メールとチャットの違いとは？業務効率化に繋がる使い分け方をご紹介！

テレワークをはじめとした働き方改革により、現在ではビジネスチャットを導入する企業は増え続けています。ビジネスチャットを導入することで、スピード感あるコミュニケーションや情報共有を期待している担当者の方も非常に多いと思います。

一方で、メールだけを利用していて業務効率化に課題のある企業様やビジネスチャットを導入したものの、メールとの使い分けが定まらず社内が混乱したなど、チャット導入に関してお悩みの企業様も多いのではないでしょうか？

本記事では、ビジネスシーンにおけるメールとチャットの違いを紹介した上で、各ツールの効果的な活用方法やメリットなどを整理してご紹介いたします。

合わせて、これらのお悩みを解決するハイブリッドなツールについても最後に解説いたします。

ビジネスシーンではチャットよりもメールの普及率が高い

テレワークの浸透により、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットが、多くの企業で浸透している近年。ペーパーレスやリアルタイム性なども相まって、チャットの需要は伸び続けています。

現在、日本におけるビジネスチャットの普及率は19%程度といわれています（出典：Chatwork株式会社 2023年12月期 決算説明資料）。近年の社会情勢によりテレワークが急増したことで普及は加速しているものの、諸外国と比較するとまだ普及率は低い状況です。

潜在市場規模が大きく普及率がまだまだ低く、成長余地の極めて大きな高成長マーケットという位置づけになります。

一方で、依然として98.3%の人が仕事で使用しているコミュニケーションツールはメールであるという結果も別の調査から明らかになっています。

実際にビジネスチャットを導入したものの、メールは引き続き利用している方も多いと思います。

メールとチャットの主な違い

リアルタイム性

メールとチャットの大きな違いの一つとして挙げられるのは、情報伝達の即時性（リアルタイム性）になります。チャットは情報伝達に優れており、会話に近いコミュニケーションで情報共有ができるのがメールにはない強みになります。

チャットではログインの状況なども一目で分かるものが多く、対面や電話に近いコミュニケーションの感覚を得ることができるのが特徴と言えるでしょう。

メールに関しては、即時性はないもののビジネスなどの丁寧な対応が求められる際には、現在でも頻繁に用いられるツールとなっています。

コミュニケーションの内容（気軽さ・連絡する人数）

コミュニケーションの取り方もメール・チャットには大きな違いが存在しています。

メールでのコミュニケーションに関しては、同時にファイルの添付や数千件などの情報発信が可能な部分も特徴になります。

チャットに関しては、リアルタイム性に優れている反面、メールと比較すると大人数での情報発信に適したツールではないといえるでしょう。チャットは、前提としてアカウントを送受信者ともに保持している必要があるため、メールアドレスのみで送付できるメールとは仕組みが大きく異なります。

メールマガジンのように多くの人に迅速に情報を伝達したい（一方向の発信）需要に関しては、メールの方が適しています。双方向で連携が必要な場合にはチャットの方が親和性が高いという特徴もあるため、用途ごとにツールを選択することが重要です。

以下にそれぞれの特徴をメリット・デメリットで整理しました。

メールとチャットを使い分ける際のポイント

それでは、メールとチャットの特徴を踏まえて、それぞれどのように使い分けべきか、検討ポイントをみていきましょう。

連絡相手（社外/社内）

一般的には、社外のお客さまとの連絡はメールを使い、社内の連絡にはビジネスチャットを使うのがオススメです。社外の場合には丁寧な連絡対応や長文の送信の頻度が多いこともあり、メールの方が利用としては適しています。

また、ビジネスマンの多くはメールアドレスを持っているため、メールであれば基本的に誰とでも連絡を取ることが可能です。

一方で社内の連絡には、ビジネスチャットがオススメです。簡潔な文章をリアルタイムでやり取りすることができるため、情報共有のスピードが上がることが期待できるでしょう。

アカウントがないとビジネスチャットを利用できないケースが多いため、コミュニケーションをとりたい方の環境を踏まえ、手段を選ぶことも重要です。

連絡頻度

連絡頻度でも、ツールの使い分けを検討しましょう。連絡頻度が多くない場合には、メールを利用するのがオススメです。業務の都合がよいタイミングで返信内容を熟考し、連絡をするのがよいでしょう。

特定のトピックや雑談などでコミュニケーションが頻繁に発生する場合には、ビジネスチャットがオススメです。複数人でも気軽なコミュニケーションや会話がしやすいので、コミュニケーションの活性化が期待できます。

連絡の頻度やスピード感という観点では「チャット」の方が優れた傾向があり、返信に求める内容やコミュニケーションをとる方の関係性などを元に判断すると良いでしょう。

記録を残す必要があるか

現在でも、契約書のエビデンス用途や正式な受発注などは「メール」を用いることが一般的です。チャットはメッセージの頻度が高いために、比較的流動性の高いツールのため、重要な連絡が埋もれるケースが考えられます。

このように、メールとチャットは用途によって使い分けることが重要です。

しかし、チャットだけで業務の全てが完結するというケースは考えづらく、今でもほとんどの方はメールとの併用が一般的になっています。連絡が来るたびに利用するツールが分散してしまうことでコミュニケーションが煩雑になってしまうこともあるでしょう。

メールの内容をチャットに転送して社内相談をするといった使い方の問題点や不満も多いと思います。そこで、特にカスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方にはメールかチャット以外のツール導入を検討してみましょう。

メールサービスにチャットを搭載した「yaritori」

カスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方には、クラウド型のメールサービス「yaritori」がオススメです。yaritoriは、メールごとにチャットができる機能やDM・グループチャット機能などを搭載したメールとチャットの良いところ取りをしたハイブリッドなサービスです。

社内向けの相談はチャットを活用・社外向けはメールサービスとしての利用など、あらゆる用途で柔軟に活用いただけます。

問い合わせメールに対する返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点にした社内コミュニケーションを迅速にすることができます。最新AI機能も搭載し、実際の顧客対応のオペレーションの効率化にも活躍が見込めます。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。メールをチャットに転送して社内確認をする必要がなくなり、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。

誰がメールを見たのかが分かる機能（未読・既読機能）や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。用途に合わせて、DMやグループチャットなどもご利用が可能です。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。

1ユーザーあたり月額1980円〜利用でき、7日間の無料トライアルが可能です。初期費用や最低契約期間もないため、お気軽にお試しください。

▼「yaritori」やメール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介

まとめ｜業務効率化のために最適なツールを選ぼう

メールとチャットのオススメの使い分け方法をご紹介したうえで、メール対応が多い方向けにオススメのメールサービス「yaritori」をご紹介させていただきました。

業務内容やツール導入を検討する目的に合わせて、業務を効率化する最適な方法を検討する一助になれば幸いです。