メール誤送信を防ぐおすすめの対策｜原因を踏まえた改善方法の紹介

メールの宛先ミスや添付ファイルミスなど、メール誤送信を体験したことがある方も多いのではないでしょうか。
決して悪気はなくても、誤送信をしたさいに個人情報や機密情報が含まれていると、個人評価や企業としての評判を落とすような重大な事故にも繋がりかねません。

そこで、本記事ではよくある誤送信の原因と対策を紹介し、誤送信を防ぐことのできるオススメのサービスを紹介します！

メール誤送信による「恐ろしいリスク」とは？

メールの誤送信は、些細なミスですむこともありますが、場合によっては個人だけでなく、会社全体を巻き込むトラブルに発展するリスクがあるため注意が必要です。まずは、メール誤送信によるリスクから確認しましょう。

個人情報の流出につながる

メール誤送信のリスクの1つ目は「個人情報の流出」です。取引先の担当者にメールを送信したはずなのに、誤って別の担当者に送っていたケースなどで、メール本文や添付ファイルに第三者の個人情報（顧客情報など）が含まれている場合に起こります。
個人情報の管理・保護は昨今世間からの目も厳しく、企業としてリスク対策をしておかなくてはいけない重要な問題です。

自社の機密情報が外部に洩れてしまう

「機密情報の漏洩」もメール誤送信のリスクに挙げられます。株式会社イードが2018 年に日本国内で発生した情報漏えい事故約 250 件の原因を調査した「日本情報漏えい年鑑 2019」では、約20%弱が「紛失」や「誤送信ほか操作ミス」などのヒューマンエラーが原因であることがわかっています。

契約書や事業計画書など、機密性の高い資料を添付した状態でメールを誤送信してしまうと、自社にとって不利益となるほか、取引先の企業に関する情報が記載されている場合は多方面でトラブルを抱える要因となるでしょう。

ビジネスシーンでよくある誤送信のパターン

では、誤送信はどのような場合に起きてしまうのでしょうか？ここでは、ビジネスシーンでよくある誤送信のパターンを確認します。

宛先を間違えて入力する

誤送信のパターンとして、「宛先」を間違えて入力することが挙げられます。同じ名前のお客さま宛てに誤送信してしまったり、焦って宛先を入力した結果、全く違う人物に送ってしまったり、宛先の誤入力はよくあるケースです。

添付ファイルを間違える

次に、「添付ファイル」を間違えて送信するパターンです。違う取引先に送るはずだった重要な資料を送信してしまうことがよくあります。「似たようなファイル名に設定していた」、「ファイルをしっかり管理できていない」、「送信前に確認していなかった」などが添付ファイルを間違える原因です。

文章を途中で送信してしまう

文章を途中で送信してしまうことも、誤送信によくあるパターンです。メールを作り終えたと思ったら、一部の文章が下書きのままで、メールとして不完全な状態で送ることがあります。
前述の大きなリスクには繋がらないかもしれませんが、追加でお詫びのメールを送ることなどが必要になります。特にクレーム対応の際など重要なメールの場合には注意が必要です。

メールの誤送信を防ぐオススメの対策

それでは、メール誤送信を防ぐオススメの対策について説明します。

オートコンプリート機能をオフにする

宛先ミスを防ぐには、オートコンプリート機能をオフにするのがオススメです。オートコンプリート機能とは、過去に入力した文字を記憶し、次に入力される内容を予想して表示する機能です。
この機能がオンになっていると宛先やメールアドレスを入力し始めると自動的に候補が入力されるので、似たような宛先やメールアドレスを誤って選択してしまいがちです。オートコンプリート機能を使う場合は、入力候補が1つになるまで手入力をするなど運用の工夫をしましょう。

社員教育のための研修・OJT

「パソコンの操作に慣れていない」や「メーラーを使いこなせていない」ことによって、誤送信を引き起こしている可能性もあります。「そもそも機器操作が苦手」「自宅と会社のパソコンの操作方法が異なる」といった原因も考えられます。パソコン操作などのITリテラシーは人によってさまざまななので、業務をするうえで必要な一連の操作を行えるよう社員教育のための研修やOJTを徹底しましょう。

社内でダブルチェックの体制を作る

メール誤送信の原因1つに、社内での運用ルールやコミュニケーションが十分に取れていなこともあげられます。重要なお客さまにメールを送る際や、クレーム対応などの場合は、メール作成者とチェックする担当者を分けて、送信前にダブルチェックすることも有効です。
ダブルチェックを行うことで、メールを送信する前に宛先や添付のミスに気付ける可能性も高くなります。また、BCCに上長のアドレスを入れることで、メール誤送信があった場合にすぐ気付ける体制を作ることも大切です。

それでも誤送信をしてしまったら？メール共有システム「yaritori」がオススメ

それでも誤送信が起きてしまう場合、ツールを導入することもオススメです。
「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するメール共有システムです。未対応・対応済みなどメールの対応状況を可視化し、対応漏れや重複対応などのメール対応の課題を解決することができます。誤送信を防ぐため、ダブルチェックができる承認機能なども備わっているのが特徴です。問い合わせ対応などが頻繁に発生するECサイト・カスタマーサポートをはじめ、さまざまな業界・業種で利用されています。

メール共有システムの主な便利機能：

• 対応状況（未対応・対応済みなど）がわかるメール分類
• チャット機能で対応方針の相談
• メール送信前のダブルチェックを可能にする承認機能
• 送信キャンセル機能

それでは、yaritoriで使える主な機能をみていきましょう。

対応状況（未対応・対応済みなど）がわかるメール分類

メールごとに「未対応」「対応済み」の対応状況や誰がどのメールを対応しているかが可視化することができます。これにより、二重対応や対応漏れなどの事故を防ぐことができます。

チャット機能で対応方針の相談

チャット機能がついているので、社内メンバーとチャットをしながら対応方針の相談をすることも可能です。

メール送信前のダブルチェックを可能にする承認機能

さらに、他のメンバーが作成している下書き（メール内容）をリアルタイムで確認できます。チャット機能では特定の人物宛に@メンションをつけることができるので、承認者が確認・編集してからメールの送信をするといった運用が可能になります。
担当者間でのダブルチェックの活用や上長などにメール承認確認を行うことで、誤送信の防止、対応品質の向上につながります。

送信キャンセル機能

メールを送信後、一定時間であれば送信を取り消せる送信キャンセル機能もついています。

※ その他の機能詳細はこちら

まとめ｜メールの誤送信はチームで防ごう

メール誤送信は普段から注意していても、発生する危険性があります。
個人的な不注意だけでなく、社内での情報共有ができていないことが原因であるため、会社全体で取り組まなければなりません。
「yaritori」はチームでメールを管理できる機能や、送信前のチェック・コミュニケーション活性化機能が備わっているため、問い合わせ担当者複数人で誤送信を防ぐことができます。

無料トライアルも実施しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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