Gmailでのタスク管理のコツを解説！ToDoリストの便利な使い方も画像付きで紹介

GmaのlToDoリストは受信メールをタスクとして管理できる機能です。重要なメールを見逃したり、対応を忘れてしまうことを防ぐことができます。

カスタマーサポートや営業などメールでのやり取りが多い部署の利用がおすすめです。また、ToDoリストは複数人で共有もできるのでチームメンバーがどのようなタスクを抱えているか、見えるかにも繋がります。

この記事では、Gmailを活用したタスク管理の方法やコツ、共有の仕方について詳しく解説します。効率的なタスク管理をしたい方におすすめです。

Gmailのタスク管理で有効なToDoリストとは

GmailのToDoリストは、受信メールをタスク化する機能です。

メールをToDoに追加することで、重要なメールを見逃したり、対応を忘れてしまうことを防ぐことができます。また、期日を設定してリマインダーを受け取ることも可能です。

Googleカレンダーとの連携により、タスクのスケジュール管理も一元化できます。

チームメンバーとToDoリストを共有することで、チームメンバーがどのような案件を抱えているのか、タスクの見える化にも繋がります。

GmailでToDoリストを使ってタスク管理する方法

Gmailでタスクを管理する方法は、大きく以下の3つに分けられます。

・タスクを作成する
・タスクを追加する
・タスクを完了する

上記の3つで、基本的な管理が可能です。それぞれどのように行うか解説します。

タスクを作成する

直接タスクを作成するには、画面右側の縦に並んだアイコンから、チェックマークのアイコンをクリックします。

ToDoリストを表示させたら、「タスクを追加」ボタンを押しましょう。

タスクのタイトル名を入力すれば、自動で保存されます。

タイトル名の下にある部分では、日時や詳細情報も設定可能です。

タスクを追加する

メールを読んだ後に、内容を踏まえてタスクを追加する方法もあります。まずタスクを追加したい内容が記載されたメールを開きましょう。

メール右上部にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。チェックマークのアイコンが付いた「ToDo リストに追加」を選べば、右側にウインドウが表示されます。タスク名は、メールの件名が自動入力されるので、必要に応じて変更しましょう。

なお、メールリストとToDoリストが表示された状態であれば、メールをToDoリストにドラッグ＆ドロップしてタスク追加も可能です。

タスクを完了する

作成したタスクが完了したときの手順を解説します。タスクを完了させないと重複してしまい、ミスにつながるでしょう。常に最新の状態にしておくのがベストです。

タスクを完了するにはまず、画面右側のバーからチェックマークのアイコンをクリック。

一覧表示されたタスクリストから、完了したタスクのタイトル左側、◯にチェックを入れれば完了です。

なお、完了したタスクを元に戻したい時は、ToDoリスト最下部の「▶︎完了」をクリック。

一覧表示されているタスクのチェックマークを外せば、もう一度ToDoリストに移動します。

訂正が必要な場合など、うっかり完了してしまった場合はこちらから元に戻しましょう。

GmailでToDoリストを使ってタスク管理するときに使える便利機能

基本的な機能に加え、以下を知っておくとさらにタスク管理が効率的に行えます。

・タスクの詳細を追記する
・サブタスクを設定する
・Googleカレンダーと連携する

特にGoogleカレンダーとの同期は、スケジュールを忘れないために有効なのでご活用ください。

タスクの詳細を追記する

タスクに詳細情報を追加すれば、後で見返した時に状況を素早く把握できます。まず、画面右側のバーからチェックマークのアイコンをクリック。

ToDoリストに表示されたタスクをクリックすると、タイトル下に「詳細」と表示されます。こちらをクリックすれば、説明や注意点、関連リンクなども自由に記入できるので、活用しましょう。

サブタスクを設定する

大きなタスクを小さな作業に分割すると、進捗管理が容易になります。Gmail のToDoリストでは、メインタスクの下にサブタスクを追加可能です。

まず、タスクリストからサブタスクを設定したい項目にカーソルを合わせて右クリック。「サブタスクを追加」と表示されるので、必要な数のサブタスクを作成しましょう。

なおサブタスクは、メインタスクを完了させると同時に完了されます。わざわざ1つずつサブタスクを完了させる必要がないので効率的です。

Googleカレンダーと連携する

メール内容をカレンダーに落とし、スケジュール設定をする方法です。通知も設定できるので、タスクを忘れずに管理できます。

まず、受信メールのリストを表示させましょう。

そのまま右側のバーから「カレンダー」のアイコンをクリック。画面右側にスケジュールのタイムラインが表示されるはずです。

あとはメールリストから、任意の時間にメールをドラッグ＆ドロップすれば、詳しい設定項目が表示されます。しばらくしても設定項目が表示されない場合は、もう一度スケジュールのパネルをクリックしましょう。

詳細項目の一番下、ベルのマーク「通知」を設定すればアラームを鳴らせるので、タスクを忘れず便利です。なおカレンダーにタスクが表示されない場合は、連携の設定を見直してください。

Googleカレンダーを開き、画面左側の「ToDoリスト」のチェックボックスにチェックを入れると、タスクが表示されます。

GmailでToDoリストを共有する方法

Gmailから直接ToDoリストを共有する方法はありませんが、以下の手順で共有が可能です。

まず、Googleカレンダーを活用してスケジュールを共有する方法。パソコンでGoogleカレンダーを開きます。

画面右上の設定アイコンから、設定画面を開きましょう。

画面左側に「マイカレンダーの設定」が表示されるので、共有したいカレンダーをクリック。リストが表示されるので、「特定のユーザーまたはグループと共有する」を選びます。　

「ユーザーやグループを追加」をクリックするとメールアドレスが入力できます。

共有相手のアドレスを入力したら「送信」を押せば完了。

相手にカレンダー共有のURLが送信されます。

もう1つは、メールを転送して相手にToDoリストへ追加してもらう方法です。

まず、共有したいメールを開きましょう。

メール右上部にある「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリックして「転送」を選び、共有相手のアドレスを入力。

送信したら、相手に操作してもらってToDoリストへ入れてもらいます。

GmailでToDoリストを使ってタスク管理をする際のコツ

Gmailでのタスク管理では、以下の2つの機能も知っておくと便利です。

・ラベルの活用
・スターの活用

それぞれの使い方について解説します。

ラベルの活用

Gmailにはラベル機能があり、任意のフレーズを表示させられます。

「緊急」や「今週中」といったラベルを作成し、関連するメールやタスクに適用しておけば、業務を効率的に進められます。

ラベルをつけるには、まずメールを選びましょう。

メールを選んだ状態で、上部のツールバーから「・」が縦に3つ並んだアイコンをクリック。

「ラベルを付ける」にカーソルを合わせると、右にポップアップが出るので、任意のラベルを選びます。

該当するラベルが無いときは、ポップアップ下部に「新規作成」があるので、新しいラベルを作成しましょう。

スターの活用

特に重要で緊急性の高いタスクには、スターを付けて目立たせましょう。視覚的に気がつきやすく、パッと目に入るので、タスクの抜けを防げます。

スターを付ける方法は非常にシンプルです。

メールの本文を表示させたら、上部に☆マークがあるので、クリックして★マークにすれば完了。

画面左側の「スター付き」をクリックすれば一覧で表示させることも可能です。

メールのタスク管理をするならyaritori

Gmailの機能を活用すれば、効率的なタスク管理が可能です。しかし、大量のメールを処理しながら複数のプロジェクトを管理する場合、共有工数の手間がかかり、共有漏れが発生する可能性があります。そこでおすすめなのが、メール共有システム「yaritori」です。

yaritoriとは、Onebox株式会社が提供するメール共有システムで、複数のメールアドレスに届いたメールを1つの画面で一元管理できます。サービス提供開始から約4年で、導入実績は200社を突破しました。

おもな機能を以下にあげます。

・ステータス管理：誰がどのメールに対応しているかわかり、二重対応や対応漏れを防げる
・チャット機能：メールごとにリアルタイムで会話ができ、スムーズな対応ができる
・AI機能：メールの定型文や返信を自動生成できるため、メール本文の制作に手間がかからない

初期費用や最低利用期間もなく、月額1,980円で利用できるため、導入コストも削減できます。まずは7日間の無料トライアルを使ってyaritoriの使いやすさを体験してください。

まとめ

Gmailはメーラーとしての機能はもちろん、直感的にタスク管理が行えるため、業務の効率化にも役立ちます。メールを読みながらタスクを追加したり、スケジュールに落としたりすることも可能です。

タスクの共有はひと手間かかりますが、Googleアカウントを持っている人同士であれば、複数のアプリをまたいでタスクが管理できます。また、ラベルやスター機能は視覚的にわかりやすく、スタッフの能力と関係なく重要度や緊急性が共有できるため、ミス防止につながるでしょう。

なお、業務上のミスを減らし、タスク管理をより効率化させたい場合はyaritoriの導入がおすすめです。対応ステータスによってメールを自動的に分類し、対応漏れや重複を防げます。複数のアドレスを一括で管理でき、対応を一元化できるメリットもあるため、yaritoriの導入を検討してみてください。