メーリングリストとは？Gmail,Outlookでの作り方と注意点も解説！

メーリングリストは、一度に複数の宛先へ同内容のメールを送信したいときに使える便利なシステムです。

グループ間で情報共有を行う場合に非常に役立つので、リストの作成方法や利用上の注意点を理解しておきましょう。

この記事では、メーリングリストのメリットや作り方、注意点を解説します。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、複数人の宛先へ同時に同内容のメールを配信できる仕組みのことです。「メーリス」や「ML」などと呼ばれることもあります。

メーリングリストを作成すると、事前に登録しておいた全てのメールアドレスへ簡単に一斉送信をすることができます。

リストを複数作成しておけば、部署やプロジェクトチーム毎に使い分けて全員へのメール配信を行うことが可能です。

メーリングリストとグループメールの違い

メーリングリストと混同されがちなのが、グループメールです。

複数の宛先に一度にメールを送信できることは共通していますが、メーリングリストとグループメールの違いを3つに分けて解説します。

1. メールを送信できる権限の範囲
2. 未読・既読状況の公開範囲
3. メール返信時の仕様

メールを送信できる権限の範囲

まず、メーリングリストとグループメールでは、複数の宛先にメールを送信できる権限を持つメンバーが異なります。

メーリングリストではリストの作成者、または作成者から権限を与えられたメンバーだけがリストの登録者宛にメールを送信することができます。

グループメールでは、グループ内のメンバーであれば誰からでもメールを送信することが可能です。

未読・既読状況の公開範囲

次に、未読・既読状況を確認できるメンバーにも違いがあります。

メーリングリストではメールの送信者のみがリスト全体のステータスを確認することができ、グループメールでは既読状態などのステータスをグループ内の全員が確認できるようになっています。

メール送受信時・返信時の仕様

メール送受信時のアドレス表記も異なります。

メーリングリストでは複数人へメール送信し、受信者が返信した場合、返信の送信元は個人のアドレス表記になります。

しかし、グループメールでは返信が届いたときにグループメールのアドレスが表記され、送った複数人のうち誰からの返信なのかを確認することができないケースがあります。

メーリングリストを利用するメリット

メーリングリストを利用するメリットは大きく２つ挙げれられます

手間を削減し、業務を効率化できる

メーリングリストを活用すれば、送信者は複数のアドレスを手入力する手間を省いて複数人にメールを送信することができます。

業務の中で同じメンバーにメールを送信する機会が多い場合には、繰り返し役立つツールです。

業務のタイムロスを短くすることにもなり、効率化によって人件費の削減にも繋がります。

入力ミスなどによる誤送信を防げる

前述した通り、メーリングリストを活用するとアドレスを手入力する手間を省くことができます。

手入力が不要になることで、メールアドレスの入力ミスによる誤送信を防ぐことができます。

メールの誤送信は情報漏洩のリスクが高く、企業の信用問題にも関わるケースがあります。ヒューマンエラーによる誤送信を防ぎたい場合には、メーリングリストを活用するのがおすすめです。

メーリングリストの作り方

Gmail・Outlookでのメーリングリストの設定方法をそれぞれ説明させていただきます。

Gmailでのメーリングリスト設定方法

Gmailでは、Googleグループという機能を使ってメーリングリストを作成することができます。

• 手順① Googleグループにログイン

メーリングリストを作成したいアカウントGoogleグループにログインし、Googleグループのページを開きます。

• 手順② Googleグループを作成する

1. 左上の「グループを作成」ボタンをクリック
2. グループ名と共有メールアドレス、グループの説明を入力して「次へ」をクリック
3. 必要事項を入力して、メンバーを追加し「グループを作成」をクリック（メンバーのアドレスはGmailでなくても設定可能）

【メンバーを後から追加する方法】

1. Googleグループで対象のグループを選択
2. 「ユーザー」から「メンバー」を開く
3. 「メンバーを追加」をクリック
4. メールアドレスなど、必要事項を入力して「メンバーを追加」をクリック

Gmailでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Gmailのメーリングリストを作成｜Googleグループで便利に一斉送信しよう！」をご覧ください。

Outlookでのメーリングリスト設定方法

Outlookでメーリングリストと同様の機能を使用するには、Microsoft 365 グループを設定します。

• 手順① Outlookを開き、左下にある人のアイコンをクリック
• 手順② グループを設定する

1. ツールバーにある「ホーム」を選択
2. 「新しい連絡先グループ」をクリック
3. 「メンバーの追加」をクリック
4. 登録したいメンバー（アドレス）を追加して、

グループ名をわかりやすいように設定する。

5. 「保存して閉じる」をクリックして登録完了

【メンバーを後から追加する方法】

1. Outlookを開き、「･･･」のアイコンをクリックして

ウィンドウからフォルダーを選択、

フォルダー内から「連絡先」をクリック

2. メンバーを追加したい連絡先グループを選択
3. 「メンバーを追加」をクリックし、

追加したいアドレスを登録して「OK」をクリックして登録完了

Outlookでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説」をご覧ください。

Thunderbirdでのメーリングリスト設定方法

Thunderbirdでは、アドレスリストという機能を使用して複数人へメールを送信できます。

• 手順① アドレス帳を開き、ファイルメニューから

「新規作成」をクリック、アドレスリストを選択

• 手順② アドレスリストの名前を入力
• 手順③ 登録したいメンバーのアドレスを入力後、OKボタンで登録完了

【メンバーを後から追加する方法】

1. アドレス帳をクリック、メンバーを追加したいリストを選択
2. アドレス列の最下段から、追加したいアドレスを入力
3. OKボタンで登録完了

メーリングリストを利用するときの注意点

メーリングリストは複数人にメールを簡単に送れる便利な機能ですが、メールが迷惑メールフォルダで受信されてしまうケースもあり、注意が必要です。

また、メーリングリストを使用して配信したメールでは、送信者が取得できる情報が限られています。メールに挿入したリンクのクリック率などを分析したり、開封率などを取得してメールマーケティングに活用したい場合には不向きと言えます。

そして、メーリングリストのリスト数自体や登録アドレスが増えていく場合には、管理が難しくなるケースも考えられます。

メールの管理が複雑化するようであれば、専用の「メール共有システム」の利用がおすすめです。

メール共有システム「yaritori」のご紹介

メーリングリストは複数の人に同じメールを同時に送信できる便利な機能です。しかし、適切に管理・運用しなければ、必要のない人に届いてしまい情報漏洩にもつながるため注意が必要です。

メーリングリストの作成を検討している方は、メール共有システム「yaritori」の導入もおすすめです。「support@」などの共有アドレスを共有し、メール対応状況の可視化や豊富なテンプレート機能などでメール対応を効率化することによってメーリングリストのリスト数自体が増えたり、登録するメールアドレスが増えて複雑化された状況を管理することができます「。。

大量のメール対応や情報共有でお困りな方は、この機会にご検討いただけると幸いです。

まとめ｜メーリングリストを活用して業務改善！

いかがでしたか？

メーリングリストについてとGmail・Outlookでのメーリングリストの設定方法について解説して行きました。

メーリングリストの活用により業務の手間を省き、より障害なく、スムーズにメールでのコミュニケーションをとっていきましょう。

社内でのメール共有や対応漏れなどを防ぐには、メール共有システム「yaritori」の導入がおすすめです。