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Gmailでメールを管理!?メール共有での効率化とは

部署やプロジェクト単位など複数人で仕事をする方にとって、メール共有をすることはとても大切なことです。メール共有とは、メールの内容を共有し、対応状況を把握し、複数人のチームとしてメール対応を行うことです。メール内容の共有だけではなく、複数人でメールの返信や削除等の対応ができればとても効率的ですよね。

そうしたメール共有は、Gmailを活用することで実現することが可能です。Gmailは、多くの人が日常で利用するメールサービスであり、ビジネスでも利用されているのでGmailを使いながらメール共有できたら便利ですよね。Gmailでは、メール共有する方法がいくつかあるので、それぞれの方法の特徴を理解し、上手く活用することを検討しましょう。

では、Gmailをどのように活用することで、より効率的なメール共有をすることが出来るのか。詳しくご紹介させて頂ければと思います。

Gmailでのメール共有方法とは

Gmailでメール共有をするのやり方はさまざまな方法があります。自分のビジネススタイルに合った方法を探していくことをお勧めします。それでは、Gmailでのメール共有を実現する方法について、詳しく見ていきましょう。

まず、すぐに思いつくのは、一つのアカウントを複数人で共有する方法ではないでしょうか?これは単純に複数人でアカウントとパスワードを共有し、それぞれのPCなどからログインするというやり方になります。アカウントの共有は、セキュリティの観点などから、Gmailの仕様には反している方法と言ってもいえるので、運用する場合には十分な注意が必要です。(弊社としてはオススメしません。)同時に複数の人が更新をかけてしまった時に、エラーが生じてしまうというリスクも伴ってくるので、大人数で共有のアカウントを管理する場合には適していません。この方法を利用する場合は、少人数での運用で検討しましょう。

IMAPを活用し、複数人でメール共有をする方法もあります。IMAPとは、メールをサーバーで保管しメールを見る時はそのコピーをもらうという仕組みです。つまり、メールが保管されているサーバーに接続することで、複数人でメールの内容を共有することが可能となるのです。IMAPでは、メール内容の共有だけではなく、削除操作を行うことができます。今では、IMAPでパソコンなどを複数で利用する人も多いのではないでしょうか。タグ共有も可能となっているため、業務の効率化を求めるのならば、とても適している方法と言えるでしょう。しかし一方で、誤操作をしてしまったり、メール処理を見落としてしまったりなど、メール共有の上で問題が生じてしまう可能性もあります。使用するのならば、注意が必要な方法と言えるでしょう。

Google Appsを活用する方法もあります。Google Appsとは、Googleの提供する各種WEBアプリケーションが使える組織向けオンラインアプリケーションパックのことを指しています。Google Appsには、Gmailだけではなく、Googleドライブやカレンダーなどビジネスに活用できるアプリケーションがいくつかあり、製造元のGoogleでも商用利用では、この方法を推奨しています。Gmail AppsでGmailを使用した場合、通常のGmailとは違い、アクセス権を付与することができます。アクセス権を付与することで、メールボックスの閲覧やメール送信や削除等の操作を複数人で行うことも可能となります。この方法は、50人以下であれば費用もかからず無料で利用することができます。しかし、この方法は設定するまでがとても面倒であり手間がかかります。また、設定をするためには、DNSやドメイン取得などの知識が必要となってきます。利用するまでの過程に難しさを感じてしまう人も多いでしょう。しかし、利用する上でこの方法が一番安全で確実な方法と言えるでしょう。

Gmailでのメール共有の方法について詳しく見ていきましたが、いくつか方法があり、どの方法にするかをしっかりと検討していく必要があります。しっかりと検討し、自社に合った方法を探していきましょう。

Gmailでメールを管理!?メール共有のメリット

仕事の連絡手段として、Gmailを活用している人は少なくありません。今では、連絡手段としてLINEを利用する人も増えているようですが、やはり、メールで共有する方法が効率的だと言えるでしょう。

メール共有をすることには、メリットもありますが、デメリットもあります。メール共有する上での注意すべき点もしっかりと理解しておく必要があります。メールの内容を共有をすることで、自分だけが把握している状況がなくなるため、安心へと繋がりますよね。しかし、その安心感が油断へと繋がってしまうこともあるのです。メールを見落としてしまうことも考えられるため、メールの内容を共有していても、しっかりとチェックをすることは忘れてはいけないのです。

メール共有には、Gmailなどのフリーメールを活用することも出来るため、容易に取り入れることが出来るのです。では、メール共有のためのメリットについて詳しく見ていきましょう。

まずは、二重対応の防止に繋がることです。メールアカウントを共有することで、メールごとに担当者や対応状況を把握することが出来るのです。誤った二重対応を防ぐことに繋がりますよね。そうすることで、相手に不快感を与えず、信頼を得ることが出来るのです。ビジネスにおいて、二重対応ばかり繰り返していては相手の信頼を失くしてしまいますよね。メール共有をすることで、そういった誤りを防止することが出来るのです。業務の効率化へと繋がり、とてもスムーズに仕事を進めることが出来るのです。メール共有には、いくつかの方法がありますが、どの方法でも可能であり、複数人でメールアカウントを共有し、内容を把握することで、ダブルチェックをすることができるため、ミスを防ぐことにも繋がるのです。

また、他の担当者とメール共有をしていることで、担当者が不在の時もすぐに別の担当者が対応することも出来るのです。メール共有をしていると、リアルタイムでのメールのやり取り以外にも、過去の履歴を確認することも出来るため、他の担当者が対応可能な状況をつくることができます。相手を待たせてしまう可能性も低くなりますよね。そのため、メール共有は、とても必要不可欠なシステムなのです。

メール共有は、教育面でも大きなメリットとなります。メール共有をしていないと、普段どのようなやり取りをしているのかどうか、社内で把握することが出来ませんよね。新人や慣れていない人に対しては、教育が必要な場合も、日常的にやり取りしているメールまで改めて都度確認をすることはとても非効率であり、大変ですよね。

それに比べて、メール共有をしていると、日頃のやり取りの内容や進捗状況もリアルタイムで確認し、チェックすることが出来るのです。とても効率的であり便利な方法なのです。

まとめ

さて、Gmailでメール共有をする方法について詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール共有をすることは、今後ビジネスで効率的に仕事を進めていく上で、必要不可欠な方法と言えるでしょう。メール共有をするためには、いくつかの方法がありますが、その中でもGmailを活用したメール共有の方法はとても容易に始めることが出来るのです。既にGmailを連絡手段として活用しメールのやり取りをしている人は多いのではないでしょうか。Gmailはそれほどビジネスシーンに密接に関わっているサービスと言えるでしょう。

Gmailでメール共有をする方法には、いくつかの方法がありそれぞれのビジネススタイルや用途などから、自社に合ったものを選択する必要があります。自社に合ったメール共有の仕組みを取り入れることで、より仕事を効率的に行うことが出来るのです。

メール共有をすることはいわば仕事を共同作業することに繋がりますよね。必要な時だけ共有していては、とても非効率なのです。そのため、メール共有を日頃から行っていることでとても効率的に仕事を進めることができ、仕事を迅速に行うことが出来るのです。

仕事を効率的に行うことは、とても大切なことですよね。日頃からお互いの進捗状況を把握しながら仕事をしていれば、いざその仕事を引き継いだり何かトラブルが生じた時に、すぐに対応することが出来るため、トラブルを最小限に収めることが出来るのです。

メール共有のシステムをいかにうまく活用するかどうかで、仕事を効率的に行えるかどうかが決まるのです。メール共有をうまく活用し、仕事の味方にしていきましょう。