営業支援でメール業務を効率化する方法 | オススメのツールも解説

お客様とのコミュニケーション手段としてメールを利用している企業は多いのではないでしょうか。しかし、営業現場ではメール作成・顧客とのやりとりはもちろん、それに付随するさまざまな業務が存在します。その結果「営業担当者が煩雑な社内業務に追われ本来やるべきコア業務に専念できていない」といった課題が発生しがちです。

このような問題を解決するべく実施したいのが「営業支援」です。
この記事では営業現場におけるメール業務を効率化する方法について解説していきます。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

営業支援とは？

営業支援とは、コア業務に注力できていない営業担当者をサポートしたり、課題を解決したりすることで、業務効率化・売上向上を目指す施策のことです。具体的には、担当者が売上向上に直接関わる「営業コア業務」に専念できる状態を目指します。見込み客の情報整理や資料作成に手間を取られるあまり、顧客へのアプローチが疎かになっては商談や契約に進展しづらくなるからです。

まずは営業における一連の業務を分解し、どのプロセスを効率化できるかを明確にします。

その中で効率化できる業務を明らかにし、担当者が売上アップにつながるコア業務に注力できる環境作りを行っていきます。担当者の負担を軽減してコア業務に専念できるようになれば、業務効率化やサービス品質の向上にもつながるでしょう。

営業現場における業務の課題

営業現場における課題は企業ごとにさまざまだと思いますが、働き方改革などの影響もあり担当者の業務負担過多は共通して挙げられます。たとえば、営業活動以外にも以下のノンコア業務が発生しているケースが多いです。

【ノンコア業務の例】

・見込み客の情報整理
・営業リストの作成
・書類作成
・日報作成
・社内会議

このような課題を解決するためにはどのような営業支援を行っていけばいいのでしょう？それを以下で解説していきます。

営業支援でできる施策

社内で課題を分析し、営業支援に臨むのもよいのですが「そもそも営業支援のためのノウハウがない」といった企業も多いのではないでしょうか。また、営業支援に時間を割いたもののリターンを得られなかったといった事態も考えられるでしょう。

営業支援で確実に効率化を図りたいのであれば、ツールや外注業者を利用するのがオススメです。営業支援でできる3つの施策を紹介していきます。

①営業支援ツールを導入する

営業支援に役立つさまざまなツールが提供されています。生産性の低い「ノンコア業務」を効率化できるものだったり、進捗状況・顧客情報を社内で共有できるものだったり、種類は多種多様です。

特に、メール共有システムを導入すれば、メール対応そのものの効率化に貢献できるのでおすすめです。従業員同士の連携もスムーズになり、生産性の向上を実現します。自社の課題を明確にし、それに適したツールを導入することで営業支援に大いに役立ってくれるでしょう。

【営業支援向けツール】

・営業支援システム（SFA）
・顧客管理システム（CRM）
・メール共有システム

②営業メール自動化ツールを導入する

「営業メール自動化ツール」とは、その名の通り営業メールの送信を自動で行ってくれるツールです。営業リストをもとにAIが企業サイトのお問い合わせフォームを巡回し、自動で営業メールを送ってくれます。基本的な機能として「営業リスト作成機能」「一斉メール送信機能」「送信結果評価機能」が搭載されています。

また、自動化ツールの中には開封率やクリック率の「効果測定」や「ABテスト」が実施できるものもあります。送信後の効果検証により、営業メールの振り返りや改善を継続して行っていけるでしょう。細かな機能や費用、提供形態はツールによって異なるので、導入時は自社の目的・予算に合ったものを選ぶようにしましょう。

③メール営業代行に外注する

こちらはメール営業を代行業者にアウトソーシングする方法です。営業リストの作成からメールの送信まで、手間のかかる作業すべてを委託することができます。また、代行業者が独自に積み上げてきたノウハウを活用し、効果的なメール原稿と営業リストの提案まで行ってくれます。

費用は送信先1件につき30～70円と比較的高く、多くの顧客に営業メールを送りたい企業にはコスト的に厳しいでしょう。アポ獲得時のみ報酬が発生する成果報酬型のものもありますが、そのぶん高単価に設定されていることが多いです。

安価で大量の営業メールを送りたい企業は①のツールの導入、または②の自動化ツールの導入をオススメします。

営業支援に役立つツールを紹介

ここからは営業支援に役立つツールを紹介していきます。

営業支援システム（SFA）

「営業支援システム（SFA）」とは、自社の営業プロセスや進捗状況を一元管理し、営業活動を効率化するためのシステムです。営業活動をサポートする機能で、案件を効率的に管理してプロセスの最適化・コスト削減を実現します。その他にも売上予測やデータの分析、担当者へのフィードバックなど、幅広く活用することが可能です。

【主要機能】

・顧客管理
・案件管理
・商談管理
・プロセス管理

顧客管理システム（CRM）

「顧客管理システム（CRM）」とは、顧客の氏名や会社名・連絡先などの基本情報から、チームで共有したい情報、営業担当者の訪問履歴や進捗状況などの情報を一括管理するシステムです。顧客情報を適切に管理し、その関係性を良好に維持することを目的としています。

営業部門の業務改善・課題解決を目的としている「営業支援システム」と違い、開発部門や情報システム部門、マーケティング部門にも顧客情報を共有し、事業戦略の立案や改善に用いられます。同じ顧客情報を管理する「営業支援システム」と混同されがちですが、営業支援システムが業務効率化・課題解決を目的としているのに対し、顧客管理システムは顧客との結びつきを強め収益を上げることを目的としています。

また、多くの顧客管理システムにはマーケティング機能まで備わっていて、顧客満足度の調査や向上にも利用できます。「顧客情報管理を通して組織全体でその情報を活用したい」「マーケティングに特化したい」という企業は顧客管理システムをオススメします。

【主要機能】

・顧客管理
・マーケティング機能
・プロモーション管理
・メール配信

メール共有システム

「メール共有システム」とは、複数人でのお問い合わせメール対応業務を効率化するためのサービスです。顧客から寄せられる複数のメールを一元管理し、メール対応そのものを効率化します。また対応状況を可視化することができ、対応漏れや重複対応などメール対応で発生するミスも防止可能です。

メールごとに担当者を自動で割り振ることもでき、効率よく業務を分担できます。

顧客管理にも対応しており、顧客のメールアドレスだけでなく、氏名・会社名・電話番号なども管理可能です。別の顧客管理システムと連携することもできます。「チームで営業にあたっている」「メール対応が煩雑化している」という企業にオススメのツールです。

【主要機能】

・ステータス管理
・担当者管理
・テンプレート登録
・顧客管理

複数人でかんたんにメール共有するなら「yaritori」がオススメ

出典：yaritori

「yaritori」とは、高機能・シンプルで扱いやすいUI・低価格で多くの企業に選ばれているクラウド型のメール共有システムです。複数アドレスの一括管理、対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。「複数人でのメール共有をかんたんにしたい」「メール対応のミス・属人化を防ぎたい」という企業にオススメのメールサービスです。

【主な便利機能】

・対応状況（未対応・対応済みなど）がわかるメール分類
・メールごとのチャット機能
・複数アカウントの一括管理

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メール共有システムについて詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

まとめ｜営業支援で作業負担を減らし業務効率化

本記事では営業現場における課題とそれらを解決する営業支援について解説していきました。業務効率化や売上アップのためにも営業支援は欠かせない施策です。会社全体で組織的に営業支援に取り組み、会社を成長させていきましょう。