メーリングリストとは？Gmail,Outlookでの作り方と注意点も解説！

メーリングリストは、一度に複数の宛先へ同じ内容のメールを送信することができる仕組みです。

特定メンバー間での情報共有をスムーズに行うことができるので、部署やプロジェクトチームごとなどで活用することができます。

メーリングリストは便利な反面、リストの参加者を把握できず情報漏洩に繋がる可能性や、大量のメールが届くようになってしまうなどの注意も必要です。

この記事では、メーリングリストの概要やメリット、GmailやOutlookでの具体的な作り方を解説します。メーリングリストを利用するさいの注意点・管理方法についても触れるので、これからメーリングリストを活用しようと考えている方はぜひ参考にしてください。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、複数人の宛先へ同時に同内容のメールを配信できる仕組みのことです。「メーリス」や「ML」などと呼ばれることもあります。

メーリングリストを作成すると、事前に登録しておいた全てのメールアドレスへ簡単に一斉送信をすることができます。

リストを複数作成しておけば、部署やプロジェクトチーム毎に使い分けて全員へのメール配信を行うことが可能です。

メーリングリストを利用するメリット

メーリングリストを利用するメリットは大きく3つ挙げれられます

新しいアプリを導入せず、かんたんに情報共有の仕組みを作れる

近年では、Googleグループのようなクラウドサービスや、SlackやLINEグループなどのチャットツールを使うことにより、関係者内での情報共有が容易にできるようになりました。

一方で、メーリングリストでは新たなアプリなどの導入の必要なく、メールアドレスの登録だけで手軽に情報共有を実現することができます。

複数の宛名（アドレス）を入力する手間が省ける

メーリングリストを活用すれば、グループのアドレスを1つ指定するだけでメンバー全員にメールを送信できるため、送信者は毎回のように複数のアドレスをCCに手入力するといった手間を省くことができます。

メーリングリストは、業務の中で特定のメンバー同士でメールを送信する機会が多い場合に、特に役立つツールです。業務のタイムロスを短くすることにもなり、効率化によって人件費の削減にも繋がります。

入力ミスなどによる誤送信を防げる

前述した通り、メーリングリストを活用するとアドレスを手入力する手間を省くことができます。

手入力が不要になることで、メールアドレスの入力ミスによる誤送信を防ぐことができます。

メールの誤送信は情報漏洩のリスクが高く、企業の信用問題にも関わるケースがあります。ヒューマンエラーによる誤送信を防ぎたい場合には、メーリングリストを活用するのがおすすめです。

Outlook・Gmailなどでのメーリングリストの作り方

Gmail・Outlookでのメーリングリストの設定方法をそれぞれ説明させていただきます。

Gmailでのメーリングリスト設定方法

Gmailでは、Googleグループという機能を使ってメーリングリストを作成することができます。

• Googleグループにログイン
• 左上の「グループを作成」ボタンをクリック
• グループ名と共有メールアドレス、グループの説明を入力して「次へ」をクリック
• 必要事項を入力して、メンバーを追加し「グループを作成」をクリック（メンバーのアドレスはGmailでなくても設定可能）

【メンバーを後から追加する方法】

• Googleグループで対象のグループを選択
• 「ユーザー」から「メンバー」を開く
• 「メンバーを追加」をクリック
• メールアドレスなど、必要事項を入力して「メンバーを追加」をクリック

Gmailでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Gmailのメーリングリストを作成｜Googleグループで便利に一斉送信しよう！」をご覧ください。

Outlookでのメーリングリスト設定方法

Outlookでメーリングリストと同様の機能を使用するには、「連絡先グループ」を設定します。

• Outlookを開き、左下にある人のアイコンをクリック
• ツールバーにある「ホーム」を選択
• 「新しい連絡先グループ」をクリック
• 「メンバーの追加」をクリック
• 登録したいメンバー（アドレス）を追加して、グループ名をわかりやすいように設定する。
• 「保存して閉じる」をクリックして登録完了

【メンバーを後から追加する方法】

• Outlookを開き、「･･･」のアイコンをクリックしてウィンドウからフォルダーを選択、フォルダー内から「連絡先」をクリック
• メンバーを追加したい連絡先グループを選択
• 「メンバーを追加」をクリックし、追加したいアドレスを登録して「OK」をクリックして登録完了

Outlookでのメーリングリスト作成について詳しく知りたい方は「Outlookのメーリングリストとは？仕組みや作り方を解説」をご覧ください。

Thunderbirdでのメーリングリスト設定方法

Thunderbirdでは、アドレスリストという機能を使用して複数人へメールを送信できます。

• アドレス帳を開き、ファイルメニューから「新規作成」をクリック、アドレスリストを選択
• アドレスリストの名前を入力
• 登録したいメンバーのアドレスを入力後、OKボタンで登録完了

【メンバーを後から追加する方法】

• アドレス帳をクリック、メンバーを追加したいリストを選択
• アドレス列の最下段から、追加したいアドレスを入力
• OKボタンで登録完了

メーリングリストを利用するときの注意点

メーリングリストは複数人にメールを簡単に送れる便利な機能ですが、使う時にはいくつか注意点もあります。

スパムメールに悪用される可能性がある

メーリングリストではリスト内のすべてのユーザーに簡単にメールを送ることができてしまうため、スパムメールの配信に悪用される可能性があります。

リストの参加者を把握できず情報漏洩が起きやすい

一般的に、メーリングリストでは管理者のみがリスト内の参加者を把握できる仕様になっており、管理者以外は自分以外の参加者を把握することができません。そのため、誰が参加しているのか共有されていないと、同業他社が参加していることに気づかず情報共有してしまうなど、情報漏洩につながる可能性があります。

大量のメールで溢れる

すべての参加者からのメールが届くため、メーリングリストに登録しているとメールが頻繁に届きやすくなります。メールボックスが大量のメールで溢れてしまうと、重要なメールが埋もれてしまう可能性もあります。

メーリングリストを適切に使うための管理方法

上でご紹介したメーリングリストの問題を避けるためには、管理者は次に示す作業を定期的に実施することが重要となります。

コンテンツのモニタリング

メーリングリストに投稿されるメールの内容に不適切なものがないかどうかモニタリングし、状況に応じてアカウント停止といった処置をとることで、スパムや不適切なコンテンツの発生を未然に防ぐことができます。

メンバーの追加と削除

メーリングリストの新規メンバーの追加や退職した社員の削除を定期的に行うことで、誰が参加しているのかを把握するようにしましょう。退会したメンバーのアカウントが悪意を持って再利用され情報漏洩が起きる、といったリスクを防ぐことができます。

利用されているかどうかの確認

メーリングリストが複数ある場合は、適切に利用されているかどうかを定期的に確認しましょう。本来の目的とは異なる用途で使われているメーリングリストを定期的に削除することで、不要なメールの受信をなくすことができます。

メール共有システム「yaritori」のご紹介

メーリングリストは特定のメンバー間での情報共有に便利な機能です。特にCCやBCCにメーリングリストを指定すれば、社外とのメールの内容もメンバー間で常に情報共有しておくことができます。

しかし、メーリングリストを多用するとメールボックスが溢れてしまい、しばしば自分が対応すべきメールが埋もれてしまいます。

そこで、メーリングリストではなく「support@」や「info@」を新規メールアドレスとして作成し、メール共有システムで管理する方法もおすすめです。

メール共有システム「yaritori」では、代表メールに届くメールの対応状況（未対応・対応済みなど）をを可視化し、社内メンバーとはメールごとにチャットで相談しながら、返信担当者を割り当てることができます。

大量のメールの中から自分が対応すべきメールが一目でわかるため、対応漏れや二重対応といった事故を防ぎ、複数人でのメール対応を効率化することができます。

まとめ｜メーリングリストを活用して業務改善！

いかがでしたか？

メーリングリストについてとGmail・Outlookでのメーリングリストの設定方法について解説して行きました。

メーリングリストの活用により業務の手間を省き、より障害なく、スムーズにメールでのコミュニケーションをとっていきましょう。

社内でのメール共有や対応漏れなどを防ぐには、メール共有システム「yaritori」の導入がおすすめです。