Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法を解説|使い方についても紹介

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法を解説|使い方についても紹介 アイキャッチ

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)は、複数のメンバーへ同じ内容のメールを送信できる仕組みです。  リストに登録された連絡先へ自動的にメールが送られるため、複数の宛先を入力する手間を削減できます。

誤送信の発生も防げるため、部署やプロジェクトチーム内での情報共有の手段におすすめです。Thunderbirdのアドレスリストは、どのような手順で作成するのでしょうか。

この記事では、Thunderbirdのメーリングリストの概要やメリット、具体的な作り方を解説します。

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Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)とは

メーリングリストとは、同じメールの内容を複数人に送信できる仕組みです。情報を共有したいメンバーの連絡先を事前にリストへ登録しておき、メールを送信する際に該当のリストを宛先に選びます。

メールを送信すると、登録しておいたメンバーの連絡先へメールが自動的に届きます。Thunderbirdでは、メーリングリストをアドレスリストと呼んでいます。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法

業務で頻繁に連絡を取り合うメンバーは、メーリングリストに追加しておくと便利です。

メーリングリストを作るにはアドレス帳を開き、新しいリストを選択します。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法1

アドレスリストの作成画面が表示されたら、リスト名を入力してください。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法2

入力後はリストに追加するメンバーを選択します。既に連絡先が読み込まれているため、名前の一部を入力すると自動的に該当者が候補として表示されます。該当者を選んでOKボタンを押すと、以下のように選出したメンバーが表示されます。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の作成方法3

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の確認の仕方

メーリングリストを作成後、再びアドレス帳を開いてください。先ほど作成したメーリングリストのグループ名が表示されていたら、リストの作成は成功です。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の確認の仕方

また、アドレス帳にグループ名が既にたくさんある場合は、アドレス帳の検索画面を活用するのがおすすめです。グループ名またはメンバーの名前を入力すると、先ほど作成したグループ名が表示されます。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の使い方

Thunderbirdのメーリングリストでは、以下2つの使用方法があげられます。

  • メールの送信方法
  • メンバーの追加、削除

個々の使い方を確認していきましょう。

メールの送信方法

アドレス帳を開くと、先ほど作成したメーリングリストの名前が表示されています。メールの宛先にグループ名を選択し、Ccには自身のアドレスを入力してください。

メールの送信方法

メールが届いているかを確認するため、自身のアドレスは忘れずに入力しましょう。メールの送信後、自身のアドレスにメールが届いていたら、無事成功となります。

メンバーの追加、削除

アドレス帳を開き、先ほど作成したメーリングリストの位置を確認します。確認が済んだら、追加予定メンバーのメールアドレスが記録されているリストをクリックしてください。他のメンバーも含め、連絡先が一覧で表示されます。

メンバーの追加、削除1

追加したいメンバーの連絡先をドラッグ&ドロップで、先ほどのリストに移動させます。また、追加予定メンバーの受信メールからもリストへの追加が可能です。受信メールに表示された☆印をクリックすると、登録先を選択できます。

メンバーの追加、削除2

プルダウンから先ほど作成したリストを選んでください。そして、連絡先メンバーを削除したい場合は、アドレス帳から該当のリストを開きます。登録済みのメンバーが表示されるため、削除予定の連絡先を選んでください。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)のメリット

Thunderbirdでメーリングリストを作成すると、以下2つのメリットが得られます。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)のメリット

宛先にグループ名を入力すると、登録メンバーへ自動的にメールが届きます。入力ミスや誤送信にともなう情報漏えいの発生を心配する必要はありません。

複数の宛先を入力する手間が省ける

メーリングリストを活用するメリットは、手間をかけずに複数のメンバーへ情報を発信できる点です。宛先にグループ名を選択すると、登録しているメンバーへ自動的にメールが送信されます。複数の宛先を入力する必要はありません。

メーリングリストの活用によって、業務負担の軽減とスムーズな情報共有を実現できます。

入力ミスなどによる誤送信を防げる

メーリングリストを活用すると、誤送信のリスクを最小限に抑えられます。メンバーの追加や変更がない限り、メールの宛先は固定されている状態です。手入力と異なり、宛先の入力ミスや選択ミスによって、メールを誤送信する心配がいりません。

機密情報を含むメールを送信する際も、安心して相手とやりとりが重ねられます。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の注意点

Thunderbirdでメーリングリストを作成すると、業務連絡や重要事項をスムーズに発信できます。ただし、メリットばかりではありません。以下3つの注意点に関して把握しておきましょう。

Thunderbirdのメーリングリスト(アドレスリスト)の注意点

リストの登録メンバーが増えると、誰が登録しているのか、定期的にリストの中身を確認しなければなりません。また、リストの作成者しかメールを送信できないため、既読や返信の有無など、対応状況の把握に手間がかかります。

メンバーの把握や管理に手間がかかる

メーリングリストは登録人数が多いほど、情報伝達の手間を軽減できます。半面、登録人数が数十人規模になった場合、メンバー管理の手間が増大します。リストに誰が登録しているのか、管理者は定期的にリストの登録状況を確認しなければなりません。

仮に未使用の連絡先がリストに残っていた場合、スパムメールの悪用や情報漏えいを招く可能性が生じます。管理工数や情報漏えいのリスクを軽減するためにも、登録メンバーは10人程度に絞りましょう。

また、チームや担当案件ごとにメーリングリストを作成すると、管理負担を軽減しつつスムーズな情報共有を実現できます。

対応状況がわからない

メーリングリストの場合、リストの作成者しかメールを送信できません。リストに登録したメンバーへ一方的に情報を発信するかたちになるため、対応状況を正確に把握するのが困難です。

スピーディーにやりとりを重ねるためにも、メールを送信する際は、緊急度の高さや返信期限を明確化しましょう。

大量のメールで溢れる

リストに登録したメンバーから随時メールが届くため、リストの管理者は随時大量のメール処理に追われます。登録メンバーが増えるほど、やりとりや確認の手間が生じるため、他の業務に割く時間が少なくなります。

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問い合わせメールの処理や複数人とのやりとりを効率化するには、yaritoriを導入するのがおすすめです。yaritoriはユーザビリティに優れたメール共有システムです。部署や案件単位でグループを作成できるため、メンバー管理の工数増大を防げます。

ステータス管理では対応済みや未対応など、メールごとに対応状況が表示される仕組みです。どの案件を優先して対応するべきか、グループ全体で把握でき、素早い顧客対応につなげられます。

また、グループ内に重要事項を発信する際はメンションを付けることで、強調して情報を共有できます。未読・既読も表示されるため、メンバーが自身のメールを閲覧しているかどうか、担当者に確認する必要はありません。

メール処理や情報共有の工数増大にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。

まとめ

Thunderbirdのメーリングリストは、複数人のメンバーとスムーズに情報を共有できる機能です。反面、登録メンバーが増えるほど、リストの管理工数が増大します。不要なメンバーの連絡先が登録されていないか、リストの登録状況を常に確認しなければなりません。

メンバー間のやりとりを効率化するため、メール共有システム「yaritori」の導入を検討しましょう。ユーザーグループによって、部署や案件ごとにグループを作成し、メンバー管理の工数削減を図れます。

メンバーとはDMやグループチャット、メンションによって、コミュニケーションを交わすかたちです。また、ステータス管理や未読・既読、開封履歴など、問い合わせメールへの対応状況を可視化する機能も多数搭載しています。

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