社内コミュニケーション活性化の成功事例!コツやおすすめツールも紹介

「社内コミュニケーションを活性化させる施策がうまくいかない」「成功事例を知って自社でも取り入れたい」そうお悩みではないでしょうか。

社内コミュニケーションに関する課題の解決には、闇雲な対策ではなく、しっかりと目的を見据えたツールや制度を導入することが重要です。

そこで本記事では社内コミュニケーション活性化の成功事例や、活性化を成功させるポイントを解説します。社内コミュニケーションの問題を解決する際に、ぜひお役立てください。

「yaritori」は、社内コミュニケーションを効率化させ、お客さま満足度を高めることができる問い合わせ管理システムです。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。

社内コミュニケーションはオンライン化の傾向にある

働き方改革に伴い、以前より注目度が高まっている社内コミュニケーション。

2020年2月頃から日本でも感染拡大した新型コロナウイルスの影響に伴い、最近はその手法が大きく変わりました。社内での業務連絡や相談など、社内でのコミュニケーションはオンライン化が進んでいます。

実際にHR総研が2021年3月に公開した「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」(企業の人事責任者、担当者250名対象)によると、社内コミュニケーションで8割以上が使うのは「メール」と「オンライン会議ツール」であることがわかっています。

特に「メール」の使用率は、大企業では85%、中堅企業では81%、中小企業では71%と、いずれの企業規模においてももっとも多い結果となりました。

さらに「オンライン会議ツール」の利用率も大企業で82%と高くなっており、中堅・中小企業でも6割近くが利用していることからも、対面に代わる打ち合わせ手段が浸透していることが伺えます。

しかし一方で、テレワークが普及することで、従来のような対面コミュニケーションの希薄化が進み、コミュニケーションに課題を感じる企業もいらっしゃるでしょう。そのため、社内コミュニケーションを活性化させるための対策が、今後は企業にとって優先すべき重要な対策の一つと考えられるでしょう。

社内コミュニケーションの成功事例3選

社内コミュニケーション活性化の取り組みはただ導入すればよいものではなく、会社の課題に合わせた導入が重要です。ここでは、社内コミュニケーションに課題を感じ、ツールや制度を導入した結果、成功した企業の例を紹介します。

  • 株式会社エル・ティー・エス|オンライン社内勉強会の開催
  • 株式会社D2C R|社風を生かした制度活用
  • 株式会社KEEʼS|業務改善だけではなく、コミュニケーションもスムーズに

社内コミュニケーション活性化の制度やツール導入の参考にしてください。

株式会社エル・ティー・エス|オンライン社内勉強会の開催

デジタル活用サービスやコンサルティングサービスを提供する株式会社エル・ティー・エスでは、新型コロナウイルス感染拡大に対応するために、7割以上の社員が在宅勤務を行っています。

当社ではナレッジマネジメントを目的にしたオフラインでの勉強会を定期的に行っていましたが、コロナ禍によってこれまでのイベント形式では開催できなくなってしまいました。オフラインの開催は密に話し合いができるメリットがあるものの、移動コスト、スケジュール調整の問題もありました。

その対策の一つとして開催されたイベントが、「オンライン勉強会」です。具体的には、開催形式を以下のように変更して運用を継続しました。

  • 隔週で曜日を固定
  • 開始と終了の時間は1時間に固定
  • 終了後は質問会や交流会に
  • 1時間で2つのテーマや事例を発表・説明は15分、質疑応答は10分で対応

終了後の質問会や交流会では、部署や世代を超えた意見交換も行われているようです。社員の交流も進み、コロナ禍においてもイベントが積極的に行われる社内体制が構築されました。

参考:「オンラインで継続する社内コミュニケーション:オンライン事例共有会の紹介

株式会社D2C R|社風を生かした制度活用

出典:「株式会社D2C R

株式会社D2C Rは、アプリ・Webビジネスを支援するデジタルマーケティング会社です。2020年3月からリモートワークを導入したものの、導入後数ヶ月で、下記のようなコミュニケーションに課題を感じる人が増えたと言います。

  • 社員のひととなりがわかりにくい
  • どの部署にどんな人がいるかわからない
  • 他部署と交流できない

その課題を解決するための取り組みの一つが「Unipos」を導入した社内コミュニケーション活性化です。

遠隔ではなかなか浸透しずらい企業の行動指針を、チャットツールでハッシュタグ(#)を用いて発信し、投稿で盛り上がったものを賞として取り上げるなどの工夫で制度を盛り上げました。制度導入当初はアクティブ率が少ないという問題点もありましたが、マネージャーからも積極的に賞賛などの投稿してもらうことでアクティブ率の活性化を図りました。

当社ではその他にも、オンライン参加型でのボードゲーム開催など多くのイベントも行っています。前向きな社員が多いという特徴を生かし、制度の名前を応募でつのり、オリジナルキャラクターも社内で作っています。

この制度は現在社内のコミュニケーションツールとして定着しつつあり、社内の目に見えにくい人にスポットが当たる場所にもなっているようです。

出典:「組織が拡大する中、社内の隠れたヒーローを発掘し、 称賛しあう文化を育むD2C Rの「AZS!」。

株式会社KEEʼS|業務改善だけではなく、コミュニケーションもスムーズに

アナウンサーによるコミュニケーション研修などのサービスを提供している株式会社KEEʼSでは、メール対応業務に対する課題を抱えていました。

問い合わせ管理の共通アカウントを、担当者5名で運用していましたが、送信履歴がそれぞれのPCにしか残らないため、担当者以外の対応履歴を追うことができません。お互いの業務が目に見えないことで、対応遅れや送信ミスが生じていました。

そこで、複数人での問い合わせ管理・チームのコミュニケーション活性化を可能にするメール共有システム「yaritori(ヤリトリ)」を導入。

お客さまとのレッスンの予約連絡にメールを用いていましたが、「yaritori」はGmailやLINEのようにシンプルかつ直感的に使うことができるため、返信ミスや返信遅れなどの事故がなくなり、お客さま対応スピードも上がりました。結果として、社内コミュニケーションの課題だけではなく、お客さま満足度の向上にも貢献しています。

yaritoriの導入事例は、こちらよりダウンロードいただけます

社内コミュニケーション活性化を成功させる4つのチェックポイント

社内コミュニケーション活性化の制度やルールはただ導入するだけではうまくいきません。成功のためには、以下4つのポイントを抑えましょう。

  1. 従業員と経営陣で目的が共有されているか
  2. 導入や実施が簡単か
  3. 費用対効果は考えられているか
  4. 継続的に実施できるか

これらのポイントを抑えて制度やツールの運用を行うことで、社内コミュニケーション活性化につながり、業務効率の改善にも繋がります。次で詳しく解説します。

従業員と経営陣で目的が共有されているか

社内コミュニケーション活性化のための制度やツールは、従業員と経営陣で目的が共有されていることが大切です。経営陣がツールや制度を導入するだけでは、従業員が活用できず、社員から反発される可能性もあります。まずは以下の点について従業員と共有しましょう。

  • なぜ導入するのか
  • ツールや制度はどのように使うのか
  • 導入のゴールは何か

これらの点を共有することで、社員が納得し、導入されやすくなります。

導入や実施が簡単か

社内コミュニケーション活性化のツールや制度は導入や実施が簡単であることが大切です。通常業務とは直接関わりがないため、負担が大きいと、ルールや制度を作ったが利用されない事態になりかねません。

そのような事態を回避する例として、以下のような対策があります。

  • ツールや制度の説明会を開く
  • 「5分で設置」など簡単に使えるものにする

負担にならず、使うことに「メリットがある」と従業員が感じれば、導入もスムーズになるでしょう。

費用対効果は考えられているか

社内コミュニケーション活性化の制度やツールは、導入に工数と予算という2つのコストがかかります。上述したように、ツールや制度は導入して終わりではなく、運用のための工夫が必要です。

制度を導入する場合、ツールのように予算はかかりませんが、面談やイベントなどの場合、対応する人の人的リソースが使われる場合もあります。そのため何年スパンで計画されるものか、何人使うか想定し、利益が出せるのか、導入する意味を検討しましょう。

継続的に実施できるか

社内コミュニケーション活性化のツールや制度は継続的な運用を行います。そのため、継続的に実施できる体制ができ、従業員が継続的に利用することにメリットを感じていなければ、いずれ使われなくなってしまうでしょう。

継続的に使われるよう、環境づくりを行い、上層部でも積極的に利用する必要があります。ただし、上層部の発言は影響力が大きいため、従業員が萎縮し使いにくくならないよう配慮することも大切です。

メール対応業務での社内コミュニケーションでオススメ「yaritori(ヤリトリ)」

社内コミュニケーションは新型コロナウイルス感染拡大によって、より難しくなってきました。そのため、オンラインコミュニケーションツールの導入も検討してみましょう。

ここでは多くの企業が日々行なっているメール対応業務でのコミュニケーションツールとしては、Onebox株式会社が提供する「yaritori(ヤリトリ)を紹介します。yaritoriは月額980円(1ユーザー)〜で利用できるメール共有システムです。

メール対応業務を効率化するさまざまな機能に加え、コミュニケーションを活性化できます。具体的な特徴は以下の通りです。

  • 3つのステップで導入可能
  • シンプルなUIで使い方もかんたん
  • メールごとのチャット機能
  • 個人ごとのチャット機能
  • プロフィール設定で自分らしさの演出も
  • メンション機能で通知も可能
  • モバイル対応でスマホからも利用可能

これらの機能により、メール対応業務での情報共有やコミュニケーションがスムーズに行えます。

メールごとのチャット機能

メールごとのチャットが利用でき、メールの対応方針や担当者との相談がスムーズに行えます。個別チャットとメールごとでチャットが異なるため、業務との棲み分けも簡単です。

担当者設定・ステータス設定機能

yaritoriでは担当者や対応状況がステータスとして表示される機能もあります。「対応済」対応もれや二重対応の心配がなく、スムーズに対応できます。

メール対応業務があり、コミュニケーションを活性化させたい場合はぜひ導入をご検討ください。

その他機能はこちら 

【価格】月額980円~/1ユーザー
【無料体験】あり(14日間)

まとめ|社内コミュニケーション活性化のためには事前準備が大切

本記事では社内コミュニケーション活性化の必要性や具体的な成功事例、導入成功のためのポイントについて解説しました。社内コミュニケーション活性化の制度やツールはうまく導入すれば、効果が期待できるものの、導入だけすればよいわけではなく、事前準備も欠かせません。

本記事を参考に、会社の課題に合った、社内コミュニケーション活性化の制度やツール導入にお役立てください。

「yaritori」は、問い合わせ対応を効率化し、お客さま満足度を高めることができる問い合わせ管理システムです。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。