針について社内で複数のやりとりが発生することが一般的です。また返信内容について上長へ承認を依頼することなどもあるでしょう。共同トレイ機能では、メンバーを割り当てたさいのコメントでの指示しかできません。

定型業務を効率化するための機能がない

問い合わせ対応はよくある質問など定型化できる業務が多く発生します。そのため、担当者の割り当てを効率化していく仕組みや、回答のテンプレート化が重要です。Googleグループでは自動化機能やテンプレートを細かく用意する機能などはありません。

こうした課題を解決するためには、問い合わせ対応に特化したメール共有システム「yaritori」がオススメです。

大量のメール対応を効率化するなら「yaritori」がおすすめ

「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。Googleグループ「共同トレイ」では足りない、問い合わせ対応を効率化するための豊富な機能が備わっています。

複数のアドレスの一元管理、メールごとに社内メンバー向けのチャット機能、担当者の自動設定やテンプレート機能はもちろん、LINEやビジネスチャットツールとの連携なども可能です。

「yaritori」のサービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

まとめ｜共同トレイで問い合わせ対応を効率化

いかがだったでしょうか？

Googleグループの共同トレイを使うことで複数人での問い合わせ対応を効率化できることがおわかりいただけたかと思います。

一方で、大量の問い合わせメールが発生している場合には、メール対応を効率化するための自動化やテンプレート機能などが必須です。

初期費用や最低契約期間もなく、導入・定着のためのサポートなども充実しておりますので、「yaritori」もご検討いただけると幸いです。

▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介

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