グループメールとは？メーリングリストとの違いや使い方・メリットを解説！

グループメールは、メール内で作成したグループに登録されている受信者全員に、同じメールを一斉送信することのできるサービスです。

これにより、1つのメールアドレスを起点として、複数人での情報共有やコミュニケーションが可能になるのが特徴です。

グループメールは便利な反面、受信数が増え大量のメールで溢れやすくなるため、メールの見落としや重要なメールが埋もれてしまう可能性があり注意が必要です。

この記事では、グループメールを使うメリットや注意点、適切な使用方法などについて解説します。これからグループメールを活用しようと考えている方や管理に困っている方はぜひ参考にしてください。

グループメールとは

グループメールは、メール内で作成したグループに登録されている受信者全員に、同じメールを一斉送信することのできるサービスです。

これにより、グループ内のメンバー全員が関連するメールのやり取りを確認することができます。

グループメールは、主に特定の目的や興味を共有する人々同士で情報共有する際に用います。ビジネスでは、プロジェクトチームや共通の会議参加者などのグループにメッセージを送信する場合に利用されます。

一方で、グループメールで送信する際のアドレスはグループのアドレスであり、差出人の明記もないため、社外とのコミュニケーションにはあまり向きません。

グループメールとメーリングリストの違い

グループメールと混同しがちなメーリングリストですが、複数人に対してメールが送られる機能という意味では同じです。

しかし、グループメールは誰でもグループメンバー宛にメールを送れますが、メーリングリストの場合は、メールを送信できるのはメーリングリストに登録されているアドレスからに限られます。

またメーリングリストの場合は送信元が個人のアドレスになるのに対して、グループメールの場合はグループメールのアドレスとなり、どの人からの返信かメールアドレスだけでは判別できません。

グループメールのメリット

グループメールでは1つのメールアドレスを複数人で管理できるのが特徴です。具体的なメリットについては以下の通りです。

情報共有を円滑化できる

グループメールでは、グループのアドレスを1つ指定するだけでメンバー全員にメールを送信できるため、特定のチームやプロジェクトのメンバーに対して素早く円滑に情報を共有できます。

これにより、チーム全体のコミュニケーションが円滑化し、意思疎通がスムーズに行われます。

複数の宛名（アドレス）を入力する手間が省ける

グループメールは複数の受信者にメールを一括送信する際に、受信者リストを簡単に作成・管理できます。送信者は毎回のように複数のアドレスをCCに手入力するといった手間を省くことができます。

グループメールは、業務の中で特定のメンバー同士でメールを送信する機会が多い場合に、特に役立つツールです。業務のタイムロスを短くすることにもなり、効率化によって人件費の削減にも繋がります。

入力ミスなどによる誤送信を防げる

前述した通り、グループメールを活用するとアドレスを手入力する手間を省くことができます。手入力が不要になることで、メールアドレスの入力ミスによる誤送信を防ぐことができます。

メールの誤送信は情報漏洩のリスクが高く、企業の信用問題にも関わるケースがあります。ヒューマンエラーによる誤送信を防ぎたい場合には、グループメールを活用するのがおすすめです

グループメールを利用するときの注意点

メリットの多いグループメールですが、利用上の注意点もあります。
使用後にトラブルを招かないよう、あらかじめ確認することを推奨いたします。

大量のメールで溢れる

グループのすべての参加者からのメールが届くため、グループメールに登録しているとメールが頻繁に届きやすくなります。これによりメールボックスが大量のメールで溢れてしまい、メールの管理や処理が困難になる場合があります。

また、大量のメールが送信されると、自分が担当すべきメールを見落としてしまう可能性や、重要なメールが埋もれてしまう可能性もあります。

差出人の明記がない

一般的なGmailやOutlookなどの無料のメーラーでグループメールを活用する場合、デフォルトの設定では差出人の明記がありません。

社内間のコミュニケーションであれば差出人の明記がなくとも問題はないかもしれませんが、社外のお客様への送受信となった場合、受け手側に不信感を与えかねません。

また、何かトラブルが起きた際に差出人の明記がないことにより責任の所在が不明確となり、問題が必要以上に大きくなることも考えられます。

▼Outlookでのメール共有について、詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Outlookでメール共有する方法を解説！共有メールボックスの設定手順をご紹介。

情報流出の危険がある

特にGoogle グループを活用したグループメールを利用している際、特に注意したいのが情報漏洩です。あらかじめ閲覧制限を設定しておかないと、登録メールアドレスや関わっているグループの情報を、権限がなくても閲覧できるようになってしまいます。

情報漏洩を防ぐために、閲覧制限の設定を確認しておきましょう。Googleグループでは公開設定によって、情報の閲覧を制限することができます。また、グループへの参加を招待者のみに限定しておくことも、情報漏洩リスクの回避には有効です。

▼Gmailの閲覧制限について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Gmailを複数人で共有するオススメの方法 ｜ID・PWの共有は絶対ダメ！ メール対応・管理

グループメールの使い方

グループメールを提供しているシステムは複数ありますが、今回は代表的なGmailとOutlookの使い方について知っておきましょう。

Googleグループを使用する場合

Googleグループを活用してグループメールを作成すれば、あらかじめ連絡先のグループを設定しておいて、メールを一斉に送信することが可能です。

簡単かつ無料で利用できる反面、設定を誤れば情報漏えいのリスクがあるのも事実です。そのため、活用範囲はあくまで個人同士の利用に留めたほうがよく、ビジネスシーンでの活用はおすすめできません。

▼Gmailグループの使い方について、詳しく知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Googleグループとは？使い方や作成方法（作り方）を解説！

Outlookを使用する場合

Outlookグループについても同様に情報共有や大量の一斉メールの送信などで利用することで効率的なメール送付を実現できます。

Gmail同様に無料で気軽に設定できる反面、セキュリティのリスクは同様に想定されるため、定期的なメンテナンスは行うようにしましょう。

具体的な手順については以下記事でご確認いただけます。

▼Outlookグループの使い方について、詳しく知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookのグループ機能とは？作成方法や使い方を徹底解説

メール管理・共有システムを利用する場合

メール共有・管理システムは、コストが発生するものの利便性とセキュリティ面などの理由でビジネスシーンでの利用におすすめです。メールの対応状況を管理出来たり、コメントや送信予約が出来るサービスもあります。

また、メンバーの権限設定や閲覧制限など個人情報やメールの内容が流出しないようにセキュリティ面での配慮がされております。

グループメールの適切な使用方法

ビジネスの中でグループメールを活用できるシチュエーションについてもご紹介いたします。

グループメールは主に社内の情報共有に用いられる手法になります。グループメールを用いることで、会社内でのプロジェクトや部署間での連絡などに活用でき、情報共有をスムーズに行うことができるでしょう。

案件の進捗状況などグループメールを活用することで関係者全員で情報を同目線で認識することができる点は魅力といえるでしょう。

メール共有システム「yaritori」のご紹介

グループメールは特定のメンバー間での情報共有に便利な機能です。特にCCやBCCにグループメールを指定すれば、社外とのメールの内容もメンバー間で常に情報共有しておくことができます。

しかし、グループメールを多用するとメールボックスが溢れてしまい、しばしば自分が対応すべきメールが埋もれてしまいます。

そこで、グループメールではなく「support@」や「info@」を新規メールアドレスとして作成し、メール共有システムで管理する方法もおすすめです。

メール共有システム「yaritori」では、代表メールに届くメールの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、社内メンバーとはメールごとにチャットで相談しながら、返信担当者を割り当てることができます。

大量のメールの中から自分が対応すべきメールが一目でわかるため、対応漏れや二重対応といった事故を防ぎ、複数人でのメール対応を効率化することができます。

まとめ｜より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

本記事では、グループメールについて詳しく解説しました。

グループメールはチーム内での情報共有が簡単になるというメリットがある反面、グループアドレス宛のメールに返信する際は誰が返信・対応するのかわからないといった側面もあり、特に問い合わせ対応などの場面においては最適解とは言えません。

そこで、ビジネスシーンでの利用の際はメール共有専用のサービスがオススメです。yaritoriではメールの対応状況の可視化や返信担当者の割り振りができます。1ユーザー1,980円〜すぐに利用できるので、ぜひ検討してみてください。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介