プラスティックフィルム加工の取引先からの問い合わせや事務処理で活用

株式会社ONO plusさまは、京都に本社を構えるプラスチックフィルム加工の会社で、yaritoriを新規のお客さまからの問い合わせ対応や事務管理にご活用いただいております。

メール共有システム「yaritori」をご導入いただいている企業さまとして、今回は「株式会社ONO plus」さまに取材をさせていただきました！

御社の業務内容について教えてください。

私たちは、1969年に設立し、京都に本社を構えるプラスチックフィルム加工の会社です。
yaritoriは、営業事務の部署で使っています。お客さまからの問い合わせ対応や請求書処理などさまざまな業務を行っており、9名で利用させてもらっています。

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

「お客さまサービスセンター」と「事務管理センター」という2つのチームをyaritoriで作成し、それぞれでメールアドレスを1個管理しています。

「お客さまサービスセンター」では、お客さまからの注文や問い合わせに関する対応をしています。一日300件ぐらいのメールを主に2人で対応しています。「事務管理センター」では、事務業務全般を対応しています。請求書処理や送付などをしており、7名で管理しています。

その他、「経理管理」チームでは、請求書の発行・処理や、雇用に関する手続きを対応するメールアドレスを管理しています。こちらは、誰が対応してもような仕組みになっています。また、「代表者用」でチーム全体に共有する必要のない税理士とのやりとりなどをしています。

*チームとは、メールアドレス・アクセスできるメンバーを管理できるyaritori上の管理単位です。

なぜ「yaritori」を導入しようと思ったの教えてください。

もともとは、個人アドレスで業務をしていたのですが、一日300件ぐらいのメールがきていたので、対応漏れや事故などさまざまな問題が起きていました。

共有アドレスを作成し、OutlookでID・PWを共有する形に運用を変えてみたのですが、それでも誰が対応したのかや、誰が対応しているのかがわからないのが問題でした。このメールに誰が対応したかを聞くと、他の事務員が既に対応しちゃったなどといったことも頻繁に起きていました。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

yaritoriを導入して、作業効率は格段に上がりました！先日、社長にレポートを報告したのですが、月で88時間の業務時間が削減されていたんです。以前は、休んだ次の日に300件メールが溜まっていることがあったり、残業も多かったのですが、定時に帰れるようになりました。

また、メールの返信ができておらず、催促のメールも1週間で15-20件ぐらいあったのですが、これも0になりました。共有アドレスでのメール対応を効率的にできる仕組みになったので、まずみなくてはいけない量が半分になったのは大きいです。

「yaritori」導入の決め手はありましたか？

導入にあたって、他社サービスもみたのですが、とにかくわかりずらかったんです。正直、お試し期間にも一切使いませんでした。すごく画面の中に入っていかないとメール返信ができなかったことも覚えています。

yaritoriは、ちゃんと設定もできたし、ZOOMを使って事務員全員に説明をしっかりしていただけたので、トライアル期間からがんがん使わせてもらえました。プロフィールアイコンも付けられてテンションも上がったのを覚えています。

最低契約期間もないので、使えなかったら解約もできるからいいやと思っていましたが、今もうOutlookには戻れないですね。。