チームのコミュニケーションを活発にする7つの施策とツールの紹介!

チーム力を強化し、自社のパフォーマンスを高めたいと考えている方であれば、チーム内のコミュニケーションをいかに活発化させるかは重要な課題です。

しかし、働き方改革や新型コロナウイルスによってテレワークが浸透した今、社員同士のコミュニケーションに課題を抱えている企業は少なくないでしょう。

そこで今回は、企業が抱えがちなチームワークの問題点と、チームワークを向上させるコミュニケーションのコツをお伝えしていきます。チーム内でのコミュニケーションが活性化するツールも紹介しますので、参考にしてください。

「yaritori」は、メールを中心とした社内コミュニケーションを取りやすくするメール共有システムです。サービス概要・導入事例を記載した資料をお送りしますのでお気軽にご請求ください。

チームのコミュニケーション不足は業務に影響を及ぼす

チームのコミュニケーション不足は、あらゆる企業において業務の障害になる可能性があります。

HR総研が2020年に企業の人事責任者・人事全般の担当者331名を対象に行った「『社内コミュニケーション』に関するアンケート調査」の結果によると、企業規模に関わらず9割以上の方が、社内のコミュニケーション不足が業務の障害になると回答しました。

また業務障害になると回答した方を対象に、「業務障害の内容」を聞いたところ「部門間・事業所間の連携」が73%、「迅速な情報共有」が66%、「目指す方向への認識の統一」が51%という結果になりました。

このことから、社内のコミュニケーション不足を改善することは、チームの連携が良くなったり、情報共有のスピードが上がったりすることに繋がると考えられ、またその逆も然りだということが言えます。より具体的にチームにどのような効果が現れてくるのか次章で説明していきます。

チームでのコミュニケーション不足を改善すると得られる3つの効果

ここでは、企業がコミュニケーション不足を改善することで得られる3つの効果について見ていきましょう。

1. 業務効率がアップする

コミュニケーションを日頃から取ることで、情報共有が迅速に行われるようになります。メンバーと直接話をしたり、周りの声を聞いたりして、各メンバーがどういった場面で、どういった力を発揮できるのかを把握できれば、業務の割り振りをより適切なところへ振れるようになるでしょう。

情報がしっかりと伝わっていれば、二重対応や対応漏れなどの連携ミスも削減されます。

また副次的な効果として、コミュニケーション不足が改善されると、部門や事業所などのチームや、各メンバーの特性をより理解することができます。リモートで働いていてもお互いの人柄がわかることで、よりコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。

2. 新しいアイディアが生まれる

コミュニケーションが不足している場合、チームメンバー同士が必要以上に気を遣い合うような関係性になっている可能性が高いです。なぜならお互いの状況が把握できず、想像上でやりとりをすることになり、心理的安全性が低くなるためです。リモートワークを実施していると特にこういった状況に陥りやすくなります。

コミュニケーション不足を改善することで、チームメンバーの心理的安全性が高まり、自由な意見が言い合えるようになるでしょう。

様々なメンバーからの自由な意見を聞くことで、一人では思いつかないような新しいアイディアが生まれることもあります。

3. 課題解決が早くなる

コミュニケーションが不足している場合、情報共有がうまくいっていないケースが発生し、課題発見が遅れることも出てくるでしょう。課題の発見が遅れれば、対策を立てるスピードも遅れ、顧客に迷惑をかけてしまうことも出てきます。

コミュニケーションを日頃からとっていることで、報連相がきちんとされ、ちょっとした業務課題をより早く見つけることができ、解決へ向けたアクションがすぐにとれるでしょう。またチームでの連携も取れ、課題解決へ向けて一致団結して取り組むこともできます。

チームでのコミュニケーションをより活発にする3つのポイント

ではコミュニケーションをより活発にするためにはどうすれば良いのでしょうか。ここでは3つのポイントを紹介していきます。

1. コミュニケーションの回数と時間を増やす

まずはコミュニケーションの回数と時間を増やすことを意識しましょう。業務に関することはもちろんですが、業務に関係のない相談や雑談なども取り入れることは重要です。

プライベートのちょっとした相談や雑談がチーム内で生まれると、メンバーの人となりがわかり、業務に関する話もしやすくなるでしょう。またチームに対する愛着心をメンバーが抱くきっかけにもなります。

チーム内でそういった会話が生まれるように、まずチームをまとめるポジションの方から話を振るようにしてください。

詳しい施策については、次章で説明します。

2. 業務の進捗や情報共有を可視化する

リモートワークが主体になってきている最近では、情報をできる限り見える化することもより大切な要素となっています。誰がどんな業務に取り組んでいるかや業務がどういう進行状態かが見えないと、チームメンバー同士で相談し合うために1から説明しなければならず手間がかかってしまうでしょう。

そのため情報の見える化を行い、お互いの業務に対しての理解を深め合い、相談し合うことのハードルを下げることが重要です。

情報の見える化ができていると、誰かに業務量が偏ってしまっている、業務の進行が遅れているなどの課題もわかりやすくなるため、チームメンバー同士で助け合いが起こるきっかけにもなるでしょう。

3. 課題がどこにあるか把握しそれに合わせた施策を実行する

チームコミュニケーションを活性化させようと思っても、他の企業がやっているからといった理由で闇雲に施策を選んでしまうのは避けましょう。

コミュニケーション不足の課題がチームのどこにあるのかを把握し、それに合わせて施策を選択・実行することが大切です。

コミュニケーション不足と一口に言っても、タテ(上司と部下)の関係なのか、ヨコ(同僚同士)の関係なのか、ナナメ(異なるチーム同士)の関係なのかで実行すべき施策は変わってきます。

どこでコミュニケーション不足が起こっているのか把握するためには、まずは自分のチームのことを良く観察することが大切です。観察してもチームのどこでコミュニケーション不足が起こっているかわからない場合は、チームメンバーにヒアリングを実施するのも効果的でしょう。

チームのコミュニケーションを活発にする7つの施策

それでは具体的にどんな施策を打てばコミュニケーションを活発にできるのか紹介していきます。

1. コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションを活発にさせるためには、タテ、ヨコ、ナナメの関係性に問わず、まずはコミュニケーションが取りやすい環境づくりを行っていくことが重要です。そのためにツールの導入を検討するのもいいでしょう。

ツールは、まずチームでよく使っているコミュニケーション手段に取り入れていくと効果が出やすいです。

HR総研が2020年に企業の人事責任者・人事全般の担当者331名を対象に行った「『社内コミュニケーション』に関するアンケート調査」では、チームで最も多いコミュニケーション手段はメールという結果になりました。

このことから、メールでのコミュニケーションを改善することがチーム内のコミュニケーション不足を改善する近道と言えるでしょう。

コミュニケーション不足を改善するためにメールツールの導入を考えるなら、「yaritori」を一度検討してみてください。

「yaritori」はシンプルなUIで使いやすく、様々な機能がありメールでのコミュニケーションをより活発にさせられるでしょう。

詳しくは後述しますので、そちらを参考にしてください。

2. 1on1

タテの関係でコミュニケーション不足が発生している場合は、1on1を取り入れるといいでしょう。1on1は基本的には、上司と部下で取り組むもので、対面もしくはリモートワークを実施している企業であればWeb会議ツールを用いて行います。

ただし業務上の報告だけに終始しないように、注意が必要です。部下に気づきを与えられるように相手の話を傾聴し、効果的な質問やフィードバックなどを活用しましょう。

3. サンクスメッセージ

サンクスメッセージは、チームメンバーへ日々の感謝の気持ちを伝える制度です。タテやヨコの関係でコミュニケーションが不足している際に取り入れると効果的でしょう。

感謝や称賛の気持ちをチームメンバーに言葉として伝えることで、伝えられたメンバーは承認されたと感じられます。承認されたと感じてもらえれば、信頼感が増しコミュニケーションもより取りやすくなるでしょう。

対面で伝えるのはもちろん、リモートワークで離れて業務をする場合でも、メールやチャットを活用し、意識的に伝えると良いでしょう。

4. メンター制度

メンター制度はナナメの関係のコミュニケーション不足が発生している場合に有効な施策です。メンター制度は、上司以外の先輩社員が後輩社員の悩みや相談を聞き、サポートしてもらう制度です。

部下にとっては、気軽に相談できる相手ができるため、社内にいる安心感が生まれるでしょう。また先輩社員にとっては、メンターとしての経験が今後チームをまとめるポジションを担う上で役に立つはずです。

5. シャッフルランチ

シャッフルランチは、ランダムで社内のメンバー何名かを指定し、ランチに一緒に行って交流してもらう制度です。マッチングによって、タテ、ヨコ、ナナメの関係のコミュニケーション不足を改善するのに役立つでしょう。

お店を決めるのも企業側が担うことが多いようですが、シャッフルランチに参加するメンバー同士で話をして決めてもらうのもコミュニケーションが生まれるきっかけになります。

リモートワークを実施している場合は、Web会議ツールを用いて実施します。対面の場合よりも話がしづらい場合もありますので、3名〜4名など少人数で行うといいでしょう。

6. 社内イベント

社内イベントを実施し、タテ、ヨコ、ナナメそれぞれの関係のコミュニケーションを生む機会を作ってみるのもいいでしょう。

スポーツ大会やBBQ、社内勉強会など、考えられるイベント内容は多岐に渡ります。一度実施してみて参加者にアンケートを取り、内容を都度ブラッシュアップしていくと満足度の高いイベントが開催できるはずです。

また社内イベントを開催する際は、参加を強制するのではなく、参加したい社員にだけ参加してもらうようにしましょう。もし参加者が少ない場合には企画内容に問題がある場合が多いため、一部の社員にヒアリングなどを実施し、改善していく必要があります。

対面での実施が難しい場合は、オンラインでの実施も検討しましょう。オンライン飲み会やゲーム大会など離れた場所であっても実施できるイベントはたくさんあります。

7. 社内報

社内報は、タテ、ヨコ、ナナメそれぞれの関係のチームメンバーにコミュニケーションが生まれるきっかけになる媒体でしょう。

普段知れない上司や経営層の考えていることや社員の意外な一面を知るための社員インタビュー、違う部署間のメンバーで相互理解を促す座談会など魅力的な発信ができれば、チームメンバーの間で会話や交流が生まれるはずです。

チームのコミュニケーションを促すシステム「yaritori」

Onebox株式会社が提供する「yaritori(ヤリトリ)」は、チームのコミュニケーションをより取りやすくするためのメール共有システムです。

月額980円(1ユーザー)から導入可能で、メールごとに社内メンバー向けのチャットができる機能や、メールの対応状況を表示する機能など通常のメールサービスにはない便利な機能がついています。

「部門間、事業所間のコミュニケーションがしづらい」や「情報共有がスピーディーに行えない」といったチームのコミュニケーションの課題を、メールを中心に解決できます。

それでは、yaritoriを使うメリットを具体的にみていきましょう。

社内への情報共有はチャットで解決

yaritoriには、メールごとにチャットを開始し、チームでの相談や雑談ができる機能があります。チームメンバー向けにメールを転送して情報共有・確認依頼をする必要がなくなり、迅速な情報共有ができます。

また、誰がメールを見たのかが分かる既読機能や、特定のメンバーに確認を促す「@メンション」などの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理できるのも特徴のひとつです。

未対応のメールは誰がメールを返すのか「担当者」を設定できるため、チームでの連携ミスが起こりづらくなります。

二重対応を防止する機能

誰かがメールの返信をし始めると、他の人が返信できないようにメールにロックがかかる機能もあります。これにより、同じメールに二重で対応するのを防止でき、チームでの連携ミスを減らせます。

複数のメールアカウントを一元管理

チームで、複数のメールアカウントが利用していると、どこにどんなメールがあるのか把握しづらくなり、重要なメールを見落としてしまう可能性があります。「yaritori」では、複数のメールアカウントをひとつの画面上で確認できるため、メールの管理がしやすくなります。

「yaritori」のその他の機能は、yaritori公式サイトの「主な機能一覧」をご覧ください。

yaritoriは1ユーザー980円から利用することが可能で、初期費用や最低契約期間もございません。14日間無料のトライアルもご利用できるので、お気軽にお申し込みください。

まとめ|コミュニケーションがチームのパフォーマンスを最大化させる鍵

いかがだったでしょうか?

チームのコミュニケーション不足が引き起こす問題点とそれを改善するための施策、ツールを本記事では紹介しました。チームのパフォーマンスが上がるか下がるかは、コミュニケーションをいかに活性化させるかにかかっています。本記事が皆さまのビジネスの一助になれたら幸いです。