Gmailで複数のメールアドレスを一括管理する方法

複数のメールアドレスの管理でお困りですか?

複数のメールアドレスを持っていると、それぞれのメールアドレスに届くメールを確認するために、アカウントの切り替えや、各サービスに都度ログインする手間が起きてしまいますよね。大切なメールの見落としや、返信が漏れてしまうなどの問題も発生しがちです。

Gmailでは、複数のGmailアカウントはもちろん、Gmail以外のメールサービス(YahooやOutlook)のアドレスも一括で管理することが可能です。これにより、メール管理の手間をなくし、メール対応の効率化をかんたんに実現できるようになります。

この記事では、Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理する方法をご紹介します。
以下のケースのどれかに当てはまる方にオススメです。

  • 仕事用やプライペード用、メルマガ登録用など、用途ごとにメールアドレスを使い分けている
  • メールアドレスを変更したが、元のメールアドレスもそのまま使っている
  • 問い合わせ用の会社代表メールアドレスを持っている   など


複数人で共有・管理するメールアドレス(問い合わせ用の会社代表メールアドレスなど)の管理でお困りの方には、メール管理システムを利用するのがオススメです。

複数アドレスの一括管理はもちろん、メール対応状況(未対応・対応済みなど)の管理や、メール返信担当者の設定など便利な機能が備わっているので、複数のアドレスに届くメールを部署やチーム内で一括で管理できるようになります。

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Gmailで複数のメールアドレスを一括管理する方法

はじめに、Gmailで複数のメールアドレスを一括管理するとはどういうことか確認しましょう。
普段利用している個人アドレスに加えて、会社の代表アドレス(contact@)などを持っている場合を想定します。

これからご紹介する方法で、通常の受信トレイ(個人アドレス)に加えて、会社の代表アドレス(別のメールアカウントに届くメール)をひとつの画面で一括で管理できるようになります。

新しく登録したメールアドレスを差出人アドレスとして、メールの返信もできるので、他のアカウントにログインし直す必要もありません。

Gmailでは、①複数のGmailアカウント ②Gmail以外のメールサービス(YahooやOutlook)のアドレスどちらでも登録することができます

そうすれば、以下のように一つのGmail画面で、複数のアドレスのメールを管理できるようになります


▼ 「メール管理システム」では、複数アカウントの管理をかんたんにできます。
メール管理システムについて、詳しく知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
・「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


まずは今回管理したいメールアカウントの設定を変更します。


①複数のGmailアカウントに届くメールを一括で管理したい場合:
一括管理したいメールアドレス(読み込み元)のGmailアカウントにログインし、POPダウンロードを有効にします。

②Gmail以外のメールサービスの場合:
POPアクセスが有効であることを確認すれば大丈夫です。


POPとは、メールを送受信するための通信ルールです。
これを有効にすることで、他アカウントで、メールを受信できるようにすることができます。

1. 管理する対象のメールアカウントの設定を変更する

複数のGmailアカウントに届くメールを一括管理したい場合の手順は以下の通りです。

【設定手順】

  1. 右上にある設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリック
  2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリック
  3. 「POPダウンロード」で「すべてのメールでPOPを有効にする」をオン
    ※「POP でメールにアクセスする場合」の横で、「Gmail のメールを受信トレイに残す」 を選択します。
  4. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

2. 一括管理するメールアカウント側の設定を変更する

次に、一括管理するメールアカウント側で読み込みの設定をします。




【設定手順】

  1. 右上にある設定アイコン 設定 次の操作「すべての設定を表示」をクリック
  2. 「アカウント」タブをクリックします。
  3. 「他のアカウントのメールを確認」で、「メール アカウントを追加する」をクリックします。
  4. 読み込み元のアカウントのメールアドレスを入力して、「次へ」をクリックします。
  5. 以下の項目を入力してください。
  • ユーザー名:管理したいメールアドレス
  • パスワード:管理したいメールアドレスにログインするさいのPW
  • POPサーバー、ポート:こちらは設定したいメールアカウントごとに確認ください。Gmailアカウントの場合は、pop.gmail.com、995になります。

※以下のチェックボタンはオンにしてください。
「メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する」
「受信したメッセージにラベルを付ける」


ここまで設定ができたら、あとは手順に従って、アカウント権限を確認するのみです!
上手く設定できない場合は、Gmailヘルプ「他のアカウントのメールを確認する」をご参照頂けると幸いです。

代表メールアドレスの管理は「メール管理システム」がオススメ

Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理することは便利なので、企業のメール対応対策としてオススメです。
但し、個人でメールアドレスを管理する場合にはよいのですが、複数人で管理するメールアドレスの場合には、メール管理システムを推奨します

問い合わせ用の会社代表メールアドレス(contact@、support@)など、部署やチームで管理するメールアドレスを、Gmailで管理した場合、以下のような問題が発生しがちだからです。

  • 誰が対応しているのか、対応が終わっているのかなど対応状況がわからない
  • 問い合わせメールにどうやって対応するか対応方針の相談がしづらい
メール管理システムサービスイメージ

メール管理システムなら、複数アドレスの一括管理はもちろん、メール対応状況(未対応・対応済みなど)の管理や、メールごとにチャットができるなど便利な機能が備わっています。

複数のアドレスに届くメールを一括で管理できるだけでなく、メールの対応漏れの防止やメールごとのチャット相談で気軽なコミュニケーションを実現できるのです。


▼メール管理システムについて、詳しく知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
・「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介

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まとめ

いかがったでしょうか?
この記事では、「Gmailで複数のメールアドレスを管理する方法」についてご紹介させていただきました。

弊社が提供するメール管理システム「yaritori」は、複数アドレスが一括で管理できるのみでなく、複数人でメールを管理する便利な機能がついています。
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