社内コミュニケーション活性化で業績アップ?メリットやツール、注意点

新型コロナウイルス感染拡大の影響でリモートワークが浸透したことにより、同じ企業・チームで働くメンバーと対面で話す機会は激減しています。多くの企業において、社内コミュニケーションを取ることが従来よりも難しくなっているでしょう。

しかし、社内コミュニケーション活性化のため制度やツールを活用しようとしても、闇雲な導入ではどれも定着せず、結局中途半端な施策に終わってしまいかねません。

そこで本記事では、そもそもなぜ社内コミュニケーション活性化が重要なのかを説明し、そのためのツールや制度の導入手順、注意点を解説します。

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コロナ禍で社内コミュニケーションの重要性はより高まっている

社内コミュニケーションの重要性は以前より注目されていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、その注目度はより高まっています。

株式会社スノーピークがリモート勤務会社員400名を対象に行った調査(2021年)によると、「リモート勤務に不満があると回答した人」は全体の89.3%に及び、中でも「会社の人とのコミュニケーションが減った(58.3%)」と言及する人が上位を占める結果となりました

出典:コロナ禍におけるリモート勤務の実態・意識調査のお知らせ

また具体的な不満点として、「チームワークに時間がかかる(30.8%)」、「チームワークが減った(28.3%)」といった声も上がっています。

リモートでのやりとりが増えてきている昨今では、社内コミュニケーションがいかに従業員の働きやすさやモチベーションに関わっており、ひいては企業パフォーマンスにも影響を及ぼしかねないかがわかるでしょう。

社内コミュニケーション活性化のメリットは?

社内コミュニケーションが円滑になると、コミュニケーションの工数が少なく済むだけではなく、いくつかのメリットがあります。ここでは社内コミュニケーションが重要な理由やメリットを解説します。

社員の定着率に影響する

社内コミュニケーションが活発な会社は、社員の定着率が高くなるといわれています。

人材採用・入社後活躍のエン・ジャパン株式会社が2018年に8,668人を対象に実施したアンケートによると、「退職を考えたきっかけ」に人間関係の悪化を挙げた人が、全体の25%以上に及びました。

出典:8,600名に聞いた「退職のきっかけ」調査。転職理由は「給与」「やりがいのなさ」「企業の将来性」―『エン転職』ユーザーアンケート調査 結果発表―

社内コミュニケーションの活発化は、社員同士の相互理解促進やチームとしての情報共有など、人間関係にも良い影響を与えます。結果的に、社員が悩みを抱えることも少なくなり、社員の離職を防ぎやすくなるでしょう。

生産性が向上する

社内コミュニケーションがうまくいっていない場合、連絡がスムーズにいかず、トラブルや業務の遅延が起こりやすくなる可能性があります。

一方で社内コミュニケーションが活発になると、業務進捗などの情報共有がスムーズに行われ、仮に問題が起きたとしても素早い対処が可能になります。その結果、チームとしての生産性が向上しやすくなり、営業利益率や労働生産性の向上につながるでしょう。

顧客満足度の向上

情報共有がさかんに行われることで、顧客満足度が向上しやすい点もメリットです。たとえば以下のようなことが起きやすくなります。

  • クライアント情報が十分に共有され、顧客対応レベルが上がる
  • 情報共有や対応がスムーズになり、クライアントから信頼される
  • コミュニケーションエラーによるトラブルを回避できる

顧客満足度を上げる方法やおすすめツールについては、別記事「カスタマーサクセスツール10選!顧客ステージ別に選び方も解説」で紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。


社員が自発的に行動しやすくなる

社内コミュニケーションが活発な状態をうまく作ることは、社員が自発的に行動しやすい環境づくりにも直結します。一見些細なことに見えますが、社内コミュニケーションが十分に行われていない会社では起こりえません。

例えば、社内の事務と営業の連絡方法に課題が合った部署が合った場合に、成果を出している部署のやり方を取り入れることもできます。会社に対する貢献意欲が高まりやすくなり、社内でのイノベーションなども起こりやすくなるでしょう。

社内コミュニケーション改善の手順

社内コミュニケーションを改善するためには、ただ制度やツールを導入するだけでは不十分です。事前に共有し、社員からの理解を得られなければ、制度が活用されず失敗するケースも少なくありません。

ここでは、社内コミュニケーションを改善する具体的な手順について解説します。

目的を社内で共有する

社内コミュニケーションを活性化させたい場合、そのための制度やツールを導入するケースが多いです。その際には、以下の点を社員に共有する必要があります。

  • なぜ導入するのか
  • ツールや制度はどのように使うのか
  • 導入のゴールは何か

これらの情報を共有せずに導入を始めると、以下のような事態が起こり、失敗する可能性が高いです。

  • 社員から反発される
  • 制度やルールの使い方が分からず浸透しない

そのような失敗を回避するためには、事前に情報共有を行い、社員から納得してもらう必要があります。

社員の自発的な活動を念頭に置く

社内コミュニケーションの活性化で重要なのは、社員が自発的に発言できる環境作りです。自発的な発言を促す要因としては以下のものがあります。

  • 社内の上部だけで使うツールを導入させない
  • 一部の内輪でのやりとりがないようにする
  • 一部の社員を叱責するような投稿を避ける
  • 業務量や時間を管理し、投稿する時間を確保する

そもそも社員が抱えている業務が多く、投稿する時間の確保が難しい場合は、コミュニケーションより前に業務改善を優先して行う必要があるでしょう。

負担をかけずに取り組めるものにする

社内コミュニケーション活性化のためのツールや制度は、負担をかけずに取り組めることが大切です。特に業務に追われているような社員に、ただ新しくツールや制度を導入しようとしてもうまくいきません。

たとえば、日常の日報をコミュニケーションツールで行う5分で実施できるものにするなどの対策があります。社員に負担がかからない仕組みを作ることで、導入のハードルが下がり、無理のない運用を心がけましょう。


社内コミュニケーション活性化にオススメの取り組みやツールは、「業務効率化ツールおすすめ10選!社内コミュニケーションに役立つ機能も徹底解説」でも紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。


発言を許容しやすい雰囲気を作る

社員はコミュニケーションツールで発信することで、「こんなことを聞いても/ 書き込んでも大丈夫なのか」「怒られることはないか」と不安を抱えているケースもあります。そのような書き込みを許容し、前向きなやりとりができると、社内コミュニケーションは活性化しやすいです。

社内コミュニケーションを活性化させる取り組み

ここからは、社内コミュニケーション活性化への取り組みの具体例について見ていきましょう。

  • 社内交流イベント・研修の実施
  • 社内コミュニケーションツールの導入
  • 社内SNSの運用
  • 会議のオンライン移行
  • メンター制度の導入

それぞれ目的によって取り組み方法が異なりますので、自社にあった施策をご検討ください。

社内交流イベント・研修の実施

手軽に導入できる施策の一つとして、社内での交流イベントや研修が挙げられます。コロナ禍でオフラインでの交流は難しくなっているものの、Web会議の導入によって、飲み会やランチ会、朝活、入社式など行うことができます。

ただし、イベントによっては強制参加にすると、社員の負担が増える可能性もあるため、強制にせずとも「参加したい」と思えるイベント開催を心がけましょう。

社内SNSの運用

社内に限定したSNSツールやグループの導入は、社員限定で閲覧できるため、クローズな空間でのコミュニケーションが可能になります。

ChatworkやSlackなどのコミュニケーションツールで雑談用のスレッドを立ち上げれば、社内の飲み会やイベントの共有など軽めな交流から業務についての相談までを気軽に行うことができるためオススメです。

プライベートと分けて運用できるため、「仕事とプライベートは分けたい」という社員の人にも負担を与えずに運用しやすいでしょう。

メンター制度の導入

テレワークの場合、コミュニケーションが希薄になりやすく、悩みごとの相談が難しくなります。特に新入社員の人が不安になるケースは少なくありません。

メンター制度を導入し、新入社員と先輩社員との接点を作ることで、信頼関係の構築がしやすくなります。オンラインでのコミュニケーションツールの導入に加え、交流しやすいよう制度を整えることが大切です。


社内コミュニケーション活性化の企業成功事例については、別記事「社内コミュニケーション活性化の成功事例!コツやおすすめツールも紹介」で紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。


社内コミュニケーションで活用したいオススメツール「yaritori(ヤリトリ)」

最後に、多くの企業が日々行なっているメールを起点としたコミュニケーション活性化ツールとして、Onebox株式会社が提供するメール共有システム「yaritori(ヤリトリ)」を紹介します。

【ポイント】

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  • 使いやすさ」でお客さまから高評価
  • かんたん導入シンプルな画面強力な機能 の3つの特徴

yaritoriでは、社内コミュニケーションの活性化を促す機能を多数搭載しています。

例えば、メールごとにチャットを開始し、チームでの相談や雑談が可能になります。これにより、社内メンバー向けにメールを転送して情報共有・確認依頼をする必要がなくなり、社内コミュニケーションをよりスムーズに行えるようになります。

誰がメールを見たのかが分かる既読機能や、特定のメンバーに確認を促す「@メンション」などの機能もついています。

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができるのも特徴です。未対応のメールは、社内で誰がメールを返すのか「担当者」を設定できるため、チームでメール確認のステータスが可視化され、結果的に二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

メール対応業務での情報共有やコミュニケーションがスムーズに行えます。業務で必要なコミュニケーションでメールが多い企業さまで、コミュニケーションを活性化させたい場合はぜひ導入をご検討ください。

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まとめ|ツールや制度を活用して社内コミュニケーションを活性化させよう 

本記事では社内コミュニケーション活性化のメリットや活性化の取り組み方法や手順、注意点について解説しました。

社内コミュニケーション活性化の重要性は、新型コロナウイルス感染拡大の影響でより高まっています。社内の課題や目的に合わせた制度やツールの選定を行い、適切な手順で導入することが社内コミュニケーション活性化のためには大切です。

自社の社内コミュニケーションを活性化させるためにお役立てください。

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