メールワイズ（Mailwise）でGmailの連携は可能？設定方法と注意点を解説

メールワイズ（Mailwise）は、Gmailをはじめとするメール対応をチームで一元管理し、業務を効率化できるメール共有システムです。

現在お使いのGmailのメールアドレスを連携することで、メールワイズ上でメールの送受信や管理が可能になります。

メールワイズでメール対応を行うと、メールごとに「ステータス管理」や、「コメント機能」を活用できるので、対応漏れや誤送信・二重送信を防ぎ、顧客対応の品質向上にもつながります。

この記事では、メールワイズでGmailを連携する方法と、事前に知っておきたい注意点についてわかりやすく解説します。

メールワイズとは？

メールワイズ（Mailwise）は、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。

メールごとに担当者や処理状況を設定できる「ステータス管理」や、社内で情報共有ができる「コメント機能」、過去のやり取りを確認できる「対応履歴」などを搭載しています。

複数人でのメール対応で発生する、メールの対応漏れや誤送信・二重送信を防止できます。さらに、情報共有が円滑になるので顧客対応の品質向上にも効果的です。

カスタマーサポートや営業など問い合わせ対応が発生する部署で活用されており、「星野リゾート」「ブックオフ」など15,000社以上の企業で導入されています。

メールワイズの機能やメリットについてさらに詳しく知りたい方は「メールワイズ（Mailwise）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」をご参考ください。

メールワイズにGmail連携をすると出来ること

メールワイズ（Mailwise）とGmailを連携させると、使い慣れたGmailの利便性を活かしつつ、チームでのメール対応を効率化できます。具体的に見ていきましょう。

過去のGmailの受信メールを読み込める

メールワイズとGmailを連携させると、過去の受信メールをメイルワイズに読み込んで管理できるようになります。そのためメールワイズ導入初日から、Gmailでのやり取りを引き継いだ状態で運用を開始できます。

指定した日付からの受信メールを、メールワイズ内に「処理済み」として一括登録されます。これにより、導入前にGmailでの顧客対応履歴も一元管理できるのです。

例えば、半年ぶりに連絡のあった顧客に対しても、メールワイズ上で過去の担当者や、やりとりの内容を確認できるため、担当者変更後もスムーズに対応可能です。

Gmailからの移行時に過去データを引き継げる点は、対応履歴の断絶を防ぐうえで大きな安心材料となります。

アドレス帳・メールテンプレートのインポート

GmailなどからCSVファイル形式でエクスポートしたアドレス帳や、使い慣れた定型文であるメールテンプレートを、メールワイズにインポートできます。システムの導入に伴う面倒なデータ再入力の手間を大幅に削減し、スムーズな立ち上げを実現します。

長年かけて構築してきた数百件の顧客リストや、お問い合わせ対応で頻繁に使う挨拶文・製品説明といったテンプレートを、手作業で一つひとつ登録し直す必要がありません。

既存のデジタル資産を有効活用できる点は、特にリソースが限られる中小企業にとって、導入のハードルを下げる要因となるでしょう。

メールワイズにGmailを連携する手順

メールワイズ（Mailwise）とGmailの連携は、先進認証方式である「OAuth 2.0」を利用して行います。この方法は、パスワードを直接システムに保存しないため、セキュリティが高いのが特徴です。

なお、この手順はクラウド版のメールワイズのみで利用可能であり、現在は販売終了しているパッケージ版では対応していない点にご注意ください。

具体的な設定は、メールワイズのシステム設定画面からメールサーバー設定を選択し、プリセットされているGmailの設定を選んで認証を進めるだけです。画面の指示に従い、連携したいGmailアカウントでログインし、メールワイズからのアクセスを許可すれば設定は完了します。

過去のGmailの受信メールを読み込み方法

過去のGmailの受信メールは、メールワイズにGmailアカウントを連携した段階で読み込まれます。

ただし、対応不要な過去のメールがある場合には、「受信日時が指定日時以外のメールを「（処理済）」として受信する」にチェックを入れて、指定日を設定すれば、その日以前のメールは「（処理済）」として読み込み可能です。

アドレス帳・メールテンプレートのインポート方法

Gmailのアドレス帳やメールテンプレートも、CSVファイル形式で書き出せばメールワイズへ移行できます。

まずGmailからアドレス帳データをCSV形式でエクスポートしましょう。次にメールワイズの「アドレス帳」機能にある「ファイル入出力」から「会社データの読み込み」または「顧客データの読み込み」を選択します。用意したCSVファイルを選択し、読み込む項目や文字コードを設定後、インポートを実行すれば完了です。

テンプレートも同様にCSVでの管理が可能です。メールワイズの「テンプレート」機能にある「ファイル入出力」から「データの読み込み」を選択します。文字コードなどの読み込むデータに必要な設定を確認したうえで「読み込む」を選択すればインポートできます。

これにより、使い慣れたアドレス帳や定型文を、チームで共有しながら活用可能です。

メールワイズにGmailを連携するうえでの注意点

メールワイズ（Mailwise）とGmailの連携は便利であるものの、スムーズに活用するにはいくつかの点に注意しなければなりません。主な注意点について解説します。

Googleグループのアドレスは連携不可

メールワイズとGmailを連携させる際、Googleグループのアドレスは利用できないという点に注意しましょう。

連携できるのは、個別のメールボックスを持つGmailアカウントのみで、メーリングリストとして機能するGoogleグループのアドレスは、OAuth 2.0認証の対象外です。

これは、OAuth 2.0がユーザー単位の認証を前提としており、実体のないグループアドレスでは認証プロセスを完了できないためです。

対策として、新たに「sales@company.com」といった共有用のGmailアカウントを作成し、そのアカウントをメールワイズに連携させる必要があります。

導入計画が手戻りになる可能性があるため、使用したいメールアドレスの情報は必ず確認してください。

個人のGmail宛に送信できないことがある

メールワイズから送信したメールが、相手に届かない、あるいは迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうケースがあります。多くの場合、メールワイズ側の問題ではなく、受信側のセキュリティ設定や、送信元ドメインの信頼性が原因が多いと言えます。

特に、独自ドメインを利用している場合、そのドメインが正規の送信元であることを証明する「SPF」「DKIM」「DMARC」といった送信ドメイン認証設定が正しく行われているかが重要になります。

これらの設定は、なりすましメールを防ぐための仕組みであり、Gmailをはじめとする多くのメールサービスで受信可否の判断基準とされています。

もしメールが届かない問題が発生した場合は、まずこれらのドメイン認証設定が正しく行われているかを確認しましょう。

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まとめ｜Gmailユーザーもメールワイズでチーム対応を最適化しよう

本記事では、メールワイズとGmailの連携について、出来ることや設定手順、注意点について解説しました。メールワイズをGmailと連携させれば、過去のメール資産を活かしつつ、対応状況の可視化や一斉配信機能によって、チーム全体のメール対応を飛躍的に効率化できます。

ただし、Googleグループのアドレスが利用できない点や、送信ドメイン認証の重要性など、事前に把握しておくべきポイントもあります。

本記事を参考に、チームでのメール対応を最適化するために、メールワイズとGmailの連携を検討してみてはいかがでしょうか。

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