Gmailでのテンプレートの使い方｜テンプレートに宛先を組み込む方法を解説

「以前送ったメールと同じ文面のメールを送りたいけど履歴を遡るのが手間」「同じ内容のメール作成に時間を取られている」このような悩みをお持ちではないでしょうか？

短い文ならまだしも、長文メールとなると1からメールを作成するのは時間も労力も消費してしまいますよね。Gmailの「テンプレート機能」なら事前に保存したテンプレート（返信定型文）を瞬時に呼び出すことができ、同じメールを作成する手間を削減できます。

この記事では、Gmailでのテンプレートの設定・編集・削除方法から、宛先を組み込む方法まで解説していきます。

2.「詳細」タブを選択し「テンプレート」の欄から「有効にする」にチェックを入れる

3.画面最下部の「変更を保存する」をクリック

②新規テンプレートを作成

有効化が完了したらメール作成画面からテンプレートを作成します。

【手順】
1.Gmailからメール作成画面を開く
2.件名・本文欄に保存したい文面を記載

3.メール作成画面右下の「︙」をクリック
4.メニュー内から「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」の順で選択

5.「新しいテンプレート名の入力」画面が表示されるのでテンプレート名を入力して保存をクリック（テンプレート名は文面挿入時そのまま件名として使用されます）

③テンプレートを挿入

作成したテンプレートをメール本文に挿入してみましょう。

【手順】
1.Gmailからメール作成画面を開く
2.メール作成画面右下の「︙」をクリック
3.メニュー内から「テンプレート」を選択し「テンプレートの挿入」欄から挿入したテンプレートをクリック

4.選んだテンプレートが文面に挿入される

【Gmail】テンプレートの編集方法

「テンプレートの内容を一部変更したい」そんなときは登録済みテンプレートを編集しましょう。テンプレートの編集方法は以下の通りです。

【手順】
1.Gmailからメール作成画面を開く
2.編集したいテンプレートを挿入

3.変更したい箇所を編集
4.メール作成画面右下の「︙」をクリック
5.メニュー内から「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」の順で選択
6.「テンプレートの上書き」欄から上書きしたいテンプレートをクリック

7.「保存」をクリック

【Gmail】テンプレートの削除方法

使わなくなったテンプレートを削除したいという方もいるのではないでしょうか。
ここでは登録済みテンプレートの削除方法を解説していきます。

【手順】
1.Gmailからメール作成画面を開く
2.メール作成画面右下の「︙」をクリック
3.メニュー内から「テンプレート」→「テンプレートの削除」の順で選択
4.「テンプレートの削除」欄から削除したいテンプレートをクリック

5.「削除」をクリック

テンプレート機能の注意点

標準装備、なおかつ無償で使えるGmailの「テンプレート機能」。メール作成を効率化してくれる便利な機能ですが、注意点もあります。

宛先は保存できない

Gmailのテンプレート機能で保存できるのは「件名」と「本文」のみです。宛先はテンプレートとして保存できないため、メール作成時にその都度呼び出す必要があります。ただし「Gorgias Templates」という拡張機能を導入すれば宛先の登録も可能です。
「Gorgias Templates」の詳細はこちら。

メンバー同士で共有できない

複数人でメール対応を行っている場合など、テンプレートを共有したいシーンもありますよね。残念ながらGmailユーザー同士であってもテンプレートの共有はできません。テンプレートを共有したい際は文面をコピーし、チャットやメールを通して共有する必要があります。

スマホは利用できない

残念ながらスマホではテンプレート機能を利用することができません。スマホアプリ版「Gmail」にはテンプレート機能が実装されていないからです。（※2021年11月時点）
今後アップデートで機能が追加される可能性もありますが、現段階ではGmailのテンプレート機能を使うにはPCが必須です。

拡張機能を追加することで宛先の保存も可能に

通常版では宛先の保存ができないGmailのテンプレートですが「Gorgias Templates」というChrome拡張機能を導入することで宛先の登録も可能です。その他にもタイトル、宛名、添付ファイルまで登録することができます。通常版テンプレートの上位互換と言えるでしょう。

また、無料でインストールできるためコストもかかりません。もっと便利にテンプレートを使いたいという方はぜひ導入してみてください。
【「Gorgias Templates」のインストールはこちらから】

複数人でテンプレートを共有するならメール共有システム「yaritori」

「yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。複数アドレスの一元管理、対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんGmailに届くメールも共有可能です。
また、Gmailのテンプレート機能ではできなかったこともできるようになります。具体的には以下の通りです。

• 宛先の登録
• メンバー間でのテンプレート共有
• スマホで利用可能

より機能性の高いテンプレート機能でメール作成業務を効率化したい方にも、yaritoriはオススメです。

ステータス管理で対応漏れ・二重対応防止

届いたメールを「未対応」「対応済み」といったステータスで表示し、チーム内のメール対応状況を可視化します。未対応のメールをひと目で把握できるため「対応漏れ」を起こす心配もありません。

対応中のメールには自動でロックがかかり、他の人は返信できなくなります。これにより対応済みのメールに他のメンバーが返信してしまう「二重対応」を防止します。

テンプレートの共有で対応品質の統一

カテゴリーごとに複数のテンプレートを登録可能です。登録したテンプレートはチーム内で共有でき、迅速なメール対応と対応品質の統一を実現します。

担当者の変更時や新入社員がチームに加わった際に起きがちな「対応品質の属人化」を防止し、お客様満足度を高められるでしょう。

メールごとのチャットで気軽に相談

メールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。近くに同僚や上司がいない際も、気軽に対応方針の相談や情報共有を行えます。

同じ文面のメールを作成する手間は「テンプレート機能」で削減できます。Gmailのテンプレート機能は無料で使える分、宛先が導入できなかったり、他のメンバーと共有できなかったりと、万全ではない部分もあります。

複数人でテンプレートを共有し、メール作成業務を効率化したいという方は「メール共有システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

メール共有システム「yaritori」は、テンプレート機能をはじめ、複数人でのメール共有をかんたんにする機能が多数備わっています。「メール対応業務を効率化したい」という方はお気軽にご相談ください。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。