メールワイズ(Mailwise)導入から活用までに必要なマニュアルまとめ

メールワイズ（Mailwise）は、チームでのメール対応を一元管理できる、サイボウズ社提供の業務効率化ツールです。

メールワイズは、利用開始までの手順をまとめた導入マニュアルや、管理者・ユーザー向けの操作マニュアルなどが用意されています。

メールワイズのマニュアルを参照すれば、サービスの導入から活用までわからないことがあれば確認できるので安心です。

この記事では、メールワイズを利用している方向けに、どのようなマニュアルが用意されていて、どんな時に何を確認すれば良いかをわかりやすくまとめました。

メールワイズとは？

メールワイズ（Mailwise）は、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。

メールごとに担当者や処理状況を設定できる「ステータス管理」や、社内で情報共有ができる「コメント機能」、過去のやり取りを確認できる「対応履歴」などを搭載しています。

複数人でのメール対応で発生する、メールの対応漏れや誤送信・二重送信を防止できます。さらに、情報共有が円滑になるので顧客対応の品質向上にも効果的です。

カスタマーサポートや営業など問い合わせ対応が発生する部署で活用されており、「星野リゾート」「ブックオフ」など15,000社以上の企業で導入されています。

メールワイズの機能やメリットについてさらに詳しく知りたい方は「メールワイズ（Mailwise）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」をご参考ください。

メールワイズで用意されているマニュアル

メールワイズには、利用者の役割や利用シーンに応じて、以下の3つのマニュアルが公式サイト上で提供されています。

役割ごとにマニュアルが明確に分かれているため、自分が必要とする情報に迷わずにアクセス可能です。

マニュアルはすべてオンラインで公開されており、誰でもいつでも閲覧できます。導入前の検討段階から、運用開始後まで幅広く活用可能です。

メールワイズの導入マニュアルとは

メールワイズの導入マニュアルは、メールワイズの利用契約を結んだ後に、組織で活用できるようになるまでの初期設定プロセスをナビゲートする手引書です。

専門知識がなくても、マニュアルに沿って作業を進めれば、スムーズに利用を開始できるように設計されています。

導入マニュアルに書かれている内容

導入マニュアルには、メールワイズの利用開始に必要な作業が、順を追って具体的に記載されています。記載されている内容は以下のとおりです。

• メールワイズの試用/購入方法
• 試用または購入直後にシステム管理者が行うこと
• 利用開始時にユーザーが行うこと
• ログイン画面をお気に入りに登録する方法

たとえば、メールワイズの試用/購入方法の項目では、動作環境の確認から始まり、試用申し込み後のログイン、ブラウザへのお気に入り登録などが丁寧に解説されています。

各ステップで必要な作業がわかりやすく示されているため、担当者は「次に何をすれば良いのか」で迷わずに済むでしょう。

読むべき人とタイミング

導入マニュアルを読むべき人は、「メールワイズの導入を決定し、その初期設定を任されたシステム担当者」です。 

タイミングとしては、サイボウズの試用または利用の契約が完了し、サービスの設定が可能になった直後から読み始めるのが良いでしょう。

担当者が導入マニュアルを参照しながら、必要な初期設定を行います。この設定が完了しない限り、一般ユーザーはメールワイズを使用できません。

したがって、導入担当者は契約後速やかにマニュアルに目を通し、書かれている手順に従い設定作業を進めましょう。プロジェクトを円滑にスタートさせるために不可欠な作業です。

メールワイズの管理者マニュアルとは

管理者向けマニュアルは、メールワイズのシステム全体を管理・運用する権限を持つ担当者のための、詳細な設定ガイドです。

このマニュアルを使いこなせば、ユーザーや組織の権限管理や、組織のセキュリティポリシーの遵守など、より高度な運用環境を構築できます。

マニュアルに書かれている4つのカテゴリ

管理者向けマニュアルは、大きく分けて以下の4つのカテゴリで構成されています。

たとえば、システム設定のセキュリティ設定では、ログインパスワードの条件や、一定回数ログインに失敗した場合のアカウントロックなどの手順が示されています。

アカウントロックはユーザーから問い合わせの多い内容のひとつです。この手順に従えば、経験の浅い担当者でもスムーズに対応できるでしょう。

管理者の設定が重要な理由

メールワイズにおける管理者の設定は、組織のセキュリティレベルを維持し、情報漏えいなどのリスクを未然に防ぐために重要です。誰に、どの範囲の操作を許可するか、適切な管理が安全な運用につながります。

たとえば、メールアプリケーションのアクセス権が適切でなければ、閲覧しか許可されていないスタッフが、誤って重要メールを削除したり、不適切な内容を返信してしまったりするリスクが生まれます。

管理者が事前に「削除アクセス権」や「送信アクセス権」を制限しておけば、ヒューマンエラーをシステム側で予防できます。

このように、管理者の設定ひとつで組織全体のリスクが左右されるため、管理者マニュアルのわかりやすさは大切なのです。

メールワイズのユーザーマニュアルとは

ユーザー向けマニュアルは、メールワイズを日常的に利用して、顧客対応などのメール業務を行うすべてのスタッフ（利用者）のための操作説明書です。

基本的なメールの送受信から、一斉送信のような便利な機能まで、日々のオペレーションに必要な情報がそろっています。

マニュアルに書かれている3つのカテゴリ

ユーザー向けマニュアルは、利用者の目的に合わせて情報を見つけやすいよう以下の3つのカテゴリで整理されています。

どの内容も画像を交えてわかりやすく解説されているため、初心者でも手順通り行えば、適切に作業を行えるでしょう。

たとえば、基本的な操作のファイルの添付では、ファイルを1つずつ添付する場合と、複数のファイルを一括添付する場合とに分けて解説しています。

ユーザー向けのマニュアルが充実しているため、わざわざ管理者に尋ねる必要がありません。そのため、管理者は本来の業務に集中できます。

アプリケーションの操作方法

アプリケーションのテンプレートを例に、操作方法がマニュアルでどのように書かれているか解説します。テンプレートとは、よくある返答文や定型の挨拶文などを再利用可能な状態で保存しておく機能です。

マニュアルでテンプレートを選択すると、以下の内容が表示されます。

サイドバーに表示されているメニューから目的の内容を選びます。ここでは「テンプレートの見方」を選択しましょう。

選択すると、実際の画面を使った操作方法が表示されます。ここでは一覧画面と詳細画面の表示方法と、各画面の見方がわかりやすくまとめられています。

ほかのメニューやアプリケーションでも同様にわかりやすくまとめられているので、初心者でも安心して利用可能です。

メールワイズにはマニュアル以外にガイドやサポートはある？

メールワイズは、マニュアルに加えて多彩なオンラインサポートコンテンツを提供しています。特定の問題に対する答えをピンポイントで見つけたい場合に有効です。具体的には以下のようなサポートを提供しています。

よくある質問（FAQ）や、目的別ガイドの提供

公式サイト上には、ユーザーから寄せられる質問と回答をまとめた「よくあるご質問（FAQ）」ページや、「〇〇がしたい」という目的から操作方法を探せる「目的別ガイド」が用意されています。

たとえば、「ユーザーがパスワードを忘れてしまった場合の手順は？」といった典型的な疑問は、FAQで検索すれば数秒で答えが見つかります。

また、「未対応のメールを確認したい」といった具体的な要望がある場合は、目的別ガイドで「メールの閲覧→対応が必要なメールを把握したい」と選択すれば、解説ページへ移動できます。

これらのガイドを活用すれば、サポートに問い合わせをせずとも、すぐに自己解決できるでしょう。

トラブルシューティング

サイボウズ製品のヘルプサイトには、予期せぬトラブルが発生した際に、原因を特定し解決に導くための「トラブルシューティング」専門ページが設けられています。

たとえば、「ファイルのアップロードやダウンロード」というトラブルが発生したとしましょう。トラブルシューティングのページでは、このような症状に対して、「Cookieやキャッシュ情報を削除」や「セキュリティソフトを一時的に無効」などの原因と確認方法が掲載されています。

これにより、専門知識がないユーザーでも、自力で原因の究明が可能となるでしょう。

エラーメッセージの意味と対処法のまとめページ

メールワイズの操作中に何らかのエラーが発生すると、特定の「エラーメッセージ」や「エラー番号」が表示されます。メールワイズのマニュアルには、エラーに対する対処法を解説するページが提供されています。

たとえば、「エラー番号：102」が表示されたとしましょう。マニュアルによると「データベースの処理待ちに時間がかかった」ことが原因だとわかり、しばらく待ってから再度アクセスすればよいとわかります。

このように、エラー番号から、原因と対処法がわかるため、問題解決までの時間を短縮できるでしょう。

kintone連携のガイドページもあり

メールワイズは、同じサイボウズ社が提供する「kintone」と連携するための、専用の設定ページも用意しています。

こちらのページでは、連携設定手順だけでなく、連携設定に関するセミナー動画や連携設定に関するよくある質問への回答も掲載されています。

kintoneを導入している企業であれば、連携ガイドを参考にメールワイズとの連携設定ができれば、社内のDXをさらに加速させられるでしょう。

メールワイズとkintoneの連携についてさらに詳しく知りたい方は「メールワイズ（Mailwise）とkintoneの連携でできることは？料金や設定方法をご紹介」をご参考ください。

メールワイズでトラブルが発生した際の対処法・問い合わせ先

メールワイズでトラブルが発生し、マニュアルや各種ガイドを確認しても解決できない場合は、カスタマーサポートや不具合・障害情報公開サイトなどを活用しましょう。

管理者によるカスタマーサポートへの問い合わせ

メールワイズのシステム管理者権限を持つユーザーは、専用のWebフォームや電話、チャットを通じて、サイボウズのカスタマーサポートセンターに直接問い合わせ可能です。

オンラインのヘルプだけでは解決が難しい、個別具体的な技術的問題や契約内容に関する質問に対応するための公式なサポートチャネルです。

このようなサポート体制が整っている点は、安心してサービスを継続利用したい企業にとって大きな安心材料と言えるでしょう。

不具合・障害情報公開サイト

サイボウズには、メールワイズを含む自社製品全体の稼働状況や、発生中の障害、メンテナンス情報をリアルタイムで公開する「不具合情報公開」サイトがあります。

「メールワイズにつながらない」といった問題が発生した場合には、このサイトを確認して不具合や障害が発生していないか確認しましょう。

発生しているトラブルの原因が自社内なのかサイボウズ側にあるのかが切り分けられます。

メール共有システム「yaritori」の紹介

問い合わせ対応をかんたんに効率化したいという方にはメール共有・問い合わせ管理システム「yaritori（ヤリトリ）」もオススメです！

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まとめ｜マニュアル充実のメールワイズで顧客対応を効率化しよう

本記事では、メールワイズの初心者でもわかりやすい手厚いマニュアルについて解説しました。マニュアルは、導入・管理者・ユーザーの3種類に分けられているため、役割に応じてすぐに解決策を示してくれます。

また、マニュアル以外にもよくある質問（FAQ）や目的別ガイド、トラブルシューティング

などのオンラインガイドも充実しており、自己解決を支援してくれます。万が一の際にはカスタマーサポートや障害情報サイトもあるため安心です。

充実したマニュアルやサポートを提供しているメールワイズを活用して、顧客対応の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

より使いやすいメール共有システムをお探しの方は、yaritoriも検討してみてください。