Outlookでのおすすめメール整理/管理術11選！メール管理のメリットも紹介

Outlookで扱う顧客数や案件数が増えると、メール管理の負担が増大します。メールの検索時間や見落としのリスクを削減するには、、メールの整理が定期的に必要です。

そこでこの記事では、Outlookにおけるメール管理の方法やメール管理のメリットなどに関して、ご紹介します。Outlookユーザーの方、メール対応の工数増大にお悩みの方は、最後までご覧ください。

Outlookでのメール整理/管理によって得られる4つのメリット

メール管理をすると、以下4つのメリットが得られます。

重要なメールを見つけやすくなるため、メールの検索時間や見落としのリスクを削減できます。

メール対応業務の効率化

優先順位や対応状況別など、自身の業務スタイルに応じたメール管理によって、メールの検索時間を減らせます。すぐに対応すべきメールを一目で把握できるため、メール対応の工数削減と顧客対応の品質改善につなげられます。

メールの見落としや返信漏れを防止

案件や顧客別のフォルダ管理によって、重要なメールを見つけやすくなります。専用フォルダには、顧客の担当者や案件メンバーから送られたメールしか入っていない状況です。他のメールに埋もれる心配もないため、見落としや対応漏れの発生を避けられます。

メールの検索時間を削減

不要なメールの削除や複数のフォルダ活用によって、受信ボックスのメールを整理しておくことが重要です。必要なメールの場所が把握しやすくなり、メールの検索時間を削減できます。顧客からの急な問い合わせに対しても、スムーズに応えられるでしょう。

容量の節約

不要なメールの定期的な削除によって、メールボックスの容量圧迫を避けられます。Outlookの容量は最大100GBです。100GBを超えた場合、新規メールを受信できません。Outlookの動作も重くなり、作業効率が大幅に低下します。容量圧迫にともなう不具合を避けるため、Outlook内のメールを定期的に整理しましょう。

Outlookのメール管理/整理術11選

Outlookでのメール管理の方法は以下の11個です。

1,共有メールボックスの設定
2,フォルダの設定
3,分類項目の設定
4,仕分けルールの設定
5,メーリングリストの活用
6,テンプレートの活用
7,グループの活用
8,迷惑メールフィルターの活用
9,アーカイブの活用
10,不要なメールの削除
11,古いメールの削除

1つではなく複数の管理方法を導入すると、メール対応の工数や検索時間をより削減できます。

共有メールボックスの設定

共有メールボックスとは、メールの管理や返信を複数のユーザーでおこなえる機能です。顧客や件名、対応状況など、特定の条件を設定し、条件に合致したメールが振り分けられる仕組みです。

共有メールボックスの設定によって、対応漏れや重複対応にともなうトラブルの発生を避けられます。対応状況が表示されるため、未対応のメールをすぐに判別できます。問い合わせメールに返信したかどうか、毎回担当者に確認する必要もありません。

また、複数人でのメール管理によって、問い合わせに対して素早く回答できます。業務効率改善と良質な顧客対応の両立を図れます。

共有メールボックスについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
【Outlook】共有メールボックスで自動振り分けを設定する方法

フォルダの設定

メールでのやりとりが多い顧客、複数の案件を同時に担当している場合に有効な機能です。顧客や案件名など、特定の条件に応じてメールを振り分けられます。たとえば、フォルダ名に「青島製作所」と名付けたとしましょう。

青島製作所のフォルダには、担当者からのメールや青島製作所に関連したメールのみ、振り分けられます。重要顧客や重要案件のメールを個別フォルダで管理すれば、メールが埋もれる心配もいらないでしょう。

フォルダ管理によって、必要なメールをすぐに見つけられる体制が整い、無駄な時間を削減できます。

フォルダ設定について詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookでフォルダを作成する手順とは？メールの整理/仕分け方法も紹介

分類項目の設定

分類項目とは、メールを色別に分類できる機能です。分類方法は優先順位の高さやプロジェクト名、タスクの進捗状況など、自身の業務内容に応じて設定します。

たとえば、優先順位が高いメールを赤、重要顧客のメールを黄色、それ以外のメールを青と設定するかたちです。分類項目の設定によって、重要なメールをすぐに発見できるようになり、対応漏れのリスクを最小限に抑えられます。

また、タスクの進捗状況別にメールを色分けした場合、マネージャーは作業の進捗状況を一目で把握できます。一人ひとりに確認の連絡を入れる必要はありません。さらに、人員の増大やスケジュール調整など、次に取るべき行動が明確になり、納期遅延を避けられます。

分類項目について詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookの分類項目の設定方法を解説｜効率的な活用術についても紹介

仕分けルールの設定

仕分けルールとは差出人や件名、宛先など、特定の条件に該当したメールを指定のフォルダへ自動で振り分ける機能です。仕分けルールを設定しておけば、必要なメールの検索やフォルダへの移動を手動でおこなう必要はありません。

無駄な時間の削減や業務効率改善が図れます。メールの振り分け条件を細かく設定するほど、メールが埋もれるリスクを減らせます。また、仕分けルールの設定には、事前にフォルダ作成が必要です。

仕分けルールについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
メールは仕分けをしておくと便利！Outlookでメールを仕分ける方法は？

メーリングリストの活用

Outlookのメーリングリストとは、同じ内容のメールを1度で複数のメンバーに配信できる機能です。同じ部署やプロジェクトメンバーへの連絡手段として活用されています。メーリングリストを活用すれば、宛先やBccなどを個別に設定する必要はありません。

事前にメーリングリストに登録しておいたメンバーのアドレスへ、自動的にメールが配信されます。メーリングリストの活用によって、連絡事項や重要事項をスムーズに共有できます。リストに登録したメンバーの追加や削除に編集が可能です。

メーリングリストについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説

テンプレートの活用

テンプレートとは「いつもお世話になっております」をはじめ、使用頻度の高い文章を定型文として利用できる機能です。Outlookのテンプレートは、マイテンプレートとユーザーテンプレート、2種類に分けられます。

マイテンプレートは、文章だけを登録できるタイプです。一方、ユーザーテンプレートは文章に加え、宛先や件名なども定型化できるタイプです。事前に複数の文章や宛先を登録しておくと、メール作成の工数削減と素早い顧客対応につなげられます。

メールでのやりとりが多い顧客を担当している方、似たような文章を作成する機会が多い方におすすめの機能です。

テンプレートについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookでのテンプレートの作り方とは？呼び出し方や注意点なども紹介

グループの活用

グループとは事前に指定したグループ用アドレスを活用し、登録メンバー全員に向けてメールを一斉に配信できる機能です。同じ内容のメールを1度で複数のメンバーへ届けられる点は、メーリングリストと同じです。

一方、メーリングリストは、リストに登録されているメンバーしか返信できません。グループの場合は、登録されていないメンバーも自由にメールへ返信できます。グループの活用によって、スムーズな情報共有やコミュニケーションの活性化が望めます。

グループについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookのグループ機能とは？作成方法や使い方を徹底解説

迷惑メールフィルターの活用

迷惑メールフィルターとは、迷惑メールの判別と迷惑メール用フォルダへの移動を自動化する機能です。保護レベルは「低」「高」「安全なListsのみ」の3段階に設定できます。保護レベルを高くするほど、フィッシング詐欺やマルウェア感染などのリスクを軽減できます。

ただし、正規のメールが迷惑メール用フォルダに転送される可能性もあるため、運用状況を見ながら保護レベルを調整しましょう。また、フォルダに溜まった迷惑メールの定期的な削除によって、容量不足にともなう不具合の発生を避けられます。

メールボックスの容量が一杯になった場合、新着メールを受信できません。迷惑メールの削除によって、緊急性や重要性の高いメールに素早く対応できます。

迷惑メールのフィルターについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookで迷惑メールをフィルター処理する方法｜メールが迷惑判定させてしまう時の対処法も解説

アーカイブの活用

Outlookのアーカイブとは、受信箱のメールをアーカイブフォルダへ移動させる機能です。アーカイブは別の場所で保管する意味合いを指すため、メールを削除する必要はありません。

アーカイブの活用によって、容量の圧迫にともなう読み込み速度の低下やメールの見落としを避けられます。また、アーカイブフォルダへ移動したメールの保管期間は定められていません。

システムのログイン情報や過去に担当した案件など、使用頻度は低いものの重要な内容のメールを安全に保護できます。

アーカイブについて詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookのアーカイブとは？整理方法や使い方、削除との違いを解説

不要なメールの削除

Outlookの容量は最大100GBです。限られた容量を有効活用しなければなりません。

受信ボックスや各フォルダに蓄積された不要なメールの削除によって、メールボックスの容量圧迫を避けられます。

重要度の低い社内メールや営業メールなどは、定期的に削除しましょう。また、メールを削除する際は各フォルダに移動し、左上のアイコンをクリックしてください。必要なメールだけチェックを外すと、効率的に不要なメールを削除できます。

不要なメールの削除について詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookのメール削除を徹底解説｜やり方・復元方法・完全削除について

古いメールの削除

Outlookではメールボックスの容量が決められており、一定容量を超えると不具合が発生します。古いメールを定期的に削除しておくと、新規メールの受信エラーや読み込み速度低下など、不具合の発生を避けられます。

また、古いメールの削除によって、受信ボックスやフォルダには業務に必要なメールしか残っていない状況です。必要なメールがすぐに見つかり、メール対応の効率化やコミュニケーションの活性化を図れます。

注意点としては、メールの保存期限に関して社内で共通認識を持っておくことです。電子帳簿保存法の改正によって、取引情報が含まれるメールは7年間保存しなければなりません。営業職をはじめ、顧客と関わる機会が多い職種に就く従業員には十分注意を促しましょう。

古いメールの削除について詳細に知りたい方は以下の記事をご参考下さい。
Outlookの古いメールを自動で削除する方法

大量のメール管理/整理なら「yaritori」

Outlookでのメール管理の負担増大にお悩みの方は、yaritoriの導入を検討してみましょう。yaritoriは、Onebox株式会社が提供するメール共有システムです。Outlookを含め、複数のメールアドレスに届いたメールをまとめて管理できます。

チャットをしながら担当者の割り振りや対応方針を決められるため、スピーディーな対応が可能です。未対応や対応済みなど、案件ごとに対応状況が可視化されており、優先度が高い案件をすぐに把握できます。

また、メールごとに未読/既読が表示されるため、対応漏れのリスクを最小限に抑えられるでしょう。他にもテンプレートや自動返信、AI機能など、メール対応を効率化する機能を多数搭載しています。

そして、1ユーザー月額1,980円から利用できる点も魅力です。初期費用や最低利用期間は発生しません。予算確保が難しい企業も導入を検討できる料金設定です。大量のメール管理にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。

まとめ

フォルダの設定やアーカイブの活用、不要なメールの削除などによって、Outlook内のメールを定期的に整理することが重要です。メール整理によって、必要なメールを短時間で見つけられる体制が整い、対応漏れのリスクを最小限に抑えられます。

ただし、仕分けルールの設定やメールの内容確認など、メールの整理に一定の手間が生じます。担当業務が忙しい場合、メール整理に十分な時間を割けないでしょう。メール管理や問い合わせ対応の工数を減らすには、yaritoriの導入がおすすめです。

yaritoriではOutlookを含め、複数のメールアドレスを一元管理できます。同じ操作画面から問い合わせに返信でき、Outlookを開く手間を省けます。Outlookとの連携は最短3分程で完了するため、設定作業に大きな負担はかかりません。

また、案件ごとに対応状況が自動で表示されるため、担当者は優先度の高い案件をすぐに把握できます。そして、7日間の無料トライアルも用意されており、はじめてメール共有システムを利用する方も安心です。

メール管理や問い合わせ対応の工数増大にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。