御社の業務内容について教えてください。

私たちは、ビル・マンション・工場・公共建築物の屋上・地下ピットなどのメンテナンスに使用する梯子（タラップ）及び屋上マンホール・吊環といった建築金物の製造メーカーです。

ゼネコンや建築設計事務所、役所が全体の仕様を設計し、代理店さまが業務の受注をし、当社に発注していただくという商流となることが多いです。本社がある尼崎の工場で製品を製造し、代理店を通じて建築現場に卸しています。羽田空港や東京スカイツリーなどにも納入実績があります。

カタログ販売と特注販売があり、350を超える全国の取引先からの要望に幅広くお応えしています。

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

お客さま対応をしている営業部と業務部で「yaritori」を使用しており、2つのアドレスを10名のメンバーで管理しています。

これらの部署では、発注から受注までの製品図面や見積りのやりとりなど、さまざまな問い合わせ対応をしています。メールで連絡をいただいた後に、電話で納期や仕様に関する補足説明をしていただくことが多いことや、受注に至るまでの期間が長い案件があることが特徴です。

yaritoriでは、問い合わせごとに担当者を決め、すぐに対応しなくてはいけない注文依頼はタグでわかるようにすることで、優先順位をつけながらお客さま対応ができています。

電話内容は、コメントやメンション機能で担当者に共有することで社内連携をしながら、顧客名や製品名など複数の条件で過去メールを検索できるので、過去の問い合わせ内容を参照しながらの対応もできています。

なぜ「yaritori」をご導入しようと思ったのか教えてください。

従来はOutlookでID・PWを共有し、お客さまとのメール対応をしていました。
これでは、誰がどのメールの対応をしているのか、対応は終わっているのかがわからなかったので、いちいち「このメールに誰が対応しているか？」など確認の手間が発生していました。

また、メールを受信したあとに電話で連絡をもらうこともよくあります。
その度に、紙のメモを担当者に渡すという対応をしていたのですが、担当者が決まっていないこともあったので「このメモを誰に渡すのか」といった情報共有の課題もありました。

問い合わせの対応状況を見える化して、社内連携もスムーズにしていきたいと考えていたなかで出会ったのが「yaritori」でした。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

「yaritori」を導入してから、対応状況の可視化や社内連携がスムーズになったのはもちろんですが、過去の見積りを探す手間など無駄な確認時間も減りました。業務時間の一割ぐらいは削減できたと思っています。

経営セミナーでも、付加価値の高いコア業務に使える時間は業務時間全体の2-3割という話はよくありますが、業務時間の一割削減というのは大きなインパクトです。

また、担当者が休みでも対応経緯が全て残っていることや、お客さまからの初期的な質問は業務部で一次対応し、より技術的な質問には営業部が対応するといったような社内で上手く協業する仕組みを作ることができたこともよかったです。

こうしたスムーズで迅速な対応は、お客さまにも満足いただける結果に繋がっていると考えています。

「yaritori」導入の決め手はありましたか？

はじめてメール共有システムを利用してみようと思ったので、シンプルで使いやすそうだと思ったところが決め手でした。

あまり機能が多すぎても、そこまで求めていないなと思うサービスも多く、誰が対応しているかがリアルタイムでわかりやすい点を重視しました。それでいて、価格がリーズナブルな点も導入の決め手となりました。

yaritoriは使い始めてから便利だなと気づく機能も多く、メンション機能やタグ付けなどはよく活用しています。