Outlookでメールを振り分けるオススメの運用・整理方法!顧客別・重要度など

1日に受信するメールは平均約50通、処理にかかる時間は平均約2時間30分ともいわれています。日々たくさんのメールを受け取るなかで、重要なメールを見逃さないようにメールを適切にフォルダごとに振り分けておくことは重要です。

この記事では、顧客ごとや重要度などメールを振り分けるうえでオススメの運用・整理方法をご紹介します。業務内容に応じた振り分けをしておくことで、日々の業務を効率化することが可能です。

outlookでメールを振り分ける設定方法を知りたい方は「outlookでメールの振り分けを設定する方法 | 過去分や上手くできない場合のポイントも解説」の記事をご覧ください。

大量のメール管理でお悩みの方におすすめの「メール管理システム」も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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Outlookでメールのフォルダ振り分けをするメリット4選

社会人たち

受信ボックスにはさまざまなメールが届きます。お客さまからのメールやメールマガジンなどなどさまざまで、1日に受信するメールは平均約50通、処理にかかる時間は平均約2時間30分ともいわれています。

受信ボックスにすべてのメールがある状態だと、重要なメールが埋もれてしまい返信漏れが起きてしまうなど、事故の発生につながりかねません。そのため、重要度や案件ごとにフォルダを作成し、メールを振り分けることはビジネスをするうえでは必須といっても過言ではないでしょう。

メールを仕分けしておくことで、メール対応が早くなり業務を効率化することができます。過去に届いたメールを探したり、以前のメールを見返したりする際にも便利になります。


業務を効率化するOutlookの便利機能について知りたい方は「Outlookで業務を効率化するために知っておきたい便利機能5選」もご覧ください。


オススメ①:取引先・顧客ごとに振り分ける

業務がお客さまごとに進む場合には、お客さまごとのフォルダを作成しメールを管理するのがオススメです。

フィルター設定で、クライアント担当者のメールアドレスで条件を設定し、お客さまごとのフォルダに自動振り分けされるようにルールを設定しましょう。

オススメ②:プロジェクト・案件ごとに振り分ける

複数のプロジェクト・案件単位で業務が進む場合は、案件ごとにフォルダを作成しメールを管理しましょう。

案件単位でメールのやりとりをする場合は、特定の案件名を件名につけるルールを徹底することをオススメします。例えば、必ず件名に【PJ 〇〇】をつけるなどです。そのうえで、件名をフィルター条件にし、フォルダに自動振り分けすることでスッキリさせられます。

オススメ③:対応優先度で振り分ける

メールごとに★やラベルをつけることも可能です。

重要度の高いお客さまからのメールや、毎月見逃してはいけないメールが届く場合には、件名などでこうしたメールごとに優先順位をつける機能を活用しましょう。

オススメ④:メルマガは別のフォルダに振り分ける

メールマガジンや自動配信メールなど業務と直接関係のない、すぐに確認しなくて良いメールを別フォルダで管理しましょう。こうしたフォルダを設けることでメインフォルダーに未読メールがたまったり、煩雑化してしまうことを防ぐことができます

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メール管理システムについて詳しく知りたい方は「メール管理ソフトとは?おすすめサービス・選び方を解説」をご参考ください。


まとめ: メールを適切に振り分けて業務を効率化しよう

女性とパソコン

いかがだったでしょうか?

outlookでメールの振り分けをする際のおすすめの振り分け方に関して解説させていただきました。ぜひこの振り分け方を使って、業務効率化に役立ててください。

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