メールのCCとは？TOやBCCとの違いや使い分けのポイント、注意点を解説

メールを送ろうとした際に、上司から「CCに◯◯さんと営業部のメーリングリストを追加しておいて」などと指示されたことはありませんか？

通常、メールを送信するときは「TO」を使用しますが、「CC」とはどのような時に使用するものなのでしょうか。この記事ではCCの特徴とTO/BCCとの違いから、ビジネス上で使い分けるポイントや注意点まで解説します。

CCやBCC以外の方法でメールを複数人と共有する方法も紹介するのでぜひ参考にしてください。

TO/CC/BCCそれぞれの特徴

まずはメールの送信先を設定するときに選択するTO/CC/BCCそれぞれの特徴を確認しましょう。

TO：宛先

通常、メールの送信先は「TO」がデフォルトで設定されます。

これは「宛先」を意味し、TOに設定した相手に向けてメールを送っていることを示します。また、ビジネスにおいて「TO」でメールが送られてきた場合、返信義務が生じます。

そのため、双方向のやりとりが必要となる相手とのメールでは「TO」を使用し、複数人に対して何らかの返信を求めたい場合はTOを設定する他に、本文中で「誰に・何を依頼したいのか」をそれぞれ明記する必要があります。

CC：カーボンコピー

CCは「TO宛に送ったメールの内容を念の為確認してほしい・共有しておきたい」場合に設定します。

BCC：ブラインドカーボンコピー

BCCはTOに送ったメールの内容を共有したいものの、そのことをTOの人に知られたくない場合や、複数人にメールを送るときに各受信者が送信者である自分以外のメールアドレスを確認できないようにしたい場合に設定します。

CCとBCCの違いは？使い分けるポイント

CCとBCCはどちらもメールの内容を共有するために設定することがわかりました。

では、具体的にどのように使い分けるのが良いのでしょうか。

ポイントは「各受信者のメールアドレスをオープンにしたいか、隠したいか」になります。

CCに設定した場合

CCに設定したメールアドレスはTOに指定された受信者も確認することができます。

つまり、該当メールの内容を把握している人が誰なのか、一目で分かる方がスムーズに連携が取れるときはCCを使った方がいいでしょう。一例としてインハウス案件の進捗管理や、上司への報告事項といった連絡が挙げられます。

BCCに設定した場合

BCCを設定してメールを送ると、TOで設定した受信者はメールの内容が共有されていることと、共有している相手のメールアドレスを知ることができません。

メールでやり取りしている内容を共有していることを先方に知られる必要がないとき、もしくは外部へのメールアドレスの漏洩を防ぎたいときはBCCを使うのが望ましいです。

商談中の企業や既存クライアントとやり取りしている内容を社内で共有したい場合に使用することが多いです。

CCを使用するときの注意点3つ

ここからは適切にCCを使用するための注意点を紹介します。

むやみにCCに設定する人を増やさない

CCはTOと違い、受信した側に返信義務が生じません。そのため、「相手に返信を求めるわけじゃないし、とりあえず共有しておこう」と考え、本来であればそのメールに含める必要がない人もCCに入れてしまうケースが散見されます。

日常的にメールを送受信する機会が多い人の場合、重要度や関連度の低いCCのメールがたくさん送られてくるだけでメールボックスがすぐに埋まってしまい、本来対応すべきメールを見落とすなどのリスクが高まります。これは非常に困りますよね。

そのため、CCには必要最低限のメンバーだけ設定するようにしましょう。

CCメールへの返信は「全員返信」を選択する

こちらはCCが設定されたメールに対して返信を行うときの注意点になります。

CCが設定されている場合、「返信」もしくは「全員返信」を選択することができます。「返信」を選択すると、送信主である一人にしか返信が届きません。

CCが設定されているということは複数のメンバー間でメールのやり取りを共有したいという意図があるため、原則「全員返信」に設定を変えて連絡するようにしましょう。

本当に重要な共有事項はCCではなく口頭や他のチャットツールで連絡する

繰り返しになりますが、CCはあくまで受信者側からの何らかのアクションを求めず、念の為確認してほしいといった温度感で使用するものになります。特に日頃から大量のメールを受信している人であれば、CCメールの対応優先度を低めに設定している可能性もあります。

そのため、必ず目を通してほしい確認事項や緊急度の高い共有事項においてCCは使わず、直接口頭で報告したりメンションをつけて連絡できるチャットツールなどで連絡したりした方が良いでしょう。

判断に迷う場合は「万が一CCメールを見落としたときに、何らかの損害が発生するかどうか」で考えると良いでしょう。

BCCを使用するときの注意点2つ

BCCの使用にも注意点があるため一つずつ説明します。

設定ミスによるメールアドレスの漏洩に気をつける

BCCメールのトラブルで一番多いのがメールアドレスの漏洩です。

これはCCとBCCの違いや使い分けが曖昧になってしまい、本来BCCで送るべきメールアドレスをCCに設定してしまうことが原因で起こるミスになります。

メールアドレスも厳重に取り扱う必要のある個人情報の一種になります。

特に社外の人を含めてメールのやり取りする際は慎重に設定しましょう。

メルマガなどの用途で大量の宛先をBCCに設定するとスパム扱いや送信遅延のリスクがある

BCCを使えばメールの送り主以外のメールアドレスを確認することはできないため、一見するとメルマガの送付に適しているように感じるでしょう。

しかし、BCCを使用した一斉送信は場合によってはスパムとして識別される恐れがあります。一度スパムと識別されてしまうと通常のメールも先方のメールボックス上では迷惑メールとして振り分けられてしまったり、そもそもブロックされてしまって届かないという事態も考えられます。

さらに、大量のメルマガをBCCで一斉送信することでサーバーが過負荷状態になり、実際に送ってから届くまでにラグが発生することもあります。社内で共通のメールサーバーを使用している場合、通常の業務でやりとりしているメールも先方に届きにくくなることで業務に支障が生じることも考えられるため、メルマガ専用のツールやサービスの利用を検討した方が良いでしょう。

CCやBCC以外でメールをチームで共有するなら「yaritori」がおすすめ

CCやBCCはメールの内容を共有する上で便利ですが、状況によってはそれらの使用が適さないこともあります。

そこでおすすめなのがメール共有ツールです。

メール共有ツールとは、チームや部署といった複数人単位でメールを共有し、対応を効率化するのに役立つツールです。

「誰が・どのメールを・どのように対応しているのか」をリアルタイムで確認できる上に、コメント機能を活用してそれぞれのメールに関する共有や具体的な指示出しなどもツール上で完結するため、メール対応におけるケアレスミスを防止し、複数人で迅速かつ最適なメール対応ができるというメリットがあります。

メール共有ツールを導入する場合は機能や価格、使いやすさの3点で比較しましょう。なかでも「yaritori」はこれら3点の比較ポイントにおいて、利用ユーザーから高評価となっているメール共有ツールになります。

1ユーザーあたり月額1,980円〜から利用できる導入費用の低さにもかかわらず、チャットツールとの連携やメールのステータス管理機能といった充実の機能とシンプルなUI設計で誰でも簡単に使いやすいのが特徴です。

まとめ｜CCの特徴やTO/BCCとの違いを理解して適切にメールを共有しましょう

以上、TO、CC、BCCそれぞれの特徴や使うときの注意点を解説しました。
特にCCやBCCの違いを理解できれば、ビジネスメールであっても使い分けに悩むことはなくなるでしょう。

適切なTO/CC/BCCを設定し、必要な情報を必要なメンバーに伝達できるコミュニケーションを実現しましょう。