【12の例文付き】年末年始の挨拶メールの書き方・送り方のマナー

年末年始の挨拶メールは、取引先や社内の人との関係を良好に保ち、自分を印象付けるために有効です。しかし、普段のビジネスメールとは異なる言い回しや時候の挨拶が必要なため、難しいと感じる人も多いでしょう。

本記事では、年末年始の挨拶メールの書き方・送るタイミング・例文集を紹介します。送り先別の例文を用いて、すぐにメールの作成に取り掛かりましょう。

年末年始の挨拶メールは送ったほうがいい？

年末年始の挨拶メールは取引先との関係強化のためにも送ることをおすすめします。

挨拶メールで過去一年の支援への感謝を伝え、新年への抱負や期待を共有できるためです。さらには取引先とのコンタクト回数を増やし自分の印象を残せるほか、礼儀正しさや気配りを示す良い機会にもなります。

年末年始の挨拶メールの書き方のポイント

メールを作成するうえでの4つのポイントを紹介します。

1,適切なタイミングで送る
2,件名を明確にする
3,感謝の気持ちを表現する
4,文章を簡潔にまとめる

せっかくの挨拶メールが逆効果にならないように、マナーとして覚えておきましょう。

適切なタイミングで送る

年末年始の挨拶メールは、適切なタイミングで送ることが重要です。一般的には、年末は12月中旬から下旬、年始は1月初旬に送るのが良いとされています。

同時に、相手の業務スケジュールを考慮することも大切です。取引先なら休業の1週間前〜3日前に、社内であれば、相手の最終出社日の午前中に送信するのがベストです。

件名を明確にする

年末年始の挨拶メールでは件名を明確にし、受信者がメールの内容を瞬時に把握できるようにしましょう。「年末年始のご挨拶」や「新年のご挨拶」など、簡潔でわかりやすい件名を設定し、受信者が認識しやすいように工夫しておきます。

受信者が多忙な時期でも一目で重要なメールだと理解できるため、返信率や読まれる確率も高まるでしょう。

感謝の気持ちを表現する

年末年始の挨拶メールで感謝の気持ちを表現することは、関係の強化や良好なビジネス関係の維持につながります。

「昨年は大変お世話になりました」「ご支援いただき、心より感謝申し上げます」といった言葉を使うことで相手に良い印象を与え、新年に向けての前向きな関係構築に寄与します。

具体的なエピソードがあれば、感謝の言葉を交えながら書きましょう。事務的な印象が薄れ、相手から自分への印象も良くなります。

文章を簡潔にまとめる

年末年始の挨拶メールでは、文章を簡潔にまとめることが重要です。受信者が多忙な時期である可能性を考慮し、長文や複雑な表現は避け、要点を明確に伝えましょう。相手は短時間で内容を把握しやすく、ストレスなくメッセージを受け取れます。

具体的には、「昨年は大変お世話になりました。おかげさまで充実した一年を過ごせました。新年もよろしくお願い申し上げます。」のように、感謝と新年の挨拶をシンプルに伝えます。短くても心のこもったメッセージを心掛けることで、良好な関係の構築につながります。

こんな年末年始の挨拶メールはNG

年末年始の挨拶メールを送るうえで、注意すべきポイントがあります。守らないとせっかくの挨拶メールが逆効果になる危険性があるため、しっかり理解しておきましょう。

一斉送信

年末年始の挨拶メールで一斉送信はNGです。メール冒頭に宛名が明記されていない・個別にカスタマイズされていないメールは、受信者に対する配慮や誠意が欠けていると受け取られがちです。

もしもCCで複数人にメールを送ってしまうと、メール受信者は全ての受信者メールアドレスを閲覧できる状態になります。個人情報保護の観点からも一斉送信は避けておきましょう。

できるだけ個別対応を心掛け、受信者の名前や関係に応じたメッセージを加えることが礼儀であり、信頼構築につながります。

期限をすぎてからの送信

年末の挨拶メールのタイミングを逃した場合は年始にメールすれば良いのですが、年始の挨拶メールまでもが遅くなると相手に無礼と受け取られる可能性があります。

1月中旬以降に挨拶メールを送る際は、一般的な文ではなく「新年のご挨拶が遅れました。今年もよろしくお願いいたします。」のように一言添えておきましょう。

【送り先別】年末年始の挨拶メールの例文集

年末年始の挨拶に使えるメールの例文を、基礎構成をもとに紹介します。

・取引先
・上司
・部下

取引先

取引先に向けた年末年始の挨拶メールの基本構成は以下の通りです。

これに伴った例文を1つずつ紹介します。

上司

上司に向けた年末年始の挨拶メールの基本構成は以下の通りです。

これに伴った例文を1つずつ紹介します。

部下

部下に向けた年末年始の挨拶メールの基本構成は以下の通りです。

取引先や上司と異なり、場合によっては一斉送信するケースもあります。他に比べてフランクな言葉で親近感を演出することも重要です。

これに伴った例文を1つずつ紹介します。

年末年始の挨拶メールの返信例文

年末年始の挨拶メールをもらったら、返信するのがマナーです。特に取引先や上司に返信する際は気を使うものなので、ぜひ例文をご覧ください。

・取引先
・上司
・部下

取引先

取引先から年末年始の挨拶メールをもらった際に送りたい、返信メールの例文を紹介します。

上司

自分が送るよりも先に、上司から年末年始の挨拶メールが届いた場合の返信例を紹介します。 

部下

部下からの年末の挨拶メールに対する返信は、感謝の気持ちを表し、来年への期待を込めると良いでしょう。

年始の挨拶メールに対する返信にも感謝の気持ちを込め、新年の抱負を入れましょう。

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まとめ

年末年始の挨拶メールは、感謝の気持ちを伝え、新しい年に向けた希望を共有する絶好の機会です。心温まるメッセージを送ることで、ビジネス関係をさらに深め、良好な関係を築く手助けになります。

今回の記事で紹介したポイントを参考に、相手への感謝の気持ちと、新年に向けた前向きな思いを込めて、丁寧な挨拶を心掛けましょう。

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