メールのCCが多すぎる！原因・問題点・減らす取り組みを解説

メールの「CC（Carbon Copy）」とは、本来の宛先以外の人にも参考情報としてメールを送りたいときに使用します。

CCを活用することで、プロジェクトメンバーや上長への情報共有を、かんたんに行うことができるので便利です。一方で、CCを多用することで、メールが増えてしまい、大事なメールが埋もれてしまうといった問題が発生しがちです。

この記事では、「メールのCCが多すぎる！」とお困りの方向けに、メールのCCが多くなってしまう原因や問題点を解説します。CCを減らすための取り組みについても解説するのでぜひ最後までご覧ください！

メールのCCとは

メールを送信するさいには宛先を指定する必要があります。宛先とはメールを受け取る相手のメールアドレスを指すため、TO / CC / BCCはすべて宛先といえます。

CCとは、本来の宛先以外の人にも参考情報としてメールを送りたいときに使用します。Carbon Copyの略で、「複写」を意味します。

CCに設定したメールアドレスは受信者でも確認することができます。1つのメールを複数の相手に送信するときは「TO」に並べる方法もありますが、情報共有であることを受信者に明確に伝えるさいなどに活用することができます。

TO / CC / BCC の使い分けや使用上の注意点については、ぜひ「メールのCCとは？TOやBCCとの違いや使い分けのポイント、注意点を解説」をご参照ください。

CCメールが増えることによる問題

CCメールは、プロジェクトメンバーや上長への情報共有をかんたんに行うことができるので便利です。

一方で、CCを多用することで、メールが増えてしまい、大事なメールが埋もれてしまうといった問題が発生してしまいます。CCメールが増えることで発生する問題点について確認しましょう。

大事なメールが埋もれる

重要度や関連度の低いCCのメールがたくさん送られてくると、メールボックスがすぐに埋まってしまいます。本来対応すべき大事なメール（自分宛のメールなど）を見落としてしまうリスクが高まります。返信漏れや返信遅れは、信頼を損ねるため注意が必要です。

機密情報の漏洩

CCに含まれるメールアドレスはすべての受信者に公開され、面識のない人同士でもメールアドレスを知ることができてしまいます。メールアドレスも立派な個人情報なので、お互いにメールアドレスを知っているかどうかに注意しながらCCに追加する人を選ぶ必要があります。

責任の所在が不明確になる

CCで多数の人に進捗状況が共有されているプロジェクトでトラブルが発生した場合、「状況を把握していたはずの人」があまりにも多くなり、「誰が対処し、誰が責任を負うのか」が不明確になることがあります。ただメールを受信しているだけの関係者も増えがちです。

CCに入れた人の時間を奪ってしまう

CCされたメールに対する返信や対応を求められた場合、相手は返信が必要かどうかを判断する手間が増えます。CCに追加されるのは上司などの管理職などが多いため、社内の重要人物の時間が、重要度や関連度の低いメールのチェックに奪われ、生産性が低下してしまいます。

メールのCCが多くなる理由

情報共有の必要性

メールのCCが増えてしまう理由の一つは、関係者（プロジェクトメンバーや上司など）への情報共有です。例えば、顧客との連絡に上司をCCに入れるケースや、部署やプロジェクトメンバーでメーリングリストを作成し、プロジェクトに関するメールのCCに追加することでメンバー間で情報の差がでないようにします。

コミュニケーション不足

また、日頃のコミュニケーションが不足している可能性も考えられます。他のメンバーにすでに同じ情報を共有しているにも関わらず、メールでも重複しておなってしまう必要があったり、チーム内での意思疎通が不十分な場合、各メンバーが個別に情報を共有しようとして、結果としてCCメールが増加することがあります。

CCメールを減らす方法・取り組み

社内コミュニケーションツールを活用する

プロジェクト管理ツールやビジネスチャットなど、CC以外の方法で関係者に報告をする手段を活用することで、必要な情報を適切な相手に届けることができます。掲示板のような使い方ができるツールでは、要件ごとに掲示板を立ち上げることで、情報の一元管理が可能になり、過去の会話も簡単に見返すことも可能です。

メールのルールを社内で決定し、CC必要可否の判断軸を策定する

組織内でCCを追加する際のガイドラインや基準を明確にすることで、どの情報をどの関係者に共有すべきかを判断しやすくなります。例えば「プロジェクトの進捗報告は、直接関係する上司にのみ報告」などルールを設定します。これによって冗長なCCの使用を減らすことができるでしょう。

効率化業務は代表メールアドレスに切り替える

顧客固有の個別知識などが不要で、一般的な製品・サービス知識で対応できるカスタマーサポートやお問い合わせ業務は、個人のメールアドレスではなく、代表メールアドレスを使用することもオススメです。

「support@」や「sales@」などの代表メールアドレスを関係者で共有することで、CCによる情報共有を不要にし、メールの量を減らすことが可能です。

一方で、代表メールアドレスを複数人で同時に使用すると、未対応・対応済みなどの対応状況わからなくなり、「誰がどのメールに対応しているかわからない」といった問題も発生します。こうした問題を解決するのがメール共有システム「yaritori」です。

代表メールアドレスについて詳しく知りたい方は「代表メールアドレスとは？具体例（用途ごとの決め方）やおすすめの活用方法を紹介」もご参考ください。

メールのCCを減らすには「yaritori」がオススメ

yaritoriは、代表メールアドレス（support@など）に届くメールの対応状況（未対応・対応済み）や返信担当者を可視化し、複数人でのメール対応を効率化できるメール共有システムです。

CCによるメールの共有を効率化するため、代表メールアドレスでの複数人で業務をしようとするさいに発生する「誰がどのメールに対応しているかわからない」といった問題を解決することが可能です。

yaritoriの主な機能

・複数メールアドレスを一元管理することができる
・メールの対応状況（未対応・対応済み）や返信担当者を可視化し、対応漏れなどの事故を防ぐことができる
・メールごとに社内メンバー向けにはチャットができる（slack/chatworkなどのチャットツールとも連携）

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご検討ください。

まとめ｜CCを適切に使い、効率的なコミュニケーションを確保しよう

CCにメールの共有は、手軽な情報共有のやり方として有効です。CCを活用することで、プロジェクトメンバーや上長への情報共有を、かんたんに行うことができるので便利です。

一方で、CCを多用することで、メールが増えてしまい本来対応すべきメールが埋もれてしまうなどの問題が発生します。

多すぎるCCメールでお困りの方は、メール共有システム「yaritori」のご利用もご検討してみてください！