Gmailで複数アドレスを一括管理する方法をご紹介。設定手順まで徹底解説。

複数のメールアドレス管理でお困りですか？

Gmailでは、複数のGmailアドレスはもちろん、Gmail以外のメールアドレス（YahooやOutlookなど）も一括で管理することが可能です。これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間をなくし、メール対応の効率化を実現できるようになります。

この記事では、Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理する方法をご紹介します。
以下のケースに当てはまる方はオススメです。

・仕事用やプライペード用、メルマガ登録用など、用途ごとにメールアドレスを使い分けている
・メールアドレスを変更したが、元のメールアドレスもそのまま使っている
・問い合わせ用の会社代表メールアドレスを持っている　　 など

上記に該当する方は是非参考にしてみて下さい。

Gmailで複数アドレスを管理するメリット

Gmailで複数アドレスを管理するメリットは、主に以下の2点が挙げられます。

メールの見落とし・返信漏れの防止

複数のメールアドレスの個別管理では、問い合わせなどのメールの量が増えると、見落としや対応漏れのリスクがあります。重要なメールの見落としや対応漏れが多発してしまうと、顧客からの信用を失ってしまい、売上の損失につながることも少なくありません。

Gmail起点で複数アドレスを管理することで、受信メールの一元管理ができ、ツールの行き来などによる見落としのリスクも減るでしょう。

メール整理の効率化

メールアドレスを役割ごとに使い分ける運用が機能すると、受信トレイを整理しやすくなるという点も特徴です。メール確認や探すのにかかる工数を大幅に削減でき、必要なメールを素早く見つけ出すことにもつながります。

Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法とは？

はじめに、Gmailで複数アドレスを一括管理するとはどういうことか確認しましょう。

例えば、普段利用している個人アドレスに加えて、会社の代表アドレス（contact@）などを持っている場合、それぞれのメールアドレスに届くメールを確認するため、アカウントを都度切り替えて確認する必要がありますよね。

これでは、メールにすぐに気づけなかったり・重要なメール見落としてしまうなど、さまざまな問題がおきてしまいます。

Gmailでは複数のメールアドレスを一括管理・設定をすることが可能です。そうすることで、下記の図の通り、通常の受信トレイ（個人アドレス）に加えて、会社の代表アドレス（別のメールアカウントに届くメール）に届くメールをひとつの画面で確認できるようにすることができます。

これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間がなくなります。それぞれのアドレスに届くメールに気づきやすくなるので、メールの見落としや返信漏れもなくなります。

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Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法

それでは、Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法を具体的にみていきましょう。

Gmailでは、①複数のGmailアドレス ②Gmail以外のメールサービス（YahooやOutlook）のどちらでも管理・設定することができます。

①Gmailアカウントの場合
一括管理したいメールアドレス（読み込み元）のGmailアカウントにログインし、POPダウンロードを有効にします。

②Gmail以外のメールサービスの場合
POPアクセスが有効であることを確認します。

※POPとは、メールを送受信するための通信ルールです。
これを有効にすることで、他アカウントで、メールを受信できるようにすることができます。

ここでは①Gmailアドレスの場合の手順をご紹介します。

Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する際の設定手順

①Gmailの画面右上にある設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリック

②「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリック

③「POPダウンロード」で「すべてのメールでPOPを有効にする」をオン
※「POP でメールにアクセスする場合」の横で、「Gmail のメールを受信トレイに残す」 を選択します。

④下部にある [変更を保存] をクリックします。

一括管理するメールアカウント側の設定を変更する

次に、一括管理するメールアカウント側の設定手順をご紹介します。

①右上にある設定アイコン 設定 次の操作「すべての設定を表示」をクリック

②「アカウント」タブをクリックします。

③「他のアカウントのメールを確認」で、「メール アカウントを追加する」をクリックします。

④読み込み元のアカウントのメールアドレスを入力して、「次へ」をクリックします。

⑤以下の項目を入力してください。

・ユーザー名：管理したいメールアドレス
・パスワード：管理したいメールアドレスにログインする際のPW
・POPサーバー、ポート：こちらは設定したいメールアカウントごとに確認ください。
Gmailアカウントの場合は、pop.gmail.com、995になります。

※以下のチェックボタンはオンにしてください。
「メールの取得にセキュリティで保護された接続（SSL）を使用する」
「受信したメッセージにラベルを付ける」

ここまで設定ができたら、あとは手順に従って、アカウント権限を確認するのみです！
上手く設定できない場合は、Gmailヘルプ「他のアカウントのメールを確認する」をご参照いただけると幸いです。

部署やチームで管理しているメールは「メール管理システム」がオススメ

Gmailで複数のメールアドレスを一括で管理することは便利なので、企業のメール対応用としても活用できます。但し、問い合わせ用の会社代表メールアドレス（contact@、support@）などを、部署やチームで管理している場合は、「メール管理システム」がオススメです。

Gmailで管理した場合、以下のような問題が発生しがちだからです。

・誰が対応しているのか、対応が終わっているのかなど対応状況がわからない
・問い合わせメールにどうやって対応するか対応方針の相談がしづらい

メール管理システムなら、複数アドレスの一括管理はもちろん、メール対応状況（未対応・対応済みなど）の管理や、メールごとにチャットができるなど便利な機能が備わっています。

複数のアドレスに届くメールを一括で管理できるだけでなく、メールの対応漏れの防止やメールごとのチャット相談で気軽なコミュニケーションを実現できるのです。

複数アドレスの共有・管理は「yaritori」がおすすめ

「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メール対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能、複数アドレスの一元管理などスムーズなメール対応を実現する機能が備わっています。

設定は1分で完了するほどかんたんで、サポート満足度も99%となっていることが特徴です。1ユーザー1,980円から利用でき、最低契約期間もないのでお気軽にお試しいただけます。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

それでは、実際のサービス画面をみながらオススメの理由をみていきましょう。

理由①メールの対応状況を可視化

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。これにより、二重対応や対応漏れなどのクレームや失注に繋がる事故が起きてしまいます。

yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

理由②社内コミュニケーションがスムーズに

社内メンバー向けの相談もメールごとのチャットでかんたんにすることができます。メールの転送や口頭で行なっていた社内メンバーへの相談が気軽にできるので、メール対応を効率化することが可能です。

理由③定型業務を効率化するための機能が充実

本来の目的である業務効率化を達成するためには、定型業務の効率化も欠かせません。例えば、1日20件以上発生するような問い合わせへの対応は、よくある質問など定型化できる業務が多く発生します。そのため、メール分類のルール設定や回答のテンプレート化による対応の効率化が重要です。

yaritoriでは、件名や宛先などの詳細条件を指定し、自動でステータス・担当者・タグなどを付与することできます。 また、カテゴリーごとに大量のテンプレートを分類して用意でき、お客さま名などを自動で入力できる予約語も使うこともできます。これらの機能により、手動で行う作業が自動化されるので、業務効率を大幅に高めることが可能です。

まとめ

いかがったでしょうか？
この記事では、「Gmailで複数のメールアドレスを管理する方法」についてご紹介させていただきました。

チームでの利用を検討されている場合は、本記事で紹介した「yaritori」のような専用ツールの導入がおすすめです。yaritoriは、複数メールアドレスの一元管理はもとより、「対応状況の可視化」「チャット機能」など、チーム運用に最適な機能を備えています。

また、1ユーザーあたり1,980円からと手頃な価格で導入できることも特徴です。まずは7日間の無料トライアルで、貴社の業務フローに合うかをご確認ください。