担当変更（引き継ぎ）メールの書き方とは？ポイントと例文を紹介

人事異動・退職（転職）・産休などで業務を離れる場合に、お客さまや関係者に担当者変更のメールを送る必要がありますよね。

しかし、どのようにメールを送ればよいかお悩みの方も多いのではないでしょうか？

この記事では、引き継ぎメールの例文を紹介するとともに、メール作成時のマナーや書き方のポイントを紹介します。

引き継ぎメールの具体例（前任者）

担当者の変更をお知らせする引き継ぎメールでは、お客さまや関係者に安心感を与え、不安な気持ちにさせないような注意が必要です。引き継ぎメールを受け取った方は「業務はきちんと回るのか」「次の担当者はしっかりした人か」といった事柄を気にされるためです。

そこでまずは、異動・退職・産休などよくあるケース別に引き継ぎメールの具体例を紹介します。

異動

自分がいつ担当を外れ後任者に引き継ぐのかをはっきりと記載しましょう。
また、後任者の紹介も分かりやすく簡潔に書きましょう。

退職

退職の理由を詳細に書く必要はないため、「一身上の都合により」など一言添えて退職の旨を伝えましょう。

産休

産休による引き継ぎの場合は、「＊月＊日より出産休暇を取得させていただきます。」と一言書くと良いでしょう。

いかがだったでしょうか？

例文はあくまで基本なので、ポイントを押さえながら自社の業務にそったメールを作成することが重要です。

次の章では、後任者から送る引き継ぎメールの例文をご紹介します！

引き継ぎメールの具体例（後任者）

引き継ぎメール

新任であるため、初めて担当顧客にメールを送ることになります。そのため、顧客の方が見て分かるように、件名には用件と会社名および名前を入れるようにしましょう。

また今までどこの部署で、どのような業務に従事して来たかを書くと、人柄や実力が伝わりやすくなります。

いかがだったでしょうか？
実際に引き継ぎメールを送る際は、大切なポイントは抑えつつ、お客さまや関係者との関係値を踏まえて、今までの感謝がより伝わるような文章にするとよいでしょう。

引き継ぎメールを送付するさいのマナー

それでは、引き継ぎメールを作成する上でのマナーを確認していきましょう。

タイミングはなるべく早めが吉。但し適切なタイミングを意識して

担当者の変更は、業務を引き継ぐことが決まった時点でなるべく早く送りましょう。実際に業務を引き継ぐまでに十分な時間を確保することで、お客さま・関係者との関係値作りを含めた後任者へのサポートができるので安心です。

但し、業務に支障をきたさないタイミングで連絡をするということが重要です。連絡する相手ごとの関係値などを個別に考慮し、上司・同僚などとも相談しながら、適切なタイミングで連絡することを心がけましょう。

最初のメールは前任者から送る

最初のメールは前任者の方から送り、その後、後任者の方からご挨拶の連絡を送るのが基本的な流れです。

まず、前任者が担当者が変わる旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から業務開始の挨拶メールを送ります。当然、お客さまとの関係値や業務を理解しているのは前任者ですので、前任者がリードする形で行う必要があります。

感謝の気持ちを込めて丁寧に

引き継ぎメールは、感謝の気持ちを込めた丁寧な文章をこころがけましょう。

前任者にとっては、今まで仕事でお世話になった方々へ送る最後のメールです。また、担当者が変わっても会社としての取引は続きます。今までの感謝を込めて、またこれからも良好な関係が続くよう丁寧な文章を送るようにしましょう。

前任者が送るメールのポイント

次に、担当者の変更（引き継ぎ）メールを書くさいの具体的なポイントについて、メール本文の構成に沿って解説します。

件名はわかりやすく

件名は、お客さまがパッと見て要件が把握できるようにするのがポイントです。

「会社名（＋担当部署名）名前 | 要件」といったような構成で件名をつけ、誰がどのような趣旨で送ってきたメールなのかわかるようにしましょう。「Re:〇〇株式会社 △△ | 異動のご挨拶」などが一般的です。

ご挨拶

引き継ぎメールも、あくまで通常のビジネスメールです。一般的な挨拶文からメールをはじめると、受け手側もスムーズに文章の内容の理解に入れるでしょう。

「お世話になっております。」や「平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。」などの挨拶文で始め、いきなり「突然のご報告ですが」や「はじめまして」といったような挨拶から始めるのは避けた方が無難です。

理由・日付は明確に

引き継ぎの連絡でもっとも重要なのは、どのような理由で担当者がいつ変更になるかです。理由の詳細まで伝える必要はありませんが、分かりやすく簡潔にお伝えするようにしましょう。

「弊社の人事異動に伴い」、「産休に入ることになりました」などと簡潔に理由を述べるとともに、スムーズな引き継ぎができるよう、後任の方に引き継ぐ日付を「◯月◯日付けで」などと明記するのがよいでしょう。

後任者の紹介は人柄が伝わるように

また、前任者の方から後任者を紹介し、お客さまとの初期関係値を構築することも重要です。後任者の名前 、連絡先、引き継ぎ内容、これまでの職歴などに加えて、後任者の人柄も簡単に紹介するようにするとよいでしょう。

スキルだけでなく人柄も伝えることで、お客さまが新しい担当者のイメージを掴みやすくなります。信頼関係が構築しやすくなる他、対面時でのコミュニケーションも取りやすくなります。

感謝の気持ちで結ぶ

今までの感謝とこれからの良好な関係を祈る結びを最後に添えると、印象の良い文章としてまとまります。

「最後にはなりますが、」「改めてにはなりますが、」といったような接続詞を用いて業務での思い出や感謝をつけるなどの工夫をしてみましょう。

業務の引き継ぎをスムーズにするポイント

引き継ぎを知らせるメールの作成ポイントや例文は先ほどご紹介した通りです。
実務においては、担当の変更に伴い、今までの業務を共有し、継続してお客さまに価値を提供していくことは大変ですよね。

ここでは、業務の引き継ぎ自体をスムーズにするポイントを紹介します。

業務内容を共有するだけでなく、対応方針を把握する

まずは、引き継ぐ業務内容をしっかりと共有するようにしましょう。業務に関わる社内外の関係者の役職や役割、業務の目的やオペレーションの詳細（システムなどを使う場合はその操作方法も含む）など、実務をするうえでの必要事項を把握します。

加えて、頻繁にお客さまからの問い合わせや依頼が発生する業務の場合は、過去の対応方針を把握するようにします。会社として、お客さまに一貫した印象を与えることは重要です。そのため、お客さまから新規案件の依頼や問い合わせがあったさいには、前任者と同じ対応ができるようにするように心掛けましょう。

日頃から社内コミュニケーションを活発にしておく

また、日頃から社内コミュニケーションを活発にしておくことも重要です。後任者が部署異動などで新たに業務を引き継ぐ場合は、社内の関係メンバーとも新しく関係を作ることが必要ですよね。

しっかりと業務の引き継ぎをした場合においても、作業方法やお客さまへの対応方針などわからないことが起きるのは必須です。上司や同僚など社内メンバーに相談しやすい関係値を作っておきましょう。

しかし、口頭や資料での業務内容の引き継ぎでは、過去の対応方針まで共有するのは難しいのも事実です。また、最近では、テレワークを実施している企業が多いため、口頭での確認など気軽なコミュニケーションも難しくなっています。

そこで次の章では、これらを解決するオススメのITツールとしてメール共有システムをご紹介します。メール共有システムを活用することで、過去のお客さま対応履歴をかんたんに確認でき、メールごとに社内メンバー向けにはチャットで相談できるなど業務の引き継ぎをスムーズにすることが可能です。メールでのお客さま対応が多い業務の場合は、必見です。

メール共有システム「yaritori」のご紹介！AIが引き継ぎメール文を作る機能も

「yaritori」は、複数人での問い合わせ対応を効率化し、お客さま満足度を高めることができるメール共有システムです。

お客さまからのメールに対して、過去誰がどのような対応をしていたかを簡単に確認でき、お客さま対応でわからないことがあれば社内向けのチャット機能などでかんたんに相談することが可能になります。担当者の変更で発生する業務の引き継ぎの課題をスマートに解決します。

営業やカスタマーサポートなど、主にメールでのお客さま対応が多い業種で業界問わず幅広く活用されています。

さらに、最新AI「GPT-4」でメール文を自動作成する機能もついています。引き継ぎメールや代理メールなど、メール文章の作成に悩むような場面で、AIがメール文案を自動生成してくれます。

1ユーザーあたり月額1,980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（https://yaritori.jp）より、お気軽にお申し込みください。

それでは、yaritoriを使うメリットを具体的にみていきましょう。

誰がどのようなメール対応をしてきたが一目でわかる

「yaritori」では、お客さまごとの対応履歴もワンクリックで表示することができます。

過去のメール担当者が誰だったか、どのように対応して来たかなどがすぐにわかるので、引き継ぎもスムーズに行えます。

わからないことがあればチャットでかんたんに相談できる

「yaritori」では、メールごとにリアルタイムで相談や雑談が可能です。

口頭での確認やチャットツールは不要になり、情報共有やコミュニケーションをスムーズに行う事ができます。業務の引き継ぎを受けたばかりで、対応方針などでわからないことがあっても、上長などにかんたんに相談することができます。

まとめ｜業務だけでなく信頼を引き継ごう 

いかがだったでしょうか？

この記事では、人事異動・退職（転職）・産休などで業務を離れるさいに送る、引き継ぎメールについて、書き方のマナーとポイント、用途別にすぐ使える例文を紹介しました。

お客さまや関係者との関係値を考えて、今までの感謝と、これからの良好な関係が続くよう丁寧な文章を送ることが重要です。業務だけでなく信頼を引き継ぐ意識でメールを作成するとよいでしょう。

スムーズな引き継ぎのためには、ITツールの活用も有効です。メール共有システム「yaritori」をご利用いただくことで、担当者の変更で発生する業務引き継ぎの課題をスマートに解決できます。

▼メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」もおすすめです。

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