メール業務を効率化できる！メール仕分けのコツを徹底解説。

メール仕分けの重要性

社用アドレスには、毎日膨大な量のメールが届きます。そのメールの内容は、業務に重要なメールから、タスクやスケジュールの通知、メルマガなどさまざまです。

メール業務を効率化させる方法として、「不要なメールは受信しない設定に変更する」「電話などの他のツールを検討する」などの方法がありますが、その一つに「メールを仕分ける」方法があります。

では、メール業務を効率化させるうえで、なぜメールの仕分けが重要なのでしょうか。

まずは、メール仕分けの重要性について確認しましょう。

重要メールの見落とし防止

メールの見落としを防止するために、メールの仕分けが重要です。

膨大な量のメールが届くなかで、宛先や種類に応じてしっかりと仕分けができていないと、業務に必要なメールが埋もれやすくなってしまいます。万が一、重要なメールを見落としてしまうと、取引先や顧客の信頼を失うことにもつながりかねません。

漏れなくメールを確認して、適切な返信対応をするためにも、メールの仕分けが必要です。

返信のトラブル防止

メインの業務へ集中するあまり、メールの返信を後回しにしてしまうと、返信自体を忘れてトラブルにつながってしまうことがあります。

また、対応済みのメールに対して、再度メールを送ってしまうといった二重返信が発生しやすくなる原因にもつながります。

こうした返信トラブルが頻発すると、取引先や顧客満足度に悪影響を及ぼしかねません。メールの返信を忘れる、重複して返信してしまうといった返信トラブルを防ぐためにも、メールの仕分けが欠かせません。

メールの確認をスムーズにするため

日頃からきちんとメールを仕分けておくことで、メールを探す時間を大幅に削減できるようになります。

膨大な量のメールを受信する度に返信をしていると、その度に業務が中断されてしまい、生産性が低下してしまうことがあります。

また、一度確認したメールを再度確認したい場合に、メールの仕分けをしておかないと、膨大な量のメールから該当のメールを探すのに時間・労力がかかります。

メールの機能によってはキーワード検索も活用できますが、宛先や内容を忘れてしまっている場合は、検索が難しくなります。

メールの返信対応を効率的に行い、過去のメールを探しやすくするために、メールを仕分けしておくことが重要です。

メールを仕分けする7つのコツ

メール業務の効率化に欠かせないメールの仕分け。では、メールの仕分けはどのように実施すればよいのでしょうか。

ここからは、メールを仕分けするコツを7つご紹介します。

①フォルダごとに分類し整理する

メールを仕分けるためには、分類するためのフォルダを作成する必要があります。分類するフォルダは自由に作成して構いませんが、返信の優先順位や締切日、取引先、案件などに分けると整理しやすくなります。

優先順位ごとに分ける

メールを優先順位ごとに分ける場合には、「すぐに返信」「あとで返信」「保留」といったように返信の期限を設定することがポイントです。

メールの優先順位を整理することで、「優先度が高いメールにすぐに返信する」「業務が落ち着いた時間に返信する」といったように効率的に時間を活用できます。

各フォルダを作成したら、メールをそれぞれのフォルダへ振り分けるようにしましょう。「対応済み」のフォルダを用意して、対応後のメールをそこに振り分けると、見落としを防げます。

締め切りで分ける

締め切りごとにメールを分ける場合には、「即日」「近日中」「今週中」といったように返信対応の期日を決めるのがポイントです。

フォルダにメールが溜まりすぎてしまう場合は、フォルダをさらに細分化してもよいでしょう。各メールに対する返信の期日で仕分けることで、どのメールに返信が必要かを一目で把握しやすくなります。

取引先や案件ごとに分ける

取引先や案件専用のフォルダを作成する方法もあります。この仕分け方法は、頻繁にメールで連絡し合う取引先がいる場合に有効です。

ただし、フォルダ数が多くなりすぎると、どの取引先・案件か分かりにくくなるため、数を制限することもポイントです。メールソフトによっては、メールアドレスやドメインを登録しておくと、フォルダに自動で振り分けされる機能が備わったものもあります。

②古いメールは削除する

不要なメールはその都度削除して、メールを溜め込まないことも重要です。なぜなら、メールが溜まると、その分チェックに時間がかかってしまうためです。終わった案件や読み終わったメルマガ、お礼メール等は、定期的に削除するようにしましょう。

古いメールを削除するコツは、メールの整理や消去する日を決めることです。例えば「毎週金曜日にメールを整理する時間を設ける」など、メイン業務との兼ね合いを見ながら、仕分けする日を固定しましょう。

また、それぞれのメールで保存期間を設定して、保存期間を過ぎているメールを削除するのもおすすめです。保存期間を設定する場合には、年ごとにメインフォルダ、月別にサブフォルダを作成して、時系列で管理すると仕分けやすくなります。

必要なメールを誤って削除しないために、一時保管フォルダを作成する方法も有効です。クレームや重要事項が記載されたメールなどは、一時保管フォルダに分けておきます。これらのメールを一定期間保管しておくと、言った・言わないといったトラブルを回避できます。

③不要なメールをブロックする

メール広告や宛先不明の不審なメールについては、受信をブロックしましょう。

毎日たくさんのメールを受信するなかで、その全てが業務に関する内容とは限りません。受信するメールの中には、広告メールや宣伝メールが混ざっているケースがあります。

宣伝メールや広告メールは送信される頻度が高く、受信ボックスに溜まりやすいため、ブロックしておくことが重要です。また、不振なアドレスからのメールをブロックすることは、セキュリティ対策の観点からも必要といえます。

④情報収集や参考資料用のフォルダをつくる

メルマガや参考資料など、後から読み返すメールについては、参考資料用フォルダへ分けましょう。添付ファイルがあるメールは容量が大きいため、受信フォルダを圧迫してしまうことがあります。

添付ファイルがあるメールについては専用のフォルダに振り分けることで、受信トレイが埋もれてしまうことを防げるほか、「膨大なメールの中から資料を探す」といった手間を省けます。

⑤未読メールを溜め込まない

届いたメールは放置せず、必ず確認することが重要です。返信漏れが発生するリスクがあるほか、未読メールが溜まると過去を遡って確認する作業に時間がかかってしまうためです。

未読メールを溜め込まないために、届いたメールのタイトルや宛先を確認して、不要なメールは削除、必要なメールはフォルダに移動することがポイントです。保存先に悩むときは、「保留フォルダ」を用意して、定期的に確認する時間を設けましょう。

⑥分かりやすい件名をつける

件名を見ただけで内容がわかるように、メール送信時に件名を工夫することもおすすめです。件名だけでは内容が判断できないメールは、一つひとつ開封して内容を確認する必要があり、フォルダ分けの時間が増えてしまいます。

例えば、「お世話になっております」といった件名のメールでは、「～についてのご連絡」や「～についてのお礼」といった件名を心がけましょう。

ほかにも、【お礼】【至急】といったように冒頭に【】をつけることで、一目で大まかな内容を把握できるようになります。本文の内容がわかる件名をつけることで、メールの返信があった際に仕分けの処理が楽になります。

⑦メール以外のツールを活用する

取引先や顧客、社内の担当者と連絡を取る方法はメールだけではありません。これまでメールで行っていた連絡手段を、メール以外のツールに切り替えることも可能です。

例えば、メール共有のシステムやチャットツールなどが挙げられます。事前にメールの内容や宛先をグループ分けしておくことで、受信したメールを手動で振り分けるといった手間を削減できます。メール仕分けの処理にかかる時間・労力を削減できるため、業務効率化や生産性向上につながることも期待できます。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」もご参考ください。

メールの仕分けに役立つ、メールソフトの機能

GmailやOutlookといったメールソフトには、メール仕分けに役立つ機能が搭載されています。ここからは、それぞれの機能についてご紹介します。

Gmailの機能

Gmailで活用できる機能に「ラベル機能」と「アーカイブ機能」があります。

それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

ラベル機能

ラベル機能とは、メールに印（ラベル）をつけて整理する機能です。ラベルごとにメールを確認できるため、フォルダに分けるような感覚で利用できます。

ラベルは複数作成できるほか、同じメールに異なるラベルを付けることも可能です。色分けや階層化にも対応しているため、優先順位や締切日、案件など業務内容に応じて柔軟にメールを仕分けられます。

アーカイブ機能

アーカイブ機能とは、受信トレイのメールを「すべてのメール」に移動して整理できる機能です。

振り分け設定をしていないメールを仕分ける際に、あとから読むメールをひとまず受信トレイから省くときに活用できます。

古いメールの整理や、宣伝メールなどの不要なメールをあとから削除する場合に便利です。

Outlookの機能

Outlookで活用できる機能には「フォルダの自動振り分け」と「古いメールの整理機能」があります。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

フォルダの自動振り分け

フォルダの自動振り分けとは、あらかじめ仕分けのルールを設定しておくことで、受信したメールを自動で振り分けてくれる機能です。

手作業で仕分けする必要がないため、メールの仕分け業務が楽になります。Gmailのラベル機能と同じように、優先順位や締切日などを基準に仕分ける際に活用できます。

古いメールの整理機能

古いメールの整理機能とは、メールが溜まった場合に、指定した日数を越えると自動で保存フォルダの一覧へ移動させる機能です。知らないうちにメールが溜まっていて、容量が圧迫されてしまうのを防ぎます。

メール共有システムとは

GmailやOutlookといったメールソフトは、個人間のやりとりを想定したシステムです。そのため、複数人でメール対応をする場合には、アカウントの共有が必要になります。複数人でメール業務を行う場合には、メール共有システムの活用がおすすめです。

メール共有システムは、複数人でのメール対応を想定して開発されています。そのため、1つのメールアドレスに届いたメールを複数人で一元管理できます。こ対応漏れ・対応遅れ・二重返信といったトラブルの防止につながります。

メール共有システムの役割

複数人でメール業務を行うときに役立つメール共有システム。そんなメール共有システムを導入すると、どのようなことが可能になるのでしょうか。

ここからは、メール共有システムの役割について解説します。

メールの状況管理

メール共有システムを導入すると、複数人でメールの受信・返信状況をリアルタイムに確認できるようになります。

例えば、未対応・対応中・対応済といった状況を複数人で共有する、新着メールや未対応のメールがある場合にアラート機能で通知するといった活用が可能です。メールの対応遅れや返信漏れ、二重返信といったトラブルの防止につながります。

誤送信の防止

メール共有システムを導入すると、送信前にダブルチェックを促すことができます。

送信前の確認画面でチェック項目を表示したり、上司や他の職員の承認がなければ送信できない設定にできたりと、メールのチェック体制を強化できます。

これにより、メールの誤送信や誤字脱字を防止できるようになります。

作業の効率化

メール共有システムを用いると、複数の担当者間でメールをやり取りするメーリングリストやCC送信といった設定作業を簡略化できるため、作業の効率化につながります。

さらに、社内で対応履歴を共有できるため、担当者がいなくても過去のメールを確認したり、返信対応をしたりすることも可能です。

対応力の向上

メール共有システムのなかには、本文を作成するときに活用できるテンプレートが備わったものもあります。

テンプレートを活用すれば、メールに対して返信内容を考える手間を省けるほか、担当者の応対品質を統一できるようになるため、顧客や取引先の満足度向上が期待できます。

また、アラート機能を活用するとメール対応の迅速化を図ることができ、スムーズなやり取りを実現できます。

セキュリティの向上

メール共有システムならではの役割として、セキュリティの向上が挙げられます。

Gmailをはじめとするフリーメールは、誰でも導入できる手軽さが魅力です。しかし、フリーメールはセキュリティが低く、情報流出が起きてしまった際にユーザーへの補償がありません。

これに対してメール共有システムは、ビジネスでの使用に特化しているため、ウィルスメールを受信した際に警告する機能や、盗み見防止のための暗号化機能といったセキュリティ体制が充実しています。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は「【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較！選定ポイントや事例も紹介」もご参考ください。

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