【例文付き】やんわりと伝えるビジネス催促・督促メールの書き方を解説

書類の提出期日を過ぎていたり、製品の納期が遅れている場合など、ビジネスをするなかで相手に催促・督促メールを送らなければいけない場面は多々あります。

しかし、相手を急がせることになるため、「不快にさせてしまうのではないか」「怒らせてしまうのではないか」と不安になる方も多いのではないでしょうか？特に、社外や目上の方に送るさいは、なるべくやんわり伝わるように気を遣います。

催促・督促メールは不快感を持たれる可能性が高いため、送付の際には必ず確認を徹底し、送付するようにしましょう。

本記事では、催促メールを書く際のポイントやコツをご紹介します。さまざまな場面ごとの例文も紹介するので、ご自身の活用シーンに合わせて是非ご参考ください。

催促メール前に事前に確認しなければならないこと

相手に何かを催促するからには、こちらが催促の事前確認を怠ってはいけません。万が一「実はメールが既に届いているのに、気づかずに催促メールを送ってしまった」といった事態になれば、失礼極まりない事になります。

催促メールを送る前にチェックすべき点を解説します。

相手側が期日を守れていないのか

相手に何かを催促するからには、こちらが催促の事前確認を怠ってはいけません。万が一「実はメールが既に届いているのに、気づかずに催促メールを送ってしまった」といった事態になれば、失礼極まりない事になります。

催促メールを送る前にチェックすべき点を解説します。

自社側の管理不足ではないか

実は返信が届いているのに、迷惑メールに振り分けられているなど、自社側の管理不足により返信に気がついていないだけという可能性があります。メールの保存容量によって届いていないことも考えられます。

催促メールを送付する前には、事前に迷惑メールフォルダも確認することで、不測の事態を防ぐことができるでしょう。

連絡メールを送付できているかどうか

もし、既に返信メールが届いていたり、そもそもこちらのメールが正確に送信できていないにも関わらず催促メールを送ってしまうと、不信感のもとになってしまいますので、気をつけましょう。

そもそも自社側がメールを誤送信していたり、期日の指定日がズレていたなど、こちらのミスが原因であるケースも考えられます。送信履歴フォルダをチェックして、自社側の管理不足でないか確認しましょう。

催促メールはいつ送れば良いか

物品や書類の送付・納品が遅れてしまっている場合

期日が決まっているにも関わらず、納期までに品物が届いていないという場合は、自社のみならずお客様にも迷惑をかける事になりかねないので、即座に催促をして相手の状況を素早く確認しましょう。そして、状況が確認でき次第、迅速にスケジュールの再調整を行いましょう。

一方、期日を決めていない物品や書類については、催促メールを送ると相手を焦らせてしまうことにより、クオリティの低下や関係性の悪化などもあるため、慎重に扱うようにしましょう。

このような場合は、「催促をする」というよりも、「恐れ入りますが、m月d日までにご送付いただけますと幸いです」など、あくまでも柔らかい文調で送付を促すのがおすすめです。

期日までにお金の振込がされていない場合

期日までに振込が確認できない場合は、期日を過ぎた段階でメールを送り、相手の状況を確認しましょう。

特に相手が法人である場合は、何らかのトラブルが発生している可能性もあるため、遠慮せず即座に確認することが望ましいです。もし単純に振込を忘れているだけであれば、現状を知らせる連絡が入るでしょう。

メールや電話などの連絡が期日までに来ない場合

一般的なビジネスマナーで考えれば、通常のメールに関しては24時間以内の返信が好ましいとされています。

しかし、相手側のいろいろな都合が考えられるため、丸2日待っても待ちすぎということはありません。それ以上経過しても返信がない場合は、忘れているか見落としている可能性が高いため、一度連絡を入れて状況を確認しましょう。

指定していた重要な案件の期日を過ぎている場合や、緊急を要する場合は、即座に催促のメールを入れても仕方のない状況だといえます。受け手の状況を確認しつつ、現状のステータスなど確認するようにしましょう。

良い催促メールを書くためのマナー

期日が大幅に超過しているなど、催促メールを送るのに妥当な状況であったとしても、相手に不快感を与えないようマナーに気をつける必要があります。また、スムーズな入金や納品を促すためにも、過不足ない内容でメールを書くことが重要になります。

ここでは催促メールを書く際のマナーやポイントについて詳しく説明します。相手を不快にさせないように、催促メールを書く際には以下４つのマナーを守り書くのがおすすめです。

①メール内容にはポジティブな表現を用いる

相手の期日超過を責めるような文調にならないよう、「今一度ご確認いただけると幸いです」のように、あくまでもお願いをするような姿勢が望ましいでしょう。

また、「お忙しいところ恐縮ですが」など、相手の都合を考慮した一言を添えることで、印象が柔らかくなります。

催促メールに関しては、受け手も気にしている場合が非常に多いため、関係性の維持のためにポジティブな表現を行うことを推奨いたします。

②プレッシャーを与えないよう、「クッション言葉」を使う

メールの内容が催促だけだと冷たい印象になるため、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を利用しましょう。他にも、クッション言葉としては以下があります。

・【再送】（※件名に使用）
・その後進捗はいかがでしょうか
・～頂ければ幸いです
・お力添え頂ければ～
・ご不明点などございましたら〜
・念のためご確認させていただきました　など

悪い印象を与えがちな催促メールだからこそ、丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。

③催促の理由を記載する

催促する状況の場合、ある程度温度感が高いシーンが多いかと想定されます。しかし、返信できない原因がある場合もあるため、慎重に対応することが重要です。

催促の際には、受け手に理由を添えた方が早急に対応してもらいやすくなります。「最悪の場合、お客様にご迷惑をかけることになりかねません」や、「m月n日までに納品を完了していただけた場合、互いにより多くの利益が見込めますので」など、理由を伴った催促の方が、相手の心にも響きやすくなります。

④行き違いの可能性を考慮した一言を添える

十分確認したつもりでも、実は既に先方から振込や納品は行われており、こちらがそれに気がついていないだけという可能性もあります。
そのような場合を考慮し、「なお、本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦くださいませ。」といった文を必ず最後に添えておきましょう。

受け手が受信できていない場合も十分に考えられるため、もし反応がない場合には別の手段での連絡を検討することも重要です。

催促メールを送る際の注意点

ポイント①件名は、一目で要件がわかるものにする

相手にメールを開封してもらうためには、件名を見て一目で要件がわかるものにする必要があります。短く簡潔に、かつ期日がある場合は記載して件名を書きましょう。ここで気をつけたいのは、「催促の件」などとすると相手に必要以上のプレッシャーを与え、不快感を与えかねないので避けた方がいいでしょう。

また、1通目のメールを相手が見ていない可能性があるときは、「【再送】」と付けると相手にも何の要件かわかりやすくなり親切です。

ポイント②前回連絡時の日付や内容を具体的に記す

催促メールでは、冒頭の挨拶後に以下を記さなければなりません。

—
・前回連絡時の日付と要件
・前回指定した期日（ある場合）
—

ただ「先日の件で」「前回の件について」と書くだけでは、こちらが思っている以上に、内容が相手に伝わりにくくなってしまいます。そのため、「いつ・何の要件についての連絡なのか」を丁寧に明示しましょう。

ポイント③前回連絡時に資料などを送付した場合は、再度添付する

前回連絡時に添付ファイルで資料などを送付した場合は、親切に再度前回と同じものを添付しましょう。相手が前回の資料を保存しているとは限りませんし、こちらから再送メールに資料を併せて送る方が、相手に手間をかけさせることもなくなります。

ポイント④相手に求める対応内容や次回の期日を具体的に記す

相手が期日を守れていない場合は、催促を「再度ご確認いただけますと幸いです」で終わらせず、次に相手に求める対応の内容やその期日を具体的に示しましょう。

どのように対応するべきか提示された方が相手も動きやすいですし、何より期日を再設定することで、期日超過による損害を最小限に留めることができます。

催促メールの例文① 取引先からメールの返信がない場合

返信の催促メールをする場合には、まず本当に返信が来ていないかよく確認しましょう。

その上で、メール文では返信をお願いする前に「ご確認いただけましたでしょうか」とクッションを挟むことで、やんわりとした表現にすることができます。

催促メールの例文② 取引先から入金がされていない場合

入金や支払いの催促において、特に請求書がある場合には相手に探させるのではなく、もう一度添付するようにしましょう。

また、送金には時間差が発生する可能性があるため、メールと行き違いになる可能性に留意した一文を添えることで、トラブルの予防になります。

催促メールの例文③ 社内の上司へ送る場合

相手が社内の上司の場合であっても、敬意を持った丁寧な言葉でメールを構成しましょう。催促が必要な理由も省略せずに明記することで、相手に納得してもらいやすくなります。

催促メールの例文④ 提案に関する検討状況を確認したい場合

提案に関する検討状況を確認する場合は、ただ検討状況を聞くだけでなく、こちらの希望するネクストアクションを明記することで、相手も対応がしやすくなります。

催促メールの例文⑤ 会議・イベントへの参加をお願いする場合

会議・イベントへの参加を催促する場合は、その特徴を示し、相手にとって魅力的で有益である理由を伝えることが重要です。

催促メールの例文⑥ 催促しても連絡がない場合（２回目以降の再催促）

２度目以降の再催促の場合、本当に相手からの連絡がないのか、また自社側の管理不足（迷惑メールフォルダに振り分けられているなど）ではないかをもう一度注意深く確認しましょう。

その上で催促メールを送る場合、決して相手を責めるのではなく、相手の事情を尊重する内容や文面のメールを構成することが信頼感につながります。

営業向けメールサービス「yaritori」の紹介！AIが催促メール文を作る機能も

相手に不快にならないような催促メールの書き方について解説させていただきました。

しかし、日々いろんなメールを処理していると他の社員と重複して催促メールを送ってしまったり、相手からしっかりメールの返信が来ていたのにそのメールが漏れてしまって気づかずに催促メールを送ってしまうケースもあると思います。

そんな時は、二重対応やメール見落としを防ぐ対策が必要です。しかし、受信量の多さによる見落としなどは、注意するだけで完全に防ぐことは現実的ではないので、工夫が必要になります。具体的には、

• 始業前の30分など、１日のうちにメールをチェックする時間を毎日用意する
• メールの色分けやタグによる振り分け
• yaritoriなどのメール対応効率化ツールを導入する

などの工夫が考えられます。

特にメール対応の効率化ツールを導入することは、二重対応や見落としを防ぐ以外にもさまざまなメリットがあります。

以下では、メール対応の効率化ツールの代表例として、yaritoriによって可能になる、

1. メールの見落とし・重複対応を防ぐ
2. メール対応品質の向上・統一化ができる
3. チャット機能で担当者に気軽に相談できる

1.メールの見落とし・重複対応を防ぐ

出典：yaritori

yaritoriを使うことで、さまざまなメールアドレスに届くメールの対応状況を可視化することができます。それぞれのメールがどういった対応状況（未対応・対応済みなど）にあるかに加え、誰がメールを担当しているかといったステータスまで表示されます。

これにより「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができ、複数人でのメール対応を効率化することができるのです。

2.メール対応品質の向上・統一化ができる

出典：yaritorip

さらに、カテゴリーごとに複数のテンプレートを保存でき、お客さま名を自動で挿入する予約語機能などが備わっている豊富なテンプレート機能を活用可能です。

これにより、よくある質問に対する素早い返信や、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止を実現できます。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

3.チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典：yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。

まとめ：催促メールは焦らずミスがないように

催促メールを書くときは急ぎの案件が多くついつい焦ってしまいがちですが、その焦りが文面にでてしまうと、相手に必要以上にプレッシャーを与えることになり、不快な思いをさせてしまうかもしれません。

そのような失礼を防ぐためには、本記事でご紹介したような、相手を気遣う一文を添えたり、前回連絡時の内容を再度明示したりなど、丁寧な対応が重要になります。

また、本当に相手からの返信や納品がまだ来ていないのか、催促メールを送る前に注意深く確認し、こちらのミスが出ないように気をつけることで、相手に不快感を与えるのを防ぐことができます。