インライン回答とは？意味や失礼にならない正しい返信方法を紹介

インライン回答は、先方の内容を一部引用しながら返信・回答する方法です。メールやチャットでよく使われる「インラインによる回答」は、誤解を防ぎ、コミュニケーションをスムーズにすることができるので便利です。

一方で、文章が長くなってしまう、細かく指摘されている印象を受けるなど、相手によっては配慮が必要です。

この記事では、インライン回答の意味、メリットや注意点を解説したうえで、正しい使い方を紹介します。インライン回答の使い方を知り、コミュニケーションをスムーズにするために積極的に活用していきましょう！

インライン回答とは

インライン回答とは、メールやチャットで返信をする際に、先方の内容を一部引用しながら返信・回答する方法です。

例えば、相手から複数の質問を受けたさいに、質問部分をひとつずつ引用しながら回答する、などがインライン回答にあたります。

「インライン回答にて失礼します」と記載したメールが送られてきた経験はあるのではないでしょうか？ 引用文の先頭に「>（不等号）」をつけるケースや、メーラーやチャットツールにある引用機能を使うケースがあります。

▼インラインの例文▼

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インライン回答を活用するメリット

インライン回答は、先方からの特定の質問・箇所に対する回答を明示できるため、何に対する回答かを明確にすることができます。コミュニケーションの誤解を防ぐことによって、コミュニケーションをスムーズにすることができます。

また、インライン返信は、複数人でのコミュニケーションにも役立ちます。特定の部分に対する返信を行うことで、会話の追跡がしやすくなり、誰が何を言っているかを明確にすることができます。

インライン回答をする際のポイント・注意点

コミュニケーションをスムーズにするメリットがあるインライン回答ですが、失礼と捉えられてしまうケースや、非効率になってしまうケースもあるので注意が必要です。

ここでは、インライン回答をする際のポイント・注意点を紹介します。もちろん、コミュニケーション先との関係値や文脈で適切なやり方は異なりますが、参考にしてみてください。

お詫びの一言を添えた方が無難

インライン回答は先方の内容を引用するため、本文が長文になりやすく読みにくい印象を与えてしまうことや、自分の言葉をそのまま使われて細かく指摘されているという印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、特に上長や取引先での連絡に使用するさいには、「インラインにて失礼します」「インラインにて回答します」など、一文をメールの冒頭に記載しておくといいでしょう。

先方からの記載内容はそのまま引用する

インライン回答は相手の文章をそのまま引用するのが基本です。誤字脱字があっても、そのまま引用するようにしましょう。

勝手な判断で内容を修正してしまうと、相手の意図をこちらの都合で変えてしまったと誤解を生んでしまうおそれがあります。相手の意図がわからない場合は、その内容を引用しつつ意図を確認するのが重要です。

インラインで引用する箇所は簡潔に

インラインは、論点を明確にしコミュニケーションをスムーズにするために活用します。引用箇所は必要最小限にし、なるべく簡潔にまとめるよう心がけましょう。

相手の文章が長文でわかりづらい場合には、引用をせずに論点をわかりやすくしたうえで、インライン回答をするなどの配慮も必要です。

インライン回答・引用のやり方

インラインで回答するさいの引用の仕方はさまざまです。

相手の文章をそのまま引用しているということが明確に伝わるやり方であれば問題ないです。以下に紹介する方法を組み合わせるなど工夫してみましょう。

メーラーやチャットの引用機能を使う

メーラーやビジネスチャットには引用符をつけるための機能が備わっていますので、この機能を使うのが最も基本で効率的でしょう。

返信メールを作成する時に、引用する文章をコピーしてきて貼り付けます。引用する文章を選択した状態で、ツールバーの引用機能をクリックしますと引用符が追加されます。

「>」や「→」などの記号を使う

引用文に対して「>」などを入れる方法もあります。「＠」「■」にすることもできますが、一般的ではないため違和感を覚える人がいるでしょう。

また、引用文に対する回答に「→」などを使い、回答文を目立たせる方法もあります。

文字色・太字に変更

文字色や太字を変更し、引用文や回答文を目立たせる、違う色にする方法もあります。

「青色太字にて回答します」といった使い方は一般的でしょう。

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まとめ｜インライン回答でコミュニケーションをスムーズに

いかがだったでしょうか？

メールやチャットでよく使われる「インラインによる回答」は、誤解を防ぎ、コミュニケーションをスムーズにすることができるので便利です。一方で、相手によっては配慮が必要なため、注意点も理解いただけたかと思います。

インライン回答の使い方を知り、積極的に活用することでコミュニケーションをスムーズにしましょう！効率的なメール対応でお悩みならメール共有システムの導入もおすすめです！この機会にぜひご検討してみてください。

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