Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法

複数のメールアドレス管理でお困りですか?

Gmailでは、複数のGmailアドレスはもちろん、Gmail以外のメールアドレス(YahooやOutlookなど)も一括で管理することが可能です。これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間をなくし、メール対応の効率化を実現できるようになります。

この記事では、Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理する方法をご紹介します。
以下のケースに当てはまる方はオススメです。

  • 仕事用やプライペード用、メルマガ登録用など、用途ごとにメールアドレスを使い分けている
  • メールアドレスを変更したが、元のメールアドレスもそのまま使っている
  • 問い合わせ用の会社代表メールアドレスを持っている   など


部署やチームで利用しているメールアドレスは、「メール管理システム」での管理がオススメです。複数アドレスの一括管理はもちろん、メールの対応状況(未対応・対応済みなど)や、返信担当者などを可視化する機能がついており、メール対応を効率化することが可能です。

yaritori」は、1ユーザー980円から利用できるメール管理システムです。サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。


Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法とは?

はじめに、Gmailで複数アドレスを一括管理するとはどういうことか確認しましょう。

例えば、普段利用している個人アドレスに加えて、会社の代表アドレス(contact@)などを持っている場合、それぞれのメールアドレスに届くメールを確認するため、アカウントを都度切り替えて確認する必要がありますよね。

これでは、メールにすぐに気づけなかったり・重要なメール見落としてしまうなど、さまざまな問題がおきてしまいます。

Gmailでは複数のメールアドレスを一括管理・設定をすることが可能です。そうすることで、下記の図の通り、通常の受信トレイ(個人アドレス)に加えて、会社の代表アドレス(別のメールアカウントに届くメール)に届くメールをひとつの画面で確認できるようにすることができます。

これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間がなくなります。それぞれのアドレスに届くメールに気づきやすくなるので、メールの見落としや返信漏れもなくなります。

Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法

それでは、Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法を具体的にみていきましょう。

Gmailでは、①複数のGmailアドレス ②Gmail以外のメールサービス(YahooやOutlook)のどちらでも管理・設定することができます


①Gmailアカウントの場合:
一括管理したいメールアドレス(読み込み元)のGmailアカウントにログインし、POPダウンロードを有効にします。

②Gmail以外のメールサービスの場合:
POPアクセスが有効であることを確認します。


※POPとは、メールを送受信するための通信ルールです。
これを有効にすることで、他アカウントで、メールを受信できるようにすることができます。

ここでは①Gmailアドレスの場合の手順をご紹介します。

【設定手順】

  1. Gmailの画面右上にある設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリック
  2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリック
  3. 「POPダウンロード」で「すべてのメールでPOPを有効にする」をオン
    ※「POP でメールにアクセスする場合」の横で、「Gmail のメールを受信トレイに残す」 を選択します。
  4. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

2. 一括管理するメールアカウント側の設定を変更する

次に、一括管理するメールアカウント側で読み込みの設定をします。




【設定手順】

  1. 右上にある設定アイコン 設定 次の操作「すべての設定を表示」をクリック
  2. 「アカウント」タブをクリックします。
  3. 「他のアカウントのメールを確認」で、「メール アカウントを追加する」をクリックします。
  4. 読み込み元のアカウントのメールアドレスを入力して、「次へ」をクリックします。
  5. 以下の項目を入力してください。
  • ユーザー名:管理したいメールアドレス
  • パスワード:管理したいメールアドレスにログインする際のPW
  • POPサーバー、ポート:こちらは設定したいメールアカウントごとに確認ください。Gmailアカウントの場合は、pop.gmail.com、995になります。

※以下のチェックボタンはオンにしてください。
「メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する」
「受信したメッセージにラベルを付ける」

いかがだったでしょうか?
ここまで設定ができたら、あとは手順に従って、アカウント権限を確認するのみです!
上手く設定できない場合は、Gmailヘルプ「他のアカウントのメールを確認する」をご参照いただけると幸いです。

部署やチームで管理しているメールは「メール管理システム」がオススメ

Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理することは便利なので、企業のメール対応用としても活用できます。但し、問い合わせ用の会社代表メールアドレス(contact@、support@)などを、部署やチームで管理している場合は、「メール管理システム」がオススメです。

Gmailで管理した場合、以下のような問題が発生しがちだからです。

  • 誰が対応しているのか、対応が終わっているのかなど対応状況がわからない
  • 問い合わせメールにどうやって対応するか対応方針の相談がしづらい

メール管理システムなら、複数アドレスの一括管理はもちろん、メール対応状況(未対応・対応済みなど)の管理や、メールごとにチャットができるなど便利な機能が備わっています。

複数のアドレスに届くメールを一括で管理できるだけでなく、メールの対応漏れの防止やメールごとのチャット相談で気軽なコミュニケーションを実現できるのです。


▼メール管理システムについて、詳しく知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
・「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介

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それでは、yaritoriを使うメリットを具体的にみていきましょう。

複数メールアドレスをかんたんに管理できる

yaritoriでは、複数のメールアドレスを一括管理できます。メールの転送設定で設定していくことができるので、必要な時間はわずか1分です。これによりメールアカウントに都度ログインする手間を省略し、重要なメールに気づかないといった問題を解決することができます。

メールの対応状況を可視化

さらに、yaritoriではメールごとに「未対応」「対応済み」「担当者」などステータスの管理ができます。複数人でのメール対応を効率化し、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

情報共有や相談ができる

yaritoriのメールごとのチャット機能によって対応方針の相談がチャットで完結するので口頭確認やチャットツールは不要になります。さらに、メンション・既読機能によって誰がどのメールを確認したかが一目でわかります。これらのコラボレーション機能によって情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。

yaritori」は、初期費用・最低契約期間もなく、1ユーザー980円(税抜き)〜利用できます。14間の無料トライアルが可能で、設定は1分で完了します。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。


まとめ

いかがったでしょうか?
この記事では、「Gmailで複数のメールアドレスを管理する方法」についてご紹介させていただきました。

弊社が提供するメール管理システム「yaritori」は、複数アドレスが一括で管理できるのみでなく、複数人でメールを管理する便利な機能がついています。
ぜひサービスサイトよりお気軽にお申し込みください!

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