「タスク管理に手間取って業務が疎かになる」「チームのタスク管理がうまくいかない」
このようなお悩みを持っていませんか？
タスク管理は仕事の効率化を図る上で欠かせない要素です。しかし、タスク管理に時間を取られるあまり、本来の業務が疎かになってしまっては意味がありませんよね。
先に結論をお伝えすると、タスク管理を効率化するなら「タスク管理専用ツール」の導入がおすすめです。
本記事では、タスク管理のメリットから効率化する方法を解説します。記事の後半ではタスク管理ツールでできることや、ツールの選び方、チームで使えるオススメのツールを紹介しますので、ぜひご覧ください。
「yaritori」は、メールのタスク管理を効率化し、お客さま満足度を高めることができるメール共有システムです。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。
タスク管理とは
タスク管理とは、個人のタスク（業務内容）を細分化し、優先順位や順序をつけることで仕事の効率化を図る方法です。
チームにおけるタスク管理では、タスクの内容、進め方、納期、優先順位などを設定し、メンバー間で担当者を決めます。その後、週単位や月単位で進捗や達成度を確認し、問題があればタスクの修正を行い、プロジェクトの完遂に努めます。やるべきことが明確になるため、タスク漏れを防ぐことにも繋がります。
プロジェクト完遂までにはさまざまなタスクが存在しています。例えばシステム開発では、以下のようなタスクが存在します。
- 要件定義
- 外部設計
- 内部設計
- プログラミング
- 単体テスト
- 結合テスト
- 総合テスト
- 運用テスト
- システム運用
- 運用・保守
また、各段階ごとに関わるチームメンバーも異なり、コミュニケーションはより煩雑化します。これらをタスクとして担当者に割り振り、管理することでプロジェクトをスムーズに進められるのです。
タスク管理のメリット
チームで効率よく仕事をこなすためにもタスク管理は必要不可欠です。タスク管理の主なメリットには下記が挙げられます。
- チーム内で仕事量を均一化できる
- 仕事を段取りよく進められる
- 突発的なミスやトラブルに対処しやすくなる
それぞれ解説していきます。
チーム内で仕事量を均一化できる
チームメンバーのタスクを細分化し、適切に割り振ることで、チームメンバーの仕事量を均一化します。各々の作業量に差が出てしまうと、メンバー間で不満が生まれる恐れもあります。また、一部メンバーにしわ寄せがいくことは、業務スピードの低下にも繋がります。タスク管理はこうしたチームメンバーのモチベーション低下を防止し、業務効率化を図ることが可能です。
仕事を段取りよく進められる
複数あるタスクを整理・管理することで、「いつまでにどのタスクをどれだけやればいいのか」が明確になります。その結果、あらかじめ優先順位を設定しておくことで、無駄なく効率的に仕事を進めることが可能です。
突発的なミスやトラブルに対処しやすくなる
プロジェクトを進める過程で、当初想定していなかったタスクが発生したり、急遽別の案件が入ったり、想定外のトラブルが起こることもありますよね。そんなとき、タスク管理をしておけばチームの進捗状況をすぐに確認することができます。タスクがチームで可視化されていれば、必要に応じて、手の空いているメンバーに仕事を割り振ることができます。
また、タスク管理は全体の業務内容、優先順位、期限が管理されているため、そもそも業務の漏れや期限遅れといったトラブルが起こりにくいです。有事の際もチームの進捗状況を素早く確認できるので、柔軟に対応可能です。
タスクの管理方法
タスク管理は紙と付箋を用いて行なう方法がよく知られていますが、テレワークが普及されている今、多くの企業は以下の方法でタスク管理を行っています。
- エクセル・スプレッドシート
- タスク管理ツール
どちらもオンライン上でタスク管理が可能です。それぞれどんな方法か解説していきます。
エクセル・スプレッドシート
1つ目はエクセル・スプレッドシートなどの表計算ソフトで管理する方法です。ガントチャートを用いて詳細なタスク管理が可能になります。エクセルやスプレッドシートはデスクワークをしているビジネスパーソンにとって馴染み深く、操作しやすいというメリットがあります。また、1から管理表を作るほど使い慣れていない方でも、タスク管理用のテンプレートがあるので、簡単に導入可能です。
しかし、エクセルやスプレッドシートは本来表計算を目的としたソフトウェアです。タスク管理をするにあたって使い勝手がいいとは言いづらく、チームでの共有にも向いていません。ただ、後述するタスク管理ツールよりもコストがかからないため、導入ハードルは低いです。
デメリット：チームでの共有・同時編集に向いていない
タスク管理ツール
2つ目はタスク管理専用のツールを使った方法です。管理業務を効率化する機能、情報を一元管理する機能で、エクセル・スプレッドシートよりも正確なタスク管理を実現します。その他にもタスク管理に役立つ機能がさまざま搭載されています。「プロジェクトメンバーが増え、エクセルでのタスク管理が限界になった」「タスク管理業務を効率化したい」という方にオススメです。
ただ、タスク管理ツールと一概に言ってもその種類は多種多様です。ツールの選定が難しいというデメリットもあります。
デメリット：選定が難しい、導入費用がかかる
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タスク管理ツールでできること
タスク管理を快適でスムーズに行ないたい場合、専用のタスク管理ツールを使うのがオススメです。ここではタスク管理ツールの主な機能と、それによって何ができるのかを解説していきます。
情報・進捗をチームで共有できる
共有機能により、チーム全体で情報・進捗の共有が可能となります。1つのプラットフォームにアクセスするだけでメンバー同士の進捗状況を瞬時に把握可能です。チーム間の共有漏れ防止にもなります。
例えば、メール共有システム「yaritori」は、contact@・info@といったチーム共通のメールアドレスを用いて、対応ステータス管理や担当者アサインなど、複数人体制でのタスク管理をサポートすることができます。
タスクをシンプルに可視化
タスク管理ツールにはチャートやグラフといった進捗状況をわかりやすく可視化できる機能も備わっています。
また、UIもシンプルなものが多く、直感的にプロジェクトの進捗状況を把握可能です。各々のタスク進捗状況を把握しておけば、ミスやトラブルが起きた際も早めに対応できます。
ツール内でコミュニケーションが取れる
チャット、ビデオ通話機能により、ツール内で気軽にメンバーとコミュニケーションが取れます。これによってメンバーに質問や相談をする際、いちいちメールや個人チャットに切り替える必要がありません。相手と距離があるテレワークにも最適です。
タスク管理ツールの選び方
上述した通り、タスク管理ツールの種類は多岐に渡るため、ツール選定に悩まされる方もいるでしょう。ここではタスク管理ツールを選ぶ上で、抑えておきたいポイントを紹介していきます。
利用人数は適切か
タスク管理ツールは個人向けのものとチーム向けのものに分かれます。
個人向けツールは1人でタスクを管理するための機能しか備わっていません。対してチーム向けタツールは全体の複数タスクを同時進行で管理でき、全体の進捗状況が一目瞭然になる機能が備わっています。また、チーム向けのツールにも2～3人用の少人数向けのものから、10人以上用のものまで別れています。チーム人数に合ったツールを選ぶようにしましょう。
メンバーが使いこなせそうか
タスク管理ツールは誰でも使えるような操作性に優れたものを選ぶようにしましょう。
タスク管理ツールはメンバーが毎日使うことになるツールです。操作が複雑過ぎてメンバーが使いこなせなくては、かえって業務効率が低下する恐れもあります。直感的に使いこなせるシンプルなUIのツールを選ぶようにしましょう。
自社が求める機能が備わっているか
タスク管理ツールにはタスク管理機能以外にもさまざまな機能が搭載されています。例えばツール内でコミュニケーションが取れる「チャット機能」や、プロジェクト全体の進捗を管理できる「ガントチャート機能」などが挙げられますが、それらの機能が備わっているかはツールによって異なります。
そのため、自社がタスク管理以外にどんな機能を求めているかを分析し、それに対応したツールを導入する必要があります。タスク管理以外の機能にも注目してツールを選ぶようにしましょう。
チームで使えるオススメのタスク管理ツール6選
ここからは「チームで使える」オススメのタスク管理ツールを紹介していきます。機能・特徴を加味し、自社に必要なツールを検討してみてくださいね。
yaritori（ヤリトリ）
「yaritori」はチームのメール対応に特化したタスク管理ツールです。お問い合わせ対応などの業務をメールで行っている方に適した、下記のような機能が備わっています。
- メールの対応状況の可視化
- 担当者設定
- 複数アカウントの一元管理
- 個人間、メールごとのチャット機能
メールの対応状況を可視化し、各メンバーの対応進捗をひと目で把握できます。また、個人間、メールごとにチャット機能も備わっているため、対応内容についてメンバーと気軽に相談でき、対応品質の向上を図れます。
「担当者設定機能」ではメールごとに返信対応する担当者を設定可能です。誰がどのメールに対応しているかチーム全体で可視化でき、担当者は自分がどのメールに対応すれば良いのか、ひと目で判断できます。
また新着メール受信時や@メンションされた場合に、ブラウザ上に通知を送ってくれる機能も備わっています。これにより新着メールやメンバーからの相談に気づかないというミスも防止します。
更にUIがシンプルで扱いやすく、操作性にも優れています。yaritoriはメール対応の進捗状況を管理・共有しながら、対応品質の向上を実現するタスク管理ツールとしておすすめです。
【価格】月額980円〜/1ユーザー
【無料体験】あり（14日間）
Trello（トレロ）
Trelloはタスクをわかりやすく可視化する「かんばん方式」を用いたタスク管理ツールです。
Trelloの最大の特徴は、タスクの視認性の高さです。シンプルなUIとかんばん方式のタスク管理で業務の効率化を実現します。また、他のアプリケーションとの連携に強く、機能に物足りなさを感じた場合は他のアプリと連携し、カスタイズを図れます。基本機能を無料で使えるのもありがたいですね。
【価格】基本無料（有料プランあり）
TeamHack（チームハック）
TeamHackはチーム内のコミュニケーションに特化したタスク管理ツールです。
TeamHackはタスクごとにチャット機能が備わっており、ツール内で個別にフィードバックや指示出しを行えます。また、作業時間を計測できる「タイムトラッキング機能」や期限切れを通知してくれる「期限切れタスク通知機能」など、その他の機能も豊富です。
【価格】基本無料（有料プランあり）
backlog（バックログ）
backlogはWeb制作、広告代理店、全国版新聞社など、幅広い業界で用いられているプロジェクト管理ツールです。
リストやガントチャートを用いたプロジェクト管理機能でメンバーの進捗・達成状況を可視化します。シンプルで直感的に使えるUIが特徴的です。また、スマホアプリにも対応しているため、外出先でもプロジェクトの進捗を把握できます。
【価格】月額12,980円（スタンダードプラン）
【無料体験】あり（30日間）
Asana（アサナ）
Asanaは世界190ヶ国、93,000社以上の導入実績を誇るタスク管理ツールです。
タスクを可視化する「ボード機能」、タスク期限をカレンダー形式で確認できる「カレンダー機能」によってタスク管理を簡略化します。また、効率的にAsanaを使いこなすための「チュートリアル」も備わっているため、ツールの機能を最大限活かしやすいのが特徴です。
【価格】基本無料（有料プランあり）
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkはタスク管理機能が搭載されたビジネスチャットツールです。
チャット上でのやりとりをタスク化し、タスクの進捗状況もそのままチャットで確認することができます。タスク完了時もチャットを通して通知が来るため、タスクを漏れなく管理可能です。チャット上でタスク管理を行いたい方にオススメのツールです。
【価格】基本無料（有料プランあり）
まとめ｜ツールを導入してタスク管理を効率化しよう
いかがでしたか？
タスク管理はプロジェクトを円滑に進めるために必要不可欠な要素です。とはいえ管理業務に時間を取られすぎては本末転倒ですよね。タスク管理を効率化したいなら「専用ツール」を使った管理がオススメです。
本記事で紹介したツールの選び方、オススメのツールを参考に、自社に合ったツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「yaritori」は、問い合わせ対応を効率化し、お客さま満足度を高めることができる問い合わせ管理システムです。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。
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| 記事の執筆者：メール共有システム「yaritori」メディア編集部 営業・CSなど対外的なメール対応が多い方向けにメール対応を効率化するポイントなどの情報を発信します。複数人でのメール対応や、社内メンバーとのコミュニケーションのお悩み解決をします。 |
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yaritoriは「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。
複数メールを一元管理し、対応状況を可視化することで、
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