Outlookのグループ機能とは？作成方法や使い方を徹底解説

Outlookのグループ機能とは、複数のメールアドレスを1つの名前のグループにまとめ、グループメンバー全員に同じメールを送信することができる機能です。

同じ部署やプロジェクトのメンバーなどよく連絡をとりあうメンバーにまとめてメールをおくりたいときに活用することができます。

メールを送るごとにメールアドレスを追加・確認することが手間などの課題を解決することができるので、日々のメール対応の効率化に役立ちます。

この記事では、Outlookのグループ機能について、グループの作成方法から使い方まで解説します。Outlookのグループ機能を初めて試してみたい方にオススメです！

Outlookのグループとは

Outlookのグループとは、チームなどの複数名を前提とした仕組みであり、登録したメンバーに対してメールを一斉送信できる機能です。グループ用のメールアドレスを指定し、メール送信ボタンを押せば、送りたいメンバー全員に同じ内容を送付できます。

個別にメールアドレスを指定する必要がなく一括で操作が完了するため、業務効率化につながるでしょう。

メーリングリストとの違い

Outlookのグループと類似する機能として、メーリングリストが挙げられます。メーリングリストは、複数の送り先に同じ内容を送信できる仕組みです。

Outlookのグループとメーリングリストには、複数の相手に「同じ内容を一斉送信できる」という共通点がある一方で、以下の違いがあります。

【メールを返信できる人】

メーリングリストでは、リストに登録された人のみが返信できるため、仮に「Aさん・Bさんの2名」がリストに登録されていれば、Aさん・Bさんのみが返信可能です。Outlookのグループ機能では、グループに登録されていない人も返信できます。

【送信元の表示状況】

メーリングリスト経由で受信したメールに、返信を試みると、返信した人のメールアドレスが相手に表示されます。一方でOutlookのグループ機能からメールを受信し、そのメールに返信すると、グループメールのメールアドレスが表示されます。

Outlookのグループ機能を活用するメリット

Outlookのグループ機能を活用すると、以下のようなメリットが期待できます。

複数の相手に一度でメールを送信できる

たとえば100人に同じメールを送信したい場合、100名分のメールを作成し、個別にメールアドレスを打ち込むため、多大な労力がかかるでしょう。Outlookのグループ機能であれば、一斉送信用のメールアドレスを作るだけで、一度で100人に同じ内容を送信できます。

グループで情報共有できる

グループメールに返信すると、返信内容も「グループメール内のメンバー」に共有されます。メールの送受信状況についても、グループメール内のメンバー全員がチェックできるため、進捗状況の共有も可能です。

メールボックスの容量を節約

たとえば10名に同じ内容を送信したい場合、グループメールを活用せず、個別に10通のメールを送信すると、10通分のデータ容量が消費されます。一方でグループメールを活用すれば、1通のメールを送るだけで10人に一斉送信されるため、9通分の容量を節約できます。

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Outlookグループの作成方法

ここでは、Outlookグループの作成方法について解説します。作成手順は、以下の通りです。（※ここでは、Windowsのパソコンでの作成方法を紹介します。）

①Outlook for Windowsを開く

まずは、「Outlook for Windows」を開きます

②ホーム→新しい電子メール→新しいグループをクリック

「ホーム→新しい電子メール→新しいグループ」をクリックします。

「新しいグループ」が表示されない場合は、会社サイドで設定を無効にしている可能性があるため、担当者に確認してみてください。

③グループ詳細を入力

登録したいグループについて、名前・説明・分類などを入力します。

画像引用元：Outlookでグループを作成する

【名前】
グループの方向性などがわかるよう、グループ名を入力します。
（例：社員総会の実行メンバー）

【説明】
他のユーザーが、グループの目的や活動内容を理解できるよう、説明を記載します。
（例：20××年×月開催の社員総会について、企画・実行を行なう）

【分類】
グループに対し、最適な分類項目を選択します。分類内容は、企業で設定しているため、適切な内容が見つからない場合には、設定を担当した人に確認しましょう。
（例：【イベント】を選択）

【プライバシー】
パブリックまたはプライベートを選択します。
パブリックを選ぶと、組織の全員がグループメールの内容をチェックできます。プライベートを選択すると、承認された人でなければ内容を確認できません。
（例：プライベートを選択）

【すべてのグループの会話とイベントをメンバーの受信トレイに送信します】
チェックを入れると、他のワークスペースに移動せずとも、受信トレイ内の会話をチェックできます。

【作成】
すべての詳細を入力したら、作成ボタンを押して完成です。

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Outlookのグループの使い方

ここでは、Outlookグループの使い方について解説します。

メールの送信方法

①メールを送信する際には、ページ上部の「メッセージの作成」をクリックします。

画像引用元：Outlook.com またはOutlook on the webでグループに電子メールを送信する

②宛先で送信したいグループを選び、件名のメッセージを入力後、送信をクリックすれば送信完了です。

グループの編集

①グループを編集する際には、左のウインドウ内にある「グループ」の中から、編集したいグループをクリックします。

②メッセージの上部にある「・・・」を選びます。

（※・・・では、さまざまな設定ができます。）

画像引用元：Outlook.com グループを編集または削除する

③その後、「グループの編集」を選び、必要な編集を行ない「保存」をクリックしたら完了です。

メンバーの追加、削除

①左側フォルダ内の「グループ」から、追加または削除したいグループをクリックします。

②「グループ」リボンで、「メンバーの追加」または「メンバーの削除」をクリックします。

③メンバーを追加、または削除を実施します。

【メンバーを追加する場合】
「メンバーの追加」ボックスに名前またはメールアドレスを記載したうえで、ユーザー検索で「追加したいメンバー」を選びます。

【メンバーを削除したい場合】
「グループの編集」ボックスで削除したいメンバーを選び、【×】をつけます。

画像引用元：Outlook でグループ メンバーを追加および削除する

④OKをクリックしたら完了です。

複数人でのメール共有なら「yaritori」がおすすめ

Outlookのグループ機能は、メールの一斉送信によって、メール管理を効率化することを目的としています。一方で、カスタマーサポートや予約受付のように、複数名が連携しメール対応を行なう機会が多い場合には、メール共有システムの方が適するでしょう。

メール共有システムは、1つのメールアドレスをチームメンバーで共有し、届いたメールをメンバー全員で対応できる仕組みです。メールの送受信状況やメンバーの対応可否も共有できるため、対応漏れや重複対応などのリスクを軽減できます。

＜主な機能＞
・代表アドレスと個人アドレスの一元管理
・メール対応状況の可視化（未対応・対応中などのステータス管理）
・二重送信防止機能
・メールごとのチャット機能（ビジネスチャット）
・複数チャネルの一元管理（メール・チャット等）
・メールテンプレートの共有・管理機能
・AI機能「yaritori AI」による文章作成やクレーム検出　など

＜価格＞
・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：1,980円〜/名
※7日間の無料トライアルあり

まとめ

一斉送信をする機会が多いOutlookユーザーは、グループ機能を活用することで、効率的なメール管理が実現します。Outlookのグループ機能は便利であるものの、一斉送信でのCCメールを大量に送ることで、大事なメールが埋もれてしまうケースも見受けられます。

メール共有システム「yaritori」では、個人アドレス以外にも、複数人で管理している共有アドレスの管理が可能です。「support＠」などの複数人で管理しているアドレスを関係者で共有すれば、CCによる情報共有が不要となり、メールの量が減るのはもとより、本当に必要なメールのみを共有できます。

適切なメール管理を実現したい場合には、この機会に「yaritori」の利用をしてみてください。