BCCで一斉送信する方法とは？マナーと注意点を解説　

ビジネスシーンでBCCでメールを一斉送信する方は多いでしょう。しかし、マナーや注意点をきちんと理解しておかなければ、受信相手に失礼に当たる可能性があります。さらには送りたい人に送りたいタイミングでメールを送れないリスクもあります。

本記事では、BCCでメールを一斉送信する方法を具体的に解説し、ビジネスマンとして覚えておきたいマナーとBCC一斉送信のリスクについてわかりやすく紹介します。

確実に・安全にメールを一斉送信する方法を知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

BCCとは

BCCとは「Blind Carbon Copy」の略で、メールを一斉送信する際に使う機能です。BCCを使うと、受信者全員のメールアドレスが他の受信者に見えないように送信できます。

複数の取引先にメールを送りたい時、取引先へのメールを上司にも目を通してほしい時など、受信者のプライバシーを守りながらメールを一斉送信したい時に使用します。

CCとの違い

BCCとCCはどちらもメールの送信先を指定する方法ですが、大きな違いがあります。

・CC：受信者全員のアドレスが全て見える
・BCC：受信者のアドレスが他の受信者には見えない

BCCはプライバシーを守りつつ、一斉にメールを送りたい時に便利です。

BCCでメールを一斉送信する際の手順

BCCでメールを送信する方法は、どのメールソフトでもほぼ同じ手順です。具体的に解説します。

【BCCでメールを一斉送信する手順】
1.メールソフトでメール作成画面を開く
2.宛先欄の「BCC」に送信したい相手のメールアドレスを入力する
3.件名と本文を作成する
4.内容を確認して送信する

以上の手順を用いれば、受信者のアドレスを公開することなくメールを一斉送信できます。

BCCで一斉送信する際のマナー

ビジネスでBCCを使用する際に覚えておきたい3つのマナーを紹介します。

・宛名には「各位」を使用する
・相手を思いやる一言を入れる
・CCやTOにアドレスを入力していないか確認する

メール受信者に好意的な感情を抱いてもらうコツでもあるので、ぜひ実践してください。

宛名には「各位」を使用する

BCCのメールで個別に宛名を入力しないケースでは、宛名に「各位」と記載しましょう。

単純に「各位」だけでも構いませんが、下記のような書き方も有効です。

【複数人に送る際の宛名の例】
・取引先各位
・関係者各位
・担当者各位

以上は企業からの公式な連絡をとる際に適しています。受信者に礼儀正しい印象を与えるためにも使用してください。

相手を思いやる一言を入れる

BCCでメールを送信する際は、相手への配慮として一言添えることが大切です。

宛名を個別に入力しない場合は、「このメールは、BCCで送信しております」「一斉送信のため、BCCにてお送りしております」のように一言添えておきましょう。

CCやTOにアドレスを入力していないか確認する

BCCで一斉送信する際は、CCやTOにアドレスが入力されていないか必ず確認しましょう。

誤ってアドレスが公開されると、受取人のプライバシーが侵害され、企業間の不必要なトラブルや信頼の損失を招く可能性があります。

送信前には、宛先が全てBCCに入力されており、CCとTOにアドレスが含まれていないことを確認することが重要です。

BCCで一斉送信するなら覚えておきたい5つの注意点

BCCでメールを一斉送信する前に、覚えておきたい5つの注意点を紹介します。

・BCCで送れるメールの件数には上限がある
・迷惑メールと認識されるリスクがある
・情報漏洩してしまうリスクがある
・配信に時間がかかる
・法律に抵触するリスクがある

BCCで送れるメールの件数には上限がある

BCCで一斉送信できるメールの件数には上限があります。例えばGmail・Outlookでは500通です。

上限を超える数のメールを送信したい時は複数回に分けて送らなければなりません。しかしこの方法では二重送信や送信漏れのミスが発生する可能性があります。

計画的にメールを送信するか、大量のメールでもスムーズに送れるメール配信システムの導入がおすすめです。

迷惑メールと認識されるリスクがある

BCCで一斉送信する際は、迷惑メールとして認識されるリスクがあることを覚えておきましょう。多数の受取人に同じ内容を送信すると、スパムフィルターに引っかかりやすくなります。

最悪の場合、その後の大事なメールも届けられなくなってしまいます。迷惑メールになるのを回避したい場合は、受信者にドメイン受信許可設定してもらいましょう。ただしこの方法は相手に手間をかけてしまうため、送信者側がメール配信システムを利用するほうが親切です。

情報漏洩してしまうリスクがある

BCCで一斉送信する際には、情報漏洩のリスクを理解しておくことが重要です。メール送信時に誤ってTOやCCにメールアドレスを入力してしまうと、受取人のプライバシーが侵害される可能性があります。

特に個人情報や機密情報を含むメールでは、訴訟に発展するような深刻な問題を引き起こすことがあります。

送信前に宛先欄を再確認し、メールアドレスがBCCに入っているかを確実にチェックしておきましょう。

配信に時間がかかる

BCCで大量のメールを一度に送信すると、配信に時間がかかるケースがあります。メールサーバーが処理に時間を要することが原因で、その後の通常メールでも遅延が発生してしまいます。

送信時間の遅延により重要な情報が即時に届かないリスクがあるため、一斉送信する際は時間に余裕を持って行うか、大量のメールもスムーズに処理してくれるメール配信サービスを導入しましょう。

法律に抵触するリスクがある

何も知らずにBCCで一斉送信を繰り返していると、法律に抵触するリスクがあります。

メルマガを配信している企業で特に注意したいのが特定電子メール法です。例えば、「受信者に無断でメールを送信する」「メール配信を解約できる方法を明記しない」「問い合わせ先を明記しない」などは法令違反になります。

法令を遵守してメールを送信するためにも、関連する法律についてきちんと理解しておきましょう。

リスクを回避してメールを安全に一斉送信したいならyaritori

BCCを使えば手軽にメールを一斉送信できますが、正しく理解しておかなければ前述したようなトラブルに発展する可能性があります。

迷惑メールに振り分けられる・人的ミスで情報が漏れてしまう・思うようにメールが送れない・違法になるリスクなどを回避したい場合は、メール配信システムの導入を検討しましょう。

「yaritori メール配信」なら無料で利用できるため、メール配信システムがどのようなものかを試したい方におすすめです。

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【yaritori メール配信でできること】
・独自のAIがメール文作成をサポート
・シーンごとのメールテンプレート作成
・宛名の自動挿入

【yaritori メール配信を利用するメリット】
・全ての機能が無料
・送信数の制限なし
・法律に準拠した設定
・スパム対策済み

以上のようなメールの一斉送信に関わる便利な機能を、全て無料で利用できます。ぜひお気軽にお試しください。

まとめ

BCCでの一斉送信は便利ですが、マナーを守って注意点を理解して送信することが大切です。情報漏洩や迷惑メールになってしまうリスクなど、ビジネスにおいて致命的なトラブルに発展する可能性があるので、十分に注意しておきましょう。

前述したようなリスクは無料で利用できる「yaritori メール配信」で解消できます。

数量無制限で一斉送信できるだけでなく、AIによる文章自動作成や宛名自動入力など、メール業務の時短につながる便利な機能も全て無料で利用できます。メール配信システムの導入を検討中なら、ぜひお気軽にお試しください。