テレワークのコミュニケーション課題を解決する方法とは?

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で推進されているテレワーク。テレワークは社員それぞれが自宅やサテライトオフィス、シェアオフィスなど自由な場所で働ける特徴があります。

しかし、場所にとらわれず自由に働ける反面「これまで通りのコミュニケーションが取れないのではないか?」といった不安を抱えている企業も多いのではないでしょうか。まめにコミュニケーションを取ろうと思っても、そのやりとりに時間を取られるあまり、業務効率が低下してしまっては元も子もありませんよね。

そこで本記事ではテレワークのコミュニケーション不足がもたらすデメリットと、その解決方法を解説していきます。

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テレワーク最大の課題は「コミュニケーション」

テレワークには「自己管理が難しい」「運動不足に陥る」など、さまざまな課題があります。その中でも最大の課題は「コミュニケーション」の取りづらさにあります。

サイボウズ株式会社がテレワーカー3000人を対象に行った調査「テレワークのコミュニケーション」では、「コミュニケーションがしにくい」と回答した人の割合は5割を越えていました。

このことからも、テレワークのコミュニケーションに不満・問題を感じている人は決して少なくないことがわかります。コミュニケーション問題は、テレワークを円滑化するために避けては通れない問題と言えるでしょう。

テレワーク時のコミュニケーション不足がもたらす弊害

そもそもテレワークの労働環境は相手の姿が見えず、誰がいつ何をしているのか把握しづらいため、どうしてもコミュニケーション不足に陥ってしまいます。ここではテレワーク時のコミュニケーション不足がもたらすリスクについて解説していきます。

業務効率の低下

オフィス出社時には同じ空間に同僚や上司がいることが多いため、対面で気軽に業務の相談をすることができました。しかしテレワークでは、電話やメールを介してコミュニケーションを取る必要があります。そのため、本来の業務に加えて、口頭で伝えることができていた内容でも連絡ツールを使ってやりとりする手間が増えてしまいます。

また、コミュニケーション不足による認識のズレ誤解から、トラブルやミスに発展する恐れもあります。連絡の手間、些細なトラブルやミスの積み重ねが、結果的に業務効率の低下に繋がってしまいます。


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メールとチャットの良いところ取り?業務効率化にオススメのサービスとは


メンバーの評価が困難 

テレワークでは相手が普段どのように過ごしているか把握することが容易ではありません。そのため、メンバーの働きを評価しづらいデメリットがあります。

メンバーの進捗・成果の管理を徹底する、定期的に成果を報告し合うなどして適切な評価を行う必要があります。

孤独感・疎外感によるモチベーション低下 

オフィスワークでは直接顔を合わせているため、メンバー間で仕事以外の何気ない雑談も起きますが、テレワークでは相手と距離があるためコミュニケーションが起きにくくなってしまいます。

雑談には仕事の息抜き以外にも、人との繋がりを感じられるという効果があります。それがないテレワークでは孤独感を感じやすくなってしまい、仕事へのモチベーションが低下する恐れがあります。

また、新入社員や社員とかかわる時間が少ないメンバー(パート・業務委託など)は、既に構築されている人間関係に馴染むことができず、テレワークの環境では必要以上に疎外感を感じてしまうかもしれません。

テレワーク時のコミュニケーション不足の解決方法

テレワークのコミュニケーション不足が招くリスクは以下の通りでした。

  • 業務効率の低下
  • 部下の評価が困難
  • 孤独感・疎外感によるモチベーション低下

これらの問題を引き起こさないためにも、コミュニケーションを活性化させる必要があると考えられます。そこでここからは、テレワークにおけるコミュニケーション不足の解決方法を紹介していきます。

進捗状況はこまめに共有

相手の姿が見えないテレワークだからこそ、こまめに情報共有を行いましょう。進捗状況を逐一報告しておけば相手に安心感を与えることができますし、相手のリアクションを得られることで自分も安心できます。具体的には進捗状況、タスク完了に有する時間、スケジュールの確認などを定期的に共有しておきましょう。

言葉選びに注意

テレワークではチャットやメールなどのテキストで相手とやりとりする機会が多いと思います。チャットやメールは相手の表情がわからないため、言葉足らずな意見否定的な意見は相手に不満を抱かせる可能性があります。極力相手を気遣った言葉選びをするようにしましょう。

定期的にオンラインミーティングを開催(別途個別面談も)

定期的にお互いの顔が見える状態でオンラインミーティングを開催しましょう。お互いの顔や表情が見えることで対面に近いやりとりが可能になり、孤独感の解消信頼関係の構築に繋がります。

業務関係の会議以外にも、息抜きやモチベーション向上のために雑談の時間として設けるのも効果的です。短い時間でもいいので、定期的に雑談時間を設けるとチームの雰囲気もよくなるでしょう。また、チームミーティングとは別にチームリーダーが個別面談を設けてあげると、メンバー個人の悩みも聞き出しやすく、問題の解決に繋がりやすいです。

コミュニケーションツールの導入

テレワークのコミュニケーション活性化を支援してくれるのが「コミュニケーションツール」です。コミュニケーションツールは情報伝達を円滑にするためのツールで、主な機能としては以下のものが挙げられます。

  • チャット機能
  • 通話機能
  • オンライン会議
  • 共有機能
  • タスク管理機能

また、コミュニケーションツールの種類は多岐に渡りますが、社内で使うツールは統一化しましょう。メンバーそれぞれが違うツールを使っていると、いちいち複数のツールを使い分ける必要があり、効率が悪くなるからです。


▼関連記事

ビジネスシーンにおすすめのコミュニケーションツールについては、別記事「ビジネスコミュニケーションツールとは?メリット・選び方・おすすめを解説」を合わせてご覧ください。


おすすめのコミュニケーションツール

ここからは、オススメのコミュニケーションツールを種類別に紹介していきます。

コミュニケーションツールの種類はさまざまありますが、チーム全員で扱うツールであるため、誰でも使いこなせるような扱いやすいツールを選ぶ必要があります。

以下で紹介するツールはITツール初心者でも扱いやすいものを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

【メール共有システム】yaritori(ヤリトリ)

yaritoriはシンプルで使いやすいUIが特徴のメール共有システムです。特に「社内外のコミュニケーションをメールで行っている」という企業にオススメのコミュニケーションツールとなっています。

メールの対応状況を可視化する「ステータス管理」や、メールごとにメンバーとやりとりできる「チャット機能」で、テレワークの情報共有のしにくさを解決します。

また、メールの対応状況を可視化することによって「二重対応」「対応漏れ」といった対応トラブルを防止します。

その他にも、あらかじめ設定しておいた文面をすぐに呼び起こせる「テンプレート機能」、複数のメールアカウントを一括管理できる「複数アカウントの管理機能」など、対応業務を効率化するための機能が豊富です。


▼yaritoriについて詳しく知りたい方はこちらの記事がオススメです。

【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


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【ビジネスチャット】Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは導入企業30万以上の実績を誇るビジネスチャットツールです。個人・グループに対応した一般的なチャット機能以外にも、タスク管理やファイル管理、チャットメンバーとのビデオ通話機能も備わっています。これ1つでチャットからデータの共有、進捗管理、Web会議に対応できる柔軟性の高いコミュニケーションツールです。

【価格】基本無料(有料プランあり)

【Web会議システム】V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは5,000社以上の導入実績を誇るクラウド型のWeb会議システムです。シンプルなUI、安定した接続、高画質・高音質で快適なWeb会議を実現します。担当者が送信した招待メールからワンクリックで会議に参加可能です。また、共有機能で画面や資料を相手と共有し、スムーズに会議を進めることができます。

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【バーチャルオフィス】Remotty(リモティ)

Remottyはテレワークのコミュニケーション活性化を支援するバーチャルオフィスツールです。オフィスで働いていたときは自然に行っていた「雑談」「声掛け」「挨拶」といった何気ないコミュニケーションを、オンライン上で実現します。

2分おきに在席者の現在の状況が撮影・更新されたり、他の在席者同士のやり取りを見れる上に、実際のオフィス同様各自の「座席」があるなど、さながらオフィスで働いているような感覚を体験できます。自分の姿が撮影されるのが苦手な方向けに「カメラオフ機能」も備わっています。テレワーク中であっても実際のオフィス環境に近い状態で働きたいという企業にオススメです。

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まとめ|テレワークのコミュニケーション不足は解決できる!

いかがでしたか?

本記事ではリモートワークのコミュニケーション不足がもたらす弊害、そしてその解決方法をご紹介しました。テレワークにおいてコミュニケーション不足は生産性の低下を招きかねない重大な問題です。

しかし、しっかりと対策を行えばコミュニケーション不足は解決できます。メンバーと距離があるテレワークだからこそ、コミュニケーションの活性化に努め、快適で円滑なテレワークを実現しましょう

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