Gmailでアーカイブしたメールはどこへ？戻し方や見つからい場合の対処法をご紹介

メールを見ている時、よくわからないボタンを押したり、指で間違えてスワイプしてしまったりして、メールを見失った経験はありませんか？

削除したつもりがないのにメールが見当たらなくなると、焦りますよね。

メールが見当たらないのは、「アーカイブ」したのが原因かもしれません。

アーカイブとは、本来「整頓する」という意味ですが、メールでのアーカイブは、不要だが削除したくないメールを別のトレイに保存しておくことを指します。また、保存されているデータ自体をアーカイブと呼ぶこともあります。

メールアーカイブは、不要だが削除はしたくないメールをどこかに保管しておきたいときに、非常に有用です。

本記事では、アーカイブしたメールの戻し方や、一見邪魔にも思えるアーカイブ機能の便利な活用法についてご紹介します。

アーカイブしたメールはどこに行ったのか

アーカイブしたメールは、受信トレイから消えてしまいますが、削除されたわけではありません。

では、アーカイブしたメールはどこに行ったのでしょうか。

Gmailの場合は、「すべてのメール」というトレイでアーカイブしたメールを見つけることができます。「すべてのメール」には、アーカイブしたメール・していないメール全てが表示されます。

Outlookの場合は、フォルダ一覧＞「アーカイブ」でアーカイブしたメールを見つけることができます。

【Mac/Windows】Gmailアーカイブの操作方法

メールソフトにより、アーカイブされたメールを受信トレイに戻す手順は異なります。

1. メールをアーカイブする

アーカイブしたいメールにチェックを入れ、「アーカイブ」をクリックするとアーカイブできます（下画像参照）。

2. アーカイブしたメールを見つける

アーカイブしたメールを見つけましょう。

最近のメールであれば「すべてのメール」で見つけられますが、昔のものだと見つけるのが一苦労です。

差出人や件名を覚えている場合は検索機能で見つけられますが、アーカイブしたメールのみを一覧表示させる方法があります。

アーカイブしたメールだけを表示したい時は、下のコードを検索窓に打ち込みましょう。

-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

これは、○○に入っているものを除く「-in:○○」という命令のコードで、迷惑メール（spam）、ゴミ箱（trash）、送信済み（sent）、下書き（drafts）、受信トレイ（inbox）に入っているメールを一覧から省いて検索できるコードです。

このコードにより、どのフォルダにも入っていないメール、つまりアーカイブしたメールのみをあぶり出すことができます。

3. メールを戻す

お探しのメールを見つけることができたら、次はそのメールを受信トレイに戻しましょう。

戻したいメールにチェックを入れて、「受信トレイに移動」をクリックすると、アーカイブしたメールを戻すことができます。

【iPhone/Android】Gmailアーカイブの操作方法

1. メールをアーカイブする

一覧表示の画面からメールをアーカイブするには、下の写真（左）のようにアーカイブしたいメールを横にスワイプすると、メールをアーカイブできます。あるいは、長押し複数選択し、上部バーの「 ↓ 」ボタンからまとめてアーカイブもできます。

2. アーカイブしたメールを見つける

アーカイブしたメールを見つけましょう。

最近のメールであれば「すべてのメール」で見つけられますが、昔のものだと見つけるのが一苦労です。

差出人や件名を覚えている場合は検索機能で見つけられますが、パソコン版Gmail の場合と同様、アーカイブしたメールのみを一覧表示させる方法があります。

アーカイブしたメールだけを表示したい時は、下のコードを検索窓に打ち込みましょう。

-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

これは、○○に入っているものを除く「-in:○○」という命令のコードで、迷惑メール（spam）、ゴミ箱（trash）、送信済み（sent）、下書き（drafts）、受信トレイ（inbox）に入っているメールを一覧から省いて検索できるコードです。

このコードにより、どのフォルダにも入っていないメール、つまりアーカイブしたメールのみをあぶり出すことができます。

3. メールを戻す

お探しのメールを見つけることができたら、次はそのメールを受信トレイに戻しましょう。

戻したいメールを開き、右上の「•••」＞「受信トレイに移動」で、アーカイブしたメールを戻すことができます。

メールのアーカイブは何のための機能なのか？

メールアーカイブの「アーカイブ」とは、一般的には、情報を保存・保管するための行為や機能を指します。メールアーカイブの場合、メールの本文や添付ファイルなどを、特定の場所（通常はサーバー上の別のフォルダなど）に移動して保存することを指します。

では、このアーカイブ機能は何のためにある機能なのでしょうか。

メールアーカイブの目的は、以下のようなものがあります。

• バックアップの代用：メールアーカイブによって、重要なメールを別の場所に保存しておくことができます。これによって、万が一のデータ損失や破損に備えることができます。
• 検索の効率化：アーカイブに保存されたメールは、通常は検索対象から除外されます。これによって、検索結果を絞り込むことができ、検索の効率が向上します。
• 法的要件を満たす：一部の業界や組織では、法的な要件によって一定期間、メールの保存が必要とされます。メールアーカイブによって、この要件を満たすことができます。

ミュート機能との違い

ミュートしたメールも、アーカイブと同様に「受信トレイ」からは消えますが、削除される訳ではなく、「すべてのメール」から参照することができます。

ミュートしたメールとアーカイブしたメールの違いは、そのメールに返信があった時に「受信トレイ」に戻るかどうかです。ミュートは通知を消すための機能なので、ミュートしたメールに返信があっても、「受信トレイ」には戻りません。

それに対し、アーカイブしたメールに返信があった場合、自動で「受信トレイ」に戻ります。そのため、返信が来た時に対応できるようにしておきたい場合は、ミュートではなくアーカイブするのがいいでしょう。

容量削減には使えない？

アーカイブによって容量（ストレージ）を解放できるメールソフトもありますが、Gmailの場合は、アーカイブはメールを残す機能なので、アーカイブしても容量が空くことはありません。

容量を解放したい場合は、アーカイブではなく「ゴミ箱」を使う必要があります。ゴミ箱に入れたメールは、30日保管されたのち、完全に削除されます。２度と必要とならないことがわかっているメールのみゴミ箱に入れるようにしましょう。

アーカイブはメールの整理に使える

また、メールのアーカイブ機能は、使い方によってはメールの整理に使うことができます。

必要なメールのみを受信トレイに残し、それ以外のメールはアーカイブすることで、メール画面をスッキリさせることができます。アーカイブしたメールは削除される訳ではないので、いつかそのメールが必要になった時が来ても、アーカイブしておけば安心です。

メールの整理やメール管理の効率化に興味のある方は、「メールの振り分け機能を活用！メール管理を効率化する方法を紹介」でその方法を詳しくご紹介しておりますので、ぜひ合わせてご参照ください。

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まとめ｜アーカイブはメールの保存に使おう

アーカイブしたメールは消える訳ではありません。あまり重要ではないが、削除したくないメールなどを保存するためのものです。

アーカイブしたメールはいつでも受信トレイに戻せますし、メールの保管が法的義務となっている場合は特に有効です。

また、重要度の低いメールをアーカイブすることで、メールボックスの整理に活用できます。ぜひアーカイブ機能をご利用してみてください。