ナップ賃貸保証株式会社さまは、不動産オーナー、不動産仲介・管理会社、入居者さまへ「家賃保証サービス」を提供している会社です。

「yaritori」を、不動産オーナーや不動産仲介・管理会社などとの連絡・問い合わせ業務でご活用いただいています。

今回は、メール共有システム「yaritori」をご導入いただいている企業として「ナップ賃貸保証株式会社」システム開発部 恒柗さまに取材させて頂きました！

御社の業務内容について教えてください。

当社は、「賃貸保証事業のパイオニア」である株式会社ナップの家賃保証サービスを分社化して⽣まれた会社です。

不動産オーナー、不動産仲介・管理会社、入居者さまへ「家賃保証サービス」を行っています。例えば、不動産オーナーさまにとっては、家賃の遅延が発生しても当社がお立替えができるようになるので、収益改善や安定収入を実現することができます。

家賃保証だけでない「安心」をそれぞれのステークホルダーに提供することで、関係者全員にメリットがあるビジネスです。

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

yaritoriは、主に不動産オーナーや不動産仲介・管理会社との連絡・問い合わせ対応を行う「営業サポート部」で活用しています。

営業サポート部は、営業が新規で獲得した加盟契約の契約書の回収や、顧客情報のシステムの入力、家賃明細の送付などを主な業務として行っています。また、不動産会社からくるさまざまなお問い合わせも営業サポート部で対応しています。

東京、大阪、名古屋、久留米、熊本に拠点があり、2,000社ほどある取引先（不動産会社・不動産オーナーさま）と日々大量のメール対応をしています。

yaritoriで問い合わせメールを受信し、担当者がそれぞれが返信担当者の設定をしていき、他のメンバーにもわかるようにしています。よくある問い合わせに関しては、カテゴリごとに整理したテンプレートで返信し、返信内容に迷う場合は、詳しいメンバーにチャットで相談するなどスムーズにコミュニケーションが取れています。

担当者に設定された場合や、チャットでコメントをもらった場合は、Slackに通知がくるように設定しているので、すぐに気付けるようにしています。

なぜ「yaritori」をご導入しようと思ったのか教えてください。

「yaritori」を導入する前は、Outlookを使い営業サポートメンバーそれぞれがお客さま対応をしていました。サポート部のメンバー全員が参加するメンバーメーリングリストをCCに追加し情報共有するいわゆる一般的なメール対応だと思います。

一日300-400件ぐらいのメールを受信していたため、メールの対応状況がわからず、見落としや返信遅れなどが発生していました。メールの対応漏れがあると、お取引さまにも迷惑がかかってしまうため、適切な運用方法や仕組みを検討することが急務な状況でした。

何かいいサービスがないか探していたところ展示会で見つけたのが「yaritori」です。探していたサービスはこれだ！と思いすぐトライアルを始めました。簡単に今までの運用を切り替えられるほどシンプルでわかりやすいサービスだったので、そのまま導入に至りました。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

弊社は2000を超える不動産会社とお取引をしており、日々大量のメールがくるなかでCCで情報共有をすると自分に関係のないメールも確認する必要がありました。

yaritoriでは、担当者が一目でわかるので、自分に関係のないメールをチェックする必要がなくなり、時間コストの削減に繋がりました。

さらに、今まではoutlookだと対応したかどうかわからず、毎回コミュニケーションが発生していましたが、yaritoriでは、一目で誰がどのメールを対応しているかわかるので、対応漏れもなくなりました！

機能面でいうと、テンプレート機能やチャット機能が便利で使いやすいので、返信スピードと回答品質向上の両方を実現できるようになりました。

対応状況の可視化が実現できたので、圧倒的に作業時間が短くなっただけでなく、メールごとにチャットができるので、とてもコミュニケーションがスムーズになりました。

「yaritori」を気に入っていただいた点はありますか？

一目で担当者がわかる画面デザイン、使いやすいテンプレート機能やチャット機能です。直感的に何をすべきかわかり、操作性が優れているのがとても気に入っています！

導入前も導入後もyaritoriの担当者が親身に対応してくれたり、パソコンが苦手なメンバーでも簡単な操作で作業ができるので、導入障壁がとても低かったのも良かったです。