メールチェックを効率的に！対応策について徹底解説

メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

メールチェックにかかる時間は？

メールチェックにかかる時間は、メールの量が増えるほど長くなりますが、具体的にはどの程度かかっているのでしょうか。

2019年Adobeが電子メール利用実態調査「2019 Consumer Email Survey」を発表しました。この調査は、アメリカ・イギリス・ドイツ・フランス・オーストラリア・インド・日本の各国約1,000名の10〜60代の男女を対象に行われました。

「2019 Consumer Email Survey」の調査結果では、日本人がメールチェックにかける平均時間は、仕事関連のメールが77分、私用のメールが53分でした。この結果は他の国と比べると最短です。しかし、平均してメールチェックに1時間以上かかっていることがわかります。

ちなみに、7カ国平均は3時間以上で、最も時間がかかるインドでは、仕事用のメールが334分、私用のメールが241分でした。このように、どの国でもメールチェックに多くの時間を要しています。

参考：Adobe『電子メール利用実態調査2019年版』

メールチェックにおける課題とは

電子メールは、プライベートでもビジネスシーンでも活躍します。
しかし、ビジネスシーンではメールチェックに多くの時間を要してしまうことから、さまざまな課題があります。

まず、1日に何度もメールチェックをすると、そのたびに仕事が止まってしまいます。これは、仕事効率が低下する原因となります。

また、届くメールのなかには広告や定期購読など、確認する必要がないメールが含まれていることも少なくありません。しかし、件名では内容を判断しにくいメールも多いため、不要なメールを一つひとつ開封して内容を確認しなければなりません。

さらに、メールチェックは出勤してすぐに行う人も多いでしょう。朝は一番仕事がはかどる時間です。しかし、メールチェックに追われて他の作業ができなくなるという課題もあります。

このように、メールチェックによる業務効率の低下が大きな課題となっています。

メールチェックを効率化させることで、業務改善につながる

先ほどご紹介した通り、メールチェックには平均して1時間以上の時間を要しています。そのため、メールチェックの時間を削減できれば、本来の仕事により多くの時間を費やすことができます。

新型コロナウイルスの世界的な流行により、日本でもテレワークを導入する企業が急増しました。これから在宅勤務という働き方がさらに普及すれば、今以上にメールチェックにかける時間が多くなる可能性があります。

そのため、メールチェックにかかる時間を減らす対策が求められます。

メールチェックを効率化させる対応策とは？

メールチェックを効率化させる対応策は、以下の5つが挙げられます。

・不要なメールを受信しないようにする
・メールチェックの時間を決める
・同じメールを何度も見ないようにする
・メールの通知設定をオフにする
・有料ツールなどを導入する

それぞれの対応策について詳しく見ていきましょう。

不要なメールは受信しないようにする

受信するメールのなかには、広告や定期行動など不要なメールが混ざっていることがあります。不要なメールがなくなれば、その分メールチェックの時間を減らすことができます。

特に、メールの数が多すぎると、重要なメールが埋もれてしまう可能性があります。そのため、不要なメールはブロックして受信しないようにしましょう。

メールチェックの時間を固定化させる

1日に何度もメールチェックをする行為は、作業効率低下の大きな原因です。作業効率低下を防ぐためには、メールチェックの頻度を下げるようにすることが重要です。

例えば、「出社時のみ」「出社時と午後の業務開始時の2回」「退勤時のみ」など、メールチェックは1日に1〜2回程度に減らしましょう。

なお、仕事のメールは1秒でも早く返さなければならないと考える方もいます。しかし、メールチェックを何度も行うと、メインの業務に遅れが発生し残業ばかりが増加します。

メインの業務をしっかりとこなすためにも、メールチェックの頻度は少なくしましょう。

何度も同じメールを見ないように工夫する

同じメールを何度も確認するだけで、無駄な手間がかかってしまい、メールチェックの効率が悪くなります。そのため、同じメールは1回しか読まないように工夫することも大切です。

何度も同じメールを見てしまう原因は、「内容が難しいから後でもう一回読もう」「受信ボックスに残っているからまた開いてしまった」などが多いです。そのため、開いたメールは後回しにせず読み切る、読んだメールや対応したメールはフォルダ分けして移動するなどの仕組みを整えましょう。

このような仕組みを整えることで、一通のメールに要する時間を削減できます。

対応済、未対応のメールを仕分ける

対応しないといけないメールが一目で分かれば、目的のメールを遡って探す手間も省くことができます。

対応済みのメールは削除したり、別ファイルへ移動させたりすれば、メールフォルダがスッキリして管理しやすくなります。

対応済みのメールと、未対応のメールを整理しながらメールチェックをするように意識しましょう。

古いメールを未開封のまま溜め込まない

メールを未開封のまま溜め込まないようにすることも重要です。なぜなら、古いメールを未開封のまま置いておくと、結果的に処理に時間がかかってしまうためです。その日にきたメールは、できるだけその日の間に対応することを心がけましょう。

対応できなかったメールは、未開封のままひとまずメールフォルダに仕訳けて分かりやすくすることで翌日の対応がスムーズになります。

メールの通知設定をオフにする

メールが届いたらすぐに確認できるメールの通知設定は便利です。しかし、メールの通知設定をオンにしておくと、通知がくる度に気になってしまい、メールを都度確認してしまう原因にもなります。

業務中は、メールが何通も届くこともあるでしょう。その度にメールを確認していると、取り掛かっている仕事がその都度中断されて業務効率が低下します。

このような事態を避けるためにも、メールの通知はオフにすることをおすすめします。

有料ツールやその他ツールを使う

メールは便利なツールで、今やプライベートでもビジネスシーンでも欠かせない存在です。しかし、すべてをメールに頼ることで、かえって業務効率が下がってしまうこともあります。

そこで、有料ツールや他のツールと合わせて使う選択肢も視野に入れましょう。有料ツールやその他のツールを使うと、効率的に仕事のやり取りができるようになります。

ここからは、おすすめのツールを3つご紹介します。導入を検討する場合には、利用状況に適したツールを選択しましょう。

スピーディーな対応が可能なビジネスチャット

まずご紹介するのは、スマートフォンとPCで情報共有とコミュニケーションをスピードアップできる「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットでは、短いメッセージで要件のみをやり取りします。ファイルのやり取りもドラッグ&ドロップでスピーディーに可能です。

メールでのやり取りにかかる手間を大幅に削減し、スピーディーな対応が実現できます。

電話の活用、直接やりとりすることでメール対応にかかる時間を削減

内容が複雑な場合や文章が長くなり過ぎる場合には、電話を活用して、直接やり取りするなど、メール以外のツールを検討するのもおすすめです。

返信や対応が複雑であるにもかかわらず、メールでやり取りしようとすると、内容の確認と対応に追われ、メインの業務に支障をきたす恐れもあります。

連絡する内容によっては、電話や直接会うなどのツールを検討しましょう。

メール対応を効率化できる有料ツール

メール対応を効率化できる有料ツールも多く登場しています。

そのなかでもおすすめなのが「yaritori」です。「yaritori」にはメール対応の効率化に最適な機能が多くあります。

例えば、「返信担当者設定」ではメールごとに返信対応の担当者を設定可能です。
返信担当者設定をすれば、誰がどのメールを担当しているかを可視化でき、自分が対応すべきメールはどれかを明確にできます。

他にも、メールごとにチャットできる機能や、検索機能、添付ファイルのドラッグ＆ドロップ機能などもあります。

メールチェックの時間削減に役立つ機能を紹介

実は、PCにはメールチェックの時間削減に役立つ機能が搭載されています。それが、MicrosoftOfficeの「Outlook」とGmailの「ラベル振り分け機能」です。

ここからは、それぞれの機能について詳しく解説します。

Outlookの便利機能

まず、OutlookはMicrosoftOfficeの便利なツールで、メール条件に合わせて仕分ける機能や、アーカイブをもとに受信トレイを整理する機能などがあります。

メールの仕分け機能は、あらかじめ条件を設定すれば条件に合わせて受信したメールを自動で仕分けすることができます。

また、アーカイブ機能では、アーカイブしたメールを「アーカイブ」フォルダに移動させ、受信トレイでは非表示にします。

この機能により、受信トレイを自動的に整理できるため、整理に要する時間を削減できます。なお、アーカイブしたメールは後から受信トレイや他のフォルダに移動可能です。

Gmailの便利機能

Gmailには「自動振り分け」という便利な機能があります。

自動振り分けとは、「件名に含まれるキーワード（部分一致）」や、「文中に含まれるキーワード」「対象にならないキーワード」などの振り分けを設定することで、該当するメールを自動的に振り分けてくれる機能です。

自動振り分け機能を活用することで、メールの振り分け作業の削減や、重要なメールの見落としを防ぐ効果が期待できます。

メールに関するお困りごとはyaritoriにご相談ください

カスタマーセンター以外の部署では、メール対応以外にもメインの業務があります。しかし、日々多くのメールを受信し、メール対応に追われてメインの業務にかけられる時間が短くなっているという悩みをお持ちの方も少なくありません。

メールに関するお困りごとがありましたら、yaritoriにご相談ください。

yaritoriには、メール対応の効率化に役立つ機能をたくさん搭載しており、メール対応にかかっていた時間をメインの業務に使うことができます。シンプルで使いやすいため、初めて導入する方にもおすすめです。

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