業務管理ツールとは？メリットや選び方、おすすめツールを紹介

「チームでタスク管理がうまくできず、業務の進捗が把握しにくい」

「メールや電話でのコミュニケーションでは、業務状況がわからない」

といったお悩みはないでしょうか。

業務管理ツールは日常の業務課題を解決するために導入されるものですが、その種類や機能は多岐に渡ります。そのため、ツール導入により、しっかりとした成果を得るためには、自社の課題や目的に合わせたツール選びが大切です。

本記事では、業務管理ツールでできることや導入メリット、選び方のポイントを解説します。最後に、おすすめのツールも紹介するのでぜひご覧ください！

業務管理ツールとは？

業務管理ツールとは、個人やプロジェクトに関する業務や進捗を可視化し、管理しやすくするためのツールです。業務効率の改善やトラブルの防止を目的に導入されています。

業務管理ツールの機能はさまざまで、解決できる課題も異なります。

業務管理ツールの主な機能とは

まずは、業務管理ツールに備わっていることの多い機能を簡単に紹介します。

todoリスト

todoリストは個人が担当している業務やタスクを可視化するための機能です。それぞれの業務をチームメンバーと共有し、締め切りなどを設定することで、進捗の進捗や対応漏れを防ぐことができます。

ガントチャート

ガントチャートは業務の工程を全体スケジュールに照らしながら把握・管理することができる機能です。横軸に日付、縦軸にタスクや担当者を記載し、それぞれのタスクの進捗を業務全体の状況のなかでがわかりやすくなります。

チャット

会話のようなリアルタイム性の高いテキストコミュニケーションを実現する機能です。メールや電話よりも簡単に連絡が送りやすく、複数人での情報共有もしやすいため、テレワークを実施する企業には必須の機能となっています。

カンバン

カンバン方式は、PC画面を一つのカンバンとみたて、チームや個人のタスクをボード上で可視化する機能です。チームや個人の業務量がわかりやすく、業務の偏りや重複がわかりやすくなります。

掲示板

掲示板のように、会社全体への周知や情報共有を一つの画面で共有することができる機能です。同じ会社内で複数メンバーとのやりとりが多い場合などに、効率的で、情報の伝達漏れを防ぎ、状況管理をしやすくする効果もあります。グループチャット機能を、掲示板の代用とすることも可能です。

業務管理ツール導入のメリット

業務管理ツールを導入することで、口頭や電話での直接的なコミュニケーションをとれずとも、効率的な業務管理がしやすくなります。業務管理ツールを導入することによる、主なメリットは下記の通りです。

チームの業務進捗が分かりやすい

業務管理ツールを導入する大きなメリットの一つは、チームの業務進捗がわかりやすいことです。誰がどのような業務を担当しているのか、仕事の量はどのくらいか可視化できます。特にテレワークが浸透した昨今においては、仕事の全体像や個人の業務量を把握しやすいため、業務の問題点も発見しやすくなる一つの助けになるでしょう。

タスクをカテゴリごとに整理できる

業務管理ツールはタスクを整理しやすいよう工夫されています。プロジェクトや部署など、会社の体制に合った管理ツールを活用すれば、誰がどのような業務をしているかわかりやすくなり、円滑な業務遂行ができるでしょう。

緊急時のチーム連携・対応もしやすい

業務管理ツールは緊急時の対応をスムーズにしやすくなる点がメリットです。緊急時は伝達漏れやタスク忘れが発生しやすくなります。しかし、業務管理ツールがあれば、業務の調整や業務内容の追加が簡単なため、やるべきことや担当者を調整することも簡単です。

個人のタスク漏れを防ぎやすい

業務管理ツールはその業務の担当者、業務内容、締め切りがいつか、確認しやすくなっているものが多いです。チームで個人の業務進捗がわかりやすく、抜けや漏れもすぐに確認できます。そのため、個人のタスク漏れを防ぎやすくなるでしょう。

自社にあった業務管理ツールを選ぶ6つのポイントとは？

業務管理ツールはツールごとにできることが異なるため、目的に合ったツール選びが大切です。自社に最も合ったツールを選びやすくするために、下記のポイントに注目しましょう。

1. 導入目的に合っているか
2. 既存ツールとの兼ね合い
3. 使いやすさ
4. サポート体制
5. 導入コスト
6. クラウド型なのかインストール型なのか

1. 導入目的に合っているか

業務管理ツールは、ツールごとにできることが異なります。そのため、導入を検討しているツールが現状自社が改善したい問題や目的に合っているのか確認しましょう。

例えば業務管理の仕方一つとっても、ガントチャート型、カンバン型、todoリスト型それぞれ特徴が異なります。これらの機能を併用できるケースもありますが、ツールによってはないこともあります。

チームのスケジュールを確認したい場合はガントチャート型が良いでしょう。以下のように業務の締め切りや業務の進捗が確認しやすくなっています。

個人やチームが抱えている業務量を整理したい場合はカンバン型がおすすめです。カンバン型のイメージは以下のものです。

目的に合っていないツールを使ってしまうと、かえって業務効率が悪くなる可能性もあります。

2. 既存ツールとの兼ね合い

業務管理ツールはその会社が既に使っているツールと連携して利用できる場合もあります。メールやスケジュール管理で導入しているツールがあれば、効率化が図りやすいです。会社のツールとリンクさせることで、より業務の効率化が図れます。

既存ツールと連携がとれない場合は、データ移植やレイアウトを作り直さなければならなくなる場合もあります。そうなれば無駄なコストや作業が発生してしまい、スムーズな導入ができません。

連携できるツールはツールごとのホームページで確認できるため、対応しているツールがないか、調べてみると良いでしょう。

3. 使いやすさ

業務管理ツールは使いやすさも大切です。非常に多機能で便利なものでも、従業員がうまく利用できなければ意味がありません。会社によってはオンラインツールになれていないケースもあります。

使いやすい操作画面かどうかも大切なポイントです。職種や業務内容によって使いやすい機能の条件が変わることもあります。機能が同じでも、スマホとの連携を重視するもの、タスクの管理しやすさを重視したものなど、ツールごとに強みが異なります。

ツールの中には利用できる機能を意図的に限定し、わかりやすさに特化したものもあります。たとえばメール共有システムのyaritoriの場合、メール共有に特化したツールです。必要な機能があれば、そのようなツールを導入してもよいでしょう。

4. サポート体制

業務管理ツールは長期的に使い続けるツールのため、導入してからのサポートもポイントです。サポート体制が充実していれば、わからないことがある場合でも、すぐに問題が解決します。

ただし、サポート体制が充実しているほど、導入にコストがかかる傾向にあることに注意が必要です。コストとの兼ね合いで検討しましょう。

5. 導入コスト

業務管理ツールは無料のものから有料のものまであります。使える機能が多いほどコストがかかりがちです。しかし、無料の場合は機能が制限されていることが多くなります。目的に合わせ必要十分な機能を備えているかどうか確認しましょう。

ツールの中には部分的に無料で利用できるもの、無料体験ができるものもあります。使い勝手などを試してから検討するのがおすすめです。

6. クラウド型なのかインストール型なのか

クラウド型の業務管理ツールはWebを使いアクセスできるタイプの業務管理ツールです。インターネットがあればアクセスでき、スマホでもPCでもアクセスできます。

使いやすさや導入しやすさに注目するならクラウド型がおすすめです。

目的別！業務管理ツールおすすめ5選

業務管理ツールはツールごとにできることが異なります。そのため、目的に合わせたツール選びが大切です。ここでは以下の目的に分けて業務管理ツールを5選紹介します。

1. チームの業務進捗を可視化するコミュニケーションツール
2. タスク・業務の進捗管理ツール

次で詳しく見ていきましょう。

チームの業務進捗を可視化するコミュニケーションツール

チームの業務進捗把握には以下のツールがおすすめです。

• yaritori
• Chatwork
• Slack

次で、それぞれの特徴を解説します。

yaritori

「yaritori」は問合せ対応など、メールで主要な業務を行っている方におすすめの業務管理ツールです。yaritoriでは以下のことが行えます。

• メールの対応状況の分類・整理
• 担当者振り分け
• 複数アカウントの一括管理
• メールごとのチャット機能
• 個人ごとのチャット機能

メールの対応状況をチーム全員で可視化することができ、担当者の振り分けなどが可能です。誰がどのメールに対応しているのかなどの業務状況がわかりやすくなるので、メールの対応漏れを防ぎ、業務状況がわかります。

また、メールの対応に迷った場合、メールごと使えるチャット機能が便利です。メール対応の相談内容をリアルタイムで行えます。対応品質を安定化させられます。

個人ごとでダイレクトに送れるチャット機能もあるため、業務連絡もLINEのような感覚で利用可能です。

クラウド型のサービスのため、リモートワークにも活用できます。、Slackなどとの連携を行い、より便利にカスタマイズすることも可能です。

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yaritori

Chatwork

「Chawork」チャットワークはセキュリティ性が高く、社内外のコミュニケーションが取りやすいツールです。KDDIなど多くの企業で導入されています。特徴を簡単にまとめると以下の通りです。

• 自分のタスク管理や相手のタスク管理が可能
• Toの設定を利用したメッセージの通知
• 社内外を問わず作れるグループチャット

自分のタスク管理や相手のタスク管理、Toの設定を利用したメッセージの通知、社内外を問わず作れるグループチャットなどの機能が特徴です。一つ一つの機能はシンプルですが、コミュニケーションや業務のやりとりのために必要十分な機能を備えています。

企業での導入事例も多く、他社とのやりとりが多い場合にチャットワークはおすすめです。

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Chatwork

Slack

「Slack」もchatworkと同様多くの企業で導入されているツールです。パソコン、スマホ、タブレットで利用でき、ネット環境があれば簡単に使えます。簡単に特徴をまとめると、以下の通りです。

• パソコン・スマホ・タブレットなど端末を選ばず利用できる
• ファイル共有が簡単
• 絵文字などのコミュニケーションが気軽にできる
• メッセージのお気に入り機能により、必要な情報へのアクセスが簡単
• 各種ツールとのカスタマイズ設定が可能

カスタマイズ性が高く、多くの業務管理ツールと連携でき、対応していない場合でも、カスタマイズによって、対応ができます。

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Slack

タスク・業務の進捗管理ツール

社内のタスクや業務の進捗を管理するためのツールにもいくつか種類があります。

Trello

「Trello」はカンバン型でビジュアルでチームでのタスク管理をしやすいツールです。簡単に特徴をまとめると以下の通りです。

• カンバン方式でタスクの管理ができる
• スマホでもパソコンでもアクセス
• ドラッグアンドドロップによる直感的な操作

カードで業務量の管理がされ、ドラッグアンドドロップでカードを移動でき、直感的な操作ができます。使い方がシンプルなため、管理の方法を工夫すれば、業務管理だけではなくアイデア出しなどにも活用可能です。

カンバン型のシンプルな業務管理ツールを求めている場合におすすめです。他の機能が豊富とはいえないため、複数の機能を使い分けたい場合には、あまりおすすめできません。

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Trello

Todoist

「Todoist」は、デザインがシンプルで、個人の業務管理がしやすくなっています。特徴をまとめると以下の通りです。

• todoリスト方式で管理しやすい
• シンプルな機能で、読み込みが早い
• 優先度やラベルでの作業管理が可能

todoリストでシンプルに管理したい場合におすすめのツールです。

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todoist

まとめ｜業務管理ツールは目的に合わせて最適なものを選ぼう！　

この記事では業務管理ツールとは何か、できることやメリット、おすすめのツールについて紹介しました。

業務管理ツールでできることはツールごとの違いが大きいため、目的や必要な機能を確認して選ぶことが大切です。目的を整理して、必要な機能を把握していれば、失敗しない業務管理ツール選びができるでしょう。

目的に合わせた業務管理ツール選びにお役立てください。