メールでのインライン返信・回答のやり方｜例文も紹介！

インライン返信・回答は、先方の内容を引用しながら返信・回答する方法です。

メールやチャットでよく使用され、質問内容に対する回答や、相手の意図を確認するためなどに活用することができ、コミュニケーションをスムーズにできるため便利です。

一方で、「自分の言葉をそのまま使われて細かく指摘されている」という不快感を先方に与えてしまうおそれもあるため、インライン返信を使用するさいには十分な配慮が必要です。

この記事では、インライン返信・回答の正しいやり方をご紹介します。注意点や例文と合わせて解説するので、インライン返信・回答でお悩みの方にオススメです。

インライン返信・回答とは？

「インライン返信・回答」とは、メールやチャットで返信するさいに、先方の内容を引用しながら返信・回答する方法です。

例えば、相手から複数の質問を受けたさいに、質問部分をひとつずつ引用しながら回答するケースなどがインライン返信・回答に該当します。営業やカスタマーサポートなどの問い合わせ対応や社内ヘルプデスクで活躍するテクニックです。

インライン返信・回答を行うさいには、引用文の先頭に「＞（不等号）」をつけたり、メーラーやチャットツールにある引用機能を活用することで引用箇所を明確にします。

そのうえで、「青字インラインでの回答失礼します」などの断りをいれ、自分が作成する文章の色や太さなどを変更すると、返信内容がわかりやすくなるので親切です。

インライン返信・回答を活用するメリット

インライン返信・回答を活用することで、コミュニケーションの認識齟齬を防ぎ、やりとりをスムーズできるなどさまざまなメリットがあります。

ここでは、インライン返信・回答のメリットを3つご紹介します。

• 質問に対する回答を明確にできる
• 質問への回答漏れを防ぐことができる
• 複数人でのコミュニケーションに役立つ

質問に対する回答を明確にできる

まず、メールでのやりとりは文章が長くなることもありますが、インライン返信・回答を活用することで、先方からの質問に対する回答を明確にすることができます。

どの質問に対して、どんな回答をしているかがわかりやすくなるので、双方のコミュニケーション齟齬を防ぐことができます。

質問への回答漏れを防ぐことができる

次に、質問を引用することで、質問と回答を整理していくことができます。そのため、質問への回答漏れを防ぐことができます。

さらに、先方の質問に漏れがあったり、適切でない場合も、論点を明確するなかで明示することができます。

複数人でのコミュニケーションにも役立つ

また、インライン返信・回答は複数人でのコミュニケーションにも役立ちます。大人数でのテキストコミュニケーションは、情報量が多く、話題も発散しがちです。

インライン返信・回答を行うことで、誰が何に対してどのようなことを言っているか会話の追跡をしやすくなります。直接やりとりをしていない人が見ても、内容を把握しやすくなります。

インライン返信・回答をするやり方

インライン返信・回答のポイントは、先方の引用文とこちら（返信者）の回答を分かりやすくすることです。

先方の引用文を明確にするやり方として、引用文の先頭に「＞（不等号）」をつけたり、メーラーやチャットツールにある引用機能を活用するなどのやり方があります。

引用文に「＠」「■」などを使うことは一般的ではないため避けるのが無難でしょう。また、記号は文字化けする可能性もあるため、トラブルを防ぐためにも控えましょう。

また、こちらからの回答を明確にするには、文頭に「→」などの記号を使用したり、文章の色や太さを変更したりする方法があります。

回答文に変更をする場合、「青字インラインにて回答します」など、どのように変更したかの断りを入れるとコミュニケーションがスムーズになります。

例えば、メールソフトの引用機能を使用し、青字インラインで返信する場合は、以下のようなイメージになります。

GmailやOutlookの機能を使ったインライン返信・回答のやり方

GmailやOutlookなどのメールソフトやビジネスチャットツールには、インライン返信・回答をするさいに便利な「引用符」をつける機能が搭載されています。

ここでは、「Gmail」「Outllook」ごとに「引用符」を使ったインライン返信・回答の具体的な操作イメージを紹介します。

Gmailでのインライン返信・回答のやり方

Gmailで「引用符」を使ったインライン返信・回答のやり方は以下の通りです。

1. メールの返信画面を立ち上げる
2. 引用したい文章を選択してコピーする
3. 返信画面下にある「A（書式設定オプション）」を選択し「“（引用）」をクリックする
4. 表示された「|」の横にコピーした文章を貼り付ける
5. 引用文の下に返信内容を入力する
6. 返信内容を入力後「送信」を選択する

Gmailを活用すると「＞」を使用しなくてもインライン返信・回答が可能です。

Outllookでのインライン返信・回答のやり方

Outllookで「引用符」を使ったインライン返信・回答のやり方は以下の通りです。

1. メールの返信画面を立ち上げる
2. 引用したい文章を選択してコピーする
3. 返信画面下にある「…」を選択し「“」をクリックする
4. 表示された「|」の横にコピーした文章を貼り付ける
5. 引用文の下に返信内容を入力する
6. 返信内容を入力後「送信」を選択する

OutlookもGmail同様に「｜」で先方の文章を引用することができます。

インライン返信・回答をするさいの注意点

インライン返信・回答はコミュニケーションを円滑にするために有効です。

一方で、相手の言葉を引用し、一問一答で答えていくことになるため、コミュニケーションの仕方として、きつい印象や失礼と捉えられてしまうこともあります。

インライン返信・回答を有効に活用するための注意点を3つご紹介します。

• お詫びの一言を添える
• 先方からの記載内容はそのまま引用する
• インラインでの引用は簡潔にまとめる

お詫びの一言を添える

インライン返信・回答は「自分の言葉をそのまま使われて細かく指摘されている」という不快感を先方に与えてしまうおそれがあります。

そのため、先方が上長や取引先の場合は「インラインにて失礼します」「インラインにて回答いたします」などのお詫びの一言を添えましょう。

先方からの記載内容はそのまま引用する

インライン返信・回答をするさいの引用文は、記載内容を勝手に修正せずにそのまま引用するようにしましょう。

勝手な判断で内容を修正してしまうと、先方の意図をこちらの都合で変えてしまったと誤解されるおそれがあります。仮に誤字脱字があった場合でもそのまま引用した方が無難です。

インライン返信・回答は多用しすぎない

インライン返信・回答を続けると、「インラインにインラインで返信する」など、文章が長くなり、やりとりや主題がわからなくなる場合があります。

先方の文章の引用箇所は必要最小限にし、簡潔な返信を心掛けるとともに、時には引用をせずに論点をわかりやすくしたうえで返信する配慮も必要です。

問い合わせ対応で使えるインライン返信・回答の例文

インライン返信・回答は、問い合わせ対応で使用することが多いのではないでしょうか？

製品・サービスの使い方に関する質問や、購入前の問い合わせ、クレームなど、日々さまざまな問い合わせ対応があります。

問い合わせ対応の場合、インラインで引用すべき文言は明確です。質問に対する回答を過不足なくすることと、追加情報などをお伺いし対応事項を明確にすることを意識しましょう。

以下に例文を紹介するので参考にしてください。

インライン返信・回答が多いなら「yaritori」がオススメ

インライン返信・回答をする機会が多く、問い合わせメールの対応でお困りではないでしょうか？

「yaritori（ヤリトリ）」なら、問い合わせメールの対応状況（未対応・対応中など）を可視化し、複数人での問い合わせ対応を効率化することができます。

メールごとに社内メンバー向けのチャットをすることができ、返信内容の相談・確認依頼をかんたんにすることが可能です。また、テンプレートをカテゴリーごとに分類してワンクリックで挿入できるなど、テンプレート機能も充実しています。

インライン返信・回答でコミュニケーションをスムーズに！

いかがだったでしょうか？

この記事では、インライン返信・回答の正しいやり方をご紹介しました。

インライン返信・回答を使うときの注意点や、実際のメール対応で使える例文と合わせて解説したので、インライン返信・回答でお悩みの方の参考になっていたら幸いです。

インライン返信・回答を上手に活用することで、コミュニケーションをスムーズにすることができます。ぜひ積極的に活用してコミュニケーションをスムーズにしていきましょう！