メールのCCが多すぎる！原因・問題点・減らす取り組みを解説

メールはビジネスコミュニケーションの中心的な手段として広く利用されていますが、時にはCC（Carbon Copy）の過剰な使用による問題が発生することがあります。この記事では、メールのCCが多くなる原因、それに伴う問題点、およびCCを減らすための取り組みについて解説します。

メールのCCとは

「CC」とは、メールを送信する際に、主な受信者に加えて、他の受信者にも同じ内容のメッセージを送るための機能です。まずはメールの送信先を設定するときに選択するTO/CC/BCCそれぞれの特徴を確認しましょう。

TO：宛先

通常、メールの送信先は「TO」がデフォルトで設定されます。

これは「宛先」を意味し、TOに設定した相手に向けてメールを送っていることを示します。また、ビジネスにおいて「TO」でメールが送られてきた場合、返信義務が生じます。

そのため、双方向のやりとりが必要となる相手とのメールでは「TO」を使用し、複数人に対して何らかの返信を求めたい場合はTOを設定する他に、本文中で「誰に・何を依頼したいのか」をそれぞれ明記する必要があります。

CC：カーボンコピー

CCはメールを送信する際に、「TO」の宛先に加えて、他の受信者にも同じ内容のメッセージを送るための機能です。「TO宛に送ったメールの内容を念の為確認してほしい・共有しておきたい」場合に設定します。

BCC：ブラインドカーボンコピー

BCCはTOに送ったメールの内容を共有したいものの、そのことをTOの人に知られたくない場合や、複数人にメールを送るときに各受信者が送信者である自分以外のメールアドレスを確認できないようにしたい場合に設定します。

「TO」「CC」「BCC」の使い分けや使用上の注意点については、ぜひ「メールのCCとは？TOやBCCとの違いや使い分けのポイント、注意点を解説」をご参照ください。

メールのCCが多くなる原因

先輩社員や上司にステータスを共有

一般的な原因の一つは、情報共有による責任逃れによるものです。例えば、部下は上司や先輩社員に対してプロジェクトや業務の進捗状況をとりあえず共有することで、もし途中で問題が発生しても「上司をCCに入れているので把握しているはずです」と責任転嫁しようとするマインドが働きます。このように、必要以上に情報共有する相手が増加してしまいます。

社内のメール運用ルールの関係で追加しなければいけない

組織内部のメール運用ルールや規定により、特定の情報や報告は必ず特定の関係者に送る必要がある場合があります。トラブルが発生した場合の周知や、決裁者への情報共有を主な目的とする場合が多いですが、本来必要がない相手も、ルール上CCに追加しなければならないという事態がしばしば発生します。このような場合には、CCのリストが長くなることがあります。

CCが増えることによる問題点

メールアドレスの漏洩

CCに含まれるメールアドレスはTOやCC、BCCの受信者に公開され、面識のない人同士でもメールアドレスを知ることができてしまいます。メールアドレスも立派な個人情報なので、お互いにメールアドレスを知っているかどうかに注意しながらCCに追加する人を選ぶ必要があります。

メールの確認漏れ（本来返すべきメールが埋もれる可能性がある）

むやみにCCを増やすと、日常的にメールを送受信する機会が多い人の場合、重要度や関連度の低いCCのメールがたくさん送られてくるだけでメールボックスがすぐに埋まってしまい、本来対応すべきメールを見落とすなどのリスクが高まります。

メールの確認漏れを防止する方法については、「メールの見落とし対策！チームでメール管理・対応を効率化する方法を紹介」で詳しくご紹介しております。

責任の所在が不明確になる

CCで多数の人に進捗状況が共有されているプロジェクトでトラブルが発生した場合、「状況を把握していたはずの人」があまりにも多くなり、「誰が対処し、誰が責任を負うのか」が不明確になることがあります。その結果、トラブルへの迅速な対応は難しくなり、信頼を損ねる可能性があります。

CCに入れた人の時間を奪ってしまう可能性

CCされたメールに対する返信や対応を求められた場合、相手は返信が必要かどうかを判断する手間が増えます。CCに追加されるのは上司などの管理職などが多いため、社内の重要人物の時間が、重要度や関連度の低いメールのチェックに奪われ、生産性が低下してしまう可能性があります。

CCを減らすための取り組み

社内のコミュニケーションツールを活用する

プロジェクト管理ツールやチャットツールなど、CC以外の方法で関係者に報告をする手段を活用することで、必要な情報を適切な相手に届けることができます。掲示板のような使い方ができるツールでは、要件ごとに掲示板を立ち上げることで、情報の一元管理が可能になり、過去の会話も簡単に見返すことも可能です。

メールのルールを社内で決定し、CC必要可否の判断軸を策定する

組織内でCCを追加する際のガイドラインや基準を明確にすることで、どの情報をどの関係者に共有すべきかを判断しやすくなります。例えば「プロジェクトの進捗報告は、直接関係する上司にのみ報告」などルールを設定します。これによって冗長なCCの使用を減らすことができるでしょう。

「効率化業務は代表メールアドレスに切り替える」

顧客固有の個別知識などが不要で、一般的な製品・サービス知識で対応できるメールでのお問い合わせは、代表メールアドレスを使用して、関係者全体を一括して送信する方法も考えられます。「support@」や「sales@」などの代表メールアドレスを活用することで事前に関係者に情報共有ができ、多すぎるメールのCCを減らすことが可能です。

一方で、代表メールアドレスは複数人が同時に使うものなので、未対応・対応済みなどの対応状況や「誰がどのメールに返信したか」がわかりづらく、二重対応や対応漏れといった課題が発生する可能性があります。

メールCCの削減・代表アドレス業務の効率化には「yaritori」

前章ではCCを減らすための代表アドレスの利用のメリットや、二重対応やステータス管理などの懸念点についてご紹介しました。

これらの問題に対して「yaritori」を活用することで解決が可能です。

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【「yaritori」の主な機能】

・複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理することが可能

・閲覧可能なメンバーを設定できる ⇒ 情報共有ができるため、関係者を毎度CCに追加する必要がなくなる

・返信や対応状況の可視化/ステータスの管理 ⇒ 「未対応」「対応済み」等のステータス管理や担当者の可視化ができ、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことができる

・slack/chatwork連携

・最新AI搭載の「yaritori AI」によりメール作成のサポートが可能

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まとめ｜CCを適切に使い、効率的なコミュニケーションを確保しよう

メールのCCの適切な使用は、効率的なコミュニケーションと情報の安全性を確保するために不可欠です。組織全体で意識を高め、適切なガイドラインやツールを活用することで、必要な情報の適切な人への共有が可能になり、メールのCCの問題を解決できます。冗長な情報共有は極力避け、業務の生産性向上を実現しましょう。