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【Thunderbird】複数人でメールを共有するには?設定方法やデメリットを解説

Thunderbirdを使っている方で「1つのメールアドレスを他のPCやチームメンバーと共有したい…」このような悩みをお持ちではありませか?

そもそもThunderbirdなどの一般的なメールソフトは、個人同士のやりとりを想定して設計されています。そのため複数人でメール対応を行う場合は別途「共有設定」が必要になるのです。

この記事ではThunderbirdの共有設定のやり方を解説していきます。Thunderbirdを使ってメール対応を行っている方はご参考ください。

yaritoriは、Thunderbirdに届くメールを複数人で共有することができるメール共有システムです。サービス概要・導入事例などを記載した資料を無料でお送りしますのでお気軽にお問い合わせください。

【Thunderbird】共有設定のやり方

今回紹介するのはThunderbirdのメールデータをクラウドストレージで管理する方法です。メールデータをクラウドストレージ上で管理することで、複数のPCでメールデータを共有できます。

利用するクラウドストレージは「Dropbox」です。細かい手順を以下で解説していきます。

【手順】
「Dropbox」をインストール
「Thunderbird」を起動
「アカウント設定」から「同期とディスク領域」を選択
「このアカウントのメッセージをこのコンピューターに保存する」項目のチェックを外す
「ヘルプ」「トラブルシューティング情報」から「プロファイルフォルダ」を選択
⑥Dropboxの任意のフォルダに「ユーザ名.default」をコピー
⑦Thunderbirdフォルダの中にある「Profile.ini」「メモ帳」で開く
⑧以下の通り書き換える(変更前、元ファイルのバックアップ推奨)
「IsRelative=0」「IsRelative=1」に変更
Path=Profiles/xxxxxxxx.default」の太文字部分をDropbox側にコピーした任意フォルダを指定
例:コピーしたフォルダ名が「Thunderbird」だった場合「Path=/Users/ユーザ名/Dropbox/Thunderbird/xxxxxx.default」
「profiles.ini」を保存してThunderbirdを再起動

正常に起動すればOKです。上記作業を共有したい各PCで行う必要があります。

ThunderbirdとGmailの共有方法

IMAPを用いてThunderbirdとGmailの同期が可能です。ThunderbirdでGmailにアクセスでき、メールデータの共有もできるようになります。

【Gmail側の設定】
①Gmailにアクセス
②画面右上の「歯車マーク」「設定」を選択
「メール転送とPOP/IMAP」をクリック
「IMAPアクセス」「IMAPを有効にする」にチェックを入れる
⑤画面最下部の「変更を保存」をクリック

【Thunderbird側の設定】
①Thunderbirdを起動
「ファイル」「新規作成」「既存のメールアカウント」を順にクリック
「あなたのお名前」に差出人として表示させる名前を入力
「メールアドレス」「パスワード」に共有したいGmailのメールアドレスとパスワードを入力
「続ける」をクリック
「IMAP(リモートフォルダー)」にチェックを入れてから「完了」をクリック
⑦表示されるGmailログイン画面にメールアドレスとパスワードを入力
⑧Thunderbirdへのアクセスを許可

Thunderbirdでメール共有するデメリット

Thunderbirdを共有する方法として以下の2つを解説してきました。

  • メールデータをクラウドストレージで管理
  • ThunderbirdとGmailをIMAPで同期

ただし、これらの方法ではメール対応する上でさまざまなデメリットが発生します。詳しく解説していきます。

メンバーが増えるたび設定を行う必要がある

チームでメール対応を行っている場合、問い合わせの件数や窓口の増加に伴ってメンバーを増やさなければいけないシーンもあるでしょう。
しかし、クラウドストレージやIMAPを使った共有方法では、メンバーが増えるたびに都度メールサービス側で設定を行う必要があります。スムーズな人員補充が行えないだけでなく、余分な労力を費やすことになります、

対応状況がわからない

メールデータを共有をしたとしても、各メンバーの細かな対応状況までは把握できません。そのため複数人で対応を行っているほど「誰が対応しているかわからない」「対応済みなのか未対応なのかわからない」といった状況に陥りやすいです。状況が不明瞭なまま対応を行うと、重複対応・対応漏れといったトラブルを招く恐れがあります。

情報共有が煩雑化する

メール対応を行う際、メールの対応状況や回答に関してメンバーや上司に質問したい場面も多いでしょう。特に複数人で対応している場合は対応状況について逐一メンバーとコミュニケーションを取り合わなければなりません。社員同士の距離が近いオフィスワークなら問題ありませんが、テレワーク時など社員同士距離がある場合、外部ツールを使ってその都度連絡を取る必要があります。

何度もタブを切り替えて連絡を取り合うのは単純に手間ですし、業務効率も下がってしまうでしょう。業務連絡に時間を割かれるあまり、肝心のメール対応が疎かになっては元も子もありません。

メールを複数人で共有するならメール共有システム「yaritori」がオススメ

yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。複数アドレスの一元管理でThunderbirdやその他のアドレスを共有することが可能。また「対応状況のステータス管理」「メールごとのチャット機能」で円滑なメール対応を実現します。メンバーの追加もyaritoriの画面からかんたんに行うことができ、メールサービス側で設定を行う必要もありません。

Thunderbirdのメール共有で発生するデメリットを解消し、複数人でのメール対応をサポートします。複数人でのメール共有をかんたんに、かつスムーズにしたい方にオススメのサービスです。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用できます。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

ステータス管理で対応状況が一目瞭然

yaritoriは届いたメールを「未対応」「確認中」「対応済み」といったステータスで表示。メールの細かな対応状況から、誰が対応しているかまで一目瞭然です。重複対応・対応漏れなどのトラブルを防止します。

チャット機能で社内コミュニケーションを円滑化

メールごとに備わったチャット機能で手軽に相談・質問が可能。コミュニケーションコストを削減し、スムーズな情報共有を実現します。

メンバーの追加もかんたん

ユーザーの追加はyaritoriの画面から直接実施できます。(実施できるのは管理者権限のメンバーのみ)設定画面から追加したいメンバーのメールアドレスを入力し、招待するだけです。手軽に複数人でのメール共有を実現します。

まとめ|Thunderbirdを共有してメール対応を効率化

Thunderbirdを共有する方法は以下の通りです。

  • メールデータをクラウドストレージで管理
  • ThunderbirdとGmailをIMAPで同期

ただ、この方法にはデメリットもあり、スムーズなメール対応を実現できるとは言いがたいでしょう。複数人でのメール対応を効率化したいという方は「メール共有システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

メール共有システム「yaritori」は、複数人でのメール共有をかんたんにする機能が多数備わっています。「メール対応業務を効率化したい」という方はお気軽にご相談ください。


メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。


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