メール作成に時間がかかるのはなぜ？メールを速く書くコツをご紹介

メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

1日のメール対応にかかっている時間は1時間30分

ビジネスシーンでは、毎日多くのメールを送受信します。

日本ビジネスメール協会によると、1日のうちメール対応にかかっている時間は、読む時間が1日あたり約69分、書く時間が約81分となっています。

もちろん、仕事内容や立場によって変動することはありますが、平均して1時間30分前後の時間を要していることが分かります。とくにメールの作成に関しては、1通あたり平均5分56秒の時間がかかっているようです。

さらに、社会人は1日あたり13.63通のメールを送信し、51.1通のメールを受信しているという平均データも発表されています。これらの調査結果を踏まえると、メール作成は負荷が大きい業務であることがうかがえます。

参考：一般社団法人日本ビジネスメール協会『ビジネスメール実態調査2021』

メール作成に時間がかかる理由

先ほど解説した通り、ビジネスシーンでは、メールの作成に1通あたり約6分もの時間を要しています。では、なぜメールの作成に約6分もの時間がかかっているのでしょうか。

主な理由として、以下が考えられます。

・不要なメールも確認している
・タイピングに慣れていない
・隙間時間を活用できていない
・メール作成に集中できていない
・不要なメールを保管したままにしている
・文章をうまく書こうとしている
・メールを1日に何度も確認している

それぞれの理由について詳しく解説します。

不要なメールまで目を通している

受信したメールのすべてに目を通す必要はありません。もちろん、自分宛のメールは必ずチェックが必要です。しかし、CCに入っているメールは必ずしも読む必要はなく、内容すべてを把握しなくてもよいケースがあります。

自分がとりあえずCCに入れられているようなメールは、ひとまず一時保管フォルダに選別するようにしましょう。そして、一時保管フォルダに振り分けたメールは、30日など期限を決めて、期限を過ぎたメールから削除するようにしましょう。

また、CCの付け方の社内ルールを統一し、とりあえずCCに入れるといった風潮を減らすことも大切です。自分の業務に関係のないメールが届かないようにすれば、不要なメールにまで目を通す時間を削減できます。

タイピングに慣れていない

タイピングのスピードが遅いと、当然メールの作成に時間がかかります。特に新入社員などパソコンを使い慣れていない人は、タイピングに苦戦することもあるでしょう。タイピングの速度が遅い場合には、慣れるまで練習することが必要です。

メール作成に集中していない

メール作成がメインの業務ではない場合、他の仕事を同時に進めながらメールを作成するケースも少なくありません。ところが、メールを作成しているときにメインの仕事が入ると、メール作成にかかる時間が長くなってしまいます。

メール作成に時間がかかり、メインの仕事を妨げる要因になっている場合は、業務の優先順位を決めて、効率的に業務を進めていく必要があります。

また、ポモドーロテクニックを活用することも有効です。ポモドーロテクニックとは、25 分間の作業セッションに5分間の休憩を挟む時間管理戦略のことです。

25分間という短時間に区切りながら作業を進めることで、一つの作業に集中しながら、効率良く業務を進められます。

仕事の移動時間を活用していない

仕事の移動時間や隙間時間を無駄にしていませんか？

空いた時間をうまくメール作成業務に充てられていない場合、メール対応の時間を個別に確保する必要が出てくるほか、無駄な残業が発生してしまうこともあります。

メールの作成に限らず、ビジネスシーンでは移動時間・隙間時間を有効活用する意識を持つことが大切です。

不要なメールも保管している

メール作成に時間がかかる理由として、メールをしっかりと整理できていないことが挙げられます。

不要なメールを保管したままにしていると、メールボックス内に大量のメールが溜まり、必要なメールを探すのに時間がかかります。

そのような場合は、宛先や案件ごとにフォルダを作成して、受信したメールを該当のフォルダに振り分けることをおすすめします。

例えば、「開封済み」というフォルダを作って読んだメールはそのフォルダに入れる、広告などの業務に関係のないメールはゴミ箱フォルダに入れるなど、メールを読む都度フォルダに振り分ける癖をつけましょう。

こまめにメールを仕分ける仕組みをつくることで、返信が必要なメールを探し出す手間を削減できます。

文章をうまく書こうとしている

大切な顧客や取引先へ送信するメールは、失礼のないようにと文章にこだわるものです。しかし、文章に凝りすぎることで、メール作成に余計な時間がかかっているケースもあります。

もちろん、文章をうまく書くことで魅力的な訴求ができますが、相手方が読みやすい文章を作成することも欠かせません。

読みやすい文章とは、伝える情報がまとめられており、書き手・読み手の行動が明確化されている文章といえます。伝える情報量が多くなる場合には、文章だけで伝えようとすると、文章が長くなり、内容が伝わりにくくなります。そのような場合は、文章を装飾する、資料を添付するといった工夫も必要です。

このように、読みやすい文章を心がけることで、含めるべき事項や構成をまとめやすくなり、メール作成にかかる時間を短縮できます。

メールのチェック時間がバラバラ

メールを1日に何度もチェックする行為は、メール作成にかかる時間を長くする原因のひとつです。メールのチェックは、1日3〜4回に減らして、決まった時間にまとめて行うことがポイントです。

例えば、「始業時」「昼休み後」「終業前」の3回といったように、明確な時間を定めておくことで、メールの確認・返信にかかる時間を削減できます。メールの受信が多くなる時間帯にチェックすることで、重要なメールの対応遅れも防げます。

メール作成に時間をかけないコツ

メール作成にかかる時間を短縮できれば、その分メインの業務に時間を活用できるようになります。メール作成の時間を短縮するコツとして、以下の3つが挙げられます。

・単語登録やテンプレートを活用する

・書く内容を考える

・不要なメールは削除する

それぞれのコツについて詳しく解説します。

①単語登録やテンプレートを活用する

メールを作成する際、よく使う単語や文章があるでしょう。よく使う単語や文章は、単語登録したり、テンプレートにしたりすることで、入力する手間と時間を削減できます。単語やテンプレートを登録する際は、誤字脱字に注意しましょう。

単語・テンプレート登録例

ビジネスシーンでよく登録されている定型文や単語には、以下が挙げられます。

・お→お世話になっております。株式会社○○の××です。

・お→お疲れ様です。○○部の××です。

・も→申し訳ございません。

・ご→ご確認いただきますよう、お願いいたします。

・か→株式会社○○

これら以外にも、業種によってさまざまな登録単語やテンプレートがあります。

1文字目を打っただけで、定型文や単語が打てれば、作成時間短縮につながります。また、outlookやGmailには、メールテンプレート登録機能が搭載されているため、宛先の氏名や企業名を変えるだけで使えるような文面は、登録しておけば、作成時間短縮につながります。

②書く内容を考える

メールの文章はなるべく簡潔に、分かりやすく作成しなければなりません。メールを作成する際に、ただ闇雲に文章を考え始めずに、まずはメールの構成を考えましょう。

文章の着地点を考えた上で、内容が伝わりやすいように構成を組み立てることが重要です。作成前に「何を伝えたいのか」をリストアップすることで、構成を組み立てやすくなり、メールの作成時間を短縮できます。

また、謝罪・お誘い・お礼・アポ取りなど、よく書くメールについては文章を定型化しておくと、メールごとに本文を考え直す必要がなくなります。

③不要なメールは削除をする

メールを作成する際、過去のメールを遡って確認しながら作成することもあります。

ところが、不要なメールが受信ボックスに多く残っていると、必要なメールを探し出す作業に時間がかかってしまい、メールの作成時間が長くなってしまいます。

過去のメールをすぐに検索できるよう、不要なメールは受信ボックスから削除しておきましょう。

メール作成に時間がかかるときはメール共有システムの検討もオススメ

必要なメールのみに目を通す方法として、メール共有システムの活用があります。

メールステータスの管理・自動化機能

メール共有システムの「yaritori」には、メールのステータス管理機能が備わっています。メールごとに「未対応」「対応済み」「担当者」などのステータスを振り分けられるため、対応済みのメールや担当者が一目で分かり、不要なメールを一目で判断できます。

また、あらかじめ条件を設定しておくことで、ステータス管理、担当者、タグ付けなどの作業を自動化できます。手動でメールを仕分ける必要がなくなるため、メール管理業務の効率化を図ることができます。

テンプレート（予約語）機能

メール共有システム「yaritori」には、多様な単語やテンプレートが登録されているため、手動で作成しなくてもすぐに利用できます。

yaritoriに搭載されている「テンプレート（予約語）機能」は、豊富なテンプレート文に、顧客の名前や会社名を自動挿入してくれる機能です。カテゴリーごとに分類して保存できるため、よくある質問への返信速度を早められます。

メール作成作業の効率化には仕組み作りがポイント

ビジネスシーンでは、日々多くのメールを送受信しており、一日のうちメール業務にかかる時間は約1時間30分、1通のメールを送信するのにかかる時間は約6分というデータもあります。

メール作成は業務を進めるうえで欠かせませんが、時間がかかりすぎるとメインの業務に支障をきたしてしまい、残業が発生する原因になりかねません。

メール作成に時間がかかっていると感じる場合には、まずその理由を明確にしたうえで、効率的にメール作成ができる仕組みをつくりましょう。